E-Mails vorübergehend ausblenden und Posteingang organisieren
Sind Sie ein begeisterter Gmail-Nutzer? Vielleicht haben Sie schon von der Snooze-Funktion für E-Mails in Ihrem Gmail-Posteingang gehört und sie auch genutzt. Aber sollten Sie es?
Es wird gesagt, dass man den Schlummermodus seines Weckers nicht nutzen sollte, da dies den Schlafrhythmus stört, und wer braucht nach einer vollen Nacht Schlaf ein Nickerchen? Das mag für gut organisierte Schlafmuster zutreffen, aber wenn Sie E-Mails in Gmail snoozen, könnten Sie Ihrer Routine zur Verwaltung des Posteingangs einen großen Gefallen tun.
In diesem Artikel untersuchen wir, warum Sie E-Mails in Gmail snoozen oder in einem anderen E-Mail-Client snoozen sollten, wie Sie die Funktion für einen besser organisierten Posteingang nutzen können und wie Sie dies klug tun.
Was bedeutet es, E-Mails zu snoozen?
In deiner Gmail-App auf dem Desktop siehst du, wenn du mit dem Mauszeiger über eine E-Mail nach oben fährst, eine Uhrenschaltfläche. Dies ist die Snooze Email-Funktion, die eine E-Mail für einen bestimmten Zeitraum aus dem Posteingang entfernt. Sobald die Zeit abläuft, erscheint die E-Mail wieder an der Spitze deines Posteingangs, damit du sie sortieren oder sie erneut snoozen kannst, wenn du mehr Zeit benötigst.
Wie man E-Mails in Gmail snoozet
Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails in Gmail zu snoozen, abhängig von der Art des Geräts, das du verwendest.
- In der Web-Gmail-App: Bewege den Cursor über eine E-Mail, klicke auf die Snooze-Schaltfläche und ein Fenster öffnet sich, in dem du dein bevorzugtes Datum und Uhrzeit auswählen kannst. Du kannst auch Konversationen auswählen, um mehrere E-Mails in Gmail zu snoozen.
- In der mobilen Gmail-App: Öffne eine E-Mail, tippe auf das Menü in der oberen rechten Ecke und wähle Snooze. Du kannst auch Wischaktionen konfigurieren, um E-Mails zu snoozen.
Kannst du E-Mails in Outlook snoozen?
Ja, Outlook snoozen funktioniert auf die gleiche Weise wie E-Mails in der Gmail-App zu snoozen, und der Prozess ist für fast jeden E-Mail-Client gleich. Wenn eine E-Mail in deinem Outlook-Posteingang eintrifft, öffne die E-Mail, klicke oder tippe auf Snooze in der Symbolleiste, stelle die Zeit ein, und das war's.
Wenn du jedoch mehrere E-Mail-Konten verwendest, kann es hektisch sein, jedes E-Mail-Konto zu überprüfen, um snoozed emails zu verwalten. Es muss eine bessere Alternative geben.
Warum die Snooze-Funktion nutzen?
Die Verwendung von E-Mails in Gmail snoozen ist einer der einfacheren Schritte zu einem übersichtlicheren, organisierteren Gmail-Posteingang. Aber es sind nicht nur Gmail-App-Benutzer, die von snoozed E-Mails profitieren können. Diese Funktion ist auch in Mailbird vorhanden — Sie können jedes E-Mail-Konto von jedem E-Mail-Anbieter hinzufügen und die Snooze-Funktion genauso verwenden.
Aber warum braucht man das? Schließlich behaupten einige Leute, dass es die Dinge nur verschlimmert. Aber vielleicht benutzen sie es einfach nicht richtig.
Snooze E-Mails, wenn:
1. Sie im Moment keine Zeit haben.
Erinnern Sie sich an die GTD-Methodik Grundlagen? Sie können sie auch hier anwenden. Manchmal kann es sinnvoll sein, E-Mails zu snoozen, die Sie in weniger als zwei Minuten nicht bearbeiten können, und sie dann zu delegieren und sich um sie zu kümmern, wenn sie erneut erscheinen. Andernfalls riskieren Sie, sie in einem der Ordner zu vergessen.
