9 E-Mail-Geheimnisse zur Steigerung der Produktivität
Wenn Sie sich müde oder überfordert fühlen, schauen Sie dann sofort in Ihre E-Mails? Warum machen wir das? Weil wir mit kleinen, einfachen Aufgaben beginnen, anstatt mit den schwierigeren, komplexeren.
Viele Produktivitätsgurus empfehlen, mit Ihrer schwierigsten oder zeitaufwendigsten Aufgabe gleich am Morgen zu beginnen. Für viele von uns kann dies jedoch schwierig sein, da wir nach der sofortigen Zufriedenheit streben, Dinge zu erledigen, was bedeutet, dass wir die einfachen Siege bevorzugen. Das Überprüfen und Bearbeiten von E-Mails ist eine dieser Aktivitäten. Lesen Sie weiter, um andere gut gehütete E-Mail Geheimnisse zu entdecken!
Ersetzen Sie keine Echtzeitkommunikation
Zu den beliebtesten E-Mail Tipps und Tricks gehört dieser Ratschlag — überprüfen Sie Ihre E-Mails morgens nicht; vielmehr sollten Sie sicherstellen, dass Sie sie bündeln und zu bestimmten Zeiten 2-3 Mal am Tag bearbeiten.
Denken Sie daran, dass die Welt weitergeht, auch wenn wir E-Mails ignorieren und sie stattdessen zu festgelegten Zeiten bearbeiten. Dies ermutigt auch die Menschen, Sie bei dringenden Angelegenheiten in Echtzeit zu kontaktieren.
Suchtsymptom E-Mail-Überprüfung
Viele von euch werden diese Struktur zur Verwaltung von E-Mails nicht mögen, und ihr werdet weiterhin ständig überprüfen, um einen sauberen Posteingang zu erhalten und E-Mails sofort zu bearbeiten - was in Ordnung ist, solange euer Tag nicht von E-Mails bestimmt wird.
Einige von uns müssen E-Mails nicht von echter Arbeit trennen, sondern akzeptieren, dass es Teil der Arbeit ist und beim Austausch von Informationen hilft, berufliche Beziehungen aufzubauen. Das ist großartig, solange wir effektiv bleiben, während wir E-Mails überprüfen.
Wir wissen, es fühlt sich gut an, in euren Posteingang zu schauen, aber was ist mit der restlichen Zeit? Wie könntet ihr sie sinnvoller nutzen? Wir haben erkannt, dass es kleine Erfolge in einem stressfreien E-Mail-Hub gibt, die wahres Posteingangs-Glück bringen.
Shhhh… Niemand wird diese E-Mail-Geheimnisse mit Ihnen teilen
Kommen wir direkt zur Sache und sehen wir, welcher Trick Ihre E-Mail Produktivität steigern könnte.
1. Speed Reader
Mindestens 50% der Online-Lesedauer wird mit dem Lesen von E-Mails verbracht. Was wäre, wenn Sie diese Zeit halbieren könnten? Einer der unglaublich nützlichen E-Mail-Tricks ist die Verwendung des Mailbird E-Mail Speed Readers, um Ihre E-Mails in der Hälfte der Zeit zu durchlaufen.
2. Schnellkomposition
Haben Sie schon von Schnellkomposition gehört, einem der praktischen E-Mail-Tricks, von dem nur wenige Menschen wissen? Dies ist eine Tastenkombination, die Sie erstellen können, um jederzeit spontan eine E-Mail zu verfassen, unabhängig davon, ob Mailbird das aktive Fenster ist oder nicht.
Schnellkomposition ist großartig, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden müssen, nachdem Sie eine Website durchsucht haben, und Sie diesen Personen einen Link zu dieser Website senden möchten. Vielleicht arbeiten Sie an einem Word-Dokument und haben eine Frage an Ihren Kollegen. Sie müssen Mailbird nicht öffnen und es zum aktiven Fenster machen; verwenden Sie einfach Ihre Tastenkombination, um mit der Komposition zu beginnen.
3. In-line Antwort
Angenommen, Sie haben die ursprüngliche E-Mail schnell gelesen und es gibt wichtige Punkte, auf die Sie antworten müssen. Könnte es Tipps zum Schreiben von E-Mails geben, die Ihnen helfen könnten, eine gut strukturierte E-Mail zu verfassen?
Tatsächlich gibt es die! Die Verwendung von In-line Antworten bietet Ihnen und Ihren Kontakten in Ihrer E-Mail-Konversation eine gut organisierte Antwort, die leicht nachzuvollziehen ist, mit automatischer Farbkennzeichnung und Ihrem Namen, wo immer Sie die Eingabetaste in der E-Mail des Absenders drücken, um auf diesen bestimmten Punkt zu antworten.
