E-Mail-Zeit halbieren: 7 einfache Tricks
Ich bin weder der Erste noch der Letzte, der anerkennt, dass das Problem der E-Mail-Überlastung außer Kontrolle gerät. Die verheerenden Folgen werden nur die unproduktiven Stunden und entgangenen Einnahmen als direkten Einfluss erhöhen.
Es gibt zahlreiche Probleme im Umgang mit E-Mails im Alltag, aber das Hauptproblem zeigt sich in Form der "Tragödie der Allmende", was bedeutet, dass Menschen aus Eigeninteresse handeln, um ihre Ziele zu erreichen, auch wenn das nicht im besten Interesse der Gruppe ist, zu der sie gehören.
Bei der Verfassung einer E-Mail denken wir alle darüber nach, was wir von der anderen Person wollen, nicht andersherum, was die Tragödie der Allmende und das grundlegende Problem erklärt, warum E-Mail-Überlastung uns in einem Meer unproduktiver E-Mail-Gewohnheiten ertränkt.
Es gibt viele Tipps da draußen, und es ist leicht, überwältigt zu werden, wenn man 100 kleine Dinge hat, die man in seinen E-Mail-Gewohnheiten verbessern kann. Schau dir das hier an, zum Beispiel. Ich kann nicht alle davon umsetzen. Ich habe aufgegeben, noch bevor ich angefangen habe zu lesen.
Ich möchte es nicht kontraintuitiv gestalten, also lass uns in kleinen Schritten anfangen und mit sieben der einfachsten Methoden beginnen, die du in deinen täglichen E-Mail-Gewohnheiten umsetzen kannst, um deine Zeit im Posteingang zu halbieren.
#1 - Die geheimnisvolle Welt der Betreffzeilen
Betreffzeilen sind wie Flirtsprüche in der effektiven E-Mail-Kommunikation. Sie können entweder andere Menschen beruhigen oder dir den Stempel eines Stalkers aufdrücken.
Es gibt eine einfache Möglichkeit, deine Betreffzeilen hilfreich zu gestalten - nenne ausdrücklich das Endziel deiner E-Mail. Dies gibt dem Empfänger eine klare Vorstellung davon, was er tun muss, nur indem er sich die Betreffzeile ansieht. Er kann entscheiden, sofort mit einer E-Mail zu antworten oder sie für später zu markieren.
Lass uns einige effektive Beispiele für Betreffzeilen anschauen:
- Besprechungsnotizen + Feedback zu Entwürfen erforderlich
- [Informativ] Update zu den Verkäufen für die Woche vom 27. April
- [Dringend] Heute die neue Beta veröffentlichen!
- [Niedrige Priorität] Bitte diesen Fehler auf der Website beheben
Beachte zwei wichtige Dinge:
- Die Verwendung von Adjektiven in eckigen Klammern kann das Verständnis darüber, was getan werden muss, erheblich verbessern, nur durch das Lesen der Betreffzeile.
- Mach dir keine Sorgen, wenn deine Betreffzeile etwas länger ist. Wenn sie klar erklärt, was zu tun ist, ohne die E-Mail zu öffnen, machst du es richtig.
#2 - Befolgen Sie die NNTR/NRN- und EOM-Richtlinie
NNTR = Keine Antwort erforderlich
NRN = Keine Antwort nötig
EOM = Ende der Nachricht
Diese drei einfachen Phrasen oder deren Abkürzungen können Ihr E-Mail-Volumen erheblich reduzieren.
Die meiste Zeit, wenn Sie die letzte E-Mail in einem Thread mit allen nützlichen Informationen senden, wird der Empfänger mit einer Danksagung oder einer kurzen Bestätigung antworten, die nur zu Ihrem Stapel an E-Mails hinzugefügt wird.
Wenn Sie sicher sind, dass dies Ihre letzte E-Mail in dem Thread sein wird, können Sie NNTR/NRN am Ende einer E-Mail hinzufügen, um anderen mitzuteilen, dass sie nicht antworten müssen. In einigen Fällen kann es unhöflich erscheinen oder Mitarbeiter einschüchtern, nicht auf ihren Chef zu antworten, selbst wenn sie eine Frage haben. Um das zu vermeiden, können Sie schreiben: "Keine Antwort erforderlich, es sei denn, Sie haben eine Frage" oder eine Variation davon.
Manchmal haben Sie eine sehr kurze Nachricht, die in die Betreffzeile selbst passt. In diesem Fall kann das Hinzufügen von EOM oder [EOM] oder [Ende der Nachricht] die Zeit des Empfängers sparen, da er die E-Mail nicht öffnen muss.
Helfen Sie sich und anderen, effizienter zu werden.
#3 - Verwenden Sie die Schaltfläche "Senden & Archivieren"
Die Mehrheit der Menschen kennt diese nützlichen Funktionen nicht, die Ihren E-Mail-Stress oder Ihre Unwilligkeit, mit der E-Mail-Kommunikation umzugehen, reduzieren können.
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und die Schaltfläche "Senden & Archivieren" klicken, wird die E-Mail gesendet und gleichzeitig aus Ihrem Posteingang archiviert. Das spart nicht nur Zeit beim separaten Archivieren der E-Mail, sondern reduziert auch die Unordnung in Ihrem Posteingang und gibt Ihnen ein Gefühl der Kontrolle, dass Sie schnell mit E-Mails aufräumen.
Aktivieren Sie es in Gmail
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Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in Ihrem Gmail-Posteingang, und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Einstellungen aus.
- Unter dem Tab Allgemein scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Senden und archivieren" und wählen Sie "Senden & Archivieren"-Schaltfläche in der Antwort anzeigen.
- Klicken Sie am Ende der Seite auf Änderungen speichern.
