Co Wiesz o Wątkach E-mailowych?
Nie ma wątpliwości, że e-mail stał się głównym wyborem w komunikacji dla wielu profesjonalistów. Niezależnie od tego, czy prowadzisz własny biznes, czy pracujesz dla innej organizacji, wątki e-mailowe umożliwiają swobodny przepływ korespondencji, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz.
Większość klientów poczty elektronicznej, które mamy dzisiaj do dyspozycji, obfituje w wiele ekscytujących funkcji, które dodatkowo poprawiają doświadczenia użytkowników w zakresie oficjalnej komunikacji. Jedną z tych niesamowitych funkcji jest wątek e-mailowy, znany również jako wątki wiadomości.
W tym artykule znajdziesz szczegółową dyskusję na temat wątków e-mailowych. Oczekiwanie, że znajdziesz praktyczne wyjaśnienia na wszystkie kluczowe aspekty wątków e-mailowych.
Co to jest wątek e-mailowy?
Wątek e-mailowy to lista powiązanej korespondencji. W wątku e-mailowym pierwsza wiadomość zazwyczaj znajduje się na dole, podczas gdy najnowsza wiadomość widoczna jest jako pierwsza, na górze pozostałych.
Każdy odbiorca widzi wszystkie odpowiedzi na oryginalną wiadomość w tym wątku, chyba że nie jest już w kopii (tzn. ktoś mógł go wykluczyć w pewnym momencie rozmowy, używając "odpowiedz" zamiast "odpowiedz wszystkim"). Każda odpowiedź na oryginalną wiadomość jest wymieniana w kolejności chronologicznej. Krótko mówiąc, traktuj wątki e-mailowe jako profesjonalne narzędzie do czatu.
Jednak nie wszystkie serwery e-mail oferują funkcję wątku e-mailowego. Jeśli odpowiesz komuś, kto używa klienta e-mail, który nie obsługuje wątków wiadomości, Twoja odpowiedź pojawi się w jego skrzynce odbiorczej jako nowy e-mail. Ale większość systemów e-mail, takich jak Mailbird, Gmail, Outlook i Yahoo!, ma tę funkcję.
Czy potrzebuję wątkowania e-maili? Zalety wątku e-mailowego
Zwykle możesz wysyłać i odpowiadać na wiadomości indywidualnie. Ale jeśli musisz wysłać wiadomości do grupy ludzi należących do tej samej drużyny w danej organizacji, tradycyjną metodą byłoby dodanie kilku odbiorców w polu "Do".
Robienie tego za każdym razem, gdy musisz przekazać aktualizację lub kontynuować temat projektu lub zadania, może być stresujące i czasochłonne.
Wątkowanie e-maili pozwala wszystkim w drużynie odpowiadać na początkowe wiadomości w takich przypadkach, nie musząc tworzyć nowych wiadomości i wypełniać ich szczegółami wcześniejszych rozmów.
Wątkowanie e-maili upraszcza zatem korespondencję, jednocześnie informując wszystkich. Przyjrzyjmy się dokładniej, dlaczego jest to wygodne i jak inne cechy wątków e-mailowych mogą być użyteczne.
Wątkowanie e-maili sprawia, że komunikacja e-mailowa jest mniej stresująca i bardziej wartościowa dzięki:
Grupowaniu powiązanych e-maili
Wątek e-mailowy obsługuje powiązane e-maile lub odpowiedzi e-mailowe jak dyskusję, grupując je w jednej wiadomości.
Redukcji zatory w skrzynce odbiorczej
Weź pod uwagę przykład, który wcześniej podkreśliliśmy, dotyczący wysyłania odpowiedzi do użytkownika e-mail, którego serwer nie obsługuje wątków e-mailowych — zamiast dziesięciu wierszy wiadomości na ten sam temat otrzymujesz tylko jeden.
Ułatwieniu śledzenia e-maili
Ponieważ wątek trzyma powiązane e-maile razem, umożliwia łatwe śledzenie odebranych wiadomości. Jeśli twoja codzienna rutyna obejmuje dużo korespondencji e-mailowej, z pewnością zrozumiesz, jak piękne to jest.
