Gmail-Archiv: Der umfassende Leitfaden zum Warum und Wie
Nicht alle E-Mails sind so wichtig, dass sie in Ihrem Posteingang verbleiben sollten. Allerdings möchten Sie sie vielleicht auch nicht löschen. Was sollten Sie in einer solchen Situation tun? Verwenden Sie das Google Mail-Archiv.
Die meisten E-Mail-Clients verfügen über einen Archivordner für Nachrichten, die für Sie im Moment nicht wichtig sind, aber für später nützlich sein könnten. Archivierte E-Mails halten den Posteingang aufgeräumt und organisiert, ohne etwas zu löschen.
In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen des Gmail-Archivordners kennen, wo Sie ihn finden und wie Sie ihn optimal nutzen können.
Was passiert, wenn Sie eine E-Mail archivieren?
Wenn Sie Ihren Posteingang aufräumen oder organisieren möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können Nachrichten löschen oder in den Gmail-Archivordner verschieben. Wenn Sie sich für die letztere Option entscheiden, verschieben Sie Ihre Nachrichten einfach von Ihrem Posteingang in einen anderen Ordner - das Archiv.
Wenn Sie eine E-Mail archivieren, legen Sie sie für spätere Zwecke ab. Und wenn jemand auf eine archivierte E-Mail antwortet, taucht sie wieder in Ihrem Posteingang auf. Die Archivierung ist die beste Lösung für E-Mails, die Sie nicht mehr im Posteingang haben möchten, die Sie aber möglicherweise später noch benötigen.
Was ist der Unterschied zwischen dem Löschen und dem Archivieren von E-Mails?
Wenn Sie eine E-Mail löschen, wird sie in Ihren Papierkorb verschoben. Dort verbleibt sie für 30 Tage. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird sie endgültig gelöscht und kann nicht mehr abgerufen oder angesehen werden.
Wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie nur aus Ihrem Posteingang entfernt. Sie verbleibt dort auf unbestimmte Zeit, aber der Vorgang kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
Mehr wie diese:
- Beste Gmail App für Windows 11 / 10 / 8 / 7 / XP im Jahr 2021. Top 5 Tools im Test
- Gmail funktioniert nicht: Häufige Gmail-Probleme und wie man sie behebt
- Gmail-Alternativen: Die 7 besten webbasierten, werbefreien Optionen, die Ihre Privatsphäre respektieren
- Gmail für Unternehmen: Wie Sie Ihr Konto in 9 Schritten einrichten
Wie kann man archivierte E-Mails in Google Mail löschen
Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt das Gefühl haben, dass Sie die archivierten E-Mails nicht mehr benötigen, können Sie sie ganz einfach löschen.
Alles, was Sie tun müssen, ist:
- Suchen Sie die archivierte(n) E-Mail(s).
- Klicken Sie auf das Symbol "Löschen".
Auf diese Weise werden die ausgewählten E-Mails in den Ordner "Papierkorb" verschoben. Denken Sie daran, dass sie nach 30 Tagen für immer verschwunden sind und Sie keine Möglichkeit haben, sie zurückzubekommen.
Warum sollte man eine E-Mail überhaupt archivieren?
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Ihre E-Mails archivieren sollten:
- Der Posteingang wird ordentlicher und übersichtlicher
- Wichtige Daten gehen nicht verloren
- Einfacher und schneller Zugriff auf wichtige Daten
- Hilft Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften
- Ihr Unternehmen vor möglichen Rechtsstreitigkeiten schützen
Auch wenn die Bearbeitung von E-Mails 28% Ihrer produktiven Zeit in Anspruch nimmt, ist eine effektive Verwaltung der E-Mails unerlässlich. Sehen Sie unten, wie Mailbird Ihnen dabei helfen kann.
Archivierte E-Mails in Gmail auf dem Desktop finden
Wenn Sie Ihr Gmail-Konto von Ihrem PC aus öffnen, gibt es zwei einfache Möglichkeiten, um archivierte E-Mails zu finden. Mit der Gmail-App für Windows können Sie dies noch einfacher tun.
