Signatur in Outlook hinzufügen: Neues und klassisches Outlook, Web, Mac und Mobil

Welches Outlook verwenden Sie?

Microsoft bietet derzeit zwei Windows-Apps mit dem Namen Outlook an, und ihre Signatureinstellungen befinden sich an unterschiedlichen Stellen. Prüfen Sie das deshalb zuerst.

• Das neue Outlook für Windows hat oben rechts einen eingeschalteten Schalter Neues Outlook und statt einer Registerkarte „Datei“ ein Zahnradsymbol für die Einstellungen.
• Das klassische Outlook für Windows (die Desktop-App von Microsoft 365) hat ganz links im Menüband die Registerkarte Datei.
• Outlook im Web läuft in Ihrem Browser unter outlook.office.com (Geschäfts- und Schulkonten) oder outlook.live.com (Outlook.com- und Hotmail-Konten).

Ein Unterschied ist wichtig, bevor Sie beginnen: Laut Microsofts Anleitung zu Signaturen wird eine im klassischen Outlook erstellte Signatur auf dem Computer gespeichert, auf dem Sie sie angelegt haben. Wenn Sie zusätzlich Outlook im Web oder einen anderen Computer nutzen, müssen Sie die Signatur dort ebenfalls erstellen.

So fügen Sie im neuen Outlook für Windows eine Signatur hinzu

1. Einstellungen öffnen

   Wählen Sie oben im Fenster das Zahnradsymbol aus.

2. Zu Konten > Signaturen wechseln

   Wenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, wählen Sie das Konto aus, zu dem die Signatur gehört.

3. Neue Signatur auswählen und einen Namen vergeben

   Der Name dient nur Ihnen selbst, daher genügt etwas wie „Arbeit“ oder „Kurze Antwort“.

4. Signatur eingeben und formatieren

   Nutzen Sie die Symbolleiste des Editors für Schriftarten, Links und Bilder.

   

5. Festlegen, wann sie eingefügt wird, und Speichern auswählen

   Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die Signatur neuen Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen oder beidem hinzuzufügen. Lassen Sie sie deaktiviert, wenn Sie die Signatur lieber von Hand einfügen möchten.

Um eine Signatur von Hand einzufügen, beginnen Sie eine neue Nachricht und wählen auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einfügen die Option Signatur aus.

So fügen Sie im klassischen Outlook für Windows eine Signatur hinzu

Gemeint ist die Desktop-App von Microsoft 365 mit der Registerkarte „Datei“. Im selben Fenster erstellen Sie die Signatur und legen sie als Standard fest.

1. Outlook-Anwendung öffnen

   

2. Zu Datei > Optionen wechseln

   

3. E-Mail und dann Signaturen auswählen

   

4. Neu auswählen und die Signatur benennen

   

5. Signatur unter Signatur bearbeiten eingeben

   

6. Standards festlegen und OK auswählen

   Wählen Sie unter Standardsignatur auswählen das E-Mail-Konto aus und legen Sie dann eine Signatur für Neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen fest. Wählen Sie bei einem der beiden (ohne), wenn die Signatur dort nicht automatisch eingefügt werden soll.

Eine bereits geöffnete Nachricht erhält die neue Signatur nicht. Fügen Sie sie dort von Hand über Nachricht > Signatur ein.

So fügen Sie in Outlook im Web und Outlook.com eine Signatur hinzu

Die Browserversion hat denselben Einstellungsaufbau wie das neue Outlook für Windows. Diese Schritte gelten für Geschäfts- und Schulkonten ebenso wie für private Outlook.com- und Hotmail-Adressen.

1. Oben auf der Seite das Zahnradsymbol auswählen

2. Zu Konten > Signaturen wechseln

3. Neue Signatur auswählen, einen Namen vergeben und die Signatur eingeben

4. Die Kontrollkästchen für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen aktivieren und Speichern auswählen

Um eine gespeicherte Signatur nur einer einzelnen Nachricht hinzuzufügen, wählen Sie beim Verfassen Nachricht > Signatur aus.

So fügen Sie in Outlook für Mac eine Signatur hinzu

1. Das Outlook-Menü öffnen und Einstellungen auswählen

   Auch in älteren Versionen heißt dieser Eintrag auf Deutsch Einstellungen.

2. Signaturen auswählen

3. Die Signatur „Unbenannt“ umbenennen oder mit + eine neue hinzufügen

4. Signatur eingeben und formatieren, dann das Fenster schließen

   Damit Outlook sie automatisch einfügt, legen Sie sie in denselben Signatureinstellungen als Standard für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen fest.

Microsofts Anleitung zu Signaturen in Outlook für Mac erklärt, wie Sie eine Signatur in einer neuen Nachricht über die Schaltfläche Signatur von Hand einfügen. Wer auf dem Mac vor allem Apples eigene App nutzt, kann stattdessen unserer Anleitung zum Hinzufügen einer Signatur in Apple Mail folgen.

So fügen Sie in der Outlook-App für iPhone und Android eine Signatur hinzu

1. Auf Ihr Profilbild und dann auf das Zahnrad für die Einstellungen tippen

2. Unter E-Mail auf Signatur tippen

   Wenn Sie mehrere Konten in der App haben, aktivieren Sie Signatur pro Konto, um jedem Konto eine eigene Signatur zu geben.

