Wie Sie Ihre in Gmail archivierten Mails auf jedem Gerät schnell und einfach finden

Geschrieben von Cecilien Dambon am März 11, 2021

How to find archived emails in Gmail
Cecilien Dambon

Cecilien Dambon
Head of SEO

Cécilien est Head of SEO chez Mailbird et a écrit pour des sites tels que le Journal du Net, Webmarketing&Co'm, BPI France, etc. où il y partage son expertise en matière de référencement, email marketing et meilleures pratiques de conception d'email. Cécilien a aussi été interviewé pour des publications comme Search Engine Watch, Ranking Coach ou encore ShareThis. Vous pouvez le retrouver sur LinkedIn.

Published on März 11, 2021

Haben Sie Probleme eine wichtige Mail zu finden? Brauchen Sie eine einfache Anleitung, die erklärt, wie man in Gmail archivierte Mails findet?

Nun, gute Nachrichten – das ist genau das, worum es in diesem Beitrag geht! Mit den hier beschriebenen Schritten können Sie von jedem Gerät aus ganz einfach durch Ihr Gmail-Archiv navigieren.

So finden Sie in Gmail archivierte Mails in Ihrer PC-Mail-App

Wenn Sie Ihr Gmail-Konto auf Ihrem PC öffnen, gibt es zwei einfache Möglichkeiten, in Gmail archivierte Mails zu finden.

1. Verwenden des Ordners “Alle Mails”

Wenn Sie Ihren Posteingang durchsehen, werden Sie schnell feststellen, dass dort keine archivierten E-Mails angezeigt werden. Das liegt daran, dass diese standardmäßig von Google ausgeblendet werden. Um archivierte E-Mails zu sehen, müssen Sie in den Ordner „Alle Mails“ gehen. 

  • Bewegen Sie den Mauszeiger zu den Symbolen am linken Bildschirmrand der Gmail-Anwendung.
  • Wenn Sie mit dem Cursor über diesen Bereich fahren, wird das Seitenmenü aufgeklappt. 
  • Scrollen Sie nun nach unten, bis Sie den Ordner „Alle E-Mails“ finden. 
  • Klicken Sie auf diesen Ordner.

Wenn Sie jeden Tag Hunderte von E-Mails bearbeiten, ist diese Methode nicht ideal für Sie. Jede wichtige E-Mail (eingehende und ausgehende) manuell zu archivieren, ist mühsam und zeitintensiv. Um zu vermeiden, dass Sie sich durch einen Berg von Nachrichten arbeiten müssen, verwenden Sie stattdessen die folgende Methode.

2. Mit Hilfe der Suchleiste

Sie können Ihre in Gmail archivierten Mails auch über die Suchleiste finden. 

  • Geben Sie einige relevante Wörter aus der E-Mail, die Sie suchen, in die Suchleiste ein. Daraufhin werden nur E-Mails mit diesen Wörtern angezeigt. Je mehr Suchbegriffe Sie eingeben, desto genauer werden die Ergebnisse eingegrenzt.
How to find archived emails with Gmail search
  • Tippen Sie Folgendes oben in die Gmail-Suchleiste “-in:Sent -in:Draft -in:Inbox” -has:nouserlabels”. Dadurch wird eine Liste aller E-Mails angezeigt, die sich in den Ordnern „Gesendet“, „Entwürfe“ und „Posteingang“ befinden, sowie alle E-Mails außerhalb dieser Ordner. Dies entspricht im Prinzip dem Öffnen des Ordners „Alle E-Mails“, nur auf eine etwas umständlichere Weise.
    How to find archived emails with search operators

Finden von archivierten E-Mails auf Ihrem Telefon

Die Suche nach archivierten E-Mails auf einem Telefon unterscheidet sich wesentlich nicht von der Mail-App auf dem PC. Allerdings sieht die Benutzeroberfläche dort etwas anders aus. 

So finden Sie in Gmail archivierte Mails auf einem Android Gerät:

  • Öffnen Sie die Gmail-App.
  • Klicken Sie auf das Dreistrich-Menü, um es auszuklappen.
  • Wählen Sie dann entweder das Label „Alle Mails“ oder verwenden Sie die Suchfunktion, um zu finden, was Sie suchen.
Where are archived emails on Gmail mobile

Wie man in Gmail archivierte Mails auf dem iPhone findet

Obwohl Gmail bei iPhone-Nutzern nicht so beliebt ist, ist die Anwendung immer noch im Apple App Store erhältlich. Die Suche nach archivierten E-Mails ist ähnlich wie bei einem Android-Gerät.

