Que savez-vous des fils de discussion par e-mail ?
Il ne fait aucun doute que l'e-mail est devenu le moyen de communication privilégié pour de nombreux professionnels. Que vous soyez propriétaire d'une entreprise ou que vous travailliez pour une autre organisation, le fil de discussion par e-mail facilite le libre échange de correspondances, où que vous soyez.
La majorité des clients de messagerie à notre disposition aujourd'hui regorgent de nombreuses fonctionnalités passionnantes qui améliorent encore l'expérience de leurs utilisateurs en matière de communications officielles. L'une de ces fonctionnalités étonnantes est le fil de discussion par courriel, également connu sous le nom de fils de messages.
Dans cet article, vous trouverez une discussion élaborée sur le sujet des fils de discussion par courriel. Comme prévu, vous trouverez des explications pratiques sur tous les aspects essentiels des fils de discussion d'email.
Qu'est-ce qu'un fil de discussion d'email ?
Un fil de discussion d'email est une liste de correspondance liée. Dans un email en fil, le premier message se trouve généralement en bas, tandis que le message le plus récent apparaît en premier, en haut des autres.
Chaque destinataire voit toutes les réponses au message original dans ce fil, à moins qu'il ne soit plus en copie (c'est-à-dire que quelqu'un a pu les exclure à un moment donné de la conversation en utilisant "répondre" au lieu de "répondre à tous"). Chaque réponse au message original est listée par ordre chronologique. En bref, pensez aux fils de discussion d'email comme à un outil de chat professionnel.
Cependant, tous les serveurs de messagerie ne proposent pas la fonction de fil de discussion d'email. Si vous répondez à quelqu'un qui utilise un client de messagerie ne prenant pas en charge le fil de discussion, votre réponse apparaîtra dans sa boîte de réception comme un nouvel email. Mais la plupart des systèmes de messagerie, tels que Mailbird, Gmail, Outlook et Yahoo !, ont cette fonctionnalité.
Ai-je besoin du fil de discussion des e-mails ? Avantages d'un fil de discussion d'e-mail
En général, vous pouvez envoyer et répondre à des messages individuellement. Mais supposons que vous devez envoyer des messages à un groupe de personnes appartenant à la même équipe au sein d'une organisation particulière. Dans ce cas, la méthode traditionnelle consisterait à ajouter plusieurs destinataires dans le champ "À".
Faire cela chaque fois que vous devez fournir une mise à jour ou faire un suivi sur un projet ou une tâche particulière peut être stressant et chronophage.
Le fil de discussion des e-mails permet à tout le monde au sein de l'équipe de répondre aux messages initiaux dans ces cas sans avoir à composer de nouveaux messages et à les remplir des détails de conversations précieuses.
Le fil de discussion des e-mails simplifie donc la correspondance tout en tenant tout le monde informé. Entrons davantage dans les détails sur pourquoi cela est pratique et comment d'autres aspects des fils de discussion des e-mails peuvent être utiles.
Le fil de discussion des e-mails rend la communication par e-mail moins stressante et plus précieuse en :
Groupant les e-mails liés
Un fil de discussion d'e-mail gère les e-mails ou les réponses d'e-mail liés comme une discussion en les regroupant dans un seul message.
Réduisant l'encombrement de la boîte de réception
Considérez l'exemple que nous avons souligné plus tôt à propos de l'envoi de réponses à un utilisateur de messagerie dont le serveur ne prend pas en charge les fils de discussion d'e-mail — au lieu de dix lignes de messages sur le même sujet, vous n'en obtenez qu'une.
Rendant le suivi des e-mails sans effort
Puisque le fil garde les e-mails liés ensemble, il permet un suivi facile des e-mails reçus. Si votre routine quotidienne inclut beaucoup de correspondance par e-mail, vous comprendrez sûrement à quel point c'est agréable.
Tenant tout le monde informé
Tous les destinataires des e-mails initiaux sont également destinataires des réponses ultérieures. Il en va de même pour une équipe qui a un e-mail de groupe. Tout le monde, y compris le chef d'équipe, peut voir les réponses, apprendre de la conversation et s'exprimer facilement lorsqu'il en a besoin.
Inconvénients d'un fil de discussion par e-mail
Les fils de discussion par e-mail présentent des avantages attrayants, mais quelques inconvénients accompagnent les réponses en fil, comme pour toute chose agréable.
- La liste de distribution est trop vaste.Un fil de discussion par e-mail typique peut accueillir un grand nombre de destinataires. C'est bien, mais l'inconvénient est la tendance à recevoir des e-mails que vous préféreriez ne pas voir dans votre boîte de réception. Pour éviter cela, incluez uniquement les destinataires qui ont vraiment besoin de voir les réponses.
- Certaines serveurs de messagerie ne disposent tout simplement pas de fonctionnalités de fil de discussion par e-mail.À moins que votre e-mail soit hébergé par un système qui prend en charge les réponses en fil, vous ne pouvez pas profiter de cette fonctionnalité.
- Il semble n'y avoir aucune limite à la longueur d'un fil.Pour quelqu'un qui n'a pas été au travail depuis quelques jours, il peut être interminable de faire défiler jusqu'au début du fil et de rejoindre la conversation.
Comment activer le mode de fil de discussion des e-mails
Malgré l'utilité des messages en fil de discussion, ils peuvent être stressants à gérer s'ils ne sont pas organisés. Imaginez revenir à votre e-mail après une semaine pour trouver un long fil de correspondance par e-mail ; cela peut parfois être intimidant. Alors, comment organisez-vous votre fil de discussion par e-mail ? Le processus est assez simple.
