Как добавить подпись в Outlook: новый, классический, веб, Mac и мобильный

Какой у вас Outlook?

Сейчас Microsoft выпускает два приложения для Windows под названием Outlook, и настройки подписей в них находятся в разных местах, поэтому сначала проверьте, какое из них у вас.

• В новом Outlook для Windows в правом верхнем углу есть включенный переключатель Новый Outlook, а вместо вкладки «Файл» используется значок шестеренки для доступа к параметрам.
• В классическом Outlook для Windows (классическое приложение Microsoft 365) у левого края ленты есть вкладка Файл.
• Outlook в Интернете работает в браузере по адресу outlook.office.com (рабочие и учебные учетные записи) или outlook.live.com (учетные записи Outlook.com и Hotmail).

Прежде чем начать, учтите одно важное отличие: согласно руководству Microsoft по подписям, подпись, созданная в классическом Outlook, хранится на том компьютере, где вы ее создали. Если вы также пользуетесь Outlook в Интернете или работаете на другом компьютере, подпись нужно создать и там.

Как добавить подпись в новом Outlook для Windows

1. Откройте параметры

   Нажмите значок шестеренки в верхней части окна.

2. Перейдите в раздел «Учетные записи» > «Подписи»

   Если в Outlook добавлено несколько учетных записей, выберите ту, к которой относится подпись.

3. Нажмите «Добавить подпись» и задайте ей имя

   Имя видите только вы, поэтому достаточно чего-то вроде «Рабочая» или «Короткий ответ».

4. Введите и отформатируйте подпись

   Для шрифтов, ссылок и изображений используйте панель инструментов редактора.

   

5. Укажите, когда добавлять подпись, и нажмите «Сохранить»

   Установите флажки, чтобы подпись добавлялась в новые сообщения, в ответы и пересылаемые письма или и туда, и туда. Если вы предпочитаете вставлять ее вручную, оставьте флажки снятыми.

Чтобы вставить подпись вручную, создайте новое сообщение и выберите Подпись в группе Вставка на вкладке Сообщение.

Как добавить подпись в классическом Outlook для Windows

Это классическое приложение Microsoft 365 с вкладкой «Файл». В одном и том же окне можно создать подпись и назначить ее подписью по умолчанию.

1. Откройте приложение Outlook

   

2. Выберите «Файл» > «Параметры»

   

3. Выберите «Почта», а затем «Подписи»

   

4. Нажмите «Создать» и введите имя подписи

   

5. Введите текст подписи в поле «Изменить подпись»

   

6. Задайте параметры по умолчанию и нажмите «ОК»

   В разделе Выберите подпись по умолчанию укажите учетную запись электронной почты, а затем выберите подпись для списков Новые сообщения и Ответы/пересылки. Если подпись не должна добавляться автоматически, выберите для нужного списка вариант (нет).

В уже открытое сообщение новая подпись не добавляется, поэтому вставьте ее туда вручную через Сообщение > Подпись.

Как добавить подпись в Outlook в Интернете и Outlook.com

В браузерной версии параметры устроены так же, как в новом Outlook для Windows. Эти инструкции подходят для рабочих и учебных учетных записей, а также для личных адресов Outlook.com и Hotmail.

1. Нажмите значок шестеренки в верхней части страницы

2. Перейдите в раздел «Учетные записи» > «Подписи»

3. Нажмите «Добавить подпись», задайте имя и введите текст подписи

4. Установите флажки для новых сообщений, а также для ответов и пересылаемых писем, затем нажмите «Сохранить»

Чтобы добавить сохраненную подпись только в одно сообщение, выберите Сообщение > Подпись во время его написания.

Как добавить подпись в Outlook для Mac

1. Откройте меню Outlook и выберите «Параметры»

   В более старых версиях этот пункт называется Настройки.

2. Выберите «Подписи»

3. Переименуйте подпись «Без имени» или нажмите «+», чтобы добавить новую

4. Введите и отформатируйте подпись, затем закройте окно

   Чтобы Outlook добавлял подпись автоматически, в тех же настройках подписей назначьте ее подписью по умолчанию для новых сообщений, а также для ответов и пересылаемых писем.

В руководстве Microsoft по подписям в Outlook для Mac описано, как вставить подпись вручную с помощью кнопки Подпись в новом сообщении. Если вы на Mac в основном пользуетесь встроенным приложением Apple, воспользуйтесь нашим руководством по добавлению подписи в Apple Mail.

