Wie man im Zeitalter der Messenger professionelle E-Mails schreibt
Da mobile Kommunikationsplattformen wie WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe und andere bevorzugte Methoden geworden sind, um mit Kunden und Kollegen in Kontakt zu bleiben, könnte man denken, dass E-Mails in der heutigen Geschäftskultur irrelevant sind. Aber während die unmittelbare Natur dieser Messaging-Apps Bequemlichkeit und Zugänglichkeit bietet, gibt es einen Grad an Professionalität in der E-Mail-Korrespondenz, der in einem kurzen Textaustausch oft fehlt. Also, wie schreibt man professionelle E-Mails, die nicht veraltet wirken und die Aufmerksamkeit des Empfängers halten?
Diese vier Strategien sind nützliche und effiziente Orientierungs Punkte, die Sie beim Versenden Ihrer nächsten geschäftlichen E-Mail berücksichtigen sollten.
1. Halten Sie die Betreffzeile Kurz
Eine Anziehungskraft des Nachrichten-Trends ist, wie schnell und prägnant Informationen übermittelt werden können. Die Menschen haben oft nicht die Zeit oder Geduld für ein ausschweifendes Monolog, daher sind schon ein paar Sätze mit deutlichen Schlussfolgerungen ausreichend, um ihr Interesse und ihre Aufmerksamkeit zu sichern.
Behalten Sie diesen gleichen Ansatz im Hinterkopf, wenn Sie die Betreffzeile beim Verfassen eines professionellen E-Mail-Threads wählen. Wenn ein Empfänger sein Postfach überprüft, ist es plausibel anzunehmen, dass er die ersten paar Worte— mehr oder weniger — der Betreffzeile scannt, um zu entscheiden, ob er die E-Mail öffnet und weiterliest. Verankern Sie also Ihre Betreffzeile mit dem Hauptpunkt, den Sie kommunizieren müssen und platzieren Sie diese Schlüsselwörter gleich am Anfang.
Verfassen und verwalten Sie Ihre E-Mails wie ein Profi mit Mailbird.
Vermeiden Sie eine Sprache, die zu umständlich ist oder als "Spam" missverstanden werden kann. Je kürzer und direkter Sie es formulieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Empfänger mit dem Inhalt Ihrer E-Mail interagiert, anstatt an der Betreffzeile vorbeizuscrollen.
2. Schreiben Sie für Ihr spezifisches Publikum
Bei der Strukturierung des Inhalts einer professionellen E-Mail ist es wichtig, zu berücksichtigen, an wen die E-Mail gerichtet ist. Ist der Empfänger ein Kollege, Mitarbeiter, Vorgesetzter, Kunde, Stakeholder oder eine andere Geschäftseinheit? Die Position und Verbindung einer Person zu Ihnen bestimmt, wie die E-Mail formuliert wird.
Hier hat E-Mail einen Vorteil gegenüber Messaging, denn dieses Medium bietet den Raum, Ihre Kommunikation zu personalisieren. Zum Beispiel, wenn Sie an ein Teammitglied schreiben, mit dem Sie an einem Projekt arbeiten. Der Ton kann relationaler und gesprächiger sein, wobei interne Fachbegriffe oder Abkürzungen verwendet werden. Aber wenn der Empfänger ein Kunde oder Arbeitgeber ist, muss der Ton oft weniger vertraut und respektvoller sein.
Passen Sie sich nicht Ihrem Publikum an, da dies unaufrichtig wirkt. Es ist wichtig, authentisch zu bleiben. Berücksichtigen Sie jede Beziehungsdynamik, bevor Sie entscheiden, wie Sie die E-Mail professionell schreiben. Ein hilfreicher Maßstab ist, über Ihre verbale Kommunikation mit dieser Person nachzudenken. Die Art und Weise, wie Sie mit einem Freund am Wasserspender sprechen, ist anders als die Interaktion mit Ihrem Chef in einem Meeting. Die E-Mail-Korrespondenz sollte diesen Unterschied widerspiegeln.
3. Wählen Sie einen Schwerpunkt für Ihre professionellen E-Mails
Es gibt einen Grund, warum Sie Zeit und Mühe in das Schreiben einer E-Mail investieren. Sie dient einem Zweck, sowohl für Sie als auch für die Person, die sie liest. Aber um der Klarheit und Kürze willen, sollte sie nur einen gut definierten Schwerpunkt abdecken, anstatt zu mehreren unausgereiften, unzusammenhängenden oder irrelevanten Ideen zu springen.
