Jak dodać podpis w Outlooku: nowy, klasyczny, w sieci Web, na Macu i w aplikacji mobilnej

Którego Outlooka używasz?

Microsoft oferuje obecnie dwie aplikacje na Windows o nazwie Outlook, a ustawienia podpisu znajdują się w nich w różnych miejscach, więc sprawdź to na początku.

• Nowy Outlook dla systemu Windows ma w prawym górnym rogu włączony przełącznik Nowy program Outlook, a zamiast karty Plik ikonę koła zębatego, która otwiera Ustawienia.
• Klasyczny Outlook dla systemu Windows (aplikacja klasyczna Microsoft 365) ma kartę Plik po lewej stronie wstążki.
• Outlook w sieci Web działa w przeglądarce pod adresem outlook.office.com (konta służbowe i szkolne) lub outlook.live.com (konta Outlook.com i Hotmail).

Zanim zaczniesz, zwróć uwagę na jedną ważną różnicę: zgodnie z przewodnikiem Microsoftu dotyczącym podpisów podpis utworzony w klasycznym Outlooku jest zapisywany na komputerze, na którym go utworzono. Jeśli korzystasz też z Outlooka w sieci Web lub z innego komputera, musisz utworzyć podpis również tam.

Jak dodać podpis w nowym Outlooku dla systemu Windows

1. Otwórz Ustawienia

   Kliknij ikonę koła zębatego u góry okna.

2. Przejdź do Konta > Podpisy

   Jeśli masz w Outlooku więcej niż jedno konto, wybierz konto, do którego ma należeć podpis.

3. Wybierz Dodaj podpis i nadaj mu nazwę

   Nazwa jest tylko dla ciebie, więc wystarczy coś w rodzaju „Praca” albo „Krótka odpowiedź”.

4. Wpisz i sformatuj podpis

   Do zmiany czcionki, dodawania linków i obrazów użyj paska narzędzi edytora.

   

5. Zdecyduj, kiedy podpis ma być dodawany, i wybierz Zapisz

   Zaznacz pola, aby dodawać podpis do nowych wiadomości, do odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej albo do obu. Pozostaw je niezaznaczone, jeśli wolisz wstawiać podpis ręcznie.

Aby wstawić podpis ręcznie, utwórz nową wiadomość i wybierz Podpis w grupie Wstawianie na karcie Wiadomość.

Jak dodać podpis w klasycznym Outlooku dla systemu Windows

To aplikacja klasyczna Microsoft 365 z kartą Plik. W jednym oknie utworzysz podpis i ustawisz go jako domyślny.

1. Otwórz aplikację Outlook

   

2. Przejdź do Plik > Opcje

   

3. Wybierz Poczta, a następnie Podpisy

   

4. Wybierz Nowy i nazwij podpis

   

5. Wpisz podpis w polu Edytuj podpis

   

6. Ustaw podpisy domyślne i wybierz OK

   W sekcji Wybierz podpis domyślny wskaż konto e-mail, a następnie wybierz podpis dla opcji Nowe wiadomości oraz Odpowiedzi/wiadomości przesłane dalej. Jeśli nie chcesz, aby podpis był dodawany automatycznie, wybierz w danym polu (brak).

Nowy podpis nie zostanie dodany do wiadomości, która jest już otwarta, więc w niej wstaw go ręcznie przez Wiadomość > Podpis.

Jak dodać podpis w Outlooku w sieci Web i Outlook.com

Wersja przeglądarkowa ma taki sam układ ustawień jak nowy Outlook dla systemu Windows. Te kroki działają w przypadku kont służbowych i szkolnych oraz prywatnych adresów Outlook.com i Hotmail.

1. Kliknij ikonę koła zębatego u góry strony

2. Przejdź do Konta > Podpisy

3. Wybierz Dodaj podpis, nadaj mu nazwę i wpisz podpis

4. Zaznacz pola dla nowych wiadomości oraz odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej, a następnie wybierz Zapisz

Aby dodać zapisany podpis tylko do jednej wiadomości, podczas jej pisania wybierz Wiadomość > Podpis.

Jak dodać podpis w Outlooku dla komputerów Mac

1. Otwórz menu Outlook i wybierz Ustawienia

   W starszych wersjach ta opcja nazywa się Preferencje.

2. Wybierz Podpisy

3. Zmień nazwę podpisu Bez tytułu lub wybierz +, aby dodać nowy

4. Wpisz i sformatuj podpis, a następnie zamknij okno

   Jeśli chcesz, aby Outlook dodawał podpis za ciebie, ustaw go w tych samych ustawieniach Podpisy jako domyślny dla nowych wiadomości oraz dla odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej.

Przewodnik Microsoftu po podpisach w Outlooku dla komputerów Mac wyjaśnia, jak ręcznie wstawić podpis za pomocą przycisku Podpis w nowej wiadomości. Jeśli na Macu korzystasz głównie z aplikacji Apple, zajrzyj do naszego poradnika o dodawaniu podpisu w Apple Mail.

