Posticipa le Email per Pulire la Tua Casella per i Migliori Risultati
Sei un assiduo utilizzatore dell'app Gmail? Potresti aver sentito parlare della funzione Posticipa Email nella tua casella Gmail e potresti averla usata, ma dovresti?
Si dice che non dovresti usare il pulsante di posticipo sulla tua sveglia perché disturba il tuo schema di sonno, e chi ha bisogno di un pisolino subito dopo una notte di sonno completo? Questo potrebbe essere vero per schemi di sonno ben organizzati, ma se posticipi email nell'app Gmail, potresti fare un grande favore alla tua routine di gestione della posta in arrivo.
In questo articolo, esploriamo perché dovresti posticipare email in Gmail o in qualsiasi altro client di posta, come utilizzare questa funzione per una casella di posta più organizzata e come farlo in modo saggio.
Cosa Significa Posticipare Email?
Nella tua app Gmail desktop, se passi il cursore sopra un messaggio email, vedrai un pulsante a forma di orologio. Questa è la funzione di Posticipa Email che rimuove un'email dalla posta in arrivo per un determinato periodo. Una volta scaduto il tempo, l'email riapparirà in alto nella tua posta in arrivo così potrai sistemarla o posticiparla di nuovo se hai bisogno di più tempo.
Come posticipare email in Gmail
Ci sono due modi per posticipare email in Gmail, a seconda del tipo di dispositivo che utilizzi.
- Nell'app web Gmail: Passa il mouse su un'email, clicca sul pulsante Posticipa, e si aprirà una finestra in cui puoi scegliere la data e l'ora preferite. Puoi anche selezionare conversazioni per posticipare più email in Gmail.
- Nell'app mobile Gmail: Apri un'email, tocca il menu nell'angolo in alto a destra, e seleziona Posticipa. Puoi anche configurare le azioni di Scorrimento per posticipare le email.
Puoi Posticipare Email in Outlook?
Sì, la funzione di posticipo di Outlook funziona nello stesso modo del posticipo delle email nell' app Gmail, e il processo è lo stesso per quasi ogni client di posta elettronica. Quando un'email arriva nella tua posta in arrivo di Outlook, apri l'email, clicca o tocca su Posticipa sulla barra degli strumenti, imposta il tempo, e il gioco è fatto.
Tuttavia, se stai utilizzando più account email, potrebbe essere complicato controllare ogni account email per gestire le email posticipate. Deve esserci un'alternativa migliore.
Perché colpire il pulsante Snooze?
Utilizzare Snooze Email in Gmail è uno dei passi più semplici per avere una casella di posta Gmail più ordinata e organizzata. Ma non sono solo gli utenti dell'app Gmail a poter beneficiare delle email posticipate. La funzionalità è presente anche in Mailbird: puoi aggiungere qualsiasi account email di qualsiasi fornitore e utilizzare la funzione Snooze allo stesso modo.
Ma perché ne hai bisogno? Dopotutto, alcune persone affermano che stia solo peggiorando le cose. Ma forse semplicemente non la usano correttamente.
Posticipa le email se:
1. Non hai tempo al momento.
Ricordi quelle essenziali della metodologia GTD? Puoi applicarle anche qui. A volte può essere utile posticipare le email che non puoi gestire in meno di due minuti e poi delegarle e occuparsi di esse una volta che riappaiono. Altrimenti, rischi di dimenticarle in una delle cartelle.
2. Richiedono un seguito entro un tempo specifico.
Con alcune email hai già intrapreso un'azione, ma hai anche bisogno di seguire quando la persona dall'altra parte dell'email ha fatto la sua parte. Potresti aggiungere questo al tuo calendario, ma poi, se devi rispondere a un'email specifica, dovrai prima trovarla. Le email posticipate riappariranno quando ne hai bisogno, consentendo follow-up facili e convenienti.
3. Riguardano una conferenza, un colloquio, un concerto o un promemoria di volo.
In questo caso, potresti utilizzare Snooze come un calendario. Diciamo che un'email ha dettagli sull'agenda o sul codice di abbigliamento desiderato; puoi vedere quei dettagli quando l'email posticipata riappare in alto giusto prima dell'evento.
Trappole da Evitare nel Posticipare le Email
Per quanto sia utile, Posticipare può diventare controproducente se si cade nel brutto vizio di usarlo solo perché esiste. Se lo usi in modo sconsiderato, Posticipare diventa un problema di gestione del tempo.
Diamo un'occhiata a due situazioni che dovresti evitare.
1. Posticipi le email perché stai procrastinando o stai evitando l'inevitabile.
È comprensibile se ti senti sopraffatto dalla pressione e vuoi nascondere ogni email alla vista. Ma ciò significa che hai bisogno di un riposo reale. Posticipare le email che non vuoi affrontare non significa che smettano di essere una tua responsabilità. Riapproprieranno alla fine, e dovrai gestirle.