Tout d'abord, vous devez savoir que votre e-mail est, par défaut, réglé en mode de conversation ou "fil de message". Les messages non lus dans un fil sont généralement en gras pour une identification facile, tandis qu'un point d'exclamation rouge indique des messages essentiels ou urgents.
Deuxièmement, assurez-vous que votre client de messagerie prend en charge la fonctionnalité de fil de discussion des e-mails. Pour être clair, illustrons pratiquement comment vous pourriez désactiver un fil de discussion par e-mail en utilisant Gmail et Mailbird.
Gmail
Étape 1 : Ouvrez votre e-mail. Localisez le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit de votre écran. Cliquez dessus pour afficher le menu Paramètres.
Étape 2 : Sélectionnez "Voir tous les paramètres". Faites défiler vers le bas jusqu'à la section "Fil de discussion des e-mails".
Étape 3 : Sélectionnez "Mode de conversation". Ensuite, il vous suffit de basculer entre le mode ON et OFF pour activer ou désactiver le mode de conversation.
Mailbird
Étape 1 : Une fois l'application lancée, allez dans le menu Mailbird. Dans le coin supérieur gauche de votre écran, cliquez sur "Paramètres".
Étape 2 : Dans la liste des options qui apparaissent, sélectionnez l'onglet "Apparence". Sous messages, vous pouvez cocher ou décocher la case "Regrouper les messages en conversations" pour activer ou désactiver le mode de conversation.
Bien que vous puissiez passer du regroupement de vos messages à les envoyer et les recevoir individuellement, notez que toutes les réponses à votre e-mail entreront dans votre boîte de réception comme de nouveaux messages.
Que puis-je faire d'autre avec le mode fil de discussion par e-mail ?
Quelques fonctionnalités supplémentaires sont intégrées dans le fil de discussion par e-mail. Ici, vous verrez comment ajouter ou supprimer des destinataires du fil.
Ajouter des contacts
Lors de l'envoi de réponses, vous pouvez découvrir que vous avez oublié quelqu'un qui devait être en copie, ou "dans le fil", si vous préférez. Pour y remédier, cliquez sur "Répondre à tous". Ensuite, cliquez à nouveau dans le champ où se trouvent les adresses e-mail. Maintenant, le champ À et le champ CC sont visibles. Cliquez sur le champ CC et ajoutez l'adresse e-mail de la personne.
C'est assez simple à la fois dans Gmail et Mailbird. Toutefois, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de tag automatique de Mailbird pour ajouter la nouvelle adresse e-mail.
Lorsque vous tapez "@" dans le corps de votre e-mail, Mailbird affichera une liste déroulante de vos contacts. Vous pouvez ensuite sélectionner votre contact préféré dans la liste pour l'ajouter au champ À. Si le champ À est vide, l'adresse y est ajoutée. Sinon, le nouveau destinataire est ajouté au CC.
Supprimer des contacts
Le processus est presque identique à l'ajout d'un contact à la liste des destinataires. Une fois que vous pouvez voir le champ À et le champ CC, vous verrez également différentes adresses e-mail avec un "x" à côté de chaque nom. Il vous suffit d'appuyer sur le "x" devant l'adresse que vous souhaitez supprimer.
Supprimer des contacts est particulièrement essentiel dans les situations où vous souhaitez envoyer votre message uniquement à ceux qui ont réellement besoin de le voir. Cela signifie que vous pouvez envoyer un e-mail privé dans des réponses en fil de discussion. Ce n'est pas limité à l'envoi d'e-mails uniquement, vous pouvez également annuler l'envoi d'un e-mail à tout moment.
Couper une conversation
Si vous décidez de faire une pause dans la réception de messages en fil de discussion - peut-être que vous êtes en congé ou pas au travail - vous pouvez couper le fil, et les messages de cette conversation cesseront de vous parvenir.
Voici comment faire : dans votre Gmail, allez dans votre boîte de réception, sélectionnez le message que vous souhaitez couper, et cliquez sur le bouton "Plus". Dans la liste des options qui apparaît, sélectionnez "Couper". Réactiver est tout aussi facile.
Meilleures astuces pour maintenir un fil de discussion par email efficace
Voici quelques conseils pratiques pour guider les utilisateurs d'email sur la meilleure utilisation des fils de discussion d'email :
- Évitez de vous écarter du sujet. Pour tout message qui n'est pas en rapport avec le sujet ou le projet en discussion, composez simplement un nouvel email.
- Évitez de transformer un fil de discussion par email en chat. Ne pas envoyer trop de réponses, car cela peut rapidement devenir offensant pour les autres.
- Faites attention aux contacts que vous ajoutez. Ajoutez uniquement les contacts qui ont besoin de voir vos réponses.
- Évitez de prolonger le fil trop longtemps. Savoir quand s'arrêter est précieux.
- Restez professionnel avec le contenu de vos messages. N'oubliez pas que vous n'êtes pas le seul à lire votre réponse ; relisez avant de l'envoyer.
Dernières réflexions
Le fil de discussion par email est un excellent moyen de maintenir les conversations autour d'un projet de manière fluide, avec chaque membre de l'équipe impliqué. Il peut être utilisé pour soutenir des conversations avec un destinataire individuel ou un grand groupe. Cependant, vous pouvez désactiver la fonction, la mettre en sourdine, la réactiver et la rallumer quand vous le souhaitez.
Si vous n'êtes pas encore utilisateur de Mailbird, téléchargez-le pour un essai gratuit et découvrez quelles autres caractéristiques des fils de discussion d'email vous pourriez apprécier.