Jak dodać podpis w aplikacji Outlook na iPhone i Android

1. Stuknij swoje zdjęcie profilowe, a potem ikonę koła zębatego Ustawienia

2. W sekcji Poczta stuknij Podpis

   Jeśli masz w aplikacji więcej niż jedno konto, włącz opcję Podpis dla konta, aby każde konto miało własny podpis.

3. Wpisz podpis i wróć

   Aplikacja zapisze podpis i będzie dodawać go do wiadomości wysyłanych z tego telefonu.

Warto wiedzieć o dwóch rzeczach: podpis w aplikacji mobilnej to w większości zwykły tekst, więc logo i bogate formatowanie z komputera mogą się nie przenieść, a podpis ustawiony na komputerze nie pojawi się w aplikacji automatycznie.

Jak zmienić lub edytować podpis w Outlooku

Podpis zmieniasz w tych samych ustawieniach, w których go utworzono:

• Nowy Outlook dla systemu Windows i Outlook w sieci Web: przejdź do Ustawienia > Konta > Podpisy, wybierz Edytuj podpis obok podpisu, który chcesz zmienić, wprowadź zmiany i wybierz Zapisz.
• Klasyczny Outlook dla systemu Windows: przejdź do Plik > Opcje > Poczta > Podpisy, wybierz podpis, edytuj go, a następnie wybierz Zapisz i OK.
• Outlook dla komputerów Mac: przejdź do Outlook > Ustawienia > Podpisy, wybierz podpis i go edytuj.
• Aplikacja Outlook: przejdź do Ustawienia > Poczta > Podpis i wpisz nowy tekst w miejsce starego.

Klasyczny Outlook przechowuje podpisy osobno na każdym komputerze, więc zmiana wprowadzona w nim nie zaktualizuje Outlooka w sieci Web, innego komputera ani telefonu. Wprowadź tę samą zmianę wszędzie, skąd wysyłasz wiadomości.

Jak dodać logo lub obraz do podpisu w Outlooku

W edytorze podpisu nowego Outlooka, Outlooka w sieci Web i Outlooka dla komputerów Mac wstaw logo za pomocą przycisku obrazu na pasku narzędzi. W klasycznym Outlooku wybierz w edytorze podpisu przycisk Obraz. Aby zmienić tam rozmiar obrazu, kliknij go prawym przyciskiem myszy, wybierz Obraz i użyj karty Rozmiar, pozostawiając włączoną opcję Zablokuj współczynnik proporcji.

Postaw na małe i proste logo. Wiele programów pocztowych blokuje obrazy, dopóki odbiorca na nie nie zezwoli, dlatego imię, nazwisko i dane kontaktowe wpisz jako tekst, a nie umieszczaj ich na obrazie. Jeśli chcesz mieć dopracowany układ bez ręcznego składania, Flamingo, darmowy generator podpisów e-mail od Mailbird, przygotuje podpis, który skopiujesz do dowolnego z opisanych wyżej edytorów Outlooka.

Dlaczego podpis w Outlooku się nie wyświetla

Jeśli utworzyłeś podpis, ale się nie pojawia, sprawdź po kolei te punkty:

• Podpis nie jest ustawiony jako domyślny. Outlook dodaje podpis automatycznie tylko wtedy, gdy jest wybrany dla nowych wiadomości albo dla odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej. To dwa osobne ustawienia, więc podpis może pojawiać się w nowych e-mailach, a w odpowiedziach już nie.
• Podpis nie został zapisany. W nowym Outlooku i w sieci Web podpis zostaje zachowany dopiero po wybraniu Zapisz.
• Wysyłasz wiadomość z innego konta. Podpisy są przypisane do jednego konta, więc e-mail wysłany z innego adresu dostanie podpis tamtego konta albo nie dostanie żadnego.
• Podpis powstał w innej wersji Outlooka. Podpis utworzony w klasycznym Outlooku zostaje na tym komputerze i nie pojawi się w sieci Web, na innym komputerze ani w aplikacji mobilnej.
• Wiadomość jest w formacie zwykłego tekstu. E-maile w formacie zwykłego tekstu nie mogą wyświetlać obrazów ani formatowania, więc zmień format wiadomości na HTML.
• Program pocztowy odbiorcy blokuje obrazy. Twoje logo jest w wiadomości, ale pozostaje ukryte, dopóki odbiorca nie zezwoli na wyświetlanie obrazów. Dane tekstowe są nadal widoczne.

Zarządzanie podpisami na kilku kontach

Outlook przechowuje podpisy osobno dla każdego konta i każdej platformy. Przy jednej skrzynce da się to ogarnąć, ale przy kilku robi się żmudne: adres służbowy, prywatny i każda skrzynka, którą obsługujesz w czyimś imieniu, wymagają osobnej konfiguracji, a żadne z tych ustawień się nie synchronizuje.

Mailbird łączy wiele kont e-mail w jednej skrzynce odbiorczej na komputerze, więc podpisami dla wszystkich zarządzasz w jednym miejscu, zamiast powtarzać powyższe kroki dla każdego konta. Jeśli korzystasz z innych dostawców, zajrzyj do naszych poradników o dodawaniu podpisu w Gmail i w Yahoo Mail.

FAQ