Comment ajouter une signature dans Outlook : nouvel Outlook, classique, web, Mac et mobile

Quelle version d'Outlook utilisez-vous ?

Microsoft propose actuellement deux applications Windows portant le nom Outlook, et leurs paramètres de signature ne se trouvent pas au même endroit. Vérifiez donc d'abord laquelle vous utilisez.

• Le nouvel Outlook pour Windows affiche en haut à droite un bouton bascule Nouvel Outlook activé, ainsi qu'une icône en forme de roue dentée pour les Paramètres au lieu d'un onglet Fichier.
• Outlook classique pour Windows (l'application de bureau Microsoft 365) comporte un onglet Fichier à l'extrémité gauche du ruban.
• Outlook sur le web s'utilise dans votre navigateur, à l'adresse outlook.office.com (comptes professionnels et scolaires) ou outlook.live.com (comptes Outlook.com et Hotmail).

Une différence compte avant de commencer : selon le guide des signatures de Microsoft, une signature créée dans Outlook classique est enregistrée sur l'ordinateur où vous l'avez créée. Si vous utilisez aussi Outlook sur le web ou un autre ordinateur, vous devez y créer la signature également.

Comment ajouter une signature dans le nouvel Outlook pour Windows

1. Ouvrez les Paramètres

   Sélectionnez l'icône en forme de roue dentée en haut de la fenêtre.

2. Accédez à Comptes > Signatures

   Si vous avez plusieurs comptes dans Outlook, choisissez celui auquel la signature est destinée.

3. Sélectionnez Nouvelle signature et donnez-lui un nom

   Ce nom ne sert qu'à vous : « Travail » ou « Réponse courte » suffit.

4. Saisissez et mettez en forme la signature

   Utilisez la barre d'outils de l'éditeur pour les polices, les liens et les images.

   

5. Choisissez quand l'ajouter, puis sélectionnez Enregistrer

   Cochez les cases pour ajouter la signature aux nouveaux messages, aux réponses et transferts, ou aux deux. Laissez-les décochées si vous préférez l'insérer manuellement.

Pour insérer une signature manuellement, créez un nouveau message et sélectionnez Signature dans le groupe Insertion de l'onglet Message.

Comment ajouter une signature dans Outlook classique pour Windows

Il s'agit de l'application de bureau Microsoft 365 dotée de l'onglet Fichier. La même fenêtre vous permet de créer la signature et de la définir par défaut.

1. Ouvrez l'application Outlook

   

2. Accédez à Fichier > Options

   

3. Sélectionnez Courrier, puis Signatures

   

4. Sélectionnez Nouveau et nommez la signature

   

5. Saisissez la signature sous Modifier la signature

   

6. Définissez les paramètres par défaut, puis sélectionnez OK

   Sous Choisir une signature par défaut, sélectionnez le compte de messagerie, puis choisissez une signature pour Nouveaux messages et pour Réponses/transferts. Choisissez (aucune) pour l'un ou l'autre si vous ne souhaitez pas qu'elle soit ajoutée automatiquement.

La nouvelle signature n'est pas ajoutée à un message déjà ouvert : ajoutez-la manuellement à celui-ci avec Message > Signature.

Comment ajouter une signature dans Outlook sur le web et Outlook.com

La version navigateur reprend la même disposition des paramètres que le nouvel Outlook pour Windows. Ces étapes fonctionnent pour les comptes professionnels et scolaires comme pour les adresses personnelles Outlook.com et Hotmail.

1. Sélectionnez l'icône en forme de roue dentée en haut de la page

2. Accédez à Comptes > Signatures

3. Sélectionnez Nouvelle signature, nommez-la et saisissez la signature

4. Cochez les cases pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts, puis sélectionnez Enregistrer

Pour ajouter une signature enregistrée à un seul message, sélectionnez Message > Signature pendant que vous le rédigez.

Comment ajouter une signature dans Outlook pour Mac

1. Ouvrez le menu Outlook et sélectionnez Paramètres

   Dans les versions plus anciennes, cette option s'appelle Préférences.

2. Sélectionnez Signatures

3. Renommez la signature Sans titre, ou sélectionnez + pour en ajouter une nouvelle

4. Saisissez et mettez en forme la signature, puis fermez la fenêtre

   Pour qu'Outlook l'ajoute à votre place, définissez-la par défaut pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts dans ces mêmes paramètres Signatures.

Le guide de Microsoft sur les signatures dans Outlook pour Mac explique comment insérer une signature manuellement à l'aide du bouton Signature dans un nouveau message. Si vous utilisez surtout l'application de messagerie d'Apple sur votre Mac, suivez plutôt notre guide pour ajouter une signature dans Apple Mail.

