9 Secretos del Correo Electrónico para Aumentar la Productividad
Cuando te sientes cansado o agobiado con el trabajo, ¿empiezas a revisar correos? ¿Por qué hacemos esto? Porque preferimos tareas pequeñas y simples a las más difíciles y complicadas.
Muchos gurús de la productividad sugieren comenzar con tu tarea más difícil o que consume más tiempo primero por la mañana. Sin embargo, esto puede ser complicado para muchos de nosotros, ya que anhelamos esa satisfacción inmediata de poder completar cosas, lo que significa que buscamos las victorias fáciles. Revisar y procesar correos electrónicos es una de esas actividades. ¡Sigue leyendo para descubrir otros secretos bien guardados del correo electrónico!
No reemplaces la comunicación en tiempo real
Entre los consejos y trucos más populares sobre el correo electrónico se encuentra este consejo: no revises tu correo por la mañana; en su lugar, asegúrate de agruparlo y programar un momento para procesarlo de 2 a 3 veces al día.
Recuerda que el mundo sigue adelante incluso cuando ignoramos los correos electrónicos y los manejamos en momentos dedicados en su lugar. Esto también anima a las personas a ponerse en contacto contigo en tiempo real para asuntos urgentes.
Adicción a Revisar la Bandeja de Entrada
A muchos de ustedes no les gustará esta estructura para gestionar correos electrónicos, y continuarán revisando para mantener una bandeja de entrada limpia y lidiando con los correos electrónicos de inmediato, lo cual está bien siempre y cuando su día no sea dominado por el correo electrónico.
Algunos de nosotros no necesitamos separar el correo electrónico del trabajo real, sino que aceptamos que es una parte del trabajo y de construir relaciones profesionales en el intercambio de información. Esto es genial siempre y cuando sigamos siendo efectivos junto con la revisión del correo electrónico.
Sabemos que se siente bien mirar su bandeja de entrada, pero ¿qué pasa con el resto de su tiempo? ¿Cómo podría gastarlo de manera más sabia? Reconocimos que hay pequeñas victorias en un centro de correo electrónico sin estrés, lo que trae la verdadera felicidad de la bandeja de entrada.
Shhhh… Nadie Compartirá Estos Secretos del Correo Electrónico Contigo
Vayamos directo al grano y veamos qué truco podría aumentar tu productividad en el correo electrónico.
1. Lector Rápido
Al menos el 50% de la lectura en línea se dedica a leer correos electrónicos. ¿Qué pasaría si pudieras reducir ese tiempo a la mitad? Uno de los trucos increíblemente útiles del correo electrónico es usar el lector rápido de Mailbird para repasar tus correos electrónicos en la mitad del tiempo.
2. Composición Rápida
¿Has oído hablar de Composición Rápida, uno de los trucos del correo electrónico que muy pocas personas conocen? Este es un atajo de teclado que puedes crear para componer un correo electrónico en cualquier momento, ya sea que Mailbird sea la ventana activa o no.
La Composición Rápida es excelente para cuando necesitas enviar un correo electrónico a alguien después de navegar por un sitio web y quieres enviarle un enlace a ese sitio. Tal vez estás trabajando en un documento de Word y tienes una pregunta para tu colega. No necesitas abrir Mailbird y hacer que sea la ventana activa; solo usa tu atajo de teclado para comenzar a componer.
3. Respuesta en Línea
Supón que terminas de leer rápidamente el correo inicial, y hay puntos importantes a los que necesitas responder. ¿Podría haber consejos para escribir correos electrónicos que te ayuden a componer un correo bien estructurado?
¡En realidad, sí los hay! Usar respuesta en línea te brinda a ti y a los contactos en tu conversación de correo electrónico una respuesta bien organizada que es fácil de seguir, con codificación de color automática y tu nombre estampado donde quiera que presiones enter en el correo del remitente para responder a ese punto específico.
