Cosa Sai sui Messaggi in Thread?
Non c'è dubbio che l'email sia diventata la scelta principale nei metodi di comunicazione per molti professionisti. Che tu possieda un'azienda privata o lavori per un'altra organizzazione, i messaggi in thread offrono un modo semplice per favorire il libero flusso di corrispondenza, indipendentemente dalla tua posizione.
La maggior parte dei client email a nostra disposizione oggi è ricca di molte funzionalità entusiasmanti che migliorano ulteriormente l'esperienza degli utenti nelle comunicazioni ufficiali. Una di queste incredibili caratteristiche è il thread di email, altrimenti conosciuto come thread di messaggi.
In questo articolo troverai una discussione dettagliata sul tema dei thread di email. Come previsto, troverai spiegazioni pratiche su tutti gli aspetti vitali dei thread di email.
Che cos'è un thread di email?
Un thread di email è un elenco di corrispondenza correlata. In un'email a thread, il primo messaggio è solitamente in fondo, mentre il messaggio più recente è visualizzato per primo, in cima al resto.
Ogni destinatario vede tutte le risposte al messaggio originale in quel thread, a meno che non siano più in copia (cioè, qualcuno potrebbe averli esclusi in un certo momento della conversazione utilizzando "rispondi" invece di "rispondi a tutti"). Ogni risposta al messaggio originale è elencata in ordine cronologico. In breve, considera i thread di email come uno strumento di chat professionale.
Tuttavia, non tutti i server di posta offrono la funzione di thread di email. Se rispondi a qualcuno che utilizza un client di posta elettronica che non supporta il threading dei messaggi, la tua risposta apparirà nella loro inbox come una nuova email. Ma la maggior parte dei sistemi di posta elettronica, come Mailbird, Gmail, Outlook e Yahoo!, hanno questa funzione.
Ho bisogno di threading delle email? Vantaggi di un thread email
Di solito, puoi inviare e rispondere ai messaggi singolarmente. Ma supponiamo che tu debba inviare messaggi a un gruppo di persone appartenenti allo stesso team all'interno di un'organizzazione particolare. In questo caso, il metodo tradizionale sarebbe quello di aggiungere diversi destinatari nel campo "A".
Fare ciò ogni volta che hai bisogno di fornire un aggiornamento o seguire un particolare progetto o compito può essere stressante e dispendioso in termini di tempo.
Il threading delle email consente a tutti all'interno del team di rispondere ai messaggi iniziali in tali casi senza dover comporre nuovi messaggi e riempirli con i dettagli di conversazioni pregresse.
Il threading delle email, quindi, semplifica la corrispondenza mantenendo tutti aggiornati. Approfondiamo perché questo è conveniente e come possono essere utili anche i thread email.
Il threading delle email rende la comunicazione via email meno stressante e più utile grazie a:
Raggruppare email correlate
Un thread email gestisce le email correlate o le risposte email come una discussione raggruppandole insieme in un unico messaggio.
Ridurre il disordine della casella di posta
Considera l'esempio evidenziato in precedenza riguardo all'invio di risposte a un utente email il cui server non supporta i thread email: invece di dieci righe di messaggi sullo stesso problema, ne ottieni solo una.
Rendere il tracciamento delle email senza soluzione di continuità
Poiché il thread mantiene le email correlate insieme, consente un facile tracciamento delle email ricevute. Se la tua routine quotidiana include molta corrispondenza via email, capirai sicuramente quanto sia bello questo.
Tenere tutti informati
Tutti i destinatari delle email iniziali sono anche destinatari delle risposte successive. Lo stesso vale per un team che ha un'email di gruppo. Tutti, incluso il team leader, possono vedere le risposte, imparare dalla conversazione e far sentire le loro voci con facilità quando ne hanno bisogno.
Svantaggi di un thread di email
I thread di email hanno vantaggi attraenti, ma alcuni svantaggi sono associati alle risposte in thread, come con tutto ciò che è bello.
- La lista di distribuzione è troppo ampia.Un thread di email tipico può accogliere un gran numero di destinatari. Questo è positivo, ma il lato negativo è la tendenza a ricevere email che preferiresti non vedere nella tua casella di posta. Per evitare ciò, includi solo i destinatari che devono assolutamente vedere le risposte.
- Alcuni server di posta elettronica semplicemente non hanno una funzione di thread di email.A meno che la tua email non sia ospitata da un sistema che supporta le risposte in thread, non puoi goderti questa funzione.
- Non sembra esserci un limite a quanto può allungarsi un thread.Per qualcuno che non è stato al lavoro per alcuni giorni, potrebbe richiedere un'eternità scorrere fino all'inizio del thread e unirsi alla conversazione.
Come attivare la modalità thread di email
Nonostante l'utilità dei messaggi a thread, possono essere stressanti da gestire se non sono organizzati. Immagina di tornare alla tua email dopo una settimana e trovare un lungo thread di corrispondenza email; può essere intimidatorio a volte. Quindi, come organizzi il tuo thread di email? Il processo è piuttosto semplice.
Prima di tutto, devi sapere che la tua email è, per impostazione predefinita, impostata in Visualizzazione Conversazione o "messaggio a thread." I messaggi non letti in qualsiasi thread sono generalmente in grassetto per una facile identificazione, mentre un punto esclamativo rosso indica messaggi essenziali o urgenti.
