30 E-mailfouten die je nooit wilt maken
Bij het verwerken van veel informatie elke dag is het niet ongewoon om een paar e-mailfouten te maken. Als je deze fouten echter onbewust maakt, is het tijd om je e-mailetikette op te frissen.
We hebben een lijst samengesteld van veelgemaakte e-mailfouten, die van pas zal komen wanneer je een belangrijk bericht verstuurt en ervoor wilt zorgen dat je geen ernstige fout hebt gemaakt. Kijk er eens naar en voeg deze pagina toe aan je bladwijzers (Ctrl + D) voor toekomstige referentie.
Veelgemaakte E-mailfouten om te Vermijden
#1. Te snel reageren
Reageren op een e-mail zonder alle berichten in die thread te hebben gelezen kan ervoor zorgen dat je belangrijke punten/antwoorden mist waarvan je op de hoogte zou moeten zijn voordat je antwoordt.
#2. Nutteloze berichten, ketting-e-mails, enz. doorsturen
Het is geen begin van de jaren 2000 meer; nutteloze berichten doorsturen is een grote e-mailfout die de tijd van anderen verspillend maakt en je geloofwaardigheid vermindert. Zorg ervoor dat je twee keer nadenkt voordat je zo'n e-mails doorgestuurd, en doe dit alleen als je denkt dat de andere persoon er baat bij heeft.
#3. Te snel op "verzenden" klikken
Op de "verzenden" knop klikken voordat je dat wilt kan ongemakkelijke situaties veroorzaken, zoals het vergeten van het onderwerp. Voorkom dit door het e-mailadres van de ontvanger toe te voegen nadat je het e-mailbericht hebt afgemaakt.
#4. Je handtekening in elke e-mail opnemen
Het toevoegen van dezelfde lange handtekening elke keer dat je e-mails verzendt, wordt vervelend in een e-mailthread. Een goede oplossing is om je handtekening in de eerste e-mail toe te voegen en vervolgens alleen je voornaam of initialen te gebruiken in toekomstige antwoorden.
#5. Per ongeluk op alle antwoorden
Dit is een van de top vijf veelgemaakte e-mailfouten om te vermijden, meestal voorkomend wanneer je haastig antwoordt. Het is altijd een goed idee om de tijd te nemen bij het antwoorden op een belangrijke e-mail.
#6. Vergeten de bijlage toe te voegen
De meeste e-mailclients waarschuwen je wanneer je op het punt staat een e-mail te verzenden waarin je een woord als "bijlage" of "bijvoegen" noemt, maar waar je eigenlijk geen bestand aan hebt toegevoegd. Toch kun je dit probleem voorkomen door het bestand direct toe te voegen nadat je het in de e-mail noemt.
#7. De verkeerde bijlage toevoegen
Dit gebeurt puur bij toeval of wanneer je in een haast bent. Neem de tijd om ervoor te zorgen dat je de juiste bijlage selecteert, anders kan het een blunder blijken te zijn.
#8. Het verkeerde adres toevoegen door de eerste uit de voorgestelde dropdown te selecteren
Wanneer je het e-mailadres van iemand typt, heb je de neiging om de eerste uit de voorgestelde dropdownlijst te selecteren. Het is altijd een gezonde praktijk om de e-mailadressen van de ontvangers zorgvuldig te controleren voordat je op de "verzenden" knop klikt.
#9. De verkeerde persoon in BCC
Een van de grootste fouten kan zijn dat je de ontvangers tussen de CC- en BCC-velden verwisselt, wat rampzalig kan zijn. Het is altijd het beste om de e-mailadressen van de ontvangers zorgvuldig in te voeren zodra je klaar bent met het schrijven van het bericht.
#10. Geen basisgroet opnemen
Je eerste e-mail in een gesprek zonder een basis e-mailgroet te versturen, lijkt onbeleefd. Een groet kan formeel of informeel zijn, maar zet de juiste toon.
#11. E-mailen als je boos of dronken bent
Doe het niet; genoeg gezegd.
#12. Schrijven met de Caps Lock aan
Schrijven in hoofdletters wordt soms gebruikt om bepaalde woorden te benadrukken, maar het schrijven van een heel bericht in hoofdletters wordt in veel culturen als schreeuwen beschouwd, dus vermijd het. In plaats daarvan kun je het deel dat je wilt benadrukken vetgedrukt maken.
#13. Te formeel zijn
Iets formeel zijn is vereist in sommige zakelijke communicatie, maar als je het te ver doorvoert, zal het alleen maar in de weg staan van het opbouwen van goede relaties.
#14. Te informeel te snel zijn
Bij het aangaan van een gesprek met een zakelijke contact of iemand die je niet kent, moet je extra voorzichtig zijn. Te informeel zijn kan een slechte indruk maken op de ontvanger en je geloofwaardigheid ondermijnen.
#15. Een standaardantwoord verzenden zonder de dynamische velden te veranderen
Hoe meer dynamische velden er in een gestandaardiseerd bericht zijn, hoe voorzichtiger je moet zijn bij het verzenden van de e-mail. Controleer het altijd nog eens.
#16. Spelfouten
De meeste e-mailclients hebben een ingebouwde spellingscontrole, maar een spellingscontrole pakt niet alle fouten. Er is niets frustrerender dan spelfouten of grammaticale fouten in een e-mail te zien.
#17. Poëtisch schrijven
Het schrijven van een onnodig lange e-mail verspilt simpelweg tijd voor jou en de ontvanger. Schrijf geen groot Amerikaans romanstuk; houd het kort en relevant.
