Dimezza il Tempo delle Email: 7 Trucchi Facili
Non sono il primo né l'ultimo a riconoscere che il problema del sovraccarico di email sta sfuggendo di mano. Le conseguenze devastanti, apparentemente innocue, aumenteranno solo le ore improduttive e il fatturato perso come impatto diretto.
Ci sono molti problemi nell'uso quotidiano della posta elettronica, ma il principale si presenta sotto forma di "tragedia dei beni comuni", che significa che le persone agiscono nel proprio interesse per raggiungere i propri obiettivi, anche se non è nel miglior interesse del gruppo di cui fanno parte.
Mentre componiamo un messaggio email, pensiamo sempre a cosa vogliamo da un'altra persona, non il contrario, il che spiega la tragedia dei beni comuni e il problema fondamentale del perché il sovraccarico di email ci sta facendo affogare in un mare di abitudini email improduttive.
Ci sono molti consigli là fuori, ed è facile sentirsi sopraffatