La Guía Definitiva de Trucos para Gmail
Gmail no es solo una dirección de correo electrónico, es una herramienta increíble, pero es probable que solo hayas arañado la superficie de lo poderosa que puede ser. Hay una serie de trucos disponibles para Gmail (como habilitar notificaciones de escritorio, respuestas predefinidas, la función de deshacer envío, etc.) que te ayudarán a usarlo mejor.
En esta guía, vamos a mostrarte los mejores trucos y consejos para Gmail que hemos podido recopilar de decenas de fuentes principales, incluyendo Hubspot, Mashable, y más.
- ¿Quieres convertir tu Gmail en una poderosa herramienta de productividad en lugar de ser solo una dirección de correo electrónico?
- ¿Quizás necesitas ayuda para gestionar tus clientes potenciales por correo electrónico?
- ¿Necesitas asegurarte de que tu cuenta de Gmail esté lo más segura posible?
- ¿Estás tratando de ser más organizado utilizando solo la configuración general de tu bandeja de entrada?
- ¿Quieres hacer que usar tu bandeja de entrada de Gmail sea más rápido?
1. Crea y Vincula Tareas con Correos Electrónicos
Mientras lees cualquier correo electrónico, crea tareas que estén vinculadas al mensaje:
Puedes añadir una integración de Todoist a tu bandeja de entrada de Gmail haciendo clic en el botón de más y eligiendo la aplicación de la lista. Una vez que hayas conectado Todoist, abre cualquier correo electrónico y haz clic en el icono de la aplicación para crear una tarea que estará vinculada a ese mensaje de la bandeja de entrada. Luego puedes editar la tarea para incluir una fecha de vencimiento, proyecto y nivel de prioridad dentro de tu cuenta de Gmail.
2. Programa Reuniones Desde Tu Cuenta de Gmail
Resuelve los dilemas de programación de reuniones proponiendo horarios disponibles y permitiendo que tus asistentes indiquen en qué momento de tu franja horaria indicada también están disponibles para reunirse.
Mixmax es una popular extensión de Chrome para Gmail que te permite programar reuniones dentro de un correo electrónico. Puedes proponer una variedad de horarios de reunión y permitir que tus destinatarios seleccionen lo que les funcione hasta que reduzcas la hora ideal para reunirte. Mixmax también incluye una variedad de otras opciones como encuestas por correo, seguimiento y más.
3. Agrega tableros al estilo Trello a tu Gmail
Si no deseas integrar la aplicación, aún puedes organizar tus correos electrónicos en tableros, al igual que las tarjetas en Trello, para mantener las cosas organizadas o crear un flujo de trabajo:
Sortd es una interfaz inteligente para Gmail que convierte tu bandeja de entrada en un tablero donde puedes arrastrar y soltar correos electrónicos en columnas siguiendo cualquier flujo de trabajo o orden de clasificación que desees. Esto funciona muy bien para flujos de trabajo de contacto o correos electrónicos para equipos de ventas, así como para la gestión de proyectos y planificación.
4. Verificar Remitentes Auténticos
Asegúrate de que los correos electrónicos de grandes minoristas y marcas sean genuinos con esta función estándar de Gmail:
Puedes verificar si un correo electrónico fue enviado por un remitente auténtico revisando los detalles (haz clic en la pequeña flecha debajo de la dirección de correo electrónico del remitente). Los mensajes autenticados tendrán el nombre de dominio en los encabezados "enviado por" y "firmado por". De lo contrario, contendrán signos de interrogación.
Ten en cuenta que los correos electrónicos no autenticados requieren precaución; sin embargo, a veces las empresas reales tienen problemas con la autenticación.
5. Descubre qué correos electrónicos están siendo rastreados
Incluso antes de abrirlos, sabe qué correos electrónicos están siendo rastreados por sus remitentes.
Instala Ugly Email, y cada vez que tu correo electrónico contenga un script de rastreo aparecerá con lo que la extensión llama "el ojo malvado." De esta manera, siempre puedes estar seguro de cuándo alguien puede ser alertado de que abriste su mensaje - una información valiosa cuando puede que no puedas volver a ello de inmediato.
6. Eliminar correos electrónicos enviados con Gmail
Uno de los trucos de Gmail menos conocidos es la posibilidad de revocar el acceso de cualquier persona a cualquier mensaje de correo electrónico utilizando una función especial de Gmail.
