9 Secrets d'Email pour Stimuler la Productivité
Quand vous êtes fatigué ou débordé par le travail, consultez-vous vos emails à la place? Pourquoi faisons-nous cela? Parce que nous commençons par des tâches simples au lieu des plus compliquées.
De nombreux gourous de la productivité suggèrent de commencer par votre tâche la plus difficile ou la plus chronophage dès le matin. Cependant, cela peut être difficile pour beaucoup d'entre nous, car nous avons besoin de cette satisfaction immédiate de pouvoir accomplir des choses, ce qui signifie que nous cherchons les gains faciles. Vérifier et traiter les e-mails est l'une de ces activités. Continuez à lire pour découvrir d'autres secrets bien gardés des e-mails !
Ne remplacez pas la communication en temps réel
Parmi les conseils et astuces les plus populaires pour les e-mails, il y a ce conseil : ne vérifiez pas vos e-mails le matin ; au contraire, assurez-vous de les regrouper et de planifier un moment pour les traiter 2 à 3 fois au cours de la journée.
Rappelez-vous que le monde continue même lorsque nous ignorons les e-mails et que nous les gérons à des moments dédiés. Cela encourage également les gens à vous contacter en temps réel pour des affaires urgentes.
Addiction à la vérification de la boîte de réception
Beaucoup d'entre vous n'aimeront pas cette structure pour gérer les e-mails, et vous continuerez à vérifier pour maintenir une boîte de réception propre et à traiter les e-mails immédiatement - ce qui est acceptable tant que votre journée n'est pas dominée par les e-mails.
Certains d'entre nous n'ont pas besoin de séparer les e-mails du travail réel, mais acceptent que cela fasse partie du travail et de la construction de relations professionnelles dans l'échange d'informations. C'est formidable tant que nous restons efficaces tout en vérifiant nos e-mails.
Nous savons qu'il est agréable de regarder votre boîte de réception, mais qu'en est-il du reste de votre temps ? Comment pourriez-vous le dépenser plus judicieusement ? Nous avons reconnu qu'il existe de petites victoires dans un hub d'e-mails sans stress, ce qui entraîne un véritable bonheur de la boîte de réception.
Chut… Personne ne partagera ces secrets d'email avec vous
Allons droit au but et voyons quel truc pourrait augmenter votre productivité par email.
1. Lecteur rapide
Au moins 50 % de la lecture en ligne est consacrée à la lecture des emails. Et si vous pouviez réduire ce temps de moitié ? L'un des incroyables trucs d'email est d'utiliser le lecteur rapide Mailbird pour traiter vos emails en moitié moins de temps.
2. Rédaction rapide
Avez-vous entendu parler de Rédaction rapide, l'un des astuces d'email intéressantes que peu de gens connaissent ? C'est un raccourci clavier que vous pouvez créer pour rédiger un email à tout moment, que Mailbird soit la fenêtre active ou non.
La Rédaction rapide est idéale lorsque vous devez envoyer un email à quelqu'un après avoir consulté un site web, et que vous souhaitez leur envoyer un lien vers ce site. Peut-être que vous travaillez sur un document Word et que vous avez une question pour votre collègue. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir Mailbird et de le rendre la fenêtre active ; utilisez simplement votre raccourci clavier pour commencer à rédiger.
3. Réponse en ligne
Supposons que vous ayez terminé de lire rapidement l'email initial, et qu'il y ait des points importants auxquels vous devez répondre. Pourriez-vous avoir des conseils pour écrire des emails qui pourraient vous aider à composer un email bien structuré ?
En fait, il y en a ! Utiliser la réponse en ligne vous donne, à vous et à vos contacts dans votre conversation par email, une réponse bien organisée qui est facile à suivre, avec un codage couleur automatique et votre nom estampillé chaque fois que vous appuyez sur entrer dans l'email de l'expéditeur pour répondre à ce point spécifique.
Bien sûr, depuis le menu Options sous l'onglet Avancé, cette fonction peut être personnalisée selon votre choix de couleur et d'estampille de texte pour distinguer vos réponses du contenu original de l'email de l'expéditeur.