Por supuesto, desde el menú de Opciones bajo la pestaña Avanzado, esta función puede personalizarse a tu elección de color y sello de texto para distinguir tus respuestas del contenido original del correo del remitente.
4. Atajos de Teclado
Atajos de teclado, incluso para aquellos que están acostumbrados a interacciones de mouse, son uno de los trucos más gratificantes que acelerarán la gestión del correo.
Puedes usar "R" para responder, "L" para etiquetar un correo a una carpeta designada, "F" para reenviar un correo, "Ctrl + Shift + P" para imprimir, "Eliminar" para mover correos a la papelera, "E" para archivar, y mucho más.
Lo mejor de todo, si estás acostumbrado a los atajos de teclado de Gmail, muchos de ellos son compatibles en Mailbird, haciéndolos mucho más fáciles de aprender. Para ver qué tan rápido puedes alcanzar el cero de la bandeja de entrada usando atajos de teclado, consúltalos presionando Shift + ? para ver todos los atajos disponibles.
5. Búsqueda en LinkedIn
Esto es ideal para las personas que usan el correo electrónico como parte integral de su trabajo (por ejemplo, para marketing por correo electrónico) para construir relaciones profesionales. Haz clic derecho en una dirección de correo electrónico y selecciona "Búscalo en LinkedIn ." Esto busca automáticamente ese contacto de correo electrónico en LinkedIn para que puedas establecer una conexión más sólida con esa persona, especialmente si él o ella es un contacto comercial. Esta es una forma adicional de mantenerte conectado socialmente a través de la aplicación de Facebook de Mailbird.
6. Soporte para Múltiples Cuentas
Muchas personas optan por un cliente de correo electrónico de escritorio para poder gestionar varias cuentas de correo desde un solo lugar. Imagina nunca tener que preocuparte por recordar un inicio de sesión de correo y contraseña, la conexión a internet que se desconecta, o ajustarte a diferentes interfaces de correo y todas las funciones que importan para mejorar tu experiencia con el correo.
El soporte para múltiples cuentas te permite personalizar tus cuentas con diferentes íconos, y las múltiples identidades te permiten enviar desde cualquier dirección de correo de cualquier cuenta. Es un lugar central para manejar todo tu correo. El soporte para múltiples cuentas hace de Mailbird tu centro de correo.
7. Barra de Acción
Este es uno de los mejores consejos para correos electrónicos y una adición definitivamente dinámica a la gestión de tu bandeja de entrada. Cuando pasas el cursor sobre la foto de perfil de tu contacto en la lista de mensajes, aparece una barra deslizante a la derecha, dándote las opciones de Archivar, Responder, Reenviar, Papelera, Marcar como importante, Marcar como destacado, Marcar como leído o no leído, y Marcar como spam. Entonces, si eres una persona de punto y clic, esta es una gran manera de gestionar correos electrónicos personales y corporativos inmediatamente después de leer la línea de asunto; alternativamente, puedes ser uno de los eficientes usuarios de atajos de teclado mencionados en el #4 anterior.
Finalmente, puedes archivar fácilmente correos electrónicos haciendo clic y manteniendo presionada una foto de perfil y arrastrando hacia la derecha; la barra se vuelve verde para confirmar que tu correo será archivado. Alternativamente, si tienes un correo que está archivado o en una carpeta, puedes moverlo de nuevo a la bandeja de entrada, usando el mismo gesto; solo que la barra se vuelve azul para confirmar que el correo se ha movido de nuevo a la bandeja de entrada y será etiquetado como "Bandeja de entrada."
Los usuarios de laptops pueden usar el touchpad del mouse para archivar o mover correos de nuevo a la bandeja de entrada usando dos dedos y deslizándolos de izquierda a derecha en el touchpad. Bastante impresionante.
8. Búsqueda por Foto de Perfil
En caso de que no sigas la filosofía de cero bandejas, todos tus problemas se resuelven siempre que tengas una impresionante función de búsqueda para encontrar cualquier contenido en correos electrónicos, como una línea de asunto, algún texto o una dirección de correo del remitente.