No muchos usuarios de Gmail conocen el modo confidencial, pero te permite establecer una fecha de caducidad en un correo electrónico. Junto a eso, el destinatario también perderá la posibilidad de copiar o reenviar el correo que enviaste, así como cualquier archivo adjunto en él. Para activar el modo confidencial, encuentra el botón de candado y reloj en la ventana de redacción, haz clic en él, elige una fecha de caducidad y presiona "Guardar".
7. Descubre Quién Compartió Tu Dirección de Correo Electrónico
Utiliza las reglas de nombres de cuenta de Gmail para crear direcciones de correo electrónico únicas que funcionen con tu cuenta de Gmail.
¿Sabías que la puntuación es superflua en las direcciones de correo electrónico de Gmail? Puedes añadir "." o "+" en cualquier lugar de tu dirección de Gmail existente y seguirá apareciendo en tu bandeja de entrada. Así que, cada vez que te registres para algo, intenta una variación diferente, como "yo. tunombre@gmail.com," y anótalo. A continuación, puedes buscar o incluso crear un filtro para detectar cuando alguien usa esa configuración de correo electrónico para enviarte algo.
8. Usa Gmail sin conexión
Otro truco y consejo para Gmail es usar Gmail sin conexión. Pero, ¿cómo accedes a tus mensajes cuando no tienes acceso a internet en tu portátil o PC?
Hace un tiempo, había una aplicación Chrome Gmail sin conexión que te permitía revisar tus cuentas de Gmail incluso si no estabas en línea. Esa aplicación ya no está disponible porque ahora puedes hacer que Gmail esté disponible sin conexión marcando la casilla correspondiente en Configuración.
9. Previsualiza Cualquier Correo Sin Abrirlo
Añade una tercera columna a tu ventana de Gmail con una vista previa del mensaje seleccionado como en Mailbird, Outlook y otros clientes de correo electrónico.
Por defecto, tus correos en la bandeja de entrada de Gmail aparecen como una lista. Sin embargo, puedes cambiar eso añadiendo un panel de lectura en la Configuración Rápida (haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha) y previsualizar mensajes en él.
También puedes añadir múltiples secciones (o paneles) a tu bandeja de entrada, personalizando qué debería aparecer en cada una. Puedes acceder a esta función yendo a la pestaña de Bandeja de entrada en Configuración y eligiendo "Bandejas de entrada múltiples" en el tipo de bandeja de entrada.
10. Comparte etiquetas de Gmail con otros usuarios de Gmail
Este es uno de los trucos más populares para la bandeja de entrada de Gmail. Colabora en la construcción de mejores flujos de trabajo utilizando etiquetas compartidas en Gmail.
Instalar la extensión de Hiver para Gmail te permite compartir tus etiquetas, contactos y más con otros usuarios de Gmail. Esto puede ser excelente para organizaciones o equipos que comparten un flujo de trabajo o cualquier otro tipo de gestión de correo electrónico fuera de un CMS tradicional.
11. Utiliza Respuestas Predeterminadas
Otro truco de inbox de Gmail es guardar y enviar respuestas y mensajes que usas con frecuencia para ahorrar tiempo.
En el menú de configuración, ve a la pestaña Avanzado y activa Plantillas. La próxima vez que escribas un mensaje, podrás escribir tu primer conjunto de respuestas seleccionando la flecha hacia abajo, pasando el ratón por Plantilla > Guardar borrador como plantilla, y haciendo clic en "Guardar como nueva plantilla." A partir de ese momento, siempre podrás insertar tus respuestas guardadas (incluyendo campos de combinación).
12. Guardar Archivos Adjuntos en Google Drive
Descarga automáticamente cualquier archivo adjunto enviado a tu bandeja de entrada en tu Google Drive para que nunca los pierdas.
Navega a Zapier Gmail a la página de zap de Google Doc para comenzar a automatizar el proceso de guardar archivos adjuntos de correo electrónico directamente en tu Google Drive. Para nuevos usuarios, se requiere crear una cuenta en Zapier. Posteriormente, deberás autorizar a Zapier a acceder y gestionar tus Google Drive en el escritorio y cuentas de Gmail. Tras la configuración, este zap enviará automáticamente cada archivo adjunto de correo electrónico recibido a una carpeta designada dentro de tu Google Drive, facilitando la organización de tus archivos digitales.
13. Retrasar mensajes y conversaciones de Gmail para más tarde
Elimina mensajes de tu bandeja de entrada para abordarlos en una hora, un día, una semana o más, permitiéndote limpiar tu bandeja de entrada sin perder nada.
