Was wissen Sie über E-Mail-Threads?
Es besteht kein Zweifel, dass E-Mail zur bevorzugten Kommunikationsmethode vieler Fachleute geworden ist. Ob Sie ein eigenes Unternehmen besitzen oder für eine andere Organisation arbeiten, E-Mail-Threads bieten einen einfachen Weg für den freien Fluss der Korrespondenz, unabhängig von Ihrem Standort.
Die meisten der E-Mail-Clients, die wir heute zur Verfügung haben, sind mit vielen aufregenden Funktionen ausgestattet, die die Benutzererfahrung bei offiziellen Kommunikationsmethoden weiter verbessern. Eine dieser erstaunlichen Funktionen sind E-Mail-Threads, auch bekannt als Nachrichten-Threads.
In diesem Artikel finden Sie eine ausführliche Diskussion über das Thema E-Mail-Threads. Erwartungsgemäß finden Sie praktische Erklärungen zu allen wichtigen Aspekten von E-Mail-Threads.
Was ist ein E-Mail-Thread?
Ein E-Mail-Thread ist eine Liste verwandter Korrespondenz. In einer gestreamten E-Mail befindet sich die erste Nachricht normalerweise am Ende, während die aktuellste Nachricht zuerst angezeigt wird, oben auf der Liste.
Jeder Empfänger sieht alle Antworten auf die ursprüngliche Nachricht in diesem Thread, es sei denn, er ist nicht mehr in der Kopie (d.h. jemand könnte ihn an einem Punkt in der Konversation ausgeschlossen haben, indem er "Antworten" anstelle von "Allen antworten" benutzt hat). Jede Antwort auf die ursprüngliche Nachricht wird chronologisch aufgelistet. Kurz gesagt, betrachten Sie E-Mail-Threads als ein professionelles Chat-Tool.
Allerdings bieten nicht alle E-Mail-Server die Funktion von E-Mail-Threads an. Wenn Sie jemandem antworten, der einen E-Mail-Client verwendet, der die Nachrichten-Threading-Funktion nicht unterstützt, wird Ihre Antwort als neue E-Mail in seinem Posteingang erscheinen. Aber die meisten E-Mail-Systeme, wie Mailbird, Gmail, Outlook und Yahoo!, verfügen über diese Funktion.
Brauche ich E-Mail-Threading? Vorteile eines E-Mail-Threads
Normalerweise können Sie Nachrichten einzeln senden und beantworten. Aber wenn Sie Nachrichten an eine Gruppe von Personen senden müssen, die zu demselben Team innerhalb einer bestimmten Organisation gehören, wäre die traditionelle Methode, mehrere Empfänger im "An" Feld hinzuzufügen.
Dies jedes Mal zu tun, wenn Sie ein Update bereitstellen oder zu einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Aufgabe nachfassen müssen, kann stressig und zeitaufwendig sein.
E-Mail-Threading ermöglicht es jedem im Team, in solchen Fällen auf die ursprünglichen Nachrichten zu antworten, ohne neue Nachrichten verfassen und mit den Details wertvoller Gespräche füllen zu müssen.
E-Mail-Threading vereinfacht daher die Korrespondenz, während es alle auf dem Laufenden hält. Lassen Sie uns näher darauf eingehen, warum das bequem ist und wie E-Mail-Threads sonst noch nützlich sein können.
E-Mail-Threading macht die E-Mail-Kommunikation weniger stressig und lohnenswerter, indem es:
Verknüpfen verwandter E-Mails
Ein E-Mail-Thread verarbeitet verwandte E-Mails oder E-Mail-Antworten wie eine Diskussion, indem er sie in einer Nachricht zusammenfasst.
Reduzieren von E-Mail-Posteingangswirrwarr
Betrachten Sie das Beispiel, das wir zuvor hervorgehoben haben, über das Senden von Antworten an einen E-Mail-Nutzer, dessen Server E-Mail-Threads nicht unterstützt — anstelle von zehn Nachrichtenzeilen zu demselben Thema erhalten Sie nur eine.
Nahtloses E-Mail-Tracking ermöglichen
Da der Thread verwandte E-Mails zusammenhält, ermöglicht er ein einfaches Verfolgen empfangener E-Mails. Wenn Ihr Alltag viele E-Mail-Korrespondenzen umfasst, werden Sie sicherlich verstehen, wie schön das ist.