4. Raccourcis clavier
Les raccourcis clavier, même pour ceux qui sont habitués aux interactions pointées et cliquées avec la souris, sont l'un des trucs les plus gratifiants qui accéléreront la gestion des emails.
Vous pouvez utiliser "R" pour répondre, "L" pour étiqueter un email dans un dossier désigné, "F" pour transférer un email, "Ctrl + Shift + P" pour imprimer, "Suppr" pour déplacer des emails à la corbeille, "E" pour archiver, et bien plus encore.
Le meilleur dans tout ça, c'est que si vous êtes habitué aux raccourcis clavier de Gmail, beaucoup d'entre eux sont pris en charge dans Mailbird - ce qui les rend beaucoup plus faciles à apprendre. Pour voir à quelle vitesse vous pouvez atteindre zéro inbox en utilisant des raccourcis clavier, consultez-les en appuyant sur Shift + ? pour voir tous les raccourcis disponibles.
5. Recherche LinkedIn
Ceci est idéal pour les personnes qui utilisent l'email comme une partie intégrante de leur travail (par exemple, pour le marketing par email) afin de construire des relations professionnelles. Faites un clic droit sur une adresse email et sélectionnez "Rechercher sur LinkedIn." Cela recherche automatiquement ce contact email sur LinkedIn afin que vous puissiez établir une connexion plus solide avec cette personne, surtout s'il s'agit d'un contact professionnel. C'est un bonus pour rester socialement connecté via l'application Facebook de Mailbird.
6. Support multi-comptes
De nombreuses personnes optent pour un client email de bureau afin de pouvoir gérer plusieurs comptes email depuis un seul endroit. Imaginez ne jamais avoir à vous soucier de mémoriser un identifiant email et un mot de passe, d'une coupure internet, ou de devoir s'adapter à différentes interfaces email et à toutes les fonctionnalités qui comptent pour améliorer votre expérience email.
Le support multi-comptes vous permet de personnaliser vos comptes avec des icônes différentes, et les identités multiples vous permettent d'envoyer depuis n'importe quelle adresse email de n'importe quel compte. C'est un endroit central pour gérer tous vos emails. Le support multi-comptes fait de Mailbird votre hub email.
7. Barre d'action
C'est l'un des meilleurs conseils pour les emails et un ajout dynamisant pour gérer votre boîte de réception. Lorsque vous passez votre souris sur la photo de profil de votre contact dans la liste de messages, une barre glisse vers la droite, vous donnant les options pour Archiver, Répondre, Transférer, Supprimer, Marquer comme important, Marquer comme étoilé, Marquer comme lu ou non lu, et Marquer comme spam. Donc, si vous êtes un adepte du clic-point, c'est un excellent moyen de gérer un email personnel & d'entreprise immédiatement après avoir lu la ligne de sujet ; alternativement, vous pouvez être l'un des utilisateurs efficaces de raccourcis clavier notés au #4 ci-dessus.
Enfin, vous pouvez archiver facilement des emails en cliquant et en maintenant la photo de profil et en la glissant vers la droite ; la barre devient verte pour confirmer que votre email sera archivé. Alternativement, si vous avez un email qui est archivé ou dans un dossier, vous pouvez le déplacer à nouveau vers la boîte de réception, en utilisant le même geste ; seulement, la barre devient bleue pour confirmer que l'email a été déplacé à nouveau vers la boîte de réception et sera étiqueté avec "Boîte de réception".
Les utilisateurs de laptop peuvent utiliser le pavé tactile pour archiver ou déplacer des emails vers la boîte de réception en utilisant deux doigts et en les faisant glisser de gauche à droite sur le pavé tactile. Plutôt génial.
8. Recherche par photo de profil
Au cas où vous ne suivriez pas la philosophie zéro inbox, tous vos problèmes sont résolus tant que vous disposez d'une fonction de recherche incroyable pour trouver n'importe quel contenu dans les emails, comme une ligne de sujet, un texte ou une adresse email d'expéditeur.