  • Öffnen Sie die Gmail-App.
  • Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü, um es zu auszuklappen.
  • Tippen Sie auf das Label “Alle Mails” oder verwenden Sie die Suchleiste.

So heben Sie die Archivierung von E-Mails in Gmail auf

In Gmail archivierte Mails wieder in den Posteingang zu verschieben, ist einfach.  

  • Suchen Sie die archivierten E-Mails mit den oben genannten Methoden.
  • Klicken Sie auf das Symbol „In den Posteingang verschieben“.
How to unarchive emails

Auf diese Weise werden die ausgewählten E-Mails wieder in Ihrem Posteingang angezeigt. Google behandelt sie von nun an wie alle anderen E-Mails auch. Das heißt, Sie können sie jederzeit wieder archivieren und den Vorgang wiederholen, wenn Sie möchten.

Was ist der Unterschied zwischen dem Löschen und dem Archivieren von E-Mails? 

Beim Löschen einer E-Mail wird diese in den Papierkorb verschoben. Dort wird sie nach 30 Tagen automatisch gelöscht und kann nicht mehr abgerufen oder angesehen werden. 

Durch das Archivieren einer E-Mail wird diese lediglich aus dem Posteingang ausgeblendet. Sie bleibt jedoch auf unbestimmte Zeit erhalten. Diese Aktion kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

Wie Sie archivierte E-Mails in Gmail löschen 

Wenn Sie die in Gmnail archivierten Mails nicht mehr benötigen, können Sie diese ganz einfach löschen.

Alles, was Sie tun müssen, ist:

  • Suchen Sie die archivierte(n) E-Mail(s).
  • Klicken Sie auf das Symbol „Löschen“.
How to delete archived emails

Dadurch werden die ausgewählten E-Mails in den Ordner Papierkorb verschoben. Bedenken Sie nur, dass die E-Mails nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden und nicht wiederhergestellt werden können.

Warum überhaupt eine E-Mail archivieren?

Es gibt mehrere Gründe, Ihre E-Mails zu archivieren:

  1. Sorgt für einen aufgeräumten und übersichtlichen Posteingang.
  2. Sicherstellen, dass wichtige Daten nicht verloren gehen.
  3. Einfacher und schneller Zugriff auf wichtige Daten.
  4. Hilft Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften.
  5. Schützt Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Streitigkeiten.

Die Bearbeitung von E-Mails kann bis zu 28% Ihrer produktiven Zeit in Anspruch nehmen, daher ist ein effektives E-Mail-Management unerlässlich. Lesen Sie, wie Mailbird Sie dabei unterstützen kann. 

Kann die Archivierung von E-Mails automatisiert werden?

Wenn Sie jeden Tag eine hohe Anzahl an E-Mails erhalten, kann die manuelle Archivierung mühsam und zeitaufwändig werden. Viele Unternehmen entscheiden sich daher für die Automatisierung.

Mit Mailbird ist die Automatisierung der E-Mail-Archivierung ganz einfach. 

1) Gehen Sie in das Mailbird-Menü (Dreistrich-Menü) oben links im Hauptfenster.

2) Wählen Sie „Einstellungen“.

3) Klicken Sie auf die Registerkarte „Nachricht verfassen“.

4) Aktivieren oder deaktivieren Sie „Senden & Archivieren: Schaltfläche „Senden & Archivieren“ anzeigen.

How to find archived emails on a PC with Mailbird

Dadurch wird sichergestellt, dass alle ausgehenden E-Mails automatisch archiviert werden. Passen Sie Ihre Einstellung im Menü „Einstellungen“ einfach so an, dass Sie ausgehende E-Mails nach dem Senden automatisch archivieren. So sparen Sie viel Zeit und können alle wichtigen Mitteilungen einfach archivieren.

