9 Sekretów e-mail, aby zwiększyć produktywność
Czy kiedy czujesz się zmęczony lub przytłoczony pracą, zaczynasz sprawdzać e-maile? Dlaczego tak robimy? Bo zaczynamy od małych, prostych zadań, zamiast trudniejszych, bardziej skomplikowanych.
Wielu guru produktywności sugeruje, aby zaczynać od najtrudniejszych lub najbardziej czasochłonnych zadań od samego rana. Jednak dla wielu z nas może to być trudne, ponieważ pragniemy natychmiastowej satysfakcji z ukończenia zadań, co prowadzi nas do łatwych zwycięstw. Sprawdzanie i przetwarzanie e-maili to jedna z tych czynności. Czytaj dalej, aby odkryć inne dobrze strzeżone sekrety e-mailowe!
Nie zastępuj komunikacji w czasie rzeczywistym
Wśród najbardziej popularnych porad i trików dotyczących e-maili znajduje się ta rada — nie sprawdzaj swojej poczty rano; zamiast tego grupuj wiadomości i zaplanuj czas na przetwarzanie ich 2-3 razy w ciągu dnia.
Pamiętaj, że świat toczy się dalej, nawet gdy ignorujemy e-maile i zajmujemy się nimi w wyznaczonych czasach. To również zachęca ludzi do kontaktowania się z Tobą w czasie rzeczywistym w pilnych sprawach.
Uzależnienie od Sprawdzania Skrzynki Odbiorczej
Wielu z was nie polubi tej struktury zarządzania e-mailami i nadal będzie ciągle sprawdzać, aby utrzymać czystą skrzynkę odbiorczą i zajmować się e-mailami natychmiast - co jest w porządku, o ile wasz dzień nie jest zdominowany przez e-maile.
Niektórzy z nas nie muszą oddzielać e-maili od prawdziwej pracy, lecz akceptują, że jest ona częścią pracy oraz budowania profesjonalnych relacji w wymianie informacji. To świetnie, o ile pozostajemy efektywni, sprawdzając e-maile.
Wiemy, że dobrze jest spojrzeć na swoją skrzynkę odbiorczą, ale co z resztą waszego czasu? Jak moglibyście lepiej go wykorzystać? Zauważyliśmy, że są małe zwycięstwa w bezstresowym centrum e-mailowym, co przynosi prawdziwe szczęście z posiadania czystej skrzynki odbiorczej.
Szsz... Nikt nie podzieli się z Tobą tymi tajemnicami e-maila
Przejdźmy od razu do sedna i zobaczmy, która sztuczka może zwiększyć Twoją produktywność e-mailową.
1. Szybkie Czytanie
Przynajmniej 50% czasu spędzonego w internecie poświęcamy na czytanie e-maili. Co by było, gdybyś mógł skrócić ten czas o połowę? Jedna z niezwykle przydatnych sztuczek e-mailowych to użycie szybkiego czytania Mailbird, aby przejść przez Twoje e-maile w połowie czasu.
2. Szybkie Pisanie
Czy słyszałeś o Szybkim Pisaniu, jednej z fajnych sztuczek e-mailowych, o których niewiele osób słyszało? To skrót klawiaturowy, który możesz stworzyć, aby komponować e-maila w dowolnym momencie, niezależnie od tego, czy Mailbird jest aktywnym oknem czy nie.
Szybkie Pisanie jest świetne, gdy musisz napisać do kogoś e-maila po przeglądaniu strony internetowej i chcesz wysłać mu link do tej strony. Może pracujesz nad dokumentem Word i masz pytanie do swojego kolegi. Nie musisz otwierać Mailbird i czynić go aktywnym oknem; wystarczy użyć swojego skrótu klawiaturowego, aby zacząć pisać.
3. Odpowiedź W Linii
Załóżmy, że skończyłeś szybko czytać początkowy e-mail, i są ważne punkty, na które musisz odpowiedzieć. Czy mogą istnieć porady dotyczące pisania e-maili, które pomogą Ci napisać dobrze zorganizowanego e-maila?
Tak, są! Używanie odpowiedzi w linii daje Tobie i kontaktom w Twojej rozmowie e-mailowej dobrze zorganizowaną odpowiedź, którą łatwo śledzić, z automatycznym kodowaniem kolorów i Twoim imieniem widocznym przy każdym naciśnięciu enter w e-mailu nadawcy, aby odpowiedzieć na dany punkt.
Oczywiście, w menu Opcje, w zakładce Zaawansowane, ta funkcja może być dostosowana do Twojego wyboru kolorów i stempla tekstowego, aby odróżnić Twoje odpowiedzi od oryginalnej treści e-maila nadawcy.