Vous pourriez demander : "Pourquoi aurais-je besoin de supprimer ou d'archiver lorsque je peux trouver n'importe quelle adresse email, ligne de sujet ou contenu grâce à un algorithme de recherche robuste dans mon email ?"; peut-être, vous ne voyez aucun avantage positif à débarrasser votre boîte de réception des emails dès leur arrivée. La recherche est la réponse à vos soucis email, vous permettant de traiter les emails de la manière la plus productive possible.
Vous pouvez rechercher des pièces jointes, des raccourcis clavier, des applications, des adresses email, des noms de contacts, des étiquettes de dossiers, et bien plus encore. La fonction de recherche spéciale qui semble vraiment briller est la capacité de rechercher tous les emails d'un contact en un clic, fonctionnant comme un filtre instantané. Cliquez sur la photo de profil de votre contact dans le volet de la liste de messages, et magiquement, tous les emails de cette personne apparaissent dans la liste de messages. Ce secret d'email est parfait pour référencer d'anciens échanges d'emails entre vous et votre contact.
9. Les applications
Ceci est un secret d'email très spécial que seuls les utilisateurs de Mailbird connaissent. Mailbird peut s'intégrer à d'autres applications, et vous pouvez réaliser tout votre travail dans une seule fenêtre. Pour voir les prototypes actuels des applications Mailbird, cliquez sur les trois points en bas du panneau de navigation. Cela ouvrira les applications actuellement disponibles.
Pour les activer, il vous suffit de cliquer ou de faire glisser l'interrupteur marche/arrêt pour l'application que vous souhaitez utiliser. Elle apparaîtra sur le panneau de navigation à gauche. Cliquez dessus pour l'activer et profitez d'une boîte de réception entièrement dynamique avec des applications incroyables comme Evernote, Dropbox, Google Drive, Google Agenda, Asana, et bien plus encore. Vous devriez essayer au moins l'une d'entre elles.
Conclusion
Dans cet article, nous vous avons présenté plusieurs secrets d'e-mails qui peuvent vous aider à garder votre boîte de réception organisée et à répondre à tous vos e-mails en moins de temps. Mailbird offre de nombreuses fonctionnalités avancées qui transformeront votre expérience de messagerie.
Nous avons tous différentes méthodes de gestion des e-mails, et aucune n'est vraiment correcte ou incorrecte. Cependant, il existe des conseils universels sur les e-mails et des astuces qui peuvent faciliter la vie de tout le monde, et il y a un client de messagerie incroyable qui peut faire de la gestion des e-mails la partie la plus agréable de votre journée.
Avec l'aide de Mailbird, vous pouvez personnaliser votre expérience de messagerie grâce à de nombreuses fonctionnalités efficaces qui vous aident à vous sentir bien à nouveau et à obtenir une boîte de réception propre ou simplement plus gérable. Moins de stress et plus de temps pour d'autres (plus agréables) activités !
FAQ
Quels sont les 5 secrets des e-mails ?
Avez-vous une boîte de réception propre et organisée que vous n'hésitez pas à consulter régulièrement ? Probablement, la réponse est "Non." Voici quelques astuces incroyables pour la productivité des e-mails qui faciliteront votre vie et transformeront votre expérience de messagerie :- Lire les e-mails rapidement. Saviez-vous qu'il existe des clients de messagerie, comme Mailbird, qui peuvent vous aider à lire rapidement tous vos e-mails ? - Réponse intégrée. Utilisez cette option pour rédiger une réponse bien organisée et facile à suivre. - Raccourcis clavier. Vous pouvez gagner beaucoup de temps en connaissant quel raccourci clavier fait quoi. - Prise en charge de plusieurs comptes. Trouvez un client de messagerie, comme Mailbird, qui vous permet de surveiller les boîtes de réception de plusieurs comptes de messagerie. - Intégration d'applications tierces. Certains clients de messagerie prennent en charge les applications tierces et vous permettent de faire tout le travail à partir d'une seule fenêtre.