1. Verwendung des Ordners Alle E-Mails
Wenn Sie nur Ihren Posteingang durchsehen, werden Sie schnell feststellen, dass dort keine archivierten E-Mails angezeigt werden. Das liegt daran, dass sie von Google standardmäßig ausgeblendet werden. Um archivierte E-Mails zu sehen, müssen Sie in den Ordner "Alle Mails" wechseln.
Diesen finden Sie so:
- Bewegen Sie den Mauszeiger zu den Symbolen oben links auf dem Bildschirm der Google Mail-Anwendung.
- Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Bereich bewegen, wird das Seitenmenü erweitert.
- Wenn das Seitenmenü erweitert ist, scrollen Sie nach unten, bis Sie den Ordner Alle Mails finden.
- Klicken Sie auf diesen Ordner.
Wenn Sie täglich Dutzende bis Hunderte von E-Mails archivieren, ist diese Methode nicht ideal für Sie. Jede wichtige E-Mail (eingehende und ausgehende) manuell zu archivieren, ist sowohl mühsam als auch zeitaufwändig. Um zu vermeiden, dass Sie sich durch Hunderte von Nachrichten wühlen müssen, verwenden Sie stattdessen die folgende Methode.
2. Verwendung der Suchleiste
Sie können Ihre archivierten E-Mails in Google Mail auch mit Hilfe der Suchleiste finden:
- Geben Sie einige der wichtigsten Wörter aus der gesuchten E-Mail in die Suchleiste ein. E-Mails
mit diesen Wörtern werden angezeigt. Je mehr Schlüsselwörter Sie eingeben, desto enger werden
die Ergebnisse eingegrenzt.
So finden Sie archivierte E-Mails mit der Google Mail-Suche - Geben Sie in die Suchleiste"-in:Gesendet -in:Entwurf -in:Posteingang"
-has:nouserlabels" ein. Dadurch wird eine Liste aller E-Mails in den Ordnern
"Gesendet", "Entwürfe" und "Posteingang" sowie aller E-Mails außerhalb dieser Ordner angezeigt.
Dies entspricht dem Öffnen des Ordners "Alle E-Mails", nur auf einem etwas umständlicheren Weg.
So finden Sie archivierte E-Mails mit Suchoperatoren
So finden Sie archivierte E-Mails in Google Mail auf Ihrem Handy
Die Suche nach archivierten E-Mails auf einem Telefon unterscheidet sich nicht allzu sehr von der Mail-App auf dem PC. Allerdings sieht die Benutzeroberfläche ein wenig anders aus.
So finden Sie archivierte E-Mails in Google Mail auf Android
- Öffnen Sie die Gmail-App.
- Klicken Sie auf das Hamburger-Menü, um es zu erweitern.
- Wählen Sie dann entweder das Label Alle Mails aus oder verwenden Sie die Suchfunktion, um das Gesuchte zu finden.
So finden Sie archivierte E-Mails in Google Mail auf dem iPhone
Obwohl Google Mail bei iPhone-Nutzern nicht so beliebt ist, ist die App immer noch im Apple App Store erhältlich. Das Verfahren zum Auffinden archivierter E-Mails ist ähnlich wie bei einem Android-Gerät.
- Öffnen Sie die Gmail-App.
- Klicken Sie auf das Hamburger-Menü, um es zu erweitern.
- Tippen Sie auf die Bezeichnung Alle E-Mails oder verwenden Sie die Suchleiste.
Wie archivieren Sie automatisch E-Mails, auf die Sie geantwortet haben?
Öffnen Sie Ihr Google Mail-Konto und suchen Sie nach dem Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie darauf und wählen Sie "Alle Einstellungen anzeigen"
Suchen Sie nach "Senden und archivieren" und wählen Sie "Die Schaltfläche "Senden und archivieren" in der Antwort anzeigen" Klicken Sie dann unten auf der Seite auf "Änderungen speichern".
