Gmail Archief: Waarom en Hoe Gids
Niet alle e-mails zijn belangrijk genoeg om in je inbox te blijven, maar je wilt ze misschien ook niet verwijderen. Wat doe je dan? Gebruik Gmail archief.
De meeste e-mailcliënts hebben een archiefmap voor berichten die op dit moment niet belangrijk voor je zijn, maar die later nuttig kunnen zijn als referentie. Gearchiveerde e-mails zijn de beste manier om een schone, georganiseerde inbox te hebben zonder iets te verwijderen.
In dit artikel leer je de basis van de Gmail archiefmap, waar je deze kunt vinden en hoe je er het beste gebruik van kunt maken.
Wat gebeurt er wanneer je een e-mail archiveert?
Als je je inbox wilt opschonen of organiseren, heb je meerdere opties, waaronder het verwijderen van berichten of het verplaatsen naar de Gmail-archiefmap. Als je voor de laatste optie kiest, verplaats je simpelweg je berichten van je inbox naar een andere map — het Archief.
Wanneer je een e-mail archiveert, leg je deze weg voor toekomstige referentie. En als iemand reageert op een e-mail die was gearchiveerd, verschijnt deze weer in je inbox. Archiveren is de beste oplossing voor e-mails die je uit de inbox wilt hebben, maar waar een goede kans is dat je ze later nodig hebt.
Wat is het verschil tussen verwijderen en archiveren van e-mails?
Een e-mail verwijderen stuurt deze naar je Prullenbak. Het blijft daar 30 dagen. Na deze periode wordt het permanent verwijderd en kan het niet meer worden opgehaald of bekeken.
Een e-mail archiveren verwijdert het alleen uit je inbox. Het blijft daar voor onbepaalde tijd, maar de actie kan op elk moment ongedaan worden gemaakt.
Meer als dit:
- Beste Gmail-app voor Windows 11 / 10 / 8 / 7 / XP in 2021. Top 5 tools beoordeeld
- Gmail werkt niet: Veelvoorkomende Gmail-problemen en hoe ze op te lossen
- Gmail-alternatieven: Top 7 webgebaseerde, advertentievrije opties die je privacy respecteren
- Gmail voor bedrijven: Hoe je je account in 9 stappen instelt
Hoe gearchiveerde e-mails in Gmail te verwijderen
Als je op enig moment het gevoel hebt dat je de e-mails die je hebt gearchiveerd niet meer nodig hebt, kun je ze gemakkelijk verwijderen.
Het enige wat je hoeft te doen is:
- De gearchiveerde e-mail(s) vinden.
- Op het "Verwijderen" pictogram klikken.
Dit verplaatst de geselecteerde e-mails naar de Prullenbak. Onthoud alleen dat ze na 30 dagen voor altijd verdwenen zijn zonder enige manier om ze terug te krijgen.
Waarom überhaupt een e-mail archiveren?
Er zijn verschillende redenen waarom je je e-mails zou willen archiveren. Dat komt omdat dit:
- Een schonere, beter beheersbare inbox biedt
- Zorgt dat belangrijke gegevens nooit verloren gaan
- Belangrijke gegevens gemakkelijk en snel toegankelijk maakt
- Je bedrijf helpt compliant te blijven
- Je bedrijf beschermt tegen mogelijke rechtszaken
Daarom is, hoewel het omgaan met e-mails 28% van je productieve tijd kan innemen, het op een effectieve manier beheren nog steeds essentieel. Zie hieronder hoe Mailbird je precies daarbij kan helpen.
Hoe gearchiveerde e-mails in Gmail op desktop te vinden
Als je je Gmail-account opent vanaf je pc, zijn er twee gemakkelijke manieren om gearchiveerde e-mails te vinden. Je kunt dit gemakkelijker doen met gmail-app voor windows.
1. De map Alle berichten gebruiken
Als je alleen door je inbox bladert, zul je snel merken dat er geen gearchiveerde e-mails verschijnen. Dat komt omdat ze standaard door Google verborgen zijn. Wat je moet doen om gearchiveerde e-mails te zien, is naar de map Alle berichten gaan.
Om dit te doen:
- Breng je cursor naar de pictogrammen in de linkerbovenhoek van het Gmail-applicatiescherm.
- Wanneer je cursor over dit gebied zweeft, klapt het zijmenu uit.
- Met het uitgeklapte zijmenu, scroll naar beneden tot je de map Alle berichten vindt.