Fazit

Archivierte E-Mails in Gmail zu finden, muss nicht schwierig sein. Es spielt keine Rolle, ob Sie die PC-Mail-App, die Android-Gmail-App oder die iPhone-Gmail-App verwenden – die zwei Hauptmethoden sind für alle Geräte gleich:

  1. Öffnen Sie die Gmail-App > Suchen Sie den Ordner „Alle Mails“ in der oberen linken Ecke des Bildschirms > Klicken Sie ihn an
  2. Öffnen Sie die Gmail-App > Klicken Sie auf die Suchleiste > Geben Sie relevante Schlüsselwörter ein, die in der gesuchten E-Mail vorkommen > geben Sie “-in:Sent -in:Draft -in:Inbox” -has:nouserlabels” ein, um eine Liste aller Ihrer E-Mails in jedem Ordner zu erhalten

Wenn Sie Ihre E-mails gerne manuell archivieren und suchen ist das in Ordnung! Mit Mailbird können Sie diesen Prozess jedoch auch automatisieren und so wertvolle Zeit sparen:

Was Mailbird Ihnen bietet: 

  • Eine einfache und benutzerfreundliche Plattform
  • Ein einheitlicher Posteingang
  • Die Möglichkeit, sich über eine Schlummerfunktion automatisch an wichtige Mitteilungen erinnern zu lassen
  • Individuell anpassbar
  • Leichte Einbindung von gängigen Anwendungen
  • Mehrsprachiger Support
  • Kostenloser Rund-um-die-Uhr-Support

Nutzen Sie eine Lösung wie Mailbird, um die Mailarchivierung zu automatisieren und Ihren Arbeitsalltag zu vereinfachen.

Kennen Sie weitere Tricks, um archivierte E-Mails in Gmail zu finden, die wir noch nicht erwähnt haben? Wenn ja, lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.

FAQS zum Finden von in Gmail archivierten Mails

Wo werden in Gmail archivierte Mails gespeichert?

Nirgendwo. Gmail hat technisch gesehen keinen speziellen Archivordner. Durch die Archivierung wird eine E-Mail lediglich aus dem Posteingang ausgeblendet, damit dieser übersichtlicher wird.

Wo befindet sich das Archiv in Gmail?

Das Archiv-Symbol selbst befindet sich zwischen dem Dropdown-Menü-Symbol „Auswählen“ und dem Symbol „Spam melden“ in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms.

Wie hebe ich die Archivierung in Gmail auf?

Wählen Sie einfach die E-Mails aus, deren Archivierung Sie aufheben möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol „Archivierung aufheben“.

Wie lange bleiben archivierte E-Mails in Gmail gespeichert?

Technisch gesehen für immer, oder zumindest so lange, wie Sie sie haben möchten. Anders als beim Löschen gibt es kein Zeitlimit. Durch das Archivieren einer E-Mail wird sie nur aus Ihrem Posteingang ausgeblendet, aber sie existiert weiterhin und ist im Ordner „Alle E-Mails“ oder über die Suchleiste einsehbar.

Ist das Gmail-Archiv dasselbe wie der Papierkorb?

Nein. Wenn Sie eine E-Mail löschen, wird sie in den Ordner „Papierkorb“ verschoben, wo sie 30 Tage lang gespeichert wird. Erst danach wird sie dauerhaft gelöscht. Wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie nur aus Ihrem Posteingang ausgeblendet. Auf archivierte Mails kann immer noch zugegriffen werden, wenn Sie nach ihnen suchen oder auf das Label “Alle E-Mails” klicken.

Wie funktioniert das Gmail-Archiv?

Wenn Sie eine E-Mail in Gmail archivieren, wird sie einfach aus Ihrem Posteingang ausgeblendet, damit dieser übersichtlicher wird. Diese Aktion kann jederzeit wieder rückgängig gemacht werden, im Gegensatz zum dauerhaften Löschen.

Wie speichere ich in Gmail archivierte Mails auf meine Festplatte?

Alle Mails Ihres Gmail-Kontos können mit wenigen Schritten auf einer Festplatte gesichert werden:
– Öffnen Sie Ihr Gmail-Konto
– Klicken Sie auf „Mein Konto“ und dann auf „Persönliche Daten“.
– Klicken Sie auf „Kontrollieren Sie Ihre Inhalte“
– Auswählen von „ARCHIV ERSTELLEN“
– Wählen Sie die gewünschte Speichermethode aus


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Cécilien est Head of SEO chez Mailbird et a écrit pour des sites tels que le Journal du Net, Webmarketing&Co'm, BPI France, etc. où il y partage son expertise en matière de référencement, email marketing et meilleures pratiques de conception d'email. Cécilien a aussi été interviewé pour des publications comme Search Engine Watch, Ranking Coach ou encore ShareThis. Vous pouvez le retrouver sur LinkedIn.

Published on März 11, 2021

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