Posponer Correos para Limpiar tu Bandeja de Entrada Eficazmente
¿Eres un usuario frecuente de la app de Gmail? Puede que hayas oído hablar de la función de posponer correos en tu bandeja de entrada Gmail, y puede que la hayas utilizado, pero ¿deberías?
Se dice que no debes usar el botón de posponer en tu alarma porque interrumpe tu patrón de sueño, y ¿quién necesita una siesta justo después de una noche de descanso completo? Eso puede ser cierto para patrones de sueño bien organizados, pero si pospones correos en Gmail, puedes estar haciendo un gran favor a tu rutina de gestión de bandeja de entrada.
En este artículo, exploramos por qué deberías posponer correos en Gmail o en cualquier otro cliente de correo, cómo usar la función para tener un buzón más organizado, y cómo hacerlo sabiamente.
¿Qué significa posponer correos?
En la aplicación de Gmail para escritorio, si pasas el cursor sobre cualquier mensaje de correo electrónico, verás un botón de reloj. Esta es la función de Posponer correo que retira un correo de la bandeja de entrada durante un tiempo determinado. Una vez que el tiempo se agota, el correo volverá a aparecer en la parte superior de tu bandeja de entrada para que puedas organizarlo o posponerlo nuevamente si necesitas más tiempo.
Cómo posponer correos en Gmail
Hay dos maneras de posponer correos en Gmail, dependiendo del tipo de dispositivo que uses.
- En la aplicación web de Gmail: Pasa el mouse sobre un correo, haz clic en el botón de posponer, y se abrirá una ventana donde podrás elegir la fecha y hora que prefieras. También puedes seleccionar conversaciones para posponer múltiples correos en Gmail.
- En la aplicación móvil de Gmail: Abre un correo, toca el menú en la esquina superior derecha y selecciona Posponer. También puedes configurar acciones de deslizar para posponer correos.
¿Puedes posponer correos en Outlook?
Sí, la función de posponer de Outlook funciona de la misma manera que posponer correos en la aplicación de Gmail, y el proceso es el mismo para casi todos los clientes de correo electrónicos. Cuando un correo llega a tu bandeja de entrada de Outlook, abre el correo, haz clic o toca el botón de Posponer en la barra de herramientas, establece el tiempo, y eso es todo.
Sin embargo, si estás utilizando múltiples cuentas de correo, puede ser complicado revisar cada cuenta de correo para gestionar los correos pospuestos. Debe haber una mejor alternativa.
¿Por qué posponer?
Utilizar la función de posponer correos en Gmail es uno de los pasos más sencillos para tener un bandeja de entrada de Gmail más ordenada y organizada. Pero no solo los usuarios de la aplicación de Gmail pueden beneficiarse de los correos pospuestos. La función también está presente en Mailbird: puedes agregar cualquier cuenta de correo de cualquier proveedor y usar la función de posponer de la misma manera.
Pero, ¿por qué lo necesitas? Después de todo, algunas personas afirman que solo empeora las cosas. Pero tal vez simplemente no lo utilizan correctamente.
Pospone correos si:
1. No tienes tiempo en este momento.
¿Recuerdas esos fundamentos de la metodología GTD? Puedes aplicarlos aquí también. A veces puede ser útil posponer correos que no puedes procesar en menos de dos minutos y luego delegar y ocuparlos una vez que reaparezcan. De lo contrario, corres el riesgo de olvidarte de ellos en una de las carpetas.
2. Requieren seguimiento dentro de un tiempo específico.
Con algunos correos, ya has tomado acción, pero también necesitas hacer un seguimiento cuando la persona al otro lado del correo haya cumplido con su parte. Podrías agregar eso a tu calendario, pero si necesitas responder a un correo específico, primero tendrás que encontrarlo. Los correos pospuestos reaparecerán cuando los necesites, permitiendo un seguimiento fácil y conveniente.
3. Se trata de una conferencia, entrevista, concierto o recordatorio de vuelo.
En este caso, podrías utilizar la función de posponer junto con un calendario. Digamos que un correo tiene detalles sobre la agenda o el código de vestimenta deseado; puedes ver esos detalles cuando el correo pospuesto aparezca nuevamente en la parte superior justo antes del evento.
Trampas de Posponer Correos que Debes Evitar
Por muy bueno que sea, Posponer puede ser contraproducente si te agarras al mal hábito de usarlo solo porque existe. Si lo usas de manera arbitraria, Posponer se convierte en un error de gestión del tiempo.
Veamos dos situaciones que debes evitar.
1. Pospones correos porque estás procrastinando o evitando lo inevitable.
Es comprensible si estás colapsando bajo presión y quieres que cada correo esté oculto a la vista. Pero eso significa que necesitas un descanso real. Posponer correos que no te apetece tratar no significa que dejen de ser tu responsabilidad. Eventualmente volverán a aparecer, y tendrás que gestionarlos.
En su lugar: Utiliza aplicaciones como Todoist, Asana, o Trello para convertir correos en tareas. Puedes reenviar correos a esas aplicaciones, y ellas crearán automáticamente una tarjeta para los correos. Alternativamente, puedes añadir cualquiera de las tres aplicaciones como integraciones a Mailbird, abrirlas en la barra lateral y añadir una tarea mientras miras un correo.