- Klik op deze map.
Als je tientallen tot honderden e-mails per dag archiveert, is deze methode niet ideaal voor je. Het handmatig moeten archiveren van elke belangrijke e-mail (inkomend en uitgaand) zal zowel vervelend als tijdrovend zijn. Om te voorkomen dat je door honderden berichten moet spitten, gebruik je in plaats daarvan de volgende methode.
2. De zoekbalk gebruiken
Je kunt je gearchiveerde e-mails in Gmail ook vinden met behulp van de zoekbalk. Daarvoor kun je:
-
Enkele van de belangrijke woorden uit de e-mail die je zoekt invoeren in de zoekbalk. E-mails met die woorden verschijnen. Hoe meer trefwoorden je schrijft, hoe smaller de resultaten zullen zijn.
Hoe gearchiveerde e-mails te vinden met Gmail-zoeken -
In de zoekbalk typen "-in:Sent -in:Draft -in:Inbox" -has:nouserlabels". Dit brengt een lijst te voorschijn van elke e-mail binnen de mappen Verzonden, Concepten en Inbox, evenals alle buiten die mappen. Dit doet effectief hetzelfde als het openen van de map Alle berichten, alleen op een meer omslachtige manier.
Hoe gearchiveerde e-mails te vinden met zoekoperators
Hoe gearchiveerde e-mails in Gmail te vinden op je telefoon
Het vinden van gearchiveerde e-mails op een telefoon verschilt niet veel van de Mail-app op pc. Het interface ziet er echter een beetje anders uit.
Hoe gearchiveerde e-mails in Gmail op Android te vinden
- Open de Gmail-app.
- Klik op het hamburgermenu om het uit te klappen.
- Selecteer dan ofwel het label Alle berichten of gebruik de zoekfunctie om te vinden wat je zoekt.
Hoe gearchiveerde e-mails in Gmail op iPhone te vinden
Hoewel Gmail niet zo populair is onder iPhone-gebruikers, is de app nog steeds beschikbaar in de Apple App Store. Het proces van het vinden van gearchiveerde e-mails is vergelijkbaar met dat van Android.
- Open de Gmail-app.
- Klik op het hamburgermenu om het uit te klappen.
- Tik op het label Alle berichten of gebruik de zoekbalk.
Hoe automatisch e-mails archiveren waar je op hebt gereageerd?
Open je Gmail-account en zoek naar het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Klik erop en kies "Alle instellingen bekijken".
Zoek naar "Verzenden en archiveren" en selecteer "Toon de knop 'Verzenden en archiveren' in antwoorden". Klik vervolgens op "Wijzigingen opslaan" onderaan de pagina.
Wanneer je deze instelling inschakelt, verschijnt er een nieuwe knop wanneer je op je e-mails reageert. Wanneer je op deze nieuwe knop klikt, stuurt het het antwoord en archiveert automatisch het vorige bericht voor je.
Gmail is echter niet het enige platform dat deze innovatieve functie biedt. Sommige andere e-mailcliënts, zoals Mailbird, stellen je ook in staat om e-mails te archiveren in één stap wanneer je reageert op een gesprek. Daarnaast zit Mailbird vol met andere geavanceerde functies die je e-mailervaring volledig zullen transformeren!
Kan het archiveren van e-mails worden geautomatiseerd?
Als je tientallen tot honderden e-mails per dag ontvangt, kan het handmatig archiveren snel een pijn worden. Een oplossing waar veel bedrijven voor kiezen is automatisering.
Als je Mailbird gebruikt, is automatisering van e-mailarchivering gemakkelijk.
Simpelweg:
1) Ga naar het Mailbird-menu in de linkerbovenhoek van het hoofdvenster.
2) Selecteer "Instellingen".
3) Klik op het tabblad Opstellen
4) Vink aan of uit "Verzenden en archiveren: Toon verzenden en archiveren knop".
Dit zorgt ervoor dat alle uitgaande e-mails automatisch worden gearchiveerd. Pas gewoon je instelling aan in het menu Instellingen zodat je automatisch uitgaande e-mails ontvangt en archiveert. Dit bespaart je veel tijd en laat je gemakkelijk alle belangrijke communicatie archiveren.
Hoe e-mails in Gmail dearchiveren
Gearchiveerde items terug naar je inbox verplaatsen is eenvoudig.
- Vind de gearchiveerde e-mails met behulp van de hierboven genoemde methoden.