Alle informiert halten
Alle Empfänger der ursprünglichen E-Mails sind auch Empfänger der nachfolgenden Antworten. Das gleiche gilt für ein Team, das eine Gruppen-E-Mail hat. Jeder, einschließlich des Teamleiters, kann die Antworten sehen, aus dem Gespräch lernen und sich bei Bedarf problemlos zu Wort melden.
Nachteile eines E-Mail-Threads
E-Mail-Threads haben attraktive Vorteile, aber wie bei allem Schönen gibt es auch einige Nachteile bei den threaded Antworten.
- Die Verteilungsliste ist zu umfangreich.Ein typischer E-Mail-Thread kann eine große Anzahl von Empfängern aufnehmen. Das ist gut, aber der Nachteil ist die Tendenz, E-Mails zu erhalten, die man lieber nicht im Posteingang sehen möchte. Um dies zu vermeiden, sollten nur die Empfänger in die Antwort einbezogen werden, die sie unbedingt sehen müssen.
- Einige E-Mail-Server haben einfach keine E-Mail-Thread-Funktion.Es sei denn, Ihre E-Mail wird von einem System gehostet, das threaded Antworten unterstützt, können Sie dieses Feature nicht genießen.
- Es scheint kein Limit dafür zu geben, wie lange ein Thread sich erstrecken kann.Für jemanden, der ein paar Tage nicht im Büro war, kann es ewig dauern, zum Anfang des Threads zu scrollen und sich in das Gespräch einzubringen.
So aktivieren Sie den E-Mail-Thread-Modus
Trotz der Nützlichkeit von thematisierten Nachrichten kann es nervenaufreibend sein, mit ihnen umzugehen, wenn sie nicht organisiert sind. Stellen Sie sich vor, Sie kehren nach einer Woche zu Ihrer E-Mail zurück und finden einen langen Thread von E-Mail-Korrespondenz; das kann manchmal einschüchternd sein. Also, wie organisieren Sie Ihren E-Mail-Thread? Der Prozess ist ganz einfach.
Zuerst müssen Sie wissen, dass Ihre E-Mail standardmäßig im Konversationsmodus oder „Nachrichten-Threading“ eingestellt ist. Ungelesene Nachrichten in einem Thread sind normalerweise fett gedruckt, um eine einfache Identifizierung zu ermöglichen, während ein rotes Ausrufezeichen wichtige oder dringende Nachrichten anzeigt.
Zweitens, stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Client die Funktion für E-Mail-Threads unterstützt. Zur Verdeutlichung lassen Sie uns praktisch veranschaulichen, wie Sie einen E-Mail-Thread mit Gmail und Mailbird deaktivieren können.
Gmail
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre E-Mail. Suchen Sie die Schaltfläche „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms. Klicken Sie darauf, um das Einstellungsmenü anzuzeigen.
Schritt 2: Wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“. Scrollen Sie zum Abschnitt „E-Mail-Threading“.
Schritt 3: Wählen Sie „Konversationsansicht“. Wechseln Sie dann einfach zwischen dem EIN- und AUS-Modus, um die Konversationsansicht ein- oder auszuschalten.
Mailbird
Schritt 1: Sobald die Anwendung gestartet ist, gehen Sie zum Mailbird-Menü. Klicken Sie in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms auf „Einstellungen“.
Schritt 2: Wählen Sie aus der angezeigten Liste die Registerkarte „Erscheinungsbild“. Unter Nachrichten können Sie das Kontrollkästchen „Nachrichten in Gespräche gruppieren“ aktivieren oder deaktivieren, um die Konversationsansicht ein- oder auszuschalten.
Während Sie von der Gruppierung Ihrer Nachrichten zu einer Einzelübertragung umschalten können, beachten Sie bitte, dass alle Antworten auf Ihre E-Mail als neue Nachrichten in Ihrem Posteingang eingehen.
Was kann ich sonst noch im E-Mail-Thread-Modus tun?
Einige weitere Funktionen sind in E-Mail-Threads eingebettet. Hier erfahren Sie, wie Sie Empfänger zu dem Thread hinzufügen oder entfernen können.