2. Estás posponiendo solo para ver tu bandeja de entrada vacía más pronto.
Ver tu bandeja de entrada vacía puede darte una sensación de logro, pero solo si el trabajo se ha completado. Además, si no eres consciente del tiempo hasta el cual pospones un correo, podría aparecer cuando no tienes tiempo para ello. Así que sé razonable con ese retraso de tiempo, y piensa cuidadosamente sobre cuándo tendrás tiempo para el correo pospuesto.
En su lugar: Posponer múltiples correos solo si tienes un plazo concreto: cuándo algo tiene que entregarse, cuándo volverás al trabajo, etc.
¿Cuál es la mejor alternativa a las funciones de posponer de Outlook y Gmail?
Mailbird es un increíble cliente de correo electrónico con muchas funciones que te proporcionan una gestión productiva del correo, incluida la opción de Posponer. Aún mejor, puedes configurar todas tus cuentas de correo en un solo lugar para una mejor gestión.
Una vez que configures tus múltiples cuentas de correo para que sean gestionadas con Mailbird, aquí hay algunos consejos sobre cómo usar la función de Posponer.
Pospone cuando definitivamente no puedes tomar ninguna otra acción en este momento.
Mailbird tiene una barra de Acción Rápida donde, además de posponer, puedes iniciar un correo, responder rápidamente o moverlo a otra carpeta. Es apropiado posponer si no puedes hacer nada más al respecto, como en las siguientes situaciones:
- Necesitas consultar primero con tus colegas antes de poder responder al mensaje y archivarlo.
- No puedes decidir a qué carpeta enviarlo en este momento.
- Necesitas más tiempo para tratar el correo del que tienes en este momento.
- Utilizas la bandeja unificada y es un boletín reservado para tu tiempo de ocio.
Posponer un correo en Mailbird
¿Alguna vez has pensado en usar nuestra función de posponer para entrenar tu cerebro o incluso aprender un nuevo idioma? Crea un correo con una lista de vocabulario que te gustaría recordar, pospónlo por una semana y repítelo. #mailbirdtips Aprende más aquí. ? https://bit.ly/3tu8DW9 #gestióndeemail #consejodeemail
Publicado por Mailbird el martes, 20 de abril de 2021
Establece el momento de posponer el correo para cuando definitivamente puedas leer el correo.
Como se mencionó anteriormente, debes tener cuidado al seleccionar el tiempo de posposición. Mailbird tiene opciones predefinidas, tales como:
- Más tarde hoy se puede usar para correos que necesitan más tiempo pero aún deben ser tratados el mismo día.
- Esta noche es una buena opción para correos reservados para tiempo personal.
- Para mañana y mañana por la noche son para correos que pueden esperar un poco más.
- Este fin de semana se puede usar si es un correo personal o si planeas ponerte al día con el trabajo durante el fin de semana.
- La próxima semana es para correos que aún no puedes planear.
También puedes seleccionar una fecha y hora personalizadas, lo que es útil cuando necesitas detalles de un evento una hora antes o has establecido un día definitivo para ponerte al día con el trabajo.
Marca algunos correos antes de posponer.
A veces recibes varios correos el mismo día, y necesitas revisar cada uno para recordar qué has pospuesto. Puedes ahorrar tiempo marcando un tipo de mensaje en particular, como una tarea, para diferenciarlo de eventos o viceversa.
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¿Cómo desactivo la posposición en Mailbird?
Es posible que necesites correos pospuestos que regresen a la bandeja de entrada antes de la hora que configuraste inicialmente. A veces, puedes terminar otras tareas pendientes en tu lista antes de tiempo y puede que quieras atender una tarea pospuesta de inmediato. En ese caso, simplemente ve a la carpeta de Pospuestos y selecciona el correo que deseas mover de nuevo a la bandeja de entrada. Haz clic en "desposponer" y encuentra ese correo de vuelta en la bandeja principal.
Cierre
Si utilizas la función de posponer correos de manera inteligente, puede ayudarte a lograr una bandeja de entrada ordenada o reducir la ansiedad por los correos que están en tu bandeja de entrada sin un propósito. Sin embargo, debe usarse por la razón correcta, o terminarás con más trabajo después. Así que establece el temporizador sabiamente y pospone correos con Mailbird!
Preguntas Frecuentes
¿A dónde van los correos pospuestos?
Van a una carpeta llamada "Pospuestos". Todos los correos marcados como pospuestos en tu bandeja de entrada principal se mueven automáticamente a esta carpeta.
¿Qué sucede cuando pospones un correo?
El correo se ocultará y aparecerá en la esquina superior derecha a la hora especificada para que puedas actuar sobre él.
¿Cómo deshacer el posponer un correo antes de la hora de vencimiento?
Simplmente ve a la carpeta Pospuestos, abre el correo y haz clic en "deshacer posponer". Volverá a estar en la parte superior de tu bandeja de entrada para que puedas tomar la acción correspondiente.