Как добавить подпись в приложении Outlook для iPhone и Android

1. Нажмите на фото профиля, а затем на значок шестеренки «Параметры»

2. В разделе «Почта» нажмите «Подпись»

   Если в приложении несколько учетных записей, включите параметр Подпись для каждой учетной записи, чтобы задать отдельную подпись для каждой из них.

3. Введите подпись и вернитесь назад

   Приложение сохранит подпись и будет добавлять ее в сообщения, которые вы отправляете с этого телефона.

Учтите два момента: подпись в мобильном приложении в основном представляет собой обычный текст, поэтому логотипы и сложное форматирование с компьютера могут не перенестись, а подпись, настроенная на компьютере, не появляется в приложении автоматически.

Как изменить подпись в Outlook

Подпись изменяется в тех же настройках, в которых она была создана:

• Новый Outlook для Windows и Outlook в Интернете: откройте Параметры > Учетные записи > Подписи, нажмите Изменить подпись рядом с нужной подписью, внесите изменения и нажмите Сохранить.
• Классический Outlook для Windows: откройте Файл > Параметры > Почта > Подписи, выберите подпись, отредактируйте ее, затем нажмите Сохранить и ОК.
• Outlook для Mac: откройте Outlook > Параметры > Подписи, выберите подпись и отредактируйте ее.
• Приложение Outlook: откройте Параметры > Почта > Подпись и введите новый текст вместо старого.

Поскольку классический Outlook хранит подписи отдельно на каждом компьютере, изменение в нем не затрагивает Outlook в Интернете, другой компьютер или телефон. Внесите то же изменение везде, откуда вы отправляете письма.

Как добавить логотип или изображение в подпись Outlook

В редакторе подписей нового Outlook, Outlook в Интернете и Outlook для Mac вставьте логотип с помощью кнопки изображения на панели инструментов. В классическом Outlook нажмите кнопку Изображение в редакторе подписей. Чтобы изменить размер изображения, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите Рисунок и откройте вкладку Размер, оставив флажок Сохранить пропорции установленным.

Логотип должен быть небольшим и простым. Многие почтовые программы блокируют изображения, пока получатель их не разрешит, поэтому указывайте имя и контактные данные текстом, а не внутри картинки. Если вам нужен аккуратный макет без ручной верстки, Flamingo, бесплатный генератор подписей от Mailbird, создаст подпись, которую можно скопировать в любой из перечисленных выше редакторов Outlook.

Почему подпись в Outlook не отображается

Если вы создали подпись, но она не появляется, проверьте следующее по порядку:

• Подпись не выбрана по умолчанию. Outlook добавляет подпись автоматически, только если она выбрана для новых сообщений или для ответов и пересылаемых писем. Это два отдельных параметра, поэтому подпись может появляться в новых письмах и не появляться в ответах.
• Подпись не сохранена. В новом Outlook и в веб-версии подпись сохраняется только после нажатия кнопки Сохранить.
• Вы отправляете письмо с другой учетной записи. Подписи привязаны к конкретной учетной записи, поэтому в письме с другого адреса будет подпись этой учетной записи или не будет никакой.
• Подпись создана в другой версии Outlook. Подпись, созданная в классическом Outlook, остается на этом компьютере и не появится в веб-версии, на другом компьютере или в мобильном приложении.
• Сообщение в формате обычного текста. В письмах в формате обычного текста не отображаются изображения и форматирование, поэтому переключите формат сообщения на HTML.
• Почтовая программа получателя блокирует изображения. Логотип на месте, но скрыт, пока получатель не разрешит показ изображений. Текстовые данные при этом отображаются.

Управление подписями в нескольких учетных записях

Outlook хранит подписи отдельно для каждой учетной записи и каждой платформы. С одним почтовым ящиком это несложно, а с несколькими утомительно: рабочий адрес, личный и любые ящики, которые вы ведете от имени других людей, приходится настраивать по отдельности, и подписи между ними не синхронизируются.

Mailbird объединяет несколько почтовых учетных записей в одном почтовом ящике на компьютере, поэтому вы управляете подписями для всех них в одном месте, а не повторяете описанные выше действия для каждой учетной записи. О других почтовых сервисах читайте в наших руководствах по добавлению подписи в Gmail и в Yahoo Mail.

Часто задаваемые вопросы