¿Qué sabes sobre hilos de correo electrónico?
No hay duda de que el correo electrónico se ha convertido en la opción principal de comunicación para muchos profesionales. Ya sea que tengas un negocio privado o trabajes para otra organización, los hilos de correo electrónico proporcionan una vía sencilla para el flujo libre de correspondencia, sin importar tu ubicación.
La mayoría de los clientes de correo electrónico que tenemos a nuestra disposición hoy en día están repletos de muchas características emocionantes que mejoran aún más la experiencia de sus usuarios en lo que respecta a las comunicaciones oficiales. Una de estas increíbles características son los hilos de correo electrónico, también conocidos como hilos de mensajes.
En este artículo, encontrará una discusión elaborada sobre el tema de los hilos de correo electrónico. Como era de esperar, encontrará explicaciones prácticas sobre todos los aspectos vitales de los hilos de correo electrónico.
¿Qué es un hilo de correo electrónico?
Un hilo de correo electrónico es una lista de correspondencia relacionada. En un correo electrónico en hilo, el primer mensaje está generalmente en la parte inferior, mientras que el mensaje más reciente se ve primero, en la parte superior del resto.
Cada destinatario ve todas las respuestas al mensaje original en ese hilo, a menos que ya no estén en copia (es decir, alguien podría haberlos excluido en algún momento de la conversación usando "responder" en lugar de "responder a todos"). Cada respuesta al mensaje original se lista en orden cronológico. En resumen, piensa en los hilos de correo electrónico como una herramienta de chat profesional.
Sin embargo, no todos los servidores de correo electrónico ofrecen la función de hilos de correo. Si envías una respuesta a alguien que utiliza un cliente de correo electrónico que no soporta la agrupación de mensajes, tu respuesta aparecerá en su bandeja de entrada como un nuevo correo electrónico. Pero la mayoría de los sistemas de correo electrónico, como Mailbird, Gmail, Outlook y Yahoo!, tienen esta característica.
¿Necesito la agrupación de correos electrónicos? Ventajas de un hilo de correo electrónico
Generalmente, puedes enviar y responder mensajes de manera individual. Pero supongamos que tienes que enviar mensajes a un grupo de personas que pertenecen al mismo equipo dentro de una organización en particular. En ese caso, el método tradicional sería agregar varios destinatarios en el campo "Para".
Hacer esto cada vez que necesitas proporcionar una actualización o hacer seguimiento a un proyecto o tarea en particular puede ser estresante y llevar mucho tiempo.
La agrupación de correos electrónicos permite que todos en el equipo respondan a los mensajes iniciales en tales casos sin tener que redactar nuevos mensajes y llenarlos con los detalles de conversaciones anteriores.
Por lo tanto, la agrupación de correos electrónicos simplifica la correspondencia mientras mantiene a todos actualizados. Vamos a detallar más sobre por qué esto es conveniente y cómo pueden ser útiles los hilos de correo electrónico.
La agrupación de correos electrónicos hace que la comunicación por correo electrónico sea menos estresante y más valiosa al:
agrupar correos electrónicos relacionados
Un hilo de correo electrónico maneja correos electrónicos o respuestas relacionadas como una discusión al agruparlos en un solo mensaje.
Reducir el desorden de la bandeja de entrada
Considera el ejemplo que destacamos anteriormente sobre el envío de respuestas a un usuario de correo electrónico cuyo servidor no admite hilos de correo: en lugar de diez filas de mensajes sobre el mismo tema, solo obtienes una.
Facilitar el seguimiento de correos electrónicos
Dado que el hilo mantiene juntos los correos electrónicos relacionados, permite un fácil seguimiento de los correos electrónicos recibidos. Si tu rutina diaria incluye mucha correspondencia por correo electrónico, seguramente entenderás cuán valioso es esto.
Mantener a todos informados
Todos los destinatarios de los correos electrónicos iniciales también son destinatarios de las respuestas posteriores. Lo mismo se aplica a un equipo que tiene un correo electrónico grupal. Todos, incluido el líder del equipo, pueden ver las respuestas, aprender de la conversación y aportar sus voces con facilidad cuando lo necesiten.
Desventajas de un hilo de correo electrónico
Los hilos de correo electrónico tienen beneficios atractivos, pero también vienen con algunas desventajas, como ocurre con todo lo bueno.
- La lista de distribución es demasiado extensa.Un hilo de correo electrónico típico puede acomodar a un gran número de destinatarios. Esto es bueno, pero la desventaja es la tendencia a recibir correos que preferirías no ver en tu bandeja de entrada. Para evitar esto, incluye solo a los destinatarios que realmente necesitan ver las respuestas.
- Algunos servidores de correo electrónico simplemente no tienen una función de hilo de correo.A menos que tu correo esté alojado en un sistema que soporte respuestas en hilo, no podrás disfrutar de esta característica.
- Parece que no hay un límite en la longitud que puede alcanzar un hilo.Para alguien que no ha estado en el trabajo durante unos días, puede llevar una eternidad desplazarse hasta el principio del hilo y unirse a la conversación.
Cómo activar el modo de hilo de correo electrónico
A pesar de la utilidad de los mensajes en hilo, pueden ser estresantes de manejar si no están organizados. Imagina regresar a tu correo electrónico después de una semana y encontrar un largo hilo de correspondencia; puede ser intimidante a veces. Entonces, ¿cómo organizas tu hilo de correo electrónico? El proceso es bastante simple.