In secondo luogo, assicurati che il tuo client di posta elettronica supporti la funzione thread di email. Per chiarezza, illustriamo praticamente come potresti disattivare un thread di email utilizzando Gmail e Mailbird.
Gmail
Passo 1: Apri la tua email. Individua il pulsante Impostazioni nell'angolo in alto a destra dello schermo. Fai clic su di esso per visualizzare il menu delle impostazioni.
Passo 2: Seleziona "Vedi tutte le impostazioni." Scorri verso il basso fino alla sezione "Threading delle email".
Passo 3: Seleziona "Visualizzazione Conversazione." Successivamente, semplicemente attiva o disattiva la modalità ON e OFF per attivare o disattivare la Visualizzazione Conversazione.
Mailbird
Passo 1: Una volta avviata l'applicazione, vai al menu Mailbird. Nell'angolo in alto a sinistra dello schermo, fai clic su "Impostazioni."
Passo 2: Dall'elenco delle opzioni che appaiono, seleziona la scheda "Aspetto". Sotto i messaggi, puoi selezionare o deselezionare la casella "Raggruppa messaggi in conversazioni" per attivare o disattivare la Visualizzazione Conversazione.
Sebbene tu possa passare dal raggruppare i tuoi messaggi all'inviarli e riceverli singolarmente, tieni presente che tutte le risposte alla tua email entreranno nella tua casella di posta come nuovi messaggi.
Cosa Posso Fare Altri con la Modalità Thread di Email?
Altre funzionalità sono integrate nei thread di email. Qui vedrai come puoi aggiungere o rimuovere destinatari dal thread.
Aggiungere Contatti
Nel corso dell'invio delle risposte, puoi scoprire di aver lasciato fuori qualcuno che doveva essere in copia, o "nel thread", se preferisci. Per risolvere questo, clicca su "Rispondi a tutti." Poi clicca di nuovo nel campo dove ci sono gli indirizzi email. Ora i campi A e CC sono visibili. Clicca sul campo CC e aggiungi l'indirizzo email della persona.
Questo è piuttosto semplice sia in Gmail che in Mailbird. Tuttavia, puoi anche usare la funzione di auto-tag di Mailbird per aggiungere il nuovo indirizzo email.
Quando scrivi "@" nel corpo della tua email, Mailbird mostrerà un elenco a discesa dei tuoi contatti. Puoi quindi selezionare il contatto preferito dall'elenco per aggiungerlo al campo A. Se il campo A è vuoto, verrà aggiunto lì. Altrimenti, il nuovo destinatario viene aggiunto al CC.
Rimuovere Contatti
Il processo è praticamente lo stesso di quando aggiungi un contatto alla lista dei destinatari. Una volta che puoi vedere i campi A e CC, vedrai anche diversi indirizzi email con una "x" accanto a ciascun nome. Basta cliccare sulla "x" davanti all'indirizzo che vuoi rimuovere.
Rimuovere contatti è particolarmente essenziale in situazioni in cui vuoi inviare il tuo messaggio solo a coloro che hanno davvero bisogno di vederlo. Questo significa che puoi inviare un'email privata all'interno delle risposte a thread. Non è limitato solo all'invio di email, puoi annullare l'invio di un'email in qualsiasi momento anche.
Silenziare una Conversazione
Se decidi di prenderti una pausa dal ricevere messaggi raggruppati — magari sei in ferie o non sei al lavoro — puoi silenziare il thread e i messaggi su quella conversazione smetteranno di arrivarti.
Ecco come: nel tuo Gmail, vai alla tua posta in arrivo, seleziona il messaggio che vuoi silenziare e clicca sul pulsante "Altro". Dall'elenco delle opzioni che appaiono, seleziona "Silenzia". Riattivare è altrettanto semplice.
I Migliori Consigli per Mantenere un Thread di Email Efficace
Ecco alcuni consigli pratici per guidare gli utenti di email su come utilizzare al meglio i thread di email:
- Evita di deviare dall'argomento. Per qualsiasi messaggio che non è correlato all'argomento o al progetto in discussione, componi semplicemente una nuova email.
- Evita di trasformare un thread di email in una chat. Non inviare troppe risposte, poiché questo può rapidamente diventare offensivo per gli altri.
- Sii selettivo riguardo ai contatti che aggiungi. Aggiungi solo i contatti che devono vedere le tue risposte.
- Evita di prolungare il thread troppo a lungo. Sapere quando fermarsi è prezioso.
- Essere professionale con il contenuto dei tuoi messaggi. Ricorda che non sei l'unico a leggere la tua risposta; rivedi prima di inviarla.
Considerazioni Finali
Il thread di email è un metodo fantastico per mantenere le conversazioni su un progetto fluide, con ogni membro del team coinvolto. Può essere utilizzato per sostenere conversazioni con un singolo destinatario o con un grande gruppo. Tuttavia, puoi disattivare la funzione, attivarla, silenziarla e riattivarla quando vuoi.
Se non sei ancora un utente di Mailbird, scaricalo per una prova gratuita e scopri quali altre caratteristiche oltre ai thread di email potrebbero piacerti.