Cada vez que recibas un mensaje de Gmail que no deseas atender de inmediato, haz clic en el ícono del reloj en la barra de menú superior y selecciona un momento en el que te gustaría que apareciera nuevamente en tu bandeja de entrada. Además, si hay correos electrónicos que no deseas recibir en el futuro, puedes bloquear al remitente o desafiliarte si se trata de un asunto comercial.
14. Obtén los perfiles sociales, títulos de trabajo, detalles de la empresa y más de tus contactos
Consulta el perfil de Twitter de tu destinatario, su último tweet, actualizaciones de Facebook, perfil de LinkedIn y datos demográficos.
Contact+ es una extensión de Chrome que reúne cada detalle sobre tus contactos de Gmail en un panel lateral junto a tus mensajes de ellos. También puedes hacer notas, aplicar etiquetas y agregarlos a través de otras redes sociales con las que aún no te has conectado. Un beneficio adicional para vendedores o recursos humanos es que también recupera detalles sobre la empresa de tu contacto, incluyendo sus perfiles sociales y actividades.
15. Envía correos electrónicos desde diferentes direcciones (incluso no Gmail)
Responde a los correos electrónicos desde una dirección de correo electrónico diferente a la que se envió el mensaje original.
Ve a Configuración, luego a Cuentas e Importación, y agrega tus otras cuentas de correo electrónico en la sección "Enviar correo como". Una vez añadidas, podrás hacer clic en tu retrato en cualquier ventana de respuesta rápida o mensaje emergente para seleccionar desde qué cuenta te gustaría enviar el mensaje. También se aplicarán las firmas que hayas configurado.
16. Aprende Cuándo Alguien Abre Tu Correo Electrónico
Descubre si todos los destinatarios han abierto tu correo electrónico y a qué hora.
La versión de Mailbird Premium tiene una función útil para seguir correos electrónicos. Puedes ir al menú de Configuración de Composición y habilitar la función, y cualquier correspondencia futura aparecerá con un rastreador como en la imagen de arriba. Ten en cuenta, sin embargo, que la función solo funciona si la otra parte no tiene una aplicación anti-seguimiento de correos electrónicos activada y si tienen las imágenes habilitadas.
17. Obtén Recordatorios para Hacer Seguimiento
Obtén la opción de crear automáticamente recordatorios de seguimiento para ellos.
Instala la extensión de Chrome FollowUp y accede utilizando el método que prefieras. También necesitarás otorgar permiso a la aplicación para gestionar tu Gmail. Una vez instalada, verás nuevas opciones en la ventana de redacción de Gmail, incluyendo la opción de rastrear ese correo electrónico, enviarlo más tarde y más.
18. Retirar un Correo Electrónico Usando Gmail
Previene que cualquier correo enviado utilizando Gmail durante un corto período de tiempo usando esta configuración.
Ve al menú de Configuración en Gmail y en la pestaña "General" desplázate hacia abajo hasta "Deshacer envío". Aquí, puedes activar la función haciendo clic en el botón de opción e indicando el período de tiempo que te gustaría poder deshacer el envío de cualquier mensaje (puedes elegir hasta 30 segundos de retraso). Cuando está activada, esta función retiene el correo electrónico en tu bandeja de salida antes de enviarlo, dándote tiempo para deshacer el envío si es necesario.
19. Crea tus propios atajos de teclado
Utiliza esta función de Gmail para crear tus propias combinaciones de atajos para funciones que usas a menudo.
Una vez más, en la pestaña Avanzado de la configuración de Gmail, puedes habilitar atajos de teclado personalizados. No olvides guardar los cambios para activar la función — Gmail recargará la página, y la próxima vez que vayas a Configuración, habrá una nueva pestaña ("Atajos de Teclado") donde podrás establecer los atajos que necesites.
20. Buscar y enviar GIFs en Gmail
Busca e inyecta GIFs animados directamente en tus mensajes de correo electrónico.
La extensión de Chrome de Gfycat permite a los usuarios de Gmail buscar en su base de datos de GIFs populares e incluirlos en el cuerpo de sus correos electrónicos simplemente haciendo clic en el icono de la barra de herramientas de formato.
21. Comparte archivos grandes utilizando Gmail
Envía enlaces junto con tu mensaje con permiso para acceder al archivo, lo que te permite enviar archivos grandes sin preocuparte por los límites.