Beim Chatten über eine Messenger-App verengen Sie oft das Gesprächsthema. Hauptsächlich, weil verstanden wird, dass Sie und der Empfänger während dieses Austausches multitaskingfähig sind. Deshalb ist mobile Kommunikation beliebt – sie passt sich einem beschäftigten, schnelllebigen Arbeitsablauf an. Nehmen Sie also eine ähnliche Denkweise an, wenn es um E-Mail geht, und gehen Sie davon aus, dass Ihr Empfänger die Kapazität für einen Handlungsaufruf gleichzeitig hat. Wenn Sie jemanden kontaktieren, um das Geschäftslunch von morgen zu bestätigen, und sich daran erinnern, dass Sie ihnen auch die Notizen vom Budgettreffen der letzten Woche weiterleiten müssen, sollten diese Schwerpunkte in zwei separaten E-Mails angesprochen werden. Es mag unnötig oder übertrieben erscheinen, aber dieser Ansatz hilft, Verwirrung zu minimieren. Er hält die Informationen verdaulich, anstatt die andere Person auf einmal mit mehreren Memos, Aufgaben oder Anfragen zu überfluten.
4. Fragen Sie "Ist der Inhalt lesbar?"
Kommunikationsstränge auf Plattformen wie WhatsApp sind unterhaltsam zu lesen. Nicht nur, weil sie prägnant und pointiert sind, sondern auch, weil sie visuell sind. In Instant-Messaging-Diensten können Sie mit Menschen auf verschiedene Arten von digitalen Medien wie Bildern und Videos interagieren. Das macht das Gespräch sowohl sinnlich als auch anregend für alle Beteiligten.Da E-Mails diese Vielseitigkeit nicht bieten, ist es entscheidend, die Aufmerksamkeit des Empfängers durch Ihre Wortwahl zu gewinnen und aufrechtzuerhalten.
Betrachten Sie das Schreiben einer E-Mail als das Konstruieren einer Erzählung – die meisten Menschen fühlen sich zu Informationen hingezogen, die frisch, nachvollziehbar und zum Nachdenken anregen, also bieten Sie Inhalte an, die jemand tatsächlich lesen möchte. Durchsehen Sie vor dem Versenden einer E-Mail diese und stellen Sie kritisch die Frage: "Fesselt mich das?" Wenn Sie von der von Ihnen verfassten Nachricht nicht überzeugt sind, wird der Empfänger wahrscheinlich noch weniger aufmerksam sein.
Möglicherweise schreiben Sie der anderen Person über etwas so Alltägliches wie Kundenfeedback zu einem Projekt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Formulierungen monoton klingen müssen. Verwenden Sie beschreibende Sprache, die ihre Neugier weckt, sie zum Brainstorming anregt und sie mobilisiert, mit positiven Maßnahmen zu reagieren. Wenn der Inhalt lesbar ist, wird er nicht als "Junk-Mail" gefiltert. Es steht außer Frage, dass die heutige Geschäftskultur mobil geworden ist, aber E-Mail-Korrespondenz hat immer noch ihren Platz. Täglich strömt eine enorme Anzahl von Nachrichten in Postfächer und Smartphones. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Ihre E-Mails bemerkt werden – nicht in der Menge untergehen. Halten Sie die Informationen also prägnant, fokussiert, zielgruppenorientiert und ansprechend zu lesen. Mit diesen E-Mail Schreibstrategien zur Hand wird das Versenden von E-Mails nicht wie eine sinnlose Übung erscheinen, sondern als effiziente Art, Geschäfte zu führen.
Über die Autorin:
Lesley Vos ist eine professionelle Webautorin und Schreibcoach aus Chicago. Derzeit bloggt sie auf der Bid4Papers-Website und trägt zu Publikationen über Geschäft, digitales Marketing und persönliche Entwicklung bei. Lesley hilft Kollegen, das Vertrauen und die Fähigkeiten für bessere Inhaltskreation und -verbreitung zu entwickeln. Fühlen Sie sich frei, sie auf Twitter zu kontaktieren.
Benötigen Sie Hilfe bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsemails?