Kontakte hinzufügen
Während Sie Antworten senden, kann es vorkommen, dass Sie jemanden vergessen haben, der in Kopie gesetzt werden sollte, oder "im Thread", wenn Sie so wollen. Um dies zu beheben, klicken Sie auf "Allen antworten." Klicken Sie dann erneut in das Feld, in dem die E-Mail-Adressen stehen. Jetzt sind das An-Feld und das CC-Feld sichtbar. Klicken Sie auf das CC-Feld und fügen Sie die E-Mail-Adresse der Person hinzu.
Das ist sowohl in Gmail als auch in Mailbird ziemlich einfach. Sie können jedoch auch die Mailbird-Auto-Tag-Funktion verwenden, um die neue E-Mail-Adresse hinzuzufügen.
Wenn Sie "@" in Ihrem E-Mail-Text eingeben, zeigt Mailbird eine Dropdown-Liste Ihrer Kontakte an. Sie können dann Ihren bevorzugten Kontakt aus der Liste auswählen, um ihn zum An-Feld hinzuzufügen. Wenn das An-Feld leer ist, wird die Adresse dort eingefügt. Andernfalls wird der neue Empfänger im CC hinzugefügt.
Kontakte entfernen
Der Prozess ist ziemlich ähnlich wie beim Hinzufügen eines Kontakts zur Empfängerliste. Sobald Sie das An-Feld und das CC-Feld sehen können, werden auch verschiedene E-Mail-Adressen mit einem "x" neben jedem Namen angezeigt. Tippen Sie einfach auf das "x" vor der Adresse, die Sie entfernen möchten.
Das Entfernen von Kontakten ist besonders wichtig in Situationen, in denen Sie Ihre Nachricht nur an diejenigen senden möchten, die sie unbedingt sehen müssen. Das bedeutet, dass Sie eine private E-Mail innerhalb von gefädelten Antworten senden können. Es ist nicht nur auf das Senden von E-Mails beschränkt, Sie können auch eine E-Mail jederzeit zurückrufen.
Ein Gespräch stumm schalten
Wenn Sie sich entscheiden, eine Pause vom Erhalt von gefädelten Nachrichten zu machen – vielleicht sind Sie im Urlaub oder nicht bei der Arbeit – können Sie den Thread stumm schalten, und Nachrichten zu diesem Gespräch werden nicht mehr bei Ihnen eintreffen.
So geht's: Gehen Sie in Gmail zu Ihrem Posteingang, wählen Sie die Nachricht aus, die Sie stumm schalten möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr". Wählen Sie aus der Liste der angezeigten Optionen "Stumm schalten". Das Entstummen ist ebenso einfach.
Die besten Tipps für eine effektive E-Mail-Konversation
Hier sind einige praktische Tipps, um E-Mail-Nutzer dabei zu unterstützen, E-Mail-Threads optimal zu nutzen:
- Vermeiden Sie es, vom Thema abzukommen. Für jede Nachricht, die nicht mit dem Thema oder dem diskutierten Projekt zusammenhängt, verfassen Sie einfach eine neue E-Mail.
- Vermeiden Sie es, einen E-Mail-Thread in einen Chat zu verwandeln. Senden Sie nicht zu viele Antworten, da dies schnell unangenehm für andere werden kann.
- Seien Sie wählerisch bei den Kontakten, die Sie hinzufügen. Fügen Sie nur Kontakte hinzu, die Ihre Antworten sehen müssen.
- Vermeiden Sie es, den Thread zu lange zu ziehen. Zu wissen, wann man aufhören sollte, ist Gold wert.
- Seien Sie professionell mit dem Inhalt Ihrer Nachrichten. Denken Sie daran, dass nicht nur Sie Ihre Antwort lesen; überprüfen Sie sie vor dem Versenden.
Fazit
Der E-Mail-Thread ist eine großartige Möglichkeit, um die Gespräche zu einem Projekt reibungslos fortzusetzen, wobei jedes Teammitglied eingebunden ist. Er kann verwendet werden, um Gespräche mit einem einzelnen Empfänger oder einer großen Gruppe aufrechtzuerhalten. Sie können die Funktion jedoch jederzeit deaktivieren, stummschalten, wieder aktivieren und erneut einschalten, wann immer Sie möchten.
Wenn Sie noch kein Mailbird-Nutzer sind, laden Sie es für eine kostenlose Testversion herunter und sehen Sie, welche anderen Funktionen Sie neben den E-Mail-Threads mögen könnten.