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, wird eine neue Schaltfläche angezeigt, wenn Sie auf Ihre E-Mails antworten. Wenn Sie auf diese neue Schaltfläche klicken, wird die Antwort gesendet und die vorherige Nachricht automatisch für Sie archiviert.
Gmail ist jedoch nicht die einzige Plattform, die diese innovative Funktion bietet. Einige andere E-Mail-Clients, wie Mailbird, ermöglichen es Ihnen ebenfalls, E-Mails in einem Schritt zu archivieren, wenn Sie auf eine Konversation antworten. Darüber hinaus ist Mailbird mit weiteren fortschrittlichen Funktionen ausgestattet, die Ihr E-Mail-Erlebnis völlig verändern werden!
Holen Sie sich jetzt den besten E-Mail-Client für Windows auf Ihren Desktop
Mailbird
kostenlos herunterladen
Kann die Archivierung von E-Mails automatisiert werden?
Wenn Sie täglich Dutzende bis Hunderte von E-Mails erhalten, kann die manuelle Archivierung schnell zu einem Problem werden. Eine Lösung, für die sich viele Unternehmen entscheiden, ist die Automatisierung.
Wenn Sie Mailbird verwenden, ist die Automatisierung der E-Mail-Archivierung ganz einfach.
Einfach:
1) Gehen Sie auf das Mailbird-Menü oben links im Hauptfenster.
2) Wählen Sie "Einstellungen"
3) Klicken Sie auf die Registerkarte "Verfassen"
4) Aktivieren oder deaktivieren Sie "Senden & Archivieren: Schaltfläche "Senden & Archivieren" anzeigen
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle ausgehenden E-Mails automatisch archiviert werden. Passen Sie einfach Ihre Einstellung im Menü Einstellungen so an, dass Sie ausgehende E-Mails automatisch empfangen und archivieren. Das spart Ihnen viel Zeit und ermöglicht Ihnen, alle wichtigen Mitteilungen zu archivieren.
So heben Sie die Archivierung von E-Mails in Google Mail auf
Es ist ganz einfach, archivierte Elemente wieder in Ihren Posteingang zu verschieben.
- Suchen Sie die archivierten E-Mails mit den oben genannten Methoden.
- Klicken Sie auf das Symbol "In den Posteingang verschieben".
So heben Sie die Archivierung von E-Mails auf
Auf diese Weise erscheinen die ausgewählten E-Mails wieder in Ihrem Posteingang. Von nun an werden sie von Google wie jede andere E-Mail behandelt. Das bedeutet, dass Sie sie jederzeit wieder archivieren und den Vorgang wiederholen können, wenn Sie möchten.
Manche E-Mails gehören einfach in ein Archiv
Das Verschieben Ihrer E-Mails aus dem Posteingang in das Google Mail-Archiv ist eine der besten Strategien zur Entrümpelung Ihres Posteingangs. Indem Sie alle E-Mails archivieren, die keiner weiteren Bearbeitung bedürfen, können Sie E-Mails, die eine Antwort erfordern, leichter finden. Vor allem aber trägt die Archivierung von E-Mails dazu bei, Ihr geistiges Durcheinander zu reduzieren und Ihren Arbeitstag angenehmer zu gestalten.
Die Archivierung von E-Mails ist eine bessere Lösung als das Löschen, wenn Sie in der Zukunft auf eine alte E-Mail zugreifen müssen. Sie können die Archivierung einer E-Mail mit der Erledigung einer Aufgabe vergleichen - Sie lesen sie, beantworten sie und legen sie dann beiseite. Falls Sie eine Antwort auf eine archivierte E-Mail erhalten, erscheint sie in Ihrem Posteingang und erinnert Sie daran, etwas zu unternehmen.
Nicht zuletzt sollten alle Unternehmen die Archivierung ihrer E-Mails aus rechtlichen und praktischen Gründen in Betracht ziehen.