Primero, necesitas saber que tu correo electrónico está configurado, por defecto, en Vista de Conversación o "hilo de mensajes". Los mensajes no leídos en cualquier hilo suelen estar en negrita para una fácil identificación, mientras que un signo de exclamación rojo indica mensajes importantes o urgentes.
En segundo lugar, asegúrate de que tu cliente de correo electrónico soporte la función de hilo de correo electrónico. Para mayor claridad, ilustremos prácticamente cómo podrías desactivar un hilo de correo electrónico usando Gmail y Mailbird.
Gmail
Paso 1: Abre tu correo electrónico. Localiza el botón de Configuración en la esquina superior derecha de tu pantalla. Haz clic en él para mostrar el menú de Configuración.
Paso 2: Selecciona "Ver todas las configuraciones." Desliza hacia abajo hasta la sección "Hilos de correo electrónico".
Paso 3: Selecciona "Vista de conversación." A continuación, simplemente alterna entre el modo ON y OFF para activar o desactivar la Vista de Conversación.
Mailbird
Paso 1: Una vez que se inicie la aplicación, ve al menú de Mailbird. En la esquina superior izquierda de tu pantalla, haz clic en "Configuración".
Paso 2: En la lista de opciones que aparecen, selecciona la pestaña "Apariencia". En mensajes, puedes marcar o desmarcar la casilla "Agrupar mensajes en conversaciones" para activar o desactivar la Vista de Conversación.
Si bien puedes cambiar de agrupar tus mensajes a enviarlos y recibirlos individualmente, ten en cuenta que todas las respuestas a tu correo electrónico ingresarán a tu bandeja de entrada como mensajes nuevos.
¿Qué Más Puedo Hacer con el Modo de Hilos de Correo Electrónico?
Algunas funcionalidades más están integradas en los hilos de correo electrónico. Aquí, verás cómo puedes agregar o eliminar destinatarios del hilo.
Agregar Contactos
En el transcurso de enviar respuestas, es posible que descubras que has dejado fuera a alguien que debía estar en copia, o "en el hilo", si lo prefieres. Para solucionar esto, haz clic en "Responder a todos". Luego haz clic nuevamente en el campo donde están las direcciones de correo electrónico. Ahora el campo Para y el campo CC son visibles. Haz clic en el campo CC y agrega la dirección de correo electrónico de la persona.
Esto es bastante sencillo tanto en Gmail como en Mailbird. Sin embargo, también puedes usar la función de autoetiquetado de Mailbird para agregar la nueva dirección de correo electrónico.
Cuando escribes "@" en el cuerpo de tu correo electrónico, Mailbird mostrará una lista desplegable de tus contactos. Luego puedes seleccionar tu contacto preferido de la lista para agregarlo al campo Para. Si el campo Para está vacío, se añade allí. De lo contrario, el nuevo destinatario se agrega a CC.
Eliminar Contactos
El proceso es prácticamente el mismo que al agregar un contacto a la lista de destinatarios. Una vez que puedas ver el campo Para y el campo CC, también verás diferentes direcciones de correo electrónico con una "x" junto a cada nombre. Simplemente toca la "x" frente a la dirección que deseas eliminar.
Eliminar contactos es particularmente esencial en situaciones donde deseas enviar tu mensaje solo a quienes realmente necesitan verlo. Esto significa que puedes enviar un correo privado dentro de las respuestas en hilo. No está limitado solo al envío de correos, también puedes revocar un correo en cualquier momento.
Silenciar una Conversación
Si decides tomar un descanso de recibir mensajes en hilo — tal vez estás de vacaciones o no estás en el trabajo — puedes silenciar el hilo, y los mensajes de esa conversación dejarán de llegarte.
Así es como: En tu Gmail, ve a tu bandeja de entrada, selecciona el mensaje que deseas silenciar y haz clic en el botón "Más". En la lista de opciones que aparece, selecciona "Silenciar". Desilenciar es igual de fácil.
Mejores consejos para llevar a cabo un hilo de correo electrónico efectivo
Aquí hay algunos consejos prácticos para guiar a los usuarios de correo electrónico sobre cómo utilizar mejor los hilos de correo electrónico:
- Evita desviarte del tema. Para cualquier mensaje que no esté relacionado con el asunto o el proyecto que se discute, simplemente redacta un nuevo correo electrónico.
- Evita convertir un hilo de correo electrónico en un chat. No envíes demasiadas respuestas, ya que esto puede volverse ofensivo para los demás rápidamente.
- Sé particular con los contactos que agregas. Agrega solo contactos que necesiten ver tus respuestas.
- Evita alargar el hilo demasiado tiempo. Saber cuándo detenerse es oro.
- Sé profesional con el contenido de tus mensajes. Recuerda que no eres el único que lee tu respuesta; revisa antes de enviarla.
Reflexiones Finales
El hilo de correo electrónico es una forma fantástica de mantener las conversaciones en torno a un proyecto de manera fluida, con la participación de cada miembro del equipo. Puede ser utilizado para sostener conversaciones con un destinatario individual o un gran grupo. Sin embargo, puedes desactivar la función, silenciarla, reactivarla y volver a encenderla siempre que lo desees.
Si aún no eres usuario de Mailbird, descárgalo para una prueba gratuita y descubre qué otras características, además de los hilos de correo electrónico, podrían gustarte.