Natürlich kann diese Funktion im Optionsmenü unter dem Reiter „Erweitert“ an Ihre Farb- und Textstempel-Einstellungen angepasst werden, um Ihre Antworten vom ursprünglichen E-Mail-Inhalt des Absenders zu unterscheiden.
4. Tastenkombinationen
Tastenkombinationen, selbst für diejenigen, die an Maus-Point-and-Click-Interaktionen gewöhnt sind, sind einer der lohnendsten Tricks, die die E-Mail-Verwaltung beschleunigen.
Sie können "R" zum Antworten, "L" zum Beschriften einer E-Mail an einen bestimmten Ordner, "F" zum Weiterleiten einer E-Mail, "Strg + Shift + P" zum Drucken, "Entf" zum Verschieben von E-Mails in den Papierkorb, "E" zum Archivieren und vieles mehr verwenden.
Am besten ist, wenn Sie an Gmail-Tastenkombinationen gewöhnt sind, werden viele von ihnen in Mailbird unterstützt - was das Lernen erheblich erleichtert. Um zu sehen, wie schnell Sie den Posteingang auf Null bringen können, indem Sie Tastenkombinationen verwenden, sehen Sie sich diese an, indem Sie Shift + ? drücken, um alle verfügbaren Tastenkombinationen zu sehen.
5. LinkedIn Lookup
Dies ist ideal für Menschen, die E-Mail als integralen Bestandteil ihrer Arbeit nutzen (z.B. für E-Mail-Marketing), um berufliche Beziehungen aufzubauen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Adresse und wählen Sie "Auf LinkedIn suchen ." Dies sucht automatisch nach diesem E-Mail-Kontakt auf LinkedIn, damit Sie eine stärkere Verbindung zu dieser Person aufbauen können, insbesondere wenn er oder sie ein Geschäftskontakt ist. Dies ist ein Bonusweg, um über die Mailbird Facebook-App sozial verbunden zu bleiben.
6. Unterstützung mehrerer Konten
Viele Menschen entscheiden sich für einen Desktop-E-Mail-Client, damit sie mehrere E-Mail-Konten an einem Ort verwalten können. Stellen Sie sich vor, Sie müssen sich nie wieder Gedanken über das Erinnern an ein E-Mail-Login und Passwort machen, das Internet bricht ab oder sich an verschiedene E-Mail-Oberflächen und alle Funktionen, die wichtig sind, um Ihre E-Mail-Erfahrung zu verbessern, gewöhnen.
Die Unterstützung mehrerer Konten ermöglicht es Ihnen, Ihre Konten mit unterschiedlichen Symbolen anzupassen, und durch Multi-Identitäten können Sie von jeder E-Mail-Adresse aus dem Konto einer Person aus senden. Es ist ein zentraler Ort, um all Ihre E-Mails zu verwalten. Die Unterstützung mehrerer Konten macht Mailbird zu Ihrem E-Mail-Hub.
7. Aktionsleiste
Dies ist einer der besten Tipps für E-Mails und eine definitiv dynamische Ergänzung zur Verwaltung Ihres Posteingangs. Wenn Sie mit der Maus über das Profilbild Ihres Kontakts in der Nachrichtenliste fahren, schiebt sich eine Leiste nach rechts, die Ihnen die Optionen zum Archivieren, Antworten, Weiterleiten, Löschen, als wichtig markieren, als wichtig markieren, als gelesen oder ungelesen markieren und als Spam markieren. Wenn Sie also ein Point-and-Click-Typ sind, ist dies eine großartige Möglichkeit, persönliche & geschäftliche E-Mails sofort nach dem Lesen der Betreffzeile zu verwalten; alternativ könnten Sie einer der effizienten Tastenkombinations-E-Mail-Nutzer sein, die oben in Punkt #4 erwähnt wurden.
Sie können E-Mails schließlich einfach archivieren, indem Sie auf ein Profilbild klicken und es nach rechts ziehen; die Leiste wird grün, um zu bestätigen, dass Ihre E-Mail archiviert wird. Alternativ, wenn Sie eine E-Mail haben, die archiviert oder in einem Ordner ist, können Sie sie mit der gleichen Geste zurück in den Posteingang verschieben; nur, die Leiste wird blau, um zu bestätigen, dass die E-Mail zurück in den Posteingang verschoben wurde und mit „Posteingang“ markiert wird.
Laptop-Nutzer können das Touchpad verwenden, um E-Mails zu archivieren oder zurück in den Posteingang zu verschieben, indem sie mit zwei Fingern von links nach rechts wischen. Ganz schön toll.
8. Profilbildsuche
Falls Sie der Philosophie der Posteingangs null folgen, sind all Ihre Probleme gelöst, solange Sie eine großartige Suchfunktion haben, um jeden Inhalt in E-Mails zu finden, wie z.B. eine Betreffzeile, einen Text oder eine E-Mail-Adresse des Absenders.