Comment ajouter une signature dans l'application Outlook pour iPhone et Android

1. Touchez votre photo de profil, puis la roue dentée Paramètres

2. Sous Courrier, touchez Signature

   Si vous avez plusieurs comptes dans l'application, activez Signature par compte pour attribuer une signature propre à chaque compte.

3. Saisissez la signature et revenez en arrière

   L'application l'enregistre et l'ajoute aux messages que vous envoyez depuis ce téléphone.

Deux choses à savoir : la signature de l'application mobile est essentiellement en texte brut, si bien que les logos et la mise en forme enrichie de votre ordinateur risquent de ne pas être conservés, et une signature configurée sur votre ordinateur n'apparaît pas automatiquement dans l'application.

Comment modifier votre signature dans Outlook

Pour modifier une signature, on passe par les mêmes paramètres que pour la créer :

• Nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le web : accédez à Paramètres > Comptes > Signatures, sélectionnez Modifier la signature à côté de celle qui vous intéresse, apportez vos modifications et sélectionnez Enregistrer.
• Outlook classique pour Windows : accédez à Fichier > Options > Courrier > Signatures, sélectionnez la signature, modifiez-la, puis sélectionnez Enregistrer et OK.
• Outlook pour Mac : accédez à Outlook > Paramètres > Signatures, sélectionnez la signature et modifiez-la.
• Application Outlook : accédez à Paramètres > Courrier > Signature et remplacez l'ancienne par la nouvelle.

Comme Outlook classique conserve les signatures sur chaque ordinateur, une modification effectuée à cet endroit ne met pas à jour Outlook sur le web, un autre PC ou votre téléphone. Répétez la même modification partout où vous envoyez des e-mails.

Comment ajouter un logo ou une image à votre signature Outlook

Dans l'éditeur de signature du nouvel Outlook, d'Outlook sur le web et d'Outlook pour Mac, utilisez le bouton d'image de la barre d'outils pour insérer votre logo. Dans Outlook classique, sélectionnez le bouton Image dans l'éditeur de signature. Pour la redimensionner, cliquez avec le bouton droit sur l'image, choisissez Image et utilisez l'onglet Taille en laissant l'option Proportions verrouillées activée.

Optez pour un logo petit et simple. De nombreuses applications de messagerie bloquent les images tant que le destinataire ne les a pas autorisées : indiquez donc votre nom et vos coordonnées sous forme de texte plutôt que dans l'image. Si vous souhaitez une mise en page soignée sans la construire vous-même, Flamingo, le générateur de signatures e-mail gratuit de Mailbird, en crée une que vous pouvez copier dans n'importe lequel des éditeurs Outlook présentés ci-dessus.

Pourquoi votre signature Outlook ne s'affiche pas

Si vous avez créé une signature mais qu'elle n'apparaît pas, vérifiez les points suivants dans cet ordre :

• Elle n'est pas définie par défaut. Outlook n'ajoute une signature automatiquement que si elle est sélectionnée pour les nouveaux messages ou pour les réponses et transferts. Il s'agit de deux paramètres distincts : une signature peut donc apparaître dans les nouveaux e-mails et pas dans les réponses.
• Elle n'a pas été enregistrée. Dans le nouvel Outlook et sur le web, la signature n'est conservée qu'après avoir sélectionné Enregistrer.
• Vous envoyez depuis un autre compte. Chaque signature appartient à un seul compte : un e-mail envoyé depuis une autre adresse utilise la signature de ce compte, ou aucune.
• Vous l'avez créée dans une autre version d'Outlook. Une signature créée dans Outlook classique reste sur cet ordinateur et n'apparaît ni sur le web, ni sur un autre PC, ni dans l'application mobile.
• Le message est en texte brut. Les e-mails en texte brut ne peuvent pas afficher d'images ni de mise en forme : passez le format du message en HTML.
• L'application de messagerie du destinataire bloque les images. Votre logo est bien présent, mais masqué tant que le destinataire n'autorise pas les images. Les informations textuelles restent visibles.

Gérer les signatures sur plusieurs comptes

Outlook enregistre les signatures par compte et par plateforme, ce qui reste gérable avec une seule boîte de réception mais devient fastidieux avec plusieurs : une adresse professionnelle, une adresse personnelle et toute boîte que vous gérez pour le compte d'une autre personne doivent chacune être configurées séparément, et aucune ne reste synchronisée.

Mailbird réunit plusieurs comptes de messagerie dans une seule boîte de réception sur ordinateur : vous gérez ainsi les signatures de tous vos comptes au même endroit, au lieu de répéter les étapes ci-dessus pour chacun d'eux. Pour les autres fournisseurs, consultez nos guides pour ajouter une signature dans Gmail et dans Yahoo Mail.

FAQ