#18. Vergeten rekening te houden met de e-mailtoon
E-mail bevat geen non-verbale signalen zoals gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal, enz., dus het wordt nog belangrijker om op je toon te letten terwijl je een e-mail schrijft.
#19. Het uitmaken via e-mail
Dat is gewoon onbeleefd. De andere persoon verdient beter.
#20. Te veel emoticons
Bij het gebruiken van e-mail voor zakelijke communicatie, zorg ervoor dat je niet te veel emoticons gebruikt, wat je onprofessioneel doet lijken.
#21. Een algemeenere term gebruiken zoals "Aan wie het aangaat"
Je e-mail kan gemakkelijk worden weggegooid als je e-mails met zulke algemene termen verstuurt. Zelfs als je de naam van de persoon naar wie je contact opneemt niet weet, kun je altijd de functie van de persoon in de organisatie gebruiken, zoals Marketingmanager, Wervingsmanager, enz.
#22. Te veel informatie in je e-mailhandtekening hebben
Dat is een teken van slechte e-mailetiquette. Zorg ervoor dat je deze verschrikkelijke fouten in e-mailhandtekeningen niet maakt.
#23. Een e-mail verzenden zonder het opnieuw te lezen
Dubbel controleren voordat je verzendt, zorgt ervoor dat je geen simpele spelfouten maakt zoals "sneak peak" en het verwarren van "there" met "their".
#24. Te veel tijd besteden aan het beheren van e-mails
E-mailbeheer is niet je fulltime baan. Het McKinsey Global Institute heeft ontdekt dat een gemiddelde kantoormedewerker meer dan een kwart van de dag bezig is met e-mails. Om efficiënter te zijn, lees hoe je productiever kunt zijn met je inbox.
#25. Niet weten wanneer je To of CC moet gebruiken
Er zijn geen harde en snelle regels voor hoe je de To- en CC-velden moet gebruiken, maar een algemeen aanvaarde richtlijn is dat wanneer je iemand aan het To-veld toevoegt, het betekent dat je hun antwoord verwacht, en CC is bedoeld om mensen op de hoogte te houden.
#26. Het NNTR-beleid niet implementeren
NNTR staat voor No Need To Reply. Soms moet je antwoorden, beleefd zijn wanneer er geen behoefte is aan een aanvullende boodschap. Wanneer je weet dat het gesprek ten einde komt, moet je een bericht toevoegen zoals "Geen antwoord is nodig."
#27. Een vage onderwerpregel gebruiken
Onderwerpregels zijn van cruciaal belang omdat dat je eerste kans is om de gewenste aandacht te krijgen. Maak je onderwerpregel beknopt maar relevant. Het toevoegen van elementen zoals [Urgent], [Rechten Voorbehouden], enz. kan de ontvanger waarschuwen als de e-mail een onmiddellijke reactie vereist.
Het gebruiken van een creatieve onderwerpregel is een andere manier om de aandacht van de ontvanger te trekken, maar je moet voorzichtig zijn; anders kan je e-mail automatisch als spam worden gemarkeerd.
#28. De inline antwoordfunctie niet gebruiken
Een andere veelgemaakte e-mailfout is het groeperen van antwoorden voor een e-mail met vragen in opsommingstekens, waardoor de ontvanger omhoog en omlaag moet scrollen om de vraag en vervolgens je antwoord te lezen. Inline antwoorden zijn hier een goede praktijk, waardoor het gemakkelijker wordt om antwoorden in relatie tot de vraag te lezen.
#29. Gevoelige informatie versturen zonder de juiste voorzichtigheid
Veronderstellen dat niemand je e-mail zal zien behalve de bedoelde ontvanger is dwaas. Zodra een e-mail is verzonden, beschouw deze dan als openbaar, omdat je geen controle hebt over wie deze misschien ziet.
#30. Geen alternatief contact opgeven in je vakantie-auto-responder
Het niet specificeren van een alternatief contact in geval iemand contact met jou of je kantoor moet opnemen tijdens een noodsituatie, is een van de meest voorkomende fouten. Het alternatieve contact kan van pas komen terwijl je weg bent en je vakantie-auto-responder aan hebt staan.
Hebben we iets gemist? Laat het ons weten in de reacties.
FAQ
Wat zijn veelgemaakte e-mailfouten?
1. Geen begroeting of afsluiting gebruiken 2. Te formeel of informeel zijn 3. Het onderwerp niet toevoegen of een slecht onderwerp toevoegen 4. Je bericht naar iedereen op je emaillijst sturen 5. Spelling- of grammaticafouten maken
Hoe schrijf je een e-mail zonder grammaticafouten?
De afzender moet altijd voorzichtig zijn met zijn of haar grammatica bij het versturen van een professionele e-mail. De afzender moet dus op de hoogte zijn van de basis grammatica. Afleidingen elimineren tijdens het schrijven van een correspondentie, evenals proeflezen, kan je helpen om grammaticafouten te vermijden.
Hoe bied je je excuses aan voor e-mailfouten?
Als je per ongeluk een e-mail verkeerd verstuurt, zijn hier een aantal tips over hoe je je excuses kunt aanbieden: 1. Wees oprecht in je excuses. 2. Geef toe aan je fout. 3. Leg uit hoe de fout is gebeurd. 4. Presenteer je volgende stappen. 5. Vraag om vergiffenis.
Wat gebeurt er als je een e-mail naar het verkeerde e-mailadres stuurt?
Als je per ongeluk een e-mail naar een ongeldig adres hebt gestuurd, kun je een bounce ontvangen waarin staat dat deze niet is afgeleverd. Als je het echter naar een geldig adres hebt gestuurd, kan de ontvanger jouw per ongeluk verzonden e-mail openen en lezen.
