Wat Weet Jij Over E-mail Threads?
Er is geen twijfel dat e-mail de topkeuze is geworden in communicatie voor veel professionals. Of je nu een eigen bedrijf hebt of voor een organisatie werkt, e-mail threading biedt een makkelijke weg voor een vrije stroom van correspondentie, ongeacht je locatie.
De meeste e-mailclients die we vandaag de dag tot onze beschikking hebben, zijn gevuld met veel spannende functies die de gebruikerservaring bij officiële communicatie verder verbeteren. Een van deze geweldige functies is de e-mailthread, ook wel bekend als berichtenthreads.
In dit artikel vindt u een uitgebreide bespreking van het onderwerp e-mailthreads. Verwacht praktische uitleg over alle belangrijke aspecten van e-mailthreads.
Wat is een e-mailthread?
Een e-mailthread is een lijst van verwante correspondentie. In een gethreade e-mail staat het eerste bericht meestal onderaan, terwijl het meest recente bericht als eerste bovenaan de rest staat.
Elke ontvanger ziet alle antwoorden op het originele bericht in die thread, tenzij ze niet meer in kopie staan (d.w.z. iemand kan ze op een bepaald moment uit het gesprek hebben verwijderd door "beantwoorden" in plaats van "alle antwoorden" te gebruiken). Elk antwoord op het originele bericht wordt chronologisch weergegeven. Kortom, beschouw e-mailthreads als een professioneel chattool.
Echter, niet alle e-mailservers bieden de functie voor e-mailthreading aan. Als je een antwoord verstuurt naar iemand die een e-mailclient gebruikt die het berichtthreading niet ondersteunt, zal je antwoord in hun inbox verschijnen als een nieuwe e-mail. Maar de meeste e-mailsystemen, zoals Mailbird, Gmail, Outlook en Yahoo!, beschikken over deze functie.
Heb ik E-mail Threads Noodzakelijk? Voordelen van een E-mail Thread
Meestal kun je berichten afzonderlijk verzenden en beantwoorden. Maar stel dat je berichten naar een groep mensen moet verzenden die tot hetzelfde team binnen een bepaalde organisatie behoren. In dat geval zou de traditionele methode zijn om meerdere ontvangers aan het "Aan" veld toe te voegen.
Dit elke keer doen wanneer je een update of follow-up over een specifiek project of taak moet geven kan stressvol en tijdrovend zijn.
E-mail threading stelt iedereen binnen het team in staat om te reageren op de initiële berichten in dergelijke gevallen zonder nieuwe berichten te hoeven opstellen en deze te vullen met de details van eerdere gesprekken.
E-mail threading vereenvoudigt dus de correspondentie terwijl iedereen op de hoogte blijft. Laten we dieper ingaan op waarom dit handig is en op andere manieren waarop e-mailthreads nuttig kunnen zijn.
E-mail threading maakt e-mailcommunicatie minder stressvol en waardevoller door:
Gerelateerde e-mails te groeperen
Een e-mailthread behandelt gerelateerde e-mails of e-mailantwoorden als een discussie door ze te groeperen in één bericht.
Rommel in de e-mailinbox te verminderen
Beschouw het voorbeeld dat we eerder hebben benadrukt over het verzenden van antwoorden naar een e-mailgebruiker wiens server geen e-mailthreads ondersteunt — in plaats van tien rijen berichten over hetzelfde probleem, krijg je er slechts één.
E-mailtracking naadloos te maken
Aangezien de thread gerelateerde e-mails samenhoudt, maakt het eenvoudige tracking van ontvangen e-mails mogelijk. Als je dagelijkse routine veel e-mailcorrespondentie omvat, begrijp je zeker hoe mooi dit is.
Iedereen geïnformeerd te houden
Alle ontvangers van de initiële e-mails zijn ook ontvangers van de daaropvolgende antwoorden. Hetzelfde geldt voor een team dat een groeps-e-mail heeft. Iedereen, inclusief de teamleider, kan de antwoorden zien, leren van het gesprek, en gemakkelijk zijn stem laten horen wanneer dat nodig is.
Nadelen van een E-mailthread
E-mailthreads hebben aantrekkelijke voordelen, maar er komen ook een paar nadelen kijken bij threaded antwoorden, zoals bij alles wat leuk is.
- De distributielijst is te uitgebreid.Een typische e-mailthread kan een groot aantal ontvangers huisvesten. Dit is goed, maar het nadeel ervan is de neiging om e-mails te ontvangen die je liever niet in je inbox ziet. Om dit te vermijden, voeg alleen ontvangers toe die absoluut de antwoorden moeten zien.
- Sommige e-mailservers hebben eenvoudigweg geen e-mailthreadfunctie.Tenzij je e-mail wordt gehost door een systeem dat threaded antwoorden ondersteunt, kun je niet van deze functie genieten.
- Er lijkt geen limiet te zijn aan hoe lang een thread kan zijn.Voor iemand die een paar dagen niet op het werk is geweest, kan het een eeuwigheid duren om naar het begin van de thread te scrollen en deel te nemen aan het gesprek.
Hoe je de E-mailthreadmodus inschakelt
Ondanks het nut van geclusterde berichten, kunnen ze stressvol zijn als ze niet goed georganiseerd zijn. Stel je voor dat je na een week terugkeert naar je e-mail om een lange thread van e-mailcorrespondentie te vinden; dat kan soms intimiderend zijn. Dus, hoe organiseer je je e-mailthread? Het proces is vrij eenvoudig.