2. Sie eine Nachverfolgung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erfordern.
Bei einigen E-Mails haben Sie bereits Maßnahmen ergriffen, aber Sie müssen auch nachverfolgen, wenn die Person auf der anderen Seite der E-Mail ihren Teil getan hat. Sie könnten das in Ihren Kalender eintragen, aber wenn Sie auf eine bestimmte E-Mail antworten müssen, müssen Sie sie zuerst finden. Snoozed E-Mails erscheinen wieder, wenn Sie sie benötigen, was eine einfache und bequeme Nachverfolgung ermöglicht.
3. Sie sich auf eine Konferenz, ein Interview, ein Konzert oder eine Flugerinnerung beziehen.
In diesem Fall könnten Sie Snooze parallel zu einem Kalender verwenden. Angenommen, eine E-Mail enthält Details zur Agenda oder zum gewünschten Dresscode; Sie können diese Details sehen, wenn die snoozed E-Mail kurz vor dem Ereignis wieder auftaucht.
Fallstricke beim Snoozen von E-Mails vermeiden
So gut es auch sein mag, Snooze kann kontraproduktiv sein, wenn Sie sich die schlechte Gewohnheit aneignen, es nur zu benutzen, weil es existiert. Wenn Sie es willkürlich verwenden, wird Snooze zu einem Missgeschick im Zeitmanagement.
Schauen wir uns zwei Situationen an, die Sie vermeiden sollten.
1. Sie snoozen E-Mails, weil Sie prokrastinieren oder das Unvermeidliche vermeiden.
Es ist verständlich, wenn Sie unter Druck zusammenbrechen und möchten, dass jede E-Mail aus dem Sichtfeld verschwunden ist. Aber das bedeutet, dass Sie tatsächliche Erholung brauchen. Das Snoozen von E-Mails, mit denen Sie sich nicht auseinandersetzen möchten, bedeutet nicht, dass sie nicht mehr Ihre Verantwortung sind. Sie werden irgendwann wieder auftauchen, und Sie werden sich um sie kümmern müssen.
Stattdessen: Verwenden Sie Apps wie Todoist, Asana oder Trello, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln. Sie können E-Mails an diese Apps weiterleiten, und sie erstellen automatisch eine Karte für die E-Mails. Alternativ können Sie eine der drei Apps als Integration zu Mailbird hinzufügen, sie in der Seitenleiste öffnen und eine Aufgabe hinzufügen, während Sie eine E-Mail betrachten.
2. Sie snoozen nur, um Ihr Postfach schneller geleert zu sehen.
Ihr Postfach leer zu sehen, kann Ihnen ein Gefühl der Erfüllung geben, aber nur, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Wenn Sie auch nicht darauf achten, bis zu welchem Zeitpunkt Sie eine E-Mail verschieben, könnte sie wieder auftauchen, wenn Sie gerade keine Zeit dafür haben. Seien Sie also vernünftig mit diesem Zeitverzug und denken Sie sorgfältig darüber nach, wann Sie Zeit für die snoozed E-Mail haben werden.
Stattdessen: Snoozen Sie mehrere E-Mails nur, wenn Sie einen konkreten Zeitrahmen haben – wann etwas fällig ist, wann Sie wieder zur Arbeit kommen, usw.
Was ist die beste Alternative zu den Snooze-Funktionen von Outlook und Gmail?
Mailbird ist ein großartiger E-Mail-Client mit vielen Funktionen, die Ihnen ein produktives E-Mail-Management bieten, einschließlich der Snooze-Taste. Noch besser ist, dass Sie alle Ihre E-Mail-Konten an einem Ort verwalten können..
Sobald Sie Ihre mehreren E-Mail-Konten eingerichtet haben, die mit Mailbird verwaltet werden sollen, finden Sie hier einige Tipps zur Verwendung der Snooze-Funktion.
Snooze, wenn Sie im Moment auf keinen anderen Weg reagieren können.
Mailbird hat eine Schnellaktionsleiste, in der Sie neben dem Snoozen auch eine E-Mail starten, schnell auf sie antworten oder sie in einen anderen Ordner verschieben können. Es ist sinnvoll, die E-Mail zu snoozen, wenn Sie nichts anderes damit tun können, z. B. in den folgenden Situationen:
- Sie müssen zuerst mit Ihren Kollegen Rücksprache halten, bevor Sie auf die Nachricht antworten und sie archivieren können.
- Sie können im Moment nicht entscheiden, in welchen Ordner Sie sie senden sollen.
- Sie benötigen mehr Zeit, um sich mit der E-Mail zu befassen, als Sie gerade haben.
