Что вы знаете о цепочках электронных писем?
Без сомнения, электронная почта стала основным способом общения для многих профессионалов. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса или работаете в другой организации, цепочка сообщений обеспечивает лёгкий поток переписки, независимо от вашего местоположения.
Большинство почтовых клиентов, которые у нас есть сегодня, насыщены множеством интересных функций, которые еще больше улучшают опыт пользователей в официальной коммуникации. Одна из этих замечательных функций — почтовая цепочка, также известная как цепочки сообщений.
В этой статье вы найдете подробное обсуждение темы почтовых цепочек. Как и ожидалось, вы найдете практические объяснения всех важных аспектов почтовых цепочек.
Что такое почтовая цепочка?
Почтовая цепочка — это список связанных сообщений. В почтовой цепочке первое сообщение обычно находится внизу, в то время как самое последнее сообщение отображается первым, вверху остальных.
Каждый получатель видит все ответы на оригинальное сообщение в этой цепочке, если они больше не в копии (т.е. кто-то мог исключить их в какой-то момент беседы, используя "ответить" вместо "ответить всем"). Каждый ответ на оригинальное сообщение перечисляется в хронологическом порядке. Короче говоря, рассматривайте почтовые цепочки как профессиональный инструмент для общения.
Однако не все почтовые серверы предлагают функцию почтовых цепочек. Если вы отправите ответ кому-то, кто использует почтовый клиент, не поддерживающий цепочку сообщений, ваш ответ появится в их почтовом ящике как новое письмо. Но большинство почтовых систем, таких как Mailbird, Gmail, Outlook и Yahoo!, обладают этой функцией.
Нужно ли мне использование почтовых цепочек? Преимущества почтовой цепочки
Обычно вы можете отправлять и отвечать на сообщения по отдельности. Но если вам нужно отправить сообщения группе людей, принадлежащей к одной команде в конкретной организации, традиционным методом было бы добавить несколько получателей в поле "Кому".
Делать это каждый раз, когда вам нужно предоставить обновление или продолжить обсуждение конкретного проекта или задачи, может быть стрессово и отнимать много времени.
Почтовые цепочки позволяют всем членам команды отвечать на исходные сообщения в таких случаях, не сочиняя новые сообщения и не заполняя их деталями предыдущих разговоров.
Таким образом, почтовые цепочки упрощают переписку, позволяя всем оставаться в курсе событий. Давайте подробнее рассмотрим, почему это удобно и как еще могут быть полезны почтовые цепочки.
Почтовые цепочки делают коммуникацию по электронной почте менее стрессовой и более эффективной благодаря:
Группировке связанных писем
Почтовая цепочка обрабатывает связанные письма или ответы на письма как обсуждение, группируя их вместе в одном сообщении.
Снижению беспорядка в почтовом ящике
Рассмотрим пример, который мы упоминали ранее, о том, как отправлять ответы пользователю электронной почты, чей сервер не поддерживает почтовые цепочки — вместо десяти строчек сообщений по одной и той же теме вы получаете только одно сообщение.
Облегчению отслеживания электронной почты
Поскольку цепочка объединяет связанные письма, это позволяет легко отслеживать полученные письма. Если ваше повседневное расписание включает много электронной переписки, вы, безусловно, поймете, насколько это удобно.
Держанию всех в курсе
Все получатели исходных писем также являются получателями последующих ответов. То же самое относится и к команде, имеющей групповую электронную почту. Все, включая руководителя команды, могут видеть ответы, учиться на разговоре и легко высказывать свое мнение, когда это необходимо.
Недостатки почтовых цепочек
Почтовые цепочки имеют привлекательные преимущества, но, как и во всем хорошем, есть и несколько недостатков.
- Список рассылки слишком велик.Типичная почтовая цепочка может содержать большое количество получателей. Это хорошо, но downside заключается в том, что вы можете получить письма, которые не хотите видеть в своем почтовом ящике. Чтобы избежать этого, включайте только тех получателей, кто обязательно должен видеть ответы.
- Некоторые почтовые серверы просто не поддерживают функцию почтовых цепочек.Если ваша почта не размещена в системе, которая поддерживает нити ответов, вы не сможете воспользоваться этой функцией.
- Похоже, нет никаких ограничений на длину цепочки.Для кого-то, кто не работал несколько дней, может потребоваться вечность, чтобы прокрутить к началу цепочки и войти в разговор.
Как включить режим почтовых цепочек
Несмотря на полезность сообщений в виде цепочек, с ними может быть довольно трудно справляться, если они не организованы. Представьте, что вы вернулись к своей электронной почте через неделю и обнаружили длинную цепочку переписки; это может быть пугающим. Так как же организовать свою почтовую цепочку? Процесс достаточно прост.