Ten eerste moet je weten dat je e-mail standaard is ingesteld op Gespreksweergave of "berichtthreads." Ongelezen berichten in een thread zijn meestal vetgedrukt voor gemakkelijke identificatie, terwijl een rood uitroepteken essentiële of urgente berichten aangeeft.
Ten tweede moet je ervoor zorgen dat je e-mailclient de functie voor e-mailthreads ondersteunt. Voor de duidelijkheid, laten we praktisch illustreren hoe je een e-mailthread zou kunnen uitschakelen met Gmail en Mailbird.
Gmail
Stap 1: Open je e-mail. Zoek de Instellingen-knop rechtsboven op je scherm. Klik erop om het Instellingenmenu weer te geven.
Stap 2: Selecteer "Alle instellingen bekijken." Scroll naar het gedeelte "E-mailthreading."
Stap 3: Selecteer "Gespreksweergave." Schakel vervolgens eenvoudig tussen de AAN- en UIT-modus om de Gespreksweergave in of uit te schakelen.
Mailbird
Stap 1: Zodra de applicatie is opgestart, ga je naar het Mailbird-menu. Klik linksboven op je scherm op "Instellingen."
Stap 2: Selecteer uit de lijst met beschikbare opties het tabblad "Uiterlijk." Onder berichten kun je het vakje "Berichten groeperen in gesprekken" aanvinken of uitvinken om de Gespreksweergave in of uit te schakelen.
Hoewel je kunt overschakelen van het groeperen van je berichten naar het afzonderlijk verzenden en ontvangen, moet je er wel rekening mee houden dat alle antwoorden op je e-mail als nieuwe berichten in je inbox komen.
Wat Kan Ik Nog Meer Doen met E-mailthreadmodus?
Een paar extra functies zijn ingebouwd in e-mailthreads. Hier zie je hoe je ontvangers aan de thread kunt toevoegen of verwijderen.
Contacten Toevoegen
Tijdens het verzenden van antwoorden ontdek je misschien dat je iemand hebt weggelaten die in copie moest zijn, of "in de thread," als je wilt. Om dit op te lossen, klik op "Beantwoorden allen." Klik daarna opnieuw in het veld waar de e-mailadressen staan. Nu zijn het Aan veld en CC-veld zichtbaar. Klik op het CC-veld en voeg het e-mailadres van de persoon toe.
Dit is vrij eenvoudig in zowel Gmail als Mailbird. Je kunt echter ook de Mailbird auto-tag functie gebruiken om het nieuwe e-mailadres toe te voegen.
Wanneer je "@" typt in de body van je e-mail, toont Mailbird een drop-downlijst van je contacten. Je kunt vervolgens je voorkeurcontact uit de lijst selecteren om deze aan het Aan-veld toe te voegen. Als het Aan-veld leeg is, komt het daar in. Anders wordt de nieuwe ontvanger aan CC toegevoegd.
Contacten Verwijderen
Het proces is vrijwel hetzelfde als wanneer je een contact aan de ontvangerslijst toevoegt. Zodra je het Aan-veld en CC-veld kunt zien, zie je ook verschillende e-mailadressen met een "x" naast elke naam. Tik eenvoudig op de "x" voor het adres dat je wilt verwijderen.
Contacten verwijderen is bijzonder essentieel in situaties waar je je bericht alleen wilt sturen naar degenen die het absoluut moeten zien. Dit betekent dat je een privé-e-mail kunt sturen binnen thread-achtige antwoorden. Het is niet beperkt tot alleen het verzenden van e-mails, je kunt ook een e-mail op elk moment annuleren.
Een Gesprek Dempen
Als je besluit een pauze te nemen van het ontvangen van threaded berichten — misschien ben je met verlof of niet op het werk — kun je de thread dempen, en berichten over dat gesprek zullen niet meer naar je komen.
Zo doe je dat: In je Gmail ga je naar je inbox, selecteer je het bericht dat je wilt dempen en klik je op de knop "Meer". Selecteer uit de lijst met opties die verschijnen "Dempen." Ongedempt worden is net zo eenvoudig.
Beste Tips voor het Voortzetten van een Effectieve E-mailthread
Hier zijn enkele praktische tips om e-mailgebruikers te begeleiden bij het optimaal gebruiken van e-mailthreads:
- Vermijd het onderwerp te verlaten. Voor elk bericht dat niet gerelateerd is aan het onderwerp of het project dat wordt besproken, schrijf eenvoudigweg een nieuwe e-mail.
- Vermijd het omzetten van een e-mailthread in een chat. Stuur niet te veel antwoorden, want dit kan snel als vervelend ervaren worden door anderen.
- Wees specifiek over de contacten die je toevoegt. Voeg alleen contacten toe die je antwoorden moeten zien.
- Vermijd het thread te lang te laten duren. Weten wanneer je moet stoppen is goud.
- Wees professioneel met de inhoud van je berichten. Vergeet niet dat je niet de enige bent die je antwoord leest; controleer het voordat je het verzendt.
Laatste Gedachten
De e-mailthread is een fantastische manier om gesprekken rond een project soepel te laten verlopen, met elke teamlid betrokken. Het kan worden gebruikt om gesprekken met een individuele ontvanger of een grote groep te behouden. U kunt de functie echter uitschakelen, dempen, weer inschakelen en telkens in- of uitschakelen wanneer u maar wilt.
Als u nog geen Mailbird-gebruiker bent, download het dan voor een gratis proefperiode en kijk welke andere functies, naast e-mailthreads, u leuk vindt.