- Sie verwenden das einheitliche Postfach, und es handelt sich um einen Newsletter, der für Ihre Freizeit reserviert ist.
Snooze eine E-Mail in Mailbird
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, unsere Snooze-Funktion zu nutzen, um Ihr Gehirn zu trainieren oder sogar eine neue Sprache zu lernen? Erstellen Sie eine E-Mail mit einer Liste von Vokabeln, die Sie sich merken möchten, snoozen Sie sie für eine Woche und wiederholen Sie. #mailbirdtips Weitere Informationen finden Sie hier. ? https://bit.ly/3tu8DW9 #emailmanagement #emailtips
Posted by Mailbird am Dienstag, den 20. April 2021
Stellen Sie die Snooze-Zeit für die E-Mail so ein, dass Sie sie definitiv lesen können.
Wie oben erwähnt, sollten Sie bei der Auswahl der Snooze-Zeit vorsichtig sein. Mailbird bietet vordefinierte Optionen wie:
- Später heute kann für E-Mails verwendet werden, die mehr Zeit benötigen, aber noch am selben Tag bearbeitet werden müssen.
- Heute Abend ist eine gute Option für E-Mails, die für persönliche Zeit reserviert sind.
- Heute und Heute Abend sind für E-Mails gedacht, die etwas länger warten können.
- Dieses Wochenende kann verwendet werden, wenn es sich um eine persönliche E-Mail handelt oder wenn Sie planen, am Wochenende bei der Arbeit aufzuholen.
- Nächste Woche ist für E-Mails, die Sie noch nicht planen können.
Sie können auch ein benutzerdefiniertes Datum und eine benutzerdefinierte Uhrzeit auswählen, was nützlich ist, wenn Sie eine Stunde im Voraus Details zu einem Ereignis benötigen oder einen bestimmten Tag für die Nacharbeit festgelegt haben.
Markieren Sie einige E-Mails, bevor Sie snoozen.
Manchmal erhalten Sie an einem Tag ziemlich viele E-Mails, und Sie müssen jede einzelne durchgehen, um sich zu erinnern, was Sie snoozen. Sie können Zeit sparen, indem Sie eine bestimmte Art von Nachricht, z. B. eine Aufgabe, markieren, um sie von Ereignissen oder umgekehrt zu unterscheiden..
Probieren Sie Mailbird aus, die beste Windows-App zur Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten
Wie deaktiviere ich das Snooze in Mailbird?
Sie müssen möglicherweise snoozed E-Mails zurück in den Posteingang holen, bevor die Zeit, die Sie ursprünglich festgelegt haben, abläuft. Manchmal können Sie andere ausstehende Aufgaben in Ihrer Liste vorzeitig erledigen und möchten möglicherweise eine snoozed Aufgabe sofort erledigen. In diesem Fall gehen Sie einfach zum Ordner „Snoozed“ und wählen die E-Mail aus, die Sie zurück in den Posteingang verschieben möchten. Klicken Sie auf „Un-Snooze“, und finden Sie diese E-Mail wieder im Hauptposteingang.
Zusammenfassung
Wenn Sie die Snooze-E-Mail-Funktion clever nutzen, kann sie Ihnen helfen, einen aufgeräumten Posteingang zu erreichen oder Angst vor E-Mails zu verringern, die ohne Zweck in Ihrem Posteingang verweilen. Sie muss jedoch aus dem richtigen Grund verwendet werden, sonst haben Sie später mehr Arbeit. Stellen Sie den Timer also weise ein und snoozen Sie E-Mails mit Mailbird!
FAQ
Wohin gehen die snoozen E-Mails?
Sie gehen in einen Ordner namens "Snoozed." Alle E-Mails, die in Ihrem Haupt-Posteingang als snoozed markiert sind, werden automatisch in diesen Ordner verschoben.
Was passiert, wenn Sie eine E-Mail snoozen?
Die E-Mail wird ausgeblendet und erscheint zur angegebenen Zeit oben rechts, damit Sie Maßnahmen ergreifen können.
Wie kann ich eine E-Mail vor der Fälligkeit unsnoozen?
Gehen Sie einfach in den Snoozed-Ordner, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf "un-snooze." Sie wird wieder oben in Ihrem Posteingang angezeigt, damit Sie die entsprechenden Maßnahmen ergreifen können.
