9 Segredos de Email para Aumentar a Produtividade
Quando se sente cansado ou sobrecarregado com o trabalho, começa a verificar os emails? Por que fazemos isso? Porque começamos com tarefas pequenas e simples ao invés das mais difíceis e complicadas.
Muitos gurus da produtividade sugerem começar com a sua tarefa mais difícil ou que consome mais tempo logo pela manhã. No entanto, isso pode ser difícil para muitos de nós, uma vez que desejamos aquela satisfação imediata de conseguir completar as coisas, o que significa que optamos pelas vitórias fáceis. Verificar e processar e-mails é uma dessas atividades. Continue a ler para descobrir outros segredos bem guardados sobre e-mails!
Não Substitua a Comunicação em Tempo Real
Entre as dicas e truques de e-mail mais populares está este conselho — não verifique seu e-mail de manhã; em vez disso, assegure-se de agrupar e agendar um horário para processá-lo 2-3 vezes ao longo do dia.
Lembre-se de que o mundo continua mesmo quando ignoramos e-mails e os tratamos durante horários dedicados. Isso também encoraja as pessoas a contatá-lo em tempo real com questões urgentes.
Vício de Verificação da Caixa de Entrada
Muitos de vocês não gostarão desta estrutura para gerenciar e-mails, e continuarão a constantemente verificar para manter uma caixa de entrada limpa e lidar com os e-mails imediatamente - o que é aceitável desde que o seu dia não seja dominado pelos e-mails.
Alguns de nós não precisamos separar o e-mail do trabalho real, mas aceitamos que ele faz parte do trabalho e da construção de relacionamentos profissionais na troca de informações. Isso é ótimo, desde que permaneçamos eficazes ao mesmo tempo que verificamos e-mails.
Sabemos que é bom olhar para a sua caixa de entrada, mas e o restante do seu tempo? Como você poderia aproveitá-lo de forma mais sábia? Reconhecemos que há pequenas vitórias em um hub de e-mail sem estresse, que traz verdadeira felicidade à caixa de entrada.
Shhhh… Ninguém Vai Compartilhar Esses Segredos de Email com Você
Vamos direto ao ponto e ver qual truque poderia aumentar a sua produtividade com e-mails.
1. Leitor Rápido
Pelo menos 50% da leitura online é gasta lendo e-mails. E se você pudesse cortar esse tempo pela metade? Um dos truques de e-mail incrivelmente úteis é usar o leitor rápido do Mailbird para passar pelos seus e-mails na metade do tempo.
2. Composição Rápida
Você já ouviu falar do Composição Rápida, um dos truques de e-mail interessantes que poucas pessoas conhecem? Este é um atalho de teclado que você pode criar para compor um e-mail a qualquer momento, esteja o Mailbird como janela ativa ou não.
A Composição Rápida é ótima quando você precisa enviar um e-mail para alguém depois de navegar em um site e deseja enviar o link para esse site. Talvez você esteja trabalhando em um documento do Word e tenha uma pergunta para seu colega. Você não precisa abrir o Mailbird e torná-lo a janela ativa; basta usar seu atalho de teclado para começar a compor.
3. Resposta In-line
Suponha que você termine de ler rapidamente o e-mail inicial e haja pontos importantes aos quais você precisa responder. Poderiam existir dicas para escrever e-mails que ajudariam você a compor um e-mail bem estruturado?
Na verdade, existem! Usar a resposta in-line fornece a você e aos contatos da sua conversa por e-mail uma resposta bem organizada que é fácil de seguir, com codificação de cores automática e seu nome estampado sempre que você pressionar enter no e-mail do remetente para responder a esse ponto específico.
Claro, no menu Opções, na aba Avançado, esse recurso pode ser personalizado com sua escolha de cor e carimbo de texto para distinguir suas respostas do conteúdo original do e-mail do remetente.
4. Atalhos de Teclado
Atalhos de teclado, mesmo para aqueles que estão acostumados a interações de clicar e apontar com o mouse, são um dos truques mais recompensadores que vão acelerar a gestão de e-mails.
Você pode usar "R" para responder, "L" para rotular um e-mail para uma pasta designada, "F" para encaminhar um e-mail, "Ctrl + Shift + P" para imprimir, "Delete" para mover e-mails para a lixeira, "E" para arquivar, e muito mais.
O melhor de tudo, se você está acostumado com os atalhos de teclado do Gmail, muitos deles são suportados no Mailbird - tornando-os muito mais fáceis de aprender. Para ver quão rapidamente você pode alcançar o zero na caixa de entrada usando atalhos de teclado, confira-os pressionando Shift + ? para ver todos os atalhos disponíveis.
5. Pesquisa no LinkedIn
Este é ideal para pessoas que usam e-mail como parte integral do seu trabalho (por exemplo, para marketing por e-mail) para construir relacionamentos profissionais. Clique com o botão direito em um endereço de e-mail e selecione "Pesquisar no LinkedIn ." Isso procura automaticamente esse contato de e-mail no LinkedIn para que você possa construir uma conexão mais forte com essa pessoa, especialmente se ele ou ela for um contato comercial. Esta é uma maneira bônus de se manter socialmente conectado através do aplicativo do Facebook do Mailbird.
6. Suporte para Múltiplas Contas
Muitas pessoas optam por um cliente de e-mail desktop para que possam gerenciar várias contas de e-mail de um só lugar. Imagine nunca ter que se preocupar em se lembrar de um login de e-mail e senha, a internet caindo, ou se ajustar a diferentes interfaces de e-mail e todos os recursos que importam para melhorar sua experiência com e-mail.