Dropbox tiene una excelente extensión de Chrome que te permite compartir enlaces a tus archivos de Dropbox sin tener que abrir Dropbox y copiarlos/pegarlos manualmente. Lo mejor de todo es que este método te permite compartir archivos grandes en un instante.
22. Acelera Gmail
Encuentra y elimina correos electrónicos grandes y antiguos para acelerar tu Gmail.
FindBigMail encuentra, clasifica y te permite eliminar correos grandes. Esto puede tener un efecto increíble en la aceleración de las cuentas de Gmail. También puede hacer que sea mucho más rápido revisar tu cuenta de Gmail utilizando clientes de correo electrónico, ya que necesitan descargar tus mensajes.
23. Mantén Gmail como la Aplicación de Correo Electrónico Predeterminada
Forza los enlaces mailto: y otras aplicaciones para que se abran utilizando Gmail, y evita que se abran con otros clientes de correo electrónico.
Enviar con Gmail no solo añade un pequeño botón en la barra de tareas de Chrome que te permite redactar correos rápidos, sino que también obliga a que cualquier enlace o aviso para abrir tu cliente de correo electrónico predeterminado use Gmail. Si regularmente encuentras que tu sistema intenta abrir clientes de correo nativos en lugar de tu Gmail, esta extensión es para ti.
24. Utiliza una hoja de trucos de atajos de teclado de Gmail
Accede a una visión rápida de todos los atajos de teclado de Gmail y una descripción detallada de lo que hace cada uno. A veces, una tecla de acceso rápido puede ser un gran truco de correo electrónico.
Para activar los atajos de teclado y acceder a la hoja de trucos, ve a Configuración > General > Atajos de teclado y selecciona el botón de opción junto a "Atajos de teclado activados." Guarda tus configuraciones antes de salir. Con los atajos activados, puedes presionar Shift-? en cualquier momento para mostrar una hoja de trucos completa con todos los atajos de teclado.
25. Silenciar Conversaciones en Gmail
Otro de los trucos de Gmail menos conocidos es silenciar conversaciones: evitar que más correos electrónicos en el hilo de conversación actual aparezcan en tu bandeja de entrada.
Para evitar que más correos electrónicos en un hilo de correo obstruyan tu bandeja de entrada, haz clic en "más" con la conversación de correo abierta. Luego, haz clic en Silenciar. No aparecerán más correos electrónicos en ese hilo como nuevos correos en tu bandeja de entrada.
26. Descubre si alguien más tiene acceso a tu cuenta de Gmail
Verifica si alguien más ha utilizado tu cuenta de correo electrónico revisando los registros de actividad reciente de tu cuenta de Gmail.
Si te preocupa que tu cuenta haya sido hackeada, puedes revisar los registros de actividad de tu Gmail desplazándote hasta la parte inferior de la ventana de Gmail y haciendo clic en "Detalles" (ver captura de pantalla). Se abrirá una nueva ventana con toda la actividad de tu cuenta, incluidos los registros de acceso de extensiones, aplicaciones y clientes. Cuando tengas dudas, lo mejor es cambiar tu contraseña de todos modos.
¿Hay trucos de Gmail que nos hemos perdido?
Por favor, compártelos con nosotros en los comentarios. Nos encantaría saber cómo has encontrado una mejor manera de utilizar tu bandeja de entrada de Gmail.
Preguntas Frecuentes
¿Hay algún truco de Gmail para la seguridad?
Sí, hay un truco de Gmail para la seguridad. Cuando te sientas sospechoso, asegúrate de revisar tu actividad reciente. Si te preocupa que tu cuenta haya sido hackeada, puedes verificar los registros de actividad de Gmail desplazándote hasta el final de la ventana de Gmail. Además, utiliza la autenticación móvil en dos pasos para mayor seguridad.
¿Cómo puedo eliminar rápidamente miles de correos electrónicos en Gmail?
Puedes usar fácilmente la opción de selección maestra para encontrar todos los correos electrónicos que deseas eliminar. Ahora utiliza la opción de "casilla de verificación" para seleccionar todo. Una vez que hayas seleccionado todos los correos electrónicos, utiliza el icono de Papelera para eliminarlos.
¿Puedo silenciar una conversación en Gmail?
Sí, puedes silenciar una conversación en Gmail haciendo clic en "más" con la conversación de correo electrónico abierta. Luego, haz clic en Silenciar. No más correos electrónicos en ese hilo aparecerán como nuevos correos electrónicos en tu bandeja de entrada.