4. Skróty Klawiaturowe
Skróty klawiaturowe, nawet dla tych, którzy są przyzwyczajeni do interakcji za pomocą myszy, są jednym z najbardziej satysfakcjonujących sposobów, które przyspieszą zarządzanie pocztą.
Możesz użyć "R", aby odpowiedzieć, "L", aby oznaczyć e-mail do wyznaczonego folderu, "F", aby przesłać e-maila, "Ctrl + Shift + P", aby wydrukować, "Delete", aby przenieść e-maile do kosza, "E", aby zarchiwizować i wiele więcej.
Co najlepsze, jeśli jesteś przyzwyczajony do skrótów klawiaturowych Gmaila, wiele z nich jest obsługiwanych w Mailbird - co czyni je znacznie łatwiejszymi do nauki. Aby zobaczyć, jak szybko możesz osiągnąć zerową skrzynkę odbiorczą, użyj skrótów klawiaturowych, naciskając Shift + ?, aby zobaczyć wszystkie dostępne skróty.
5. Wyszukiwanie na LinkedIn
To idealne dla osób, które używają e-maila jako integralnej części swojej pracy (np. w celu marketingu e-mailowego) do budowania profesjonalnych relacji. Kliknij prawym przyciskiem myszy na adres e-mail i wybierz "Wyszukaj na LinkedIn ." To automatycznie wyszukuje ten kontakt e-mailowy na LinkedIn, abyś mógł zbudować silniejsze połączenie z tą osobą, zwłaszcza jeśli jest ona kontaktem biznesowym. To dodatkowy sposób na pozostanie w kontakcie społecznościowym za pomocą aplikacji Mailbird na Facebooku.
6. Obsługa wielu kont
Wiele osób wybiera klienta e-mailowego na komputerze stacjonarnym, aby zarządzać kilkoma kontami e-mailowymi z jednego miejsca. Wyobraź sobie, że nie musisz martwić się o zapamiętywanie logowania do e-maila i hasła, przerwy w internecie ani dostosowywania się do różnych interfejsów e-mailowych i wszystkich funkcji, które mają znaczenie dla poprawy Twojego doświadczenia e-mailowego.
Obsługa wielu kont pozwala na dostosowanie Twoich kont z różnymi ikonami, a wiele tożsamości pozwala na wysyłanie z dowolnego adresu e-mailowego z konta każdego. To centralne miejsce do obsługi całej Twojej poczty e-mail. Obsługa wielu kont sprawia, że Mailbird jest Twoim centrum e-mailowym.
7. Pasek Akcji
To jedna z najlepszych wskazówek dotyczących e-maili i zdecydowanie dynamiczny dodatek do zarządzania Twoją skrzynką odbiorczą. Gdy najedziesz kursorem na zdjęcie profilowe swojego kontaktu na liście wiadomości, pasek wysuwa się w prawo, dając Ci opcje Archiwizuj, Odpowiedz, Prześlij dalej, Kosz, Oznacz jako ważne, Oznacz jako oznaczone, Oznacz jako przeczytane lub nieprzeczytane i Oznacz jako spam. Więc, jeśli jesteś osobą korzystającą z metody point-and-click, to świetny sposób na zarządzanie osobistym & firmowym e-mailem bezpośrednio po przeczytaniu tematu; alternatywnie, możesz być jednym z efektywnych użytkowników skrótów klawiaturowych e-mailowych opisanych w punkcie #4 powyżej.
Na koniec możesz łatwo zarchiwizować e-maile, klikając i trzymając zdjęcie profilowe i przeciągając w prawo; pasek zmienia kolor na zielony, aby potwierdzić, że Twój e-mail zostanie zarchiwizowany. Alternatywnie, jeśli masz e-mail, który jest zarchiwizowany lub w folderze, możesz przenieść go z powrotem do skrzynki odbiorczej, używając tego samego gestu; tylko, pasek zmienia kolor na niebieski, aby potwierdzić, że e-mail został przeniesiony z powrotem do skrzynki odbiorczej i będzie oznaczone "Skrzynka odbiorcza."
Użytkownicy laptopów mogą używać touchpada, aby zarchiwizować lub przenieść e-maile z powrotem do skrzynki odbiorczej, używając dwóch palców i przesuwając je z lewej do prawej po touchpadzie. Całkiem fajne.
8. Wyszukiwanie po Zdjęciach Profilowych
Na wypadek, gdybyś nie przestrzegał filozofii zerowej skrzynki odbiorczej, wszystkie Twoje problemy są rozwiązane, o ile masz świetną funkcję wyszukiwania, aby znaleźć dowolną treść w e-mailach, jak linia tematu, jakiś tekst lub adres e-mail nadawcy.