3. Signatur eingeben und zurückgehen

   Die App speichert sie und fügt sie den Nachrichten hinzu, die Sie von diesem Telefon aus senden.

Zwei Dinge sollten Sie wissen: Die Signatur der mobilen App ist überwiegend reiner Text, sodass Logos und aufwendige Formatierungen von Ihrem Computer unter Umständen nicht übernommen werden. Außerdem erscheint eine auf dem Computer eingerichtete Signatur nicht automatisch in der App.

So ändern oder bearbeiten Sie Ihre Signatur in Outlook

Zum Ändern einer Signatur nutzen Sie dieselben Einstellungen, mit denen Sie sie erstellt haben:

• Neues Outlook für Windows und Outlook im Web: Gehen Sie zu Einstellungen > Konten > Signaturen, wählen Sie neben der gewünschten Signatur Signatur bearbeiten aus, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie Speichern aus.
• Klassisches Outlook für Windows: Gehen Sie zu Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, wählen Sie die Signatur aus, bearbeiten Sie sie und wählen Sie dann Speichern und OK aus.
• Outlook für Mac: Gehen Sie zu Outlook > Einstellungen > Signaturen, wählen Sie die Signatur aus und bearbeiten Sie sie.
• Outlook-App: Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail > Signatur und überschreiben Sie die alte Signatur.

Da das klassische Outlook Signaturen auf jedem Computer einzeln speichert, wirkt sich eine Änderung dort nicht auf Outlook im Web, einen anderen PC oder Ihr Telefon aus. Nehmen Sie dieselbe Änderung überall vor, von wo aus Sie E-Mails senden.

So fügen Sie Ihrer Outlook-Signatur ein Logo oder Bild hinzu

Im Signatureditor des neuen Outlook, von Outlook im Web und von Outlook für Mac fügen Sie Ihr Logo über die Bildschaltfläche in der Symbolleiste ein. Im klassischen Outlook wählen Sie im Signatureditor die Schaltfläche Bild aus. Um die Größe dort anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, wählen Bild und nutzen die Registerkarte Größe, wobei Seitenverhältnis sperren aktiviert bleibt.

Halten Sie das Logo klein und schlicht. Viele E-Mail-Programme blockieren Bilder, bis der Empfänger sie zulässt. Schreiben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten daher als Text und nicht in das Bild. Wenn Sie ein professionelles Layout möchten, ohne es selbst zu bauen, erstellt Flamingo, der kostenlose E-Mail-Signatur-Generator von Mailbird, eine Signatur, die Sie in jeden der oben genannten Outlook-Editoren kopieren können.

Warum Ihre Outlook-Signatur nicht angezeigt wird

Wenn Sie eine Signatur erstellt haben, sie aber nicht erscheint, prüfen Sie Folgendes in dieser Reihenfolge:

• Sie ist nicht als Standard festgelegt. Outlook fügt eine Signatur nur dann automatisch ein, wenn sie für neue Nachrichten oder für Antworten und Weiterleitungen ausgewählt ist. Das sind zwei getrennte Einstellungen, daher kann eine Signatur bei neuen E-Mails erscheinen, bei Antworten aber nicht.
• Sie wurde nicht gespeichert. Im neuen Outlook und im Web bleibt die Signatur erst erhalten, nachdem Sie Speichern ausgewählt haben.
• Sie senden von einem anderen Konto. Signaturen gehören zu einem bestimmten Konto. Eine E-Mail von einer anderen Adresse verwendet daher die Signatur dieses Kontos oder gar keine.
• Sie haben sie in einer anderen Outlook-Version erstellt. Eine im klassischen Outlook erstellte Signatur bleibt auf diesem Computer und erscheint weder im Web noch auf einem anderen PC oder in der mobilen App.
• Die Nachricht ist im Nur-Text-Format. Nur-Text-E-Mails können keine Bilder oder Formatierungen anzeigen. Stellen Sie das Nachrichtenformat deshalb auf HTML um.
• Das E-Mail-Programm des Empfängers blockiert Bilder. Ihr Logo ist vorhanden, wird aber ausgeblendet, bis der Empfänger Bilder zulässt. Die Textangaben werden trotzdem angezeigt.

Signaturen für mehrere Konten verwalten

Outlook speichert Signaturen pro Konto und pro Plattform. Bei einem Postfach ist das überschaubar, bei mehreren wird es mühsam: Eine geschäftliche Adresse, eine private und alles, was Sie im Auftrag anderer bearbeiten, müssen jeweils einzeln eingerichtet werden, und keine davon bleibt synchron.

Mailbird bündelt mehrere E-Mail-Konten in einem Desktop-Posteingang. So verwalten Sie die Signaturen aller Konten an einem Ort, statt die obigen Schritte für jedes Konto zu wiederholen. Für andere Anbieter lesen Sie unsere Anleitungen zum Hinzufügen einer Signatur in Gmail und in Yahoo Mail.

Häufig gestellte Fragen