O suporte a múltiplas contas permite que você personalize suas contas com ícones diferentes, e a multi-identidade permite que você envie de qualquer endereço de e-mail de qualquer conta. É um lugar central para gerenciar todos os seus e-mails. O suporte a múltiplas contas faz do Mailbird o seu centro de e-mail.
7. Barra de Ação
Esta é uma das melhores dicas para e-mails e uma adição definitivamente dinâmica para gerenciar sua caixa de entrada. Quando você passa o mouse sobre a foto de perfil do seu contato na lista de mensagens, uma barra desliza para a direita, dando a você as opções para Arquivar, Responder, Encaminhar, Lixo, Marcar como importante, Marcar como destacado, Marcar como lido ou não lido, e Marcar como spam. Então, se você é do tipo que aponta e clica, essa é uma ótima maneira de gerenciar e-mails pessoais e corporativos imediatamente após ler a linha de assunto; alternativamente, você pode ser um dos usuários eficientes de atalhos de teclado mencionados no item #4 acima.
Finalmente, você pode arquivar e-mails facilmente clicando e segurando a foto de perfil e arrastando para a direita; a barra fica verde para confirmar que seu e-mail será arquivado. Alternativamente, se você tiver um e-mail que está arquivado ou em uma pasta, pode movê-lo de volta para a caixa de entrada, usando o mesmo gesto; neste caso, a barra fica azul para confirmar que o e-mail foi movido de volta para a caixa de entrada e será marcado como "Caixa de Entrada."
Usuários de laptop podem usar o touchpad para arquivar ou mover e-mails de volta para a caixa de entrada usando dois dedos e deslizando da esquerda para a direita no touchpad. Bem impressionante.
8. Pesquisa por Foto de Perfil
Caso você não siga a filosofia do zero na caixa de entrada, todos os seus problemas são resolvidos enquanto você tiver uma incrível função de pesquisa para encontrar qualquer conteúdo em e-mails, como uma linha de assunto, algum texto ou um endereço de e-mail do remetente.
Você pode perguntar: "Por que preciso eliminar ou arquivar quando posso encontrar qualquer endereço de e-mail, linha de assunto ou conteúdo através de um robusto algoritmo de pesquisa no meu e-mail?"; talvez você não veja nenhum benefício positivo em eliminar seu caixa de entrada assim que os e-mails chegam. A pesquisa é a resposta para suas preocupações com e-mail, permitindo que você processe e-mails da maneira mais produtiva possível.
Você pode pesquisar por anexos, atalhos de teclado, aplicativos, endereços de e-mail, nomes de contatos, rótulos de pastas e muito mais. A função de pesquisa especial que realmente brilha é a capacidade de pesquisar por todos os e-mails de um contato em um clique, funcionando como um filtro instantâneo. Clique na foto de perfil do seu contato no painel da lista de mensagens, e magicamente, todos os e-mails daquela pessoa aparecem na lista de mensagens. Este segredo de e-mail é perfeito para referenciar trocas de e-mail mais antigas entre você e seu contato.
9. Os Aplicativos
Este é um segredo de e-mail muito especial que apenas os usuários do Mailbird conhecem. O Mailbird pode integrar com outros aplicativos, e você pode realizar todo o seu trabalho de uma única janela. Para visualizar os protótipos atuais dos aplicativos do Mailbird, clique nos três pontos na parte inferior do painel de navegação. Isso abrirá os aplicativos atualmente disponíveis.
Para ativá-los, basta clicar ou deslizar o interruptor liga/desliga do aplicativo que você gostaria de usar. Ele aparecerá no painel de navegação à esquerda. Clique nele para ativar e aproveite uma nova caixa de entrada dinâmica com aplicativos incríveis como Evernote, Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Asana, e muito mais. Você deve experimentar pelo menos um deles.
Conclusão
Neste artigo, mostramos-lhe vários segredos de e-mail que podem ajudá-lo a manter a sua caixa de entrada organizada e a responder a todos os seus e-mails em menos tempo. O Mailbird vem com muitas funcionalidades avançadas que vão transformar a sua experiência de envio de e-mails.
Todos temos diferentes métodos de gestão de e-mails, e não há um único método certo ou errado. No entanto, existem algumas dicas de e-mail universais e truques que podem tornar a vida de todos mais fácil, e há um incrível cliente de e-mail que pode fazer da gestão de e-mails a parte mais agradável do seu dia.
Com a ajuda do Mailbird, pode personalizar a sua experiência de e-mail através de muitas funcionalidades eficazes que o ajudam a sentir-se bem e a alcançar uma caixa de entrada limpa ou simplesmente mais gerível. Menos stress e mais tempo para outras atividades (mais agradáveis)!
FAQ
Quais são os 5 maiores segredos do e-mail?
Você tem uma caixa de entrada limpa e organizada que não se importa em verificar regularmente? Provavelmente, a resposta é "Não." Aqui estão algumas dicas incríveis que vão facilitar sua vida e transformar sua experiência com o e-mail:- Ler Emails Rapidamente. Você sabia que existem clientes de e-mail, como o Mailbird, que podem ajudá-lo a ler rapidamente todos os seus e-mails?- Resposta In-Line. Use esta opção para compor uma resposta bem organizada que seja fácil de seguir.- Atalhos de Teclado. Você pode economizar muito tempo sabendo qual atalho de teclado faz o quê.- Suporte a Múltiplas Contas. Encontre um cliente de e-mail, como o Mailbird, que permite monitorar as caixas de entrada de múltiplas contas de e-mail.- Integração com Aplicativos de Terceiros. Alguns clientes de e-mail suportam aplicativos de terceiros e permitem que você faça todo o trabalho de uma única janela.