Во-первых, вам нужно знать, что ваша почта по умолчанию установлена в режим «Просмотр беседы» или «цепочки сообщений». Непрочитанные сообщения в любой цепочке обычно выделены жирным шрифтом для легкой идентификации, в то время как красный восклицательный знак указывает на важные или срочные сообщения.
Во-вторых, убедитесь, что ваш почтовый клиент поддерживает функцию почтовых цепочек. Для ясности давайте на практике покажем, как вы можете отключить почтовую цепочку, используя Gmail и Mailbird.
Gmail
Шаг 1: Откройте свою почту. Найдите кнопку «Настройки» в правом верхнем углу экрана. Нажмите на нее, чтобы открыть меню настроек.
Шаг 2: Выберите «Посмотреть все настройки». Прокрутите вниз до раздела «Почтовые цепочки».
Шаг 3: Выберите «Просмотр беседы». Далее просто переключите между режимами ВКЛ и ВЫКЛ, чтобы включить или отключить просмотр беседы.
Mailbird
Шаг 1: После запуска приложения перейдите в меню Mailbird. В верхнем левом углу экрана нажмите «Настройки».
Шаг 2: В списке появившихся опций выберите вкладку «Внешний вид». В разделе сообщений вы можете установить или снять отметку с флажка «Группировать сообщения в беседы», чтобы включить или отключить просмотр беседы.
Хотя вы можете переключиться с группировки сообщений на получение и отправку их по отдельности, имейте в виду, что все ответы на ваше письмо будут приходить в ваш почтовый ящик как новые сообщения.
Что еще я могу сделать с режимом почтовых цепочек?
Несколько дополнительных функций встроено в почтовые цепочки. Здесь вы увидите, как добавить или удалить получателей из цепочки.
Добавить контакты
В процессе отправки ответов вы можете обнаружить, что пропустили кого-то, кто должен был быть в копии или «в цепочке», если хотите. Для решения этой проблемы нажмите «Ответить всем». Затем снова нажмите в поле, где находятся адреса электронной почты. Теперь поля Кому и Копия доступны. Нажмите на поле Копия и добавьте адрес электронной почты человека.
Это достаточно просто как в Gmail, так и в Mailbird. Однако вы также можете использовать функцию автоматической метки Mailbird для добавления нового адреса электронной почты.
Когда вы вводите «@» в тело своего электронного письма, Mailbird покажет выпадающий список ваших контактов. Затем вы можете выбрать нужный контакт из списка, чтобы добавить его в поле Кому. Если поле Кому пустое, он будет помещен туда. В противном случае новый получатель добавляется в Копию.
Удалить контакты
Процесс почти такой же, как и при добавлении контакта в список получателей. Как только вы увидите поле Кому и поле Копия, вы также увидите разные адреса электронной почты с «x» рядом с каждым именем. Просто нажмите на «x» перед адресом, который вы хотите удалить.
Удаление контактов особенно важно в ситуациях, когда вы хотите отправить свое сообщение только тем, кто абсолютно должен его увидеть. Это означает, что вы можете отправлять личные электронные письма в рамках цепочных ответов. Это не ограничивается только отправкой электронных писем, вы также можете отозвать электронное письмо в любое время.
Заглушить разговор
Если вы решили сделать перерыв в получении цепочных сообщений — например, вы на отпуске или не на работе — вы можете заглушить цепочку, и сообщения в этом разговоре перестанут поступать к вам.
Вот как: в вашем Gmail перейдите в свой почтовый ящик, выберите сообщение, которое вы хотите заглушить, и нажмите кнопку «Ещё». Из появившегося списка опций выберите «Заглушить». Снять заглушку так же просто.
Лучшие советы по ведению эффективной почтовой цепочки
Вот несколько практических советов, которые помогут пользователям электронной почты лучше использовать почтовые цепочки:
- Избегайте перехода на другую тему. Для любого сообщения, не связанного с темой или проектом, который обсуждается, просто напишите новое письмо.
- Избегайте превращения почтовой цепочки в чат. Не отправляйте слишком много ответов, так как это может быстро показаться оскорбительным для других.
- Будьте внимательны при добавлении контактов. Добавляйте только тех, кто должен увидеть ваши ответы.
- Избегайте затягивания цепочки слишком долго. Знать, когда остановиться - это золото.
- Будьте профессиональны в содержании ваших сообщений. Помните, что вы не один читаете свой ответ; проверьте перед отправкой.
Заключительные мысли
Почтовая цепочка - это отличный способ поддерживать разговоры вокруг проекта, вовлекая каждого члена команды. Она может использоваться для продолжения бесед с отдельным получателем или с большой группой. Тем не менее, вы можете отключить эту функцию, отключить звук, включить звук и снова включить в любое время.
Если вы еще не являетесь пользователем Mailbird, загрузите его для бесплатной пробной версии и посмотрите, какие другие функции, помимо почтовых цепочек, могут вам понравиться.
