9 Segreti dell'Email per Aumentare la Produttività
Quando ti senti stanco o sopraffatto dal lavoro, inizi a controllare le email? Perché lo facciamo? Perché cominciamo con attività semplici piuttosto che quelle più difficili.
Molti esperti di produttività suggeriscono di iniziare con il compito più difficile o che richiede più tempo per primo al mattino. Tuttavia, questo può essere difficile per molti di noi, poiché desideriamo quella soddisfazione immediata di riuscire a completare le cose, il che significa che puntiamo alle vittorie facili. Controllare e gestire le email è una di quelle attività. Continua a leggere per scoprire altri segreti ben custoditi delle email!
Non Sostituire la Comunicazione in Tempo Reale
Tra i consigli e trucchi per e-mail più popolari c'è questo suggerimento: non controllare la tua e-mail al mattino; piuttosto, assicurati di raggrupparlo e programmare un momento per gestirlo 2-3 volte durante la giornata.
Ricorda che il mondo va avanti anche quando ignoriamo le e-mail e le gestiamo durante momenti dedicati. Questo incoraggia anche le persone a contattarti in tempo reale per questioni urgenti.
Dipendenza dal Controllo della Posta
Molti di voi non apprezzeranno questa struttura per gestire le email, e continuerete a controllare costantemente per mantenere un'email pulita e affrontare le email immediatamente - il che è accettabile fintanto che la vostra giornata non è dominata dalle email.
Alcuni di noi non hanno bisogno di separare le email dal lavoro reale, ma accettano che faccia parte del lavoro e della costruzione di relazioni professionali nello scambio di informazioni. Questo è ottimo fintanto che rimaniamo efficaci insieme al controllo delle email.
Sappiamo che fa piacere guardare la tua inbox, ma quale spazio resta per il resto del tuo tempo? Come potresti spenderlo più saggiamente? Abbiamo riconosciuto che ci sono piccole vittorie in un hub email senza stress, che porta a una vera felicità della posta in arrivo.
Shhhh… Nessuno Condividerà Questi Segreti della Posta Elettronica con Te
Andiamo dritti al punto e vediamo quale trucco potrebbe aumentare la tua produttività via e-mail.
1. Lettore Veloce
Almeno il 50% della lettura online è dedicata alla lettura delle email. E se potessi dimezzare quel tempo? Uno dei trucchi per la posta elettronica incredibilmente utili è utilizzare il lettore veloce di Mailbird per sbrigarti a leggere le tue email in metà tempo.
2. Composizione Veloce
Hai sentito parlare di Composizione Veloce, uno dei trucchi per email più interessanti di cui pochi sono a conoscenza? Questo è un collegamento da tastiera che puoi creare per comporre un'email in qualsiasi momento, che Mailbird sia la finestra attiva o meno.
La Composizione Veloce è ottima quando devi inviare un'email a qualcuno dopo aver navigato su un sito web, e vuoi inviare loro un link a quel sito. Magari stai lavorando su un documento Word e hai una domanda per il tuo collega. Non è necessario aprire Mailbird e renderlo la finestra attiva; basta usare la scorciatoia da tastiera per iniziare a comporre.
3. Risposta In-Linea
Supponiamo che tu abbia finito di leggere rapidamente l'email iniziale, e ci sono punti importanti ai quali devi rispondere. Ci potrebbero essere suggerimenti per scrivere email che ti aiuterebbero a comporre un'email ben strutturata?
In effetti, ci sono! Utilizzare la risposta in-linea offre a te e ai contatti nella tua conversazione email una risposta ben organizzata e facile da seguire, con codifica automatica dei colori e il tuo nome impresso ogni volta che premi invio nell'email del mittente per rispondere a quel punto specifico.
Certo, dal menu Opzioni nella scheda Avanzate, questa funzione può essere personalizzata con il tuo colore e il timbro di testo per distinguere le tue risposte dal contenuto originale dell'email del mittente.
4. Scorciatoie da Tastiera
Le scorciatoie da tastiera, anche per coloro che sono abituati alle interazioni del mouse, sono uno dei trucchi più gratificanti che accelereranno la gestione della posta.
Puoi usare "R" per rispondere, "L" per etichettare un'email in una cartella designata, "F" per inoltrare un'email, "Ctrl + Shift + P" per stampare, "Delete" per spostare le email nel cestino, "E" per archiviare e molto altro.
Il bello è che, se sei abituato alle scorciatoie da tastiera di Gmail, molte di esse sono supportate in Mailbird - rendendo più semplice l'apprendimento. Per vedere quanto rapidamente puoi raggiungere lo zero nella casella di posta usando le scorciatoie da tastiera, controllale premendo Shift + ? per vedere tutte le scorciatoie disponibili.
5. Ricerca LinkedIn
Questo è ideale per le persone che usano l'email come parte integrante del proprio lavoro (ad es. per il marketing via email) per costruire relazioni professionali. Fai clic con il tasto destro su un indirizzo email e seleziona "Cerca su LinkedIn ." Questo cerca automaticamente quel contatto email su LinkedIn così puoi costruire una connessione più forte con quella persona, soprattutto se è un contatto aziendale. Questo è un modo in più per rimanere connesso socialmente tramite l'app Facebook di Mailbird.
6. Supporto Multi-Account
Molte persone scelgono un client email desktop così possono gestire diversi account email da un unico posto. Immagina di non dover mai preoccuparti di ricordare un login email e password, l'interruzione di internet, o adattarsi a diverse interfacce email e a tutte le funzionalità che contano per migliorare la tua esperienza email.
