30 errores de correo electrónico que no quieres cometer nunca
Al manejar mucha información diariamente, no es raro cometer algunos errores en los correos electrónicos. Sin embargo, si estás cometiendo estos errores sin saberlo, es hora de mejorar tus conocimientos de etiqueta de correo electrónico.
Hemos recopilado una lista de errores comunes en el correo electrónico, que te será útil cuando estés enviando un mensaje importante y quieras asegurarte de no haber cometido un error grave. Echa un vistazo y guarda esta página (Ctrl + D) para futuras referencias.
Errores Comunes en el Correo Electrónico que Debes Evitar
#1. Apresurarse a responder
Responder a un correo electrónico sin haber leído todos los mensajes en ese hilo puede hacer que te pierdas puntos/ respuestas importantes de las que deberías estar al tanto antes de responder.
#2. Reenviar mensajes inútiles, correos en cadena, etc.
No estamos en los años 2000; reenviar mensajes inútiles es un error top del correo electrónico que desperdicia el tiempo de otras personas y disminuye tu credibilidad. Asegúrate de pensar dos veces antes de reenviar esos correos, y hazlo solo si piensas que la otra persona se beneficiaría.
#3. Apresurarse a presionar "enviar"
Presionar el botón de "enviar" antes de tiempo puede causar situaciones incómodas, como olvidar la línea de asunto. Prevén esto añadiendo la dirección de correo del destinatario después de haber terminado de redactar el correo.
#4. Incluir tu firma en cada correo
Agregar la misma firma larga cada vez que envías correos se vuelve molesto en un correo en hilo. Una buena solución es añadir tu firma en el primer correo y luego usar solo tu primer nombre o iniciales en las respuestas futuras.
#5. Responder accidentalmente a todos
Este es uno de los cinco principales errores en el correo electrónico que debes evitar, que generalmente ocurre cuando respondes con prisas. Siempre es recomendable tomarse su tiempo al responder un correo importante.
#6. Olvidar adjuntar el archivo
La mayoría de los clientes de correo electrónico te alertan cuando estás a punto de enviar un correo en el que mencionas una palabra como "adjunto" o "adjuntar" pero no has adjuntado un archivo. Aún así, puedes evitar este problema adjuntando el archivo tan pronto como lo menciones en el correo.
#7. Adjuntar el archivo incorrecto
Esto sucede por casualidad o cuando tienes prisa. Tómate tu tiempo para asegurarte de seleccionar el archivo correcto, o puede resultar en un error.
#8. Agregar la dirección incorrecta seleccionando la primera del menú desplegable sugerido
Al escribir la dirección de correo de alguien, puedes tender a seleccionar la primera de la lista de sugerencias. Siempre es una buena práctica verificar cuidadosamente las direcciones de correo de los destinatarios antes de presionar el botón de "enviar".
#9. Poner en BCC a la persona equivocada
Uno de los principales errores puede ser confundir los destinatarios entre los campos CC y BCC, lo que puede ser desastroso. Siempre es mejor ingresar cuidadosamente los correos de los destinatarios una vez que hayas terminado de redactar el mensaje.
#10. No incluir un saludo básico
Enviar tu primer correo en una conversación sin un saludo básico en el correo electrónico parece descortés. Un saludo puede ser formal o informal, pero establece el tono apropiado.
#11. Enviar correos cuando estás enojado o borracho
No lo hagas; es suficiente.
#12. Escribir con el Bloq Mayús activado
Escribir en mayúsculas se utiliza a veces para enfatizar ciertas palabras, pero escribir un mensaje completo en mayúsculas se considera gritar en muchas culturas, así que evita hacerlo. En su lugar, puedes resaltar en negrita la parte que deseas enfatizar.
#13. Ser demasiado formal
Ser algo formal es necesario en algunas comunicaciones comerciales, pero llevarlo demasiado lejos solo interfiere en la construcción de buenas relaciones.
#14. Ser demasiado informal demasiado pronto
Se debe tener especial cuidado al iniciar una conversación con un contacto comercial o alguien que no conoces. Ser demasiado informal puede causar una mala impresión en el destinatario y socavar tu credibilidad.
#15. Enviar una respuesta estándar sin cambiar los campos dinámicos
Cuantos más campos dinámicos haya en un mensaje estándar, más cuidadoso debes ser al enviar el correo. Verifícalo siempre.
#16. Errores ortográficos
La mayoría de los clientes de correo electrónico cuentan con un corrector ortográfico integrado, pero un corrector ortográfico no detecta todos los errores. No hay nada más molesto que ver errores ortográficos o gramaticales en un correo electrónico.
#17. Hacer poesía
Escribir un correo innecesariamente largo simplemente desperdicia tiempo para ti y para el destinatario. No escribas una gran novela estadounidense; manténlo corto y relevante.