Informowaniu wszystkich
Wszyscy odbiorcy początkowych e-maili są również odbiorcami kolejnych odpowiedzi. To samo dotyczy zespołu, który ma grupowy e-mail. Wszyscy, łącznie z liderem zespołu, mogą zobaczyć odpowiedzi, uczyć się z rozmowy i łatwo wyrażać swoje zdanie, gdy zajdzie taka potrzeba.
Wady wątków e-mailowych
Wątki e-mailowe mają atrakcyjne zalety, ale z wątkowymi odpowiedziami wiążą się także pewne wady, tak jak w przypadku wszystkiego, co jest przyjemne.
- Lista dystrybucyjna jest zbyt obszerna.Typowy wątek e-mailowy może pomieścić dużą liczbę odbiorców. To jest dobre, ale minusem jest tendencja do otrzymywania e-maili, których wolałbyś nie widzieć w swojej skrzynce odbiorczej. Aby tego uniknąć, uwzględniaj tylko tych odbiorców, którzy absolutnie muszą widzieć odpowiedzi.
- Niektóre serwery e-mailowe po prostu nie mają funkcji wątków e-mailowych.Chyba że twój e-mail jest hostowany przez system, który obsługuje wątkowe odpowiedzi, nie możesz cieszyć się tą funkcją.
- Nie wydaje się, żeby istniał limit długości wątku.Dla kogoś, kto nie był w pracy przez kilka dni, przewijanie do początku wątku i dołączenie do rozmowy może zająć wieczność.
Jak włączyć tryb wątków e-mailowych
Pomimo użyteczności wiadomości w wątkach, mogą być stresujące do obsługi, jeśli nie są zorganizowane. Wyobraź sobie, że po tygodniu wracasz do swojego e-maila i znajdujesz długi wątek korespondencji e-mailowej; czasami może to być przerażające. Jak więc zorganizować swój wątek e-mailowy? Proces jest dość prosty.
Po pierwsze, musisz wiedzieć, że twój e-mail jest domyślnie ustawiony w widoku rozmowy lub "wątkowaniu wiadomości". Wiadomości nieprzeczytane w każdym wątku są zazwyczaj pogrubione dla łatwej identyfikacji, podczas gdy czerwona wykrzyknik wskazuje na ważne lub pilne wiadomości.
Po drugie, upewnij się, że twój klient e-mailowy obsługuje funkcję wątków e-mailowych. Dla jasności, ilustrujmy praktycznie, jak możesz wyłączyć wątek e-mailowy, korzystając z Gmaila i Mailbirda.
Gmail
Krok 1: Otwórz swój e-mail. Znajdź przycisk Ustawienia w prawym górnym rogu ekranu. Kliknij go, aby wyświetlić menu Ustawień.
Krok 2: Wybierz "Zobacz wszystkie ustawienia." Przewiń w dół do sekcji "Wątkowanie e-maili".
Krok 3: Wybierz "Widok rozmowy". Następnie po prostu przełączaj między trybem WŁĄCZ i WYŁĄCZ, aby włączyć lub wyłączyć widok rozmowy.
Mailbird
Krok 1: Po uruchomieniu aplikacji przejdź do menu Mailbird. W lewym górnym rogu ekranu kliknij na "Ustawienia".
Krok 2: Z listy dostępnych opcji wybierz zakładkę "Wygląd". W sekcji wiadomości możesz zaznaczyć lub odznaczyć pole "Grupuj wiadomości w wątki", aby włączyć lub wyłączyć widok rozmowy.
Podczas gdy możesz przełączać się między grupowaniem wiadomości a przesyłaniem ich pojedynczo, pamiętaj, że wszystkie odpowiedzi na twoje e-maile będą trafiały do twojej skrzynki odbiorczej jako nowe wiadomości.
Co jeszcze mogę zrobić w trybie wątków e-mailowych?
Kilka dodatkowych funkcji jest wbudowanych w wątki e-mailowe. Oto jak możesz dodać lub usunąć odbiorców z wątku.