Il supporto multi-account ti consente di personalizzare i tuoi account con icone diverse, e le multi-identità ti consentono di inviare da qualsiasi indirizzo email da qualsiasi account. È un posto centrale per gestire tutte le tue email. Il supporto multi-account rende Mailbird il tuo hub email.
7. Barra delle Azioni
Questa è una delle migliori suggerimenti per le email e certamente un'aggiunta dinamica alla gestione della tua casella di posta. Quando passi il mouse sopra l'immagine del profilo del tuo contatto nella lista dei messaggi, una barra si estende a destra, offrendoti le opzioni di Archiviare, Rispondere, Inoltrare, Cestino, Contrassegnare come importante, Contrassegnare come stella, Contrassegnare come letto o non letto e Contrassegnare come spam. Quindi, se sei una persona che usa il punto e clicca, questo è un ottimo modo per gestire le email personali & aziendali immediatamente dopo aver letto l'oggetto; in alternativa, potresti essere uno degli utenti di email con scorciatoie da tastiera efficienti di cui si parla nel punto #4 sopra.
Infine, puoi archiviare facilmente le email facendo clic e tenendo premuta l'immagine del profilo e trascinando a destra; la barra diventa verde per confermare che la tua email sarà archiviata. In alternativa, se hai un'email che è archiviata o in una cartella, puoi spostarla di nuovo nella casella di posta, utilizzando lo stesso gesto; solo che la barra diventa blu per confermare che l'email è stata riportata nella casella di posta e sarà contrassegnata con "Posta in arrivo."
Gli utenti di laptop possono utilizzare il touchpad per archiviare o spostare le email di nuovo nella casella di posta usando due dita e scorrendo da sinistra a destra sul touchpad. Piuttosto fantastico.
8. Ricerca per Immagine del Profilo
Nel caso tu non segua la filosofia dello zero nella casella di posta, tutti i tuoi problemi sono risolti finché hai una fantastica funzione di ricerca per trovare qualsiasi contenuto nelle email, come un oggetto, del testo, o un indirizzo email del mittente.
Potresti chiedere: "Perché devo eliminare o archiviare quando posso trovare qualsiasi indirizzo email, oggetto o contenuto attraverso un robusto algoritmo di ricerca nella mia email?"; forse non vedi alcun beneficio positivo nel liberarti dalla tua casella di posta delle email non appena arrivano. La ricerca è la risposta ai tuoi problemi email, permettendoti di elaborare le email nel modo più produttivo possibile.
Puoi cercare allegati, scorciatoie da tastiera, app, indirizzi email, nomi di contatto, etichette per le cartelle, e molto altro. La funzione di ricerca speciale che sembra davvero brillare è la possibilità di cercare tutte le email da un solo contatto in un clic, funzionando come un filtro istantaneo. Fai clic sull'immagine del profilo del tuo contatto nel riquadro della lista dei messaggi, e magicamente, tutte le email di quella persona appariranno nella lista dei messaggi. Questo segreto email è perfetto per fare riferimento a scambi di email più vecchi tra te e il tuo contatto.
9. Le App
Questo è un segreto email molto speciale che solo gli utenti di Mailbird conoscono. Mailbird può integrarsi con altre app, e puoi svolgere tutto il tuo lavoro da una sola finestra. Per visualizzare i prototipi attuali delle app di Mailbird, fai clic sui tre puntini in fondo al pannello di navigazione. Questo aprirà le app attualmente disponibili.
Per attivarle, basta fare clic o scorrere l'interruttore per accendere/spegnere l'app che desideri utilizzare. Essa apparirà nel pannello di navigazione a sinistra. Fai clic su di essa per attivarla e goderti una casella di posta dinamica del tutto nuova con app fantastiche come Evernote, Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Asana, e molto altro. Dovresti provare almeno una di esse.
Conclusione
In questo articolo, ti abbiamo mostrato diversi segreti per le email che possono aiutarti a mantenere la tua casella di posta organizzata e a rispondere a tutte le tue email in meno tempo. Mailbird offre molte funzionalità avanzate che trasformeranno la tua esperienza di gestione delle email.
Ognuno di noi ha metodi diversi per gestire le email e nessuno è giusto o sbagliato. Tuttavia, ci sono alcuni consigli universali per le email e trucchi che possono rendere la vita di tutti più facile, e c'è un fantastico client email che può rendere la gestione delle email la parte più piacevole della tua giornata.
Con l'aiuto di Mailbird, puoi personalizzare la tua esperienza email attraverso molte funzionalità efficaci che ti aiutano a sentirti di nuovo bene e a ottenere una casella di posta pulita o semplicemente più gestibile. Meno stress e più tempo per altre attività (più piacevoli)!
FAQ
Quali sono i 5 principali segreti per l'email?
Hai una casella di posta pulita e organizzata che non ti dispiace controllare regolarmente? Probabilmente, la risposta è "No". Ecco alcuni consigli incredibili che renderanno la tua vita più facile e trasformeranno la tua esperienza di mailing:- Leggi le Email rapidamente. Sapevi che ci sono client email, come Mailbird, che possono aiutarti a leggere rapidamente tutte le tue email?- Risposta In-Line. Usa questa opzione per comporre una risposta ben organizzata e facile da seguire.- Scorciatoie da Tastiera. Puoi risparmiare molto tempo conoscendo quali scorciatoie da tastiera fanno cosa.- Supporto Multi-Account. Trova un client email, come Mailbird, che ti consenta di monitorare le caselle di posta di più account email.- Integrazione di App di Terze Parti. Alcuni client email supportano app di terze parti e ti permettono di fare tutto il lavoro da un'unica finestra.