#18. Olvidar tener en cuenta el tono del correo
El correo electrónico no tiene señales no verbales como expresiones faciales, lenguaje corporal, etc., por lo que se vuelve aún más importante cuidar tu tono al redactar un correo.
#19. Terminar por correo
Eso es simplemente descortés. La otra persona merece algo mejor.
#20. Demasiados emoticonos
Al usar el correo electrónico para negocios, asegúrate de no usar demasiados emoticonos, lo que te hace parecer poco profesional.
#21. Usar un término genérico como "A quien corresponda"
Tu correo puede ser fácilmente descartado si envías correos con términos genéricos como este. Incluso si no conoces el nombre de la persona a la que te diriges, siempre puedes usar el cargo de la persona en la organización, como Gerente de Marketing, Gerente de Recursos Humanos, etc.
#22. Tener demasiada información en la firma del correo
Eso es un signo de mala etiqueta en el correo electrónico. Asegúrate de no cometer estos terribles errores de firma en el correo electrónico.
#23. Enviar un correo sin releerlo
Verificar antes de enviar asegura que no estés cometiendo errores ortográficos simples como "sneak peak" y confundiendo "there" con "their".
#24. Pasar demasiado tiempo gestionando correos
Gestionar el correo electrónico no es tu trabajo a tiempo completo. El Instituto Global McKinsey encontró que un trabajador de oficina promedio pasa más de un cuarto del día lidiando con correos. Para ser más eficiente, lee acerca de cómo ser más productivo con tu bandeja de entrada.
#25. No saber cuándo usar Para o CC
No hay reglas estrictas sobre cómo usar los campos Para y CC, pero una guía generalmente aceptada es que cuando agregas a alguien al campo Para, significa que esperas su respuesta, y CC se usa para mantener a las personas informadas.
#26. No implementar la política NNTR
NNTR significa No Necesita Responder. A veces, necesitas responder, siendo educado cuando no hay necesidad de un mensaje adicional. Cuando sabes que la conversación va a terminar, deberías agregar un mensaje como "No se requiere respuesta".
#27. Usar una línea de asunto vaga
Las líneas de asunto son de vital importancia porque esa es tu primera oportunidad para captar la atención deseada. Haz que tu línea de asunto sea concisa pero relevante. Agregar elementos como [Urgente], [Derechos Reservados], etc., puede alertar al destinatario si el correo requiere una respuesta inmediata.
Usar una línea de asunto creativa es otra forma de captar la atención del destinatario, pero debes tener cuidado; de lo contrario, tu correo puede ser marcado como spam automáticamente.
#28. No utilizar la función de respuesta en línea
Otro error común en el correo electrónico es agrupar respuestas para un correo que tiene preguntas en puntos, lo que hace que el destinatario tenga que desplazarse hacia arriba y hacia abajo para leer la pregunta y luego tu respuesta. Las respuestas en línea son una buena práctica aquí, facilitando la lectura de las respuestas en relación con la pregunta.
#29. Enviar información sensible sin la debida precaución
Pensar que nadie verá tu correo aparte del destinatario previsto es ingenuo. Una vez que se envía un correo, considéralo público porque no tienes control sobre quién puede verlo.
#30. No proporcionar un contacto alternativo en tu auto-respuesta de vacaciones
No especificar un contacto alternativo en caso de que alguien necesite contactarte a ti o a tu oficina durante una emergencia es uno de los errores más comunes. El contacto alternativo puede ser útil mientras estás ausente y tienes activada tu auto-respuesta de vacaciones.
¿Nos hemos perdido de algo? Déjanos saber en los comentarios.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son algunos errores comunes en el correo electrónico?
1. No usar un saludo o una despedida 2. Ser demasiado formal o informal 3. No añadir el asunto o añadir un mal asunto 4. Enviar tu mensaje a todos en tu lista de correo 5. Cometer errores de ortografía o gramática
¿Cómo se escribe un correo electrónico sin errores gramaticales?
El remitente siempre debe tener cuidado con su gramática al enviar un correo electrónico profesional. Por lo tanto, el remitente debe estar al día con lo básico de la gramática. Eliminar distracciones mientras se redacta una correspondencia, así como revisar, puede ayudarte a evitar errores gramaticales.
¿Cómo te disculpas por errores en el correo electrónico?
Si envías un correo electrónico por error, aquí hay algunos consejos sobre cómo disculparte: 1. Sé sincero con tu disculpa. 2. Reconoce tu error. 3. Explica cómo ocurrió el error. 4. Presenta tus próximos pasos. 5. Pide perdón.
¿Qué pasa si envías un correo electrónico a la dirección de correo equivocada?
Si accidentalmente enviaste un correo electrónico a una dirección inválida, puede que recibas un aviso informándote que no fue entregado. Sin embargo, puede que lo hayas enviado a una dirección válida, en cuyo caso el receptor puede abrir y leer tu correo electrónico accidental.