Sie könnten fragen: „Warum sollte ich löschen oder archivieren, wenn ich jede E-Mail-Adresse, Betreffzeile oder Inhalte durch einen robusten Suchalgorithmus in meiner E-Mail finden kann?“; vielleicht sehen Sie keinen positiven Nutzen darin, Ihren Posteingang so schnell wie möglich von E-Mails zu befreien, sobald sie ankommen. Die Suche ist die Lösung für Ihre E-Mail-Probleme und ermöglicht es Ihnen, E-Mails auf die produktivste Art und Weise zu verarbeiten, die es je gab.
Sie können nach Anhängen, Tastenkombinationen, Apps, E-Mail-Adressen, Kontaktnamen, Ordnerbezeichnungen und vielem mehr suchen. Die spezielle Suchfunktion, die wirklich hervorstechen scheint, ist die Möglichkeit, in einem Klick nach allen E-Mails von einem Kontakt zu suchen, was als Sofortfilter wirkt. Klicken Sie auf das Profilbild Ihres Kontakts im Nachrichtenlistenbereich, und auf magische Weise erscheinen alle E-Mails von dieser Person in der Nachrichtenliste. Dieses E-Mail-Geheimnis ist perfekt, um ältere E-Mail-Austausche zwischen Ihnen und Ihrem Kontakt nachzuschlagen.
9. Die Apps
Dies ist ein ganz besonderes E-Mail-Geheimnis, das nur Mailbird-Nutzer kennen. Mailbird kann mit anderen Apps integriert werden, und Sie können all Ihre Arbeiten aus einem Fenster erledigen. Um die aktuellen Prototypen der Mailbird-Apps anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz unten im Navigationsbereich. Dies öffnet die derzeit verfügbaren Apps.
Um sie zu aktivieren, klicken oder schieben Sie einfach den ein/aus-Schalter für die App, die Sie verwenden möchten. Sie wird im linken Navigationsbereich angezeigt. Klicken Sie darauf, um sie zu aktivieren und genießen Sie einen völlig neuen dynamischen Posteingang mit großartigen Apps wie Evernote, Dropbox, Google Drive, Google Kalender, Asana und vieles mehr. Sie sollten mindestens eine davon ausprobieren.
Zusammenfassung
In diesem Artikel haben wir Ihnen mehrere E-Mail-Geheimnisse vorgestellt, die Ihnen helfen können, Ihr Postfach zu organisieren und auf alle Ihre E-Mails in kürzerer Zeit zu antworten. Mailbird bietet viele fortschrittliche Funktionen, die Ihre Mailing-Erfahrung revolutionieren werden.
Wir alle haben unterschiedliche Methoden zur Verwaltung von E-Mails, und keine einzelne ist richtig oder falsch. Es gibt jedoch einige universelle E-Mail Tipps und Tricks, die das Leben für jeden erleichtern können, und es gibt einen erstaunlichen E-Mail-Client, der das Verwalten von E-Mails zum angenehmsten Teil Ihres Tages machen kann.
Mit der Hilfe von Mailbird können Sie Ihre E-Mail-Erfahrung durch viele effektive Funktionen anpassen, die Ihnen helfen, sich wieder gut zu fühlen und ein sauberes oder einfach besser verwaltbares Postfach zu erreichen. Weniger Stress und mehr Zeit für andere (angenehmere) Aktivitäten!
FAQ
Was sind die 5 besten E-Mail-Geheimnisse?
Haben Sie ein sauberes, organisiertes Postfach, das Sie gerne regelmäßig überprüfen? Wahrscheinlich ist die Antwort "Nein". Hier sind einige unglaubliche Tipps, die Ihr Leben einfacher machen und Ihr Mailerlebnis verwandeln werden: - E-Mails schnell lesen. Wussten Sie, dass es E-Mail-Clients wie Mailbird gibt, die Ihnen helfen können, alle Ihre E-Mails schnell zu lesen? - In-Line-Antwort. Nutzen Sie diese Option, um eine gut organisierte Antwort zu verfassen, die leicht nachvollziehbar ist. - Tastenkombinationen. Sie können eine Menge Zeit sparen, wenn Sie wissen, welche Tastenkombination was macht. - Multi-Account-Support. Finden Sie einen E-Mail-Client wie Mailbird, der es Ihnen ermöglicht, die Postfächer mehrerer E-Mail-Konten zu überwachen. - Integration von Drittanbieter-Apps. Einige E-Mail-Clients unterstützen Drittanbieter-Apps und ermöglichen es Ihnen, die gesamte Arbeit aus einem Fenster heraus zu erledigen.