Możesz zapytać: "Po co muszę usuwać lub archiwizować, skoro mogę znaleźć każdy adres e-mail, linię tematu lub treść dzięki solidnemu algorytmowi wyszukiwawczemu w moim e-mailu?"; może, nie widzisz żadnych pozytywnych korzyści z pozbywania się e-maili ze swojej skrzynki odbiorczej natychmiast po ich przybyciu. Wyszukiwanie to odpowiedź na Twoje zmartwienia związane z e-mailem, pozwalające Ci przetwarzać e-maile w najbardziej produktywny sposób w historii.
Możesz wyszukiwać załączniki, skróty klawiaturowe, aplikacje, adresy e-mail, nazwy kontaktów, etykiety folderów i wiele więcej. Specjalna funkcja wyszukiwania, która naprawdę wydaje się błyszczeć, to możliwość wyszukiwania wszystkich e-maili od jednego kontaktu za jednym kliknięciem, działająca jako natychmiastowy filtr. Kliknij zdjęcie profilowe swojego kontaktu w oknie wiadomości, a w magiczny sposób wszystkie e-maile od tej osoby pojawią się na liście wiadomości. Ta tajemnica e-mailowa jest idealna do odniesienia się do starszych wymian e-mailowych między Tobą a Twoim kontaktem.
9. Aplikacje
To bardzo szczególna tajemnica e-mailowa, którą znają tylko użytkownicy Mailbird. Mailbird może integrować się z innymi aplikacjami, dzięki czemu możesz załatwić wszystkie swoje sprawy z jednego okna. Aby zobaczyć aktualne prototypy aplikacji Mailbird, kliknij trzy kropki na dole panelu nawigacyjnego. To otworzy dostępne obecnie aplikacje.
Aby je włączyć, po prostu kliknij lub przesuń przełącznik włączania/wyłączania dla aplikacji, którą chciałbyś użyć. Pojawi się ona na skrajnym lewym panelu nawigacyjnym. Kliknij na to, aby aktywować i cieszyć się zupełnie nową dynamiczną skrzynką odbiorczą z fantastycznymi aplikacjami, takimi jak Evernote, Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Asana i wiele więcej. Powinieneś spróbować przynajmniej jednej z nich.
Podsumowanie
W tym artykule pokazaliśmy Ci kilka sekretów związanych z e-mailem, które mogą pomóc w utrzymaniu porządku w skrzynce odbiorczej oraz odpowiedzi na wszystkie Twoje e-maile w krótszym czasie. Mailbird oferuje wiele zaawansowanych funkcji, które zmienią Twoje doświadczenia związane z e-mailem.
Wszyscy mamy różne metody zarządzania e-mailami i żadna z nich nie jest ani dobra, ani zła. Istnieją jednak pewne uniwersalne porady dotyczące e-maili i triki, które mogą ułatwić życie każdemu, a także niesamowity klient e-mail, który sprawi, że zarządzanie e-mailami stanie się najprzyjemniejszą częścią Twojego dnia.
Z pomocą Mailbird możesz dostosować swoje doświadczenia związane z e-mailem dzięki wielu skutecznym funkcjom, które pomogą Ci poczuć się lepiej i osiągnąć czystą lub po prostu bardziej zorganizowaną skrzynkę odbiorczą. Mniej stresu i więcej czasu na inne (przyjemniejsze) zajęcia!
FAQ
Jakie są 5 najważniejszych sekretów e-mailowych?
Czy masz czystą, zorganizowaną skrzynkę odbiorczą, którą nie masz nic przeciwko sprawdzaniu regularnie? Prawdopodobnie odpowiedź brzmi "Nie". Oto kilka niesamowitych porady dotyczące produktywności e-mail, które ułatwią Ci życie i zmienią Twoje doświadczenie związane z pocztą:- Szybkie czytanie e-maili. Czy wiesz, że istnieją klienci pocztowi, tacy jak Mailbird, którzy mogą pomóc Ci szybko czytać wszystkie e-maile?- Odpowiedź w wątku. Skorzystaj z tej opcji, aby stworzyć dobrze zorganizowaną odpowiedź, którą łatwo śledzić.- Skróty klawiaturowe. Możesz zaoszczędzić wiele czasu, znając, który skrót klawiaturowy co robi.- Obsługa wielu kont. Znajdź klienta pocztowego, takiego jak Mailbird, który pozwala monitorować skrzynki odbiorcze wielu kont e-mail.- Integracja z aplikacjami trzecich stron. Niektórzy klienci pocztowi wspierają aplikacje zewnętrzne i pozwalają Ci wykonać całą pracę z jednego okna.