Dodaj kontakty
W trakcie odpowiadania na wiadomości możesz odkryć, że pominąłeś kogoś, kto miał być w kopii, lub "w wątku", jeśli wolisz. Aby to naprawić, kliknij "Odpowiedz wszystkim". Następnie kliknij ponownie w polu, w którym znajdują się adresy e-mail. Teraz są widoczne Pol i pole CC. Kliknij w pole CC i dodaj adres e-mail danej osoby.
Jest to dość proste zarówno w Gmailu, jak i Mailbird. Możesz jednak także skorzystać z funkcji automatycznego tagowania Mailbird, aby dodać nowy adres e-mail.
Gdy wpiszesz "@" w treści wiadomości, Mailbird wyświetli rozwijaną listę Twoich kontaktów. Możesz następnie wybrać preferowany kontakt z listy, aby dodać go do pola Do. Jeśli pole Do jest puste, zostanie tam umieszczone. W przeciwnym razie nowy odbiorca zostanie dodany do CC.
Usuń kontakty
Proces jest właściwie taki sam jak w przypadku dodawania kontaktu do listy odbiorców. Gdy zobaczysz pole Do i pole CC, zobaczysz też różne adresy e-mail z "x" obok każdego imienia. Po prostu kliknij "x" przed adresem, który chcesz usunąć.
Usuwanie kontaktów jest szczególnie istotne w sytuacjach, gdy chcesz wysłać swoją wiadomość tylko do tych, którzy naprawdę muszą ją zobaczyć. Oznacza to, że możesz wysłać prywatny e-mail w ramach odpowiedzi w wątkach. Nie ogranicza się to tylko do wysyłania e-maili, możesz także cofnąć wysłanie e-maila w dowolnym momencie.
Wyłącz powiadomienia o rozmowie
Jeśli zdecydujesz się na przerwę od otrzymywania wiadomości w wątkach — może jesteś na urlopie lub nie w pracy — możesz wyciszyć wątek, a wiadomości w tej rozmowie przestaną do Ciebie docierać.
Oto jak to zrobić: W Gmailu przejdź do swojej skrzynki odbiorczej, wybierz wiadomość, którą chcesz wyciszyć, i kliknij przycisk "Więcej". Z listy dostępnych opcji wybierz "Wycisz". Zdejmowanie wyciszenia jest równie proste.
Najlepsze wskazówki dotyczące prowadzenia efektywnego wątku e-mailowego
Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą użytkownikom e-maili w jak najlepszym wykorzystaniu wątków e-mailowych:
- Unikaj odbiegania od tematu. W przypadku każdej wiadomości, która nie jest związana z tematem lub projektem, o którym dyskutujesz, po prostu napisz nowego e-maila.
- Unikaj zamieniania wątku e-mailowego w czat. Nie wysyłaj zbyt wielu odpowiedzi, ponieważ może to szybko stać się niegrzeczne dla innych.
- Bądź szczególny co do kontaktów, które dodajesz. Dodawaj tylko kontakty, które muszą zobaczyć Twoje odpowiedzi.
- Unikaj przeciągania wątku zbyt długo. Wiedza, kiedy przestać, to złoto.
- Wszystkie wiadomości pisz profesjonalnie. Pamiętaj, że nie jesteś jedyną osobą czytającą swoją odpowiedź; sprawdź ją przed wysłaniem.
Ostateczne myśli
Wątek e-mailowy to doskonały sposób na prowadzenie dyskusji wokół projektu w płynny sposób, z udziałem każdego członka zespołu. Może być używany do kontynuowania rozmów z pojedynczym odbiorcą lub dużą grupą. Możesz jednak wyłączyć tę funkcję, wyciszyć ją, włączyć z powrotem i ponownie ją uruchomić, kiedy tylko chcesz.
Jeśli jeszcze nie jesteś użytkownikiem Mailbird, pobierz go na bezpłatny okres próbny i sprawdź, jakie inne cechy poza wątkami e-mailowymi mogą Ci się spodobać.