Dann sehen Sie eine Schaltfläche "Senden und archivieren" zusammen mit der Schaltfläche "Senden" wie folgt:
Aktivieren Sie es in Mailbird
Diese Funktion ist integriert und aktiv, wenn Sie Mailbird installieren, und sieht so aus:
Andere E-Mail-Programme für die geschäftliche Kommunikation scheinen momentan zu fehlen.
#4 - E-Mails richtig formatieren
Sie sollten immer vermeiden, lange E-Mail-Nachrichten zu schreiben, aber wenn Sie Absätze von Text verfassen, machen Sie es zumindest ansprechender, damit die anderen Ihnen dafür nicht böse sind. Verwenden Sie die folgenden drei Elemente großzügig:
Überschriften in Fettschrift
Verwenden Sie Überschriften und formatieren Sie sie fett. Sie können auch die wichtigen Teile der E-Mail hervorheben, indem Sie sie fett darstellen. Der Trick besteht jedoch darin, Tastenkombinationen für mehr Effizienz zu nutzen. Wenn Sie den Text mit der Maus auswählen, müssen Sie den Cursor bewegen, was oft den falschen Text auswählt, dann den Cursor zur Formatierungsleiste bewegen und auf die Option Fett klicken. Das kostet zusätzliche Zeit.
Verwenden Sie die Umschalt- + Pfeiltasten, um Text auszuwählen, und verwenden Sie Strg + B oder Befehl + B auf Ihrer Tastatur, um ihn fett zu formatieren. Schauen wir uns die Mathematik an:
Wenn Sie zehnmal fett in einer E-Mail verwenden, können Sie 15 bis 20 Sekunden sparen, indem Sie keine Maus verwenden.
Wenn Sie E-Mails intensiv nutzen und mindestens fünf solcher E-Mails jeden Tag senden, ergibt sich eine Zeitersparnis von 75 bis 100 Sekunden pro Tag = 37,5 bis 50 Minuten jeden Monat.
Aufzählungspunkte
Aufzählungspunkte machen das Scannen einer E-Mail einfacher. Sie lassen die E-Mail sauber aussehen und ermöglichen es den Empfängern, Inline-Antworten zu verfassen.
Falls Sie mit Inline-Antworten nicht vertraut sind, sehen Sie sich an, wie einfach es ist, auf eine E-Mail mit Inline-Antworten zu antworten.
Abstände
Lange Absätze in Cluster von zwei bis drei Zeilen zu unterteilen, erleichtert das Lesen. Versuchen Sie, einen Absatz nicht länger als drei Zeilen zu machen.
#5 - Sagen Sie Nein zu offenen Fragen
Stellen Sie am Ende der E-Mail immer eine spezifische Frage und verzichten Sie auf Fragen wie:
- Was denken Sie darüber?
- Irgendwelches Feedback?
Spezifische Fragen erleichtern dem Empfänger das Leben und zeigen, dass Sie seine Zeit schätzen. Anstatt eine vage Frage zu stellen, geben Sie Ihrem Empfänger Möglichkeiten/Optionen, aus denen er wählen kann, was ihm einen Anhaltspunkt zum Nachdenken gibt. Einige Beispiele:
- Möchten Sie jetzt damit fortfahren, oder sollten wir es auf später verschieben?
- Könnten Sie mir Ihr Feedback dazu schicken, welche Kampagne die beste ist und warum?
#6 - Verwenden Sie CC und BCC richtig
Die meisten Menschen wissen nicht, wie man CC und BCC korrekt benutzt, wenn mehrere Personen in die E-Mail einbezogen sind. Hier sind einige einfache Tipps:
- Verwenden Sie das An-Feld, um die E-Mail-Adressen der Personen hinzuzufügen, die direkt von der E-Mail betroffen sind oder von denen eine Antwort erwartet wird.
- Verwenden Sie CC, um die Leute auf dem Laufenden zu halten, wenn Sie keine Antwort von ihnen erwarten.
- Verwenden Sie BCC, wenn Sie nur eine Kopie einer E-Mail im Posteingang einer Person hinterlassen möchten und diese nicht an weiteren Gesprächen beteiligt sein wird.
- Wenn Ihnen jemand per E-Mail vorgestellt wird, führen Sie das Gespräch mit der neuen Person weiter, fügen Sie aber den Einführenden in BCC hinzu, damit Sie ihm danken können, ohne ihn in weitere Gespräche einzubeziehen.
- Wenn Sie dieselbe E-Mail an 20 wichtige Personen senden, senden Sie sie nacheinander, anstatt alle in BCC zu setzen. Das zeigt nur Ihre Faulheit und mangelnden Respekt gegenüber der anderen Person. Und Sie können eine Antwort von ihnen vergessen.
- Sie können so viele Personen zum An-Feld hinzufügen, wie Sie möchten. Halten Sie nicht nur eine Person im An-Feld und die anderen in CC; das ist eine falsche Praxis.
#7 - Besiege es mit der Zwei-Minuten-Regel
In der E-Mail-Korrespondenz bedeutet die Zwei-Minuten-Regel, dass du eine E-Mail (antworten, weiterleiten, löschen usw.) bearbeitest, wenn es weniger als zwei Minuten dauert. Andernfalls markierst du sie und kümmerst dich später darum.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, sie für später zu speichern:
- Du kannst sie markieren.
- Du kannst sie in einen anderen Ordner verschieben.
- Du kannst sie in Aufgaben umwandeln.
Mehr als das, es ist besser, von dem Typen zu lernen, der die Zwei-Minuten-Regel erfunden hat.
Jetzt bist du gerüstet und bereit, in die Schlacht des Posteingangs zu ziehen. Geh und gewinne sie.