Invece: Usa app come Todoist, Asana o Trello per convertire le email in attività. Puoi inoltrare le email a queste app, e esse creeranno automaticamente una scheda per le email. In alternativa, puoi aggiungere una delle tre app come integrazioni a Mailbird, aprirle nella barra laterale e aggiungere un'attività mentre guardi un'email.
2. Stai posticipando solo per vedere la tua casella di posta svuotata più rapidamente.
Vedere la tua casella di posta vuota potrebbe darti un senso di realizzazione, ma solo se il lavoro è stato completato. Inoltre, se non presti attenzione al tempo fino a cui stai posticipando un'email, potrebbe riemergere quando non hai tempo per essa. Quindi sii ragionevole con quel ritardo di tempo e pensa attentamente a quando avrai tempo per l'email posticipata.
Invece: Posticipa più email solo se hai un periodo di tempo concreto — quando qualcosa è dovuto, quando torni al lavoro, ecc.
Qual è la migliore alternativa alle funzionalità Snooze di Outlook e Gmail?
Mailbird è un fantastico client email con molte funzionalità che ti offrono una gestione produttiva delle email, incluso il pulsante Snooze. Ancora meglio, puoi configurare tutti i tuoi account email in un unico posto per una gestione migliore.
Una volta configurati i tuoi molteplici account email da gestire con Mailbird, ecco alcuni suggerimenti su come utilizzare la funzionalità Snooze.
Posticipa quando sicuramente non puoi intraprendere ulteriori azioni al momento.
Mailbird ha una barra delle Azioni Veloci dove, oltre a posticipare, puoi avviare un'email, rispondere rapidamente o spostarla in un'altra cartella. È appropriato posticipare se non puoi fare nient'altro al riguardo, come nelle seguenti situazioni:
- Devi prima controllare con i tuoi colleghi prima di poter rispondere al messaggio e archiviarlo.
- Non puoi decidere in quale cartella inviarlo al momento.
- Hai bisogno di più tempo per affrontare l'email di quanto ne hai adesso.
- Usi la casella unificata e si tratta di una newsletter riservata al tuo tempo libero.
Posticipa un'email in Mailbird
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Postato da Mailbird il martedì 20 aprile 2021
Imposta il tempo di posticipo dell'email per quando puoi sicuramente leggere l'email.
Come menzionato sopra, dovresti prestare attenzione nella selezione del tempo di posticipo. Mailbird ha opzioni preimpostate, come:
- Piu tardi oggi può essere utilizzato per email che necessitano di più tempo ma che devono ancora essere trattate lo stesso giorno.
- Questa sera è una buona opzione per email riservate al tempo personale.
- Domani e Domani sera sono per email che possono aspettare un po' più a lungo.
- Questo fine settimana può essere utilizzato se si tratta di un'email personale o se hai in programma di recuperare lavoro durante il fine settimana.
- La prossima settimana è per email che non puoi pianificare ancora.
Puoi anche selezionare una data e un'ora personalizzate, che è utile quando hai bisogno dei dettagli di un evento un'ora prima o se hai fissato un giorno preciso per il lavoro di recupero.
Metti una stella ad alcune email prima di posticiparle.
A volte ricevi molte email lo stesso giorno e devi esaminare ognuna per ricordare cosa hai posticipato. Puoi risparmiare tempo mettendo una stella a un particolare tipo di messaggio, come un compito, per differenziarlo da eventi o viceversa.
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Come disattivare il posticipo in Mailbird?
Potresti aver bisogno che le email posticipate tornino nella tua casella di posta prima del momento che hai impostato inizialmente. A volte, potresti finire altri compiti in sospeso nella tua lista in anticipo e voler occuparsi di un compito posticipato immediatamente. In tal caso, vai semplicemente nella cartella Posticipato e seleziona l'email che desideri riportare nella casella di posta. Clicca su "annulla posticipo" e troverai di nuovo quell'email nella casella di posta principale.
Conclusione
Se usi la funzione Snooze Email in modo intelligente, può aiutarti a ottenere una casella di posta ordinata o ridurre l'ansia per le email che rimangono nella tua casella di posta senza uno scopo. Tuttavia, deve essere utilizzata per la ragione giusta, altrimenti ti ritroverai con più lavoro in seguito. Quindi imposta il timer saggiamente e posticipa email su Gmail con Mailbird!
FAQ
dove vanno le email posticipate?
Vanno in una cartella chiamata "Posticipate". Tutte le email contrassegnate come posticipate nella tua casella di posta principale si spostano automaticamente in questa cartella.
Cosa succede quando posticipi un'email?
L'email sarà nascosta e riapparirà in alto a destra al momento specificato in modo da poter agire su di essa.
Come posso annullare il posticipo di un'email prima della scadenza?
Semplicemente vai nella cartella Posticipate, apri l'email e clicca su "annulla posticipo". Tornerà in cima alla tua casella di posta in modo da poter intraprendere l'azione appropriata.