- Klik op het pictogram "Naar inbox verplaatsen".
Sommige e-mails horen gewoon in een archief
Je e-mails van je inbox naar het Gmail-archief verplaatsen is een van de beste strategieën voor het opruimen van je inbox. Door alle e-mails te archiveren die geen verdere actie nodig hebben, maak je het gemakkelijker om e-mails te vinden die een antwoord vereisen. Het belangrijkste is dat het archiveren van e-mails helpt je mentale rommel te verminderen, waardoor je werkdag aangenamer wordt.
E-mails archiveren is een betere oplossing dan ze verwijderen als je ooit toegang nodig hebt tot een oude e-mail in de toekomst. Je kunt het archiveren van een e-mail vergelijken met het voltooien van een taak — je leest het, reageert erop en haalt het dan uit je weg. Voor het geval je een antwoord ontvangt op een gearchiveerde e-mail, verschijnt het in je inbox en herinnert je eraan actie te ondernemen.
Ten slotte zouden alle bedrijven moeten overwegen hun e-mails te archiveren om juridische en praktische redenen.
Conclusie
Het vinden van gearchiveerde e-mails in Gmail hoeft niet moeilijk te zijn. Het maakt niet uit of je de pc Mail-app, de Android Gmail-app of de iPhone Gmail-app gebruikt — het komt allemaal neer op twee hoofdmethoden.
- Open de Gmail-app > Vind de map Alle berichten in de linkerbovenhoek van het scherm > Klik erop
- Open de Gmail-app > Klik op de zoekbalk > voer relevante trefwoorden in die overeenkomen met de e-mail die je probeert te vinden/typ "-in:Sent -in:Draft -in:Inbox" -has:nouserlabels" om een lijst te krijgen van al je e-mails in elke map
Als het handmatig archiveren en vinden van je e-mails voor jou werkt, geweldig! Als je echter je proces wilt automatiseren, dan kan Mailbird handig zijn. En bovendien bespaart het je tijd op verschillende manieren, zoals:
- Een eenvoudig en gebruiksvriendelijk platform hebben
- Een geïntegreerde inbox bieden
- Je eraan herinneren automatisch op te volgen bij belangrijke communicatie via een sluimerfunctie
- Zeer aanpasbaar zijn
- Robuuste integraties
- Meertalige ondersteuning
- Gratis 24/7 ondersteuning
Gebruik een oplossing zoals Mailbird om de taak te automatiseren en je dag te stroomlijnen.
Ken je trucjes om gearchiveerde e-mails in Gmail te vinden die we vergeten hebben te vermelden? Zo ja, houd ze dan niet voor jezelf — laat het ons weten in de commentaarsectie hieronder.
Veelgestelde vragen over Gmail-archief
Hoe vind je gearchiveerde e-mails in Gmail?
Open eerst je Gmail-account. Scroll vervolgens naar de onderkant van het linkermenu en vind "Alle berichten". Je gearchiveerde e-mails zullen daar zijn. Om gearchiveerde e-mails in je Gmail-app te vinden, tik op de hamburgerknop in de linkerbovenhoek van de app. Scroll tot je "Alle berichten" vindt. Je gearchiveerde e-mails zijn daar opgeslagen.
Hoe lang worden gearchiveerde e-mails bewaard in Gmail?
Berichten die je hebt gearchiveerd worden niet verwijderd en je kunt er altijd toegang toe hebben. Gmail bewaart je gearchiveerde e-mails voor onbepaalde tijd of tot je ze verwijdert. Alleen berichten die worden verwijderd worden na 30 dagen uit de prullenbak gehaald.
Hoe haal ik gearchiveerde e-mails op?
Als een bericht is gearchiveerd, kun je het vinden door het label "Alle berichten" te openen. Dan kun je het terug naar je inbox verplaatsen of er direct op reageren vanuit de map "Alle berichten".
Hoe dearchiveer ik in Gmail?
Om Gmail-berichten op een computer te dearchiveren moet je: 1. Gmail openen in je browser. 2. Naar beneden scrollen in het menu aan de linkerkant tot je het label "Alle berichten" vindt. 3. Zoeken naar de e-mail die je wilt dearchiveren door te scrollen of door de zoekbalk te gebruiken. 4. Zodra je de e-mail vindt, selecteer je deze en klik je op de knop "Naar inbox verplaatsen" die zich direct onder de zoekbalk bevindt.