Fazit
Das Auffinden archivierter E-Mails in Google Mail muss nicht schwierig sein. Es spielt keine Rolle, ob Sie die PC-Mail-App, die Android-Gmail-App oder die iPhone-Gmail-App verwenden - es gibt nur zwei Hauptmethoden.
- Öffnen Sie die Google Mail-App > Suchen Sie den Ordner "Alle E-Mails" in der oberen linken Ecke des Bildschirms > Klicken Sie darauf
- Öffnen Sie die Google Mail-App > Klicken Sie auf die Suchleiste > Geben Sie relevante Schlüsselwörter ein, die mit der gesuchten E-Mail übereinstimmen / geben Sie"-in:Gesendet -in:Entwurf -in:Posteingang" -has:nouserlabels" ein, um eine Liste aller Ihrer E-Mails in jedem Ordner zu erhalten
Wenn das manuelle Archivieren und Auffinden Ihrer E-Mails für Sie funktioniert, großartig! Wenn Sie jedoch Ihren Prozess automatisieren möchten, dann kann Mailbird sehr nützlich sein. Außerdem werden Sie auf verschiedene Arten Zeit sparen, wie zum Beispiel:
- Eine einfache und benutzerfreundliche Plattform
- Bereitstellung eines einheitlichen Posteingangs
- Eine Schlummerfunktion, die Sie daran erinnert, wichtige Mitteilungen automatisch weiterzuverfolgen
- Hohe Anpassungsfähigkeit
- Robuste Integrationen
- Mehrsprachige Unterstützung
- Kostenloser Rund-um-die-Uhr-Support
Verwenden Sie eine Lösung wie Mailbird, um diese Aufgabe zu automatisieren und Ihren Tag zu rationalisieren.
Kennen Sie Tricks, um archivierte E-Mails in Google Mail zu finden, die wir vergessen haben zu erwähnen? Wenn ja, behalten Sie sie bitte nicht für sich - lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
FAQs zum Gmail-Archiv
Wie findet man archivierte E-Mails in Google Mail?
Öffnen Sie zunächst Ihr Gmail-Konto. Scrollen Sie dann zum unteren Ende des linken Menüs und suchen Sie "Alle E-Mails". Dort finden Sie Ihre archivierten E-Mails. Um archivierte E-Mails in Ihrer Google Mail-App zu finden, tippen Sie auf die Hamburger-Schaltfläche in der oberen linken Ecke der App. Scrollen Sie, bis Sie "Alle Mails" finden. Ihre archivierten E-Mails werden dort gespeichert.
Wie lange werden archivierte E-Mails in Google Mail aufbewahrt?
Die von Ihnen archivierten Nachrichten werden nicht gelöscht, und Sie können jederzeit darauf zugreifen. Google Mail speichert Ihre archivierten E-Mails auf unbestimmte Zeit oder bis Sie sie löschen. Nur gelöschte Nachrichten werden nach 30 Tagen aus dem Papierkorb entfernt.
Wie kann ich archivierte E-Mails abrufen?
Wenn eine Nachricht archiviert wurde, können Sie sie finden, indem Sie das Label "Alle E-Mails" öffnen. Dann können Sie sie zurück in den Posteingang verschieben oder direkt aus dem Ordner "Alle Mails" beantworten.
Wie kann ich die Archivierung in Google Mail aufheben?
Um die Archivierung von Google Mail-Nachrichten auf einem Computer aufzuheben, müssen Sie Folgendes tun: 1. Öffnen Sie Google Mail in Ihrem Browser. 2. Scrollen Sie im Menü auf der linken Seite nach unten, bis Sie die Bezeichnung "Alle Mails" finden. 3. Suchen Sie nach der E-Mail, die Sie aufheben möchten, indem Sie scrollen oder die Suchleiste verwenden. 4. Sobald Sie die E-Mail gefunden haben, wählen Sie sie aus und klicken auf die Schaltfläche "In den Posteingang verschieben", die sich direkt unter der Suchleiste befindet.