Podrías preguntar, "¿Por qué necesito eliminar o archivar cuando puedo encontrar cualquier dirección de correo electrónico, línea de asunto o contenido a través de un algoritmo de búsqueda robusto en mi correo?"; quizás, no ves ningún beneficio positivo en deshacerte de correos electrónicos en tu bandeja de entrada tan pronto como llegan. La búsqueda es la respuesta a tus problemas de correo, permitiéndote procesar correos electrónicos de la manera más productiva posible.
Puedes buscar adjuntos, atajos de teclado, aplicaciones, direcciones de correo, nombres de contacto, etiquetas de carpeta, y mucho más. La función de búsqueda especial que realmente parece brillar es la capacidad de buscar todos los correos de un contacto con un solo clic, funcionando como un filtro instantáneo. Haz clic en la foto de perfil de tu contacto en el panel de la lista de mensajes, y mágicamente, todos los correos de esa persona aparecerán en la lista de mensajes. Este secreto del correo electrónico es perfecto para hacer referencia a intercambios de correos electrónicos más antiguos entre tú y tu contacto.
9. Las Aplicaciones
Este es un secreto de correo electrónico muy especial que solo los usuarios de Mailbird conocen. Mailbird puede integrarse con otras aplicaciones, y puedes hacer todo tu trabajo desde una sola ventana. Para ver los prototipos actuales de las aplicaciones de Mailbird, haz clic en los tres puntos en la parte inferior del panel de navegación. Esto abrirá las aplicaciones actualmente disponibles.
Para activarlas, simplemente haz clic o desliza el interruptor de encendido/apagado para la aplicación que te gustaría usar. Aparecerá en el panel de navegación a la izquierda. Haz clic en ella para activar y disfruta de una bandeja de entrada completamente nueva y dinámica con aplicaciones impresionantes como Evernote, Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Asana, y mucho más. Deberías probar al menos una de ellas.
Conclusión
En este artículo, te mostramos múltiples secretos del correo electrónico que pueden ayudarte a mantener tu bandeja de entrada organizada y responder a todos tus correos en menos tiempo. Mailbird viene con muchas funciones avanzadas que transformarán tu experiencia con el correo.
Todos tenemos diferentes métodos de gestión del correo electrónico, y ninguno es correcto o incorrecto. Sin embargo, hay algunos consejos universales de correo electrónico y trucos que pueden facilitar la vida de todos, y hay un increíble cliente de correo que puede hacer que gestionar correos sea la parte más amena de tu día.
Con la ayuda de Mailbird, puedes personalizar tu experiencia de correo a través de muchas funciones efectivas que te ayudarán a sentirte bien nuevamente y lograr una bandeja de entrada limpia o simplemente más manejable. ¡Menos estrés y más tiempo para otras actividades (más agradables)!
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los 5 secretos de correo electrónico más importantes?
¿Tienes una bandeja de entrada limpia y organizada que no te importa revisar regularmente? Probablemente, la respuesta sea "No". Aquí tienes algunos consejos increíbles para aumentar la productividad en el correo electrónico que facilitarán tu vida y transformarán tu experiencia con el correo:- Leer correos electrónicos rápidamente. ¿Sabías que existen clientes de correo, como Mailbird, que pueden ayudarte a leer rápidamente todos tus correos electrónicos?- Respuesta en línea. Usa esta opción para componer una respuesta bien organizada que sea fácil de seguir.- Atajos de teclado. Puedes ahorrar mucho tiempo sabiendo qué atajo de teclado hace qué.- Soporte para múltiples cuentas. Encuentra un cliente de correo, como Mailbird, que te permita monitorear las bandejas de entrada de múltiples cuentas de correo.- Integración de aplicaciones de terceros. Algunos clientes de correo admiten aplicaciones de terceros y te permiten hacer todo el trabajo desde una sola ventana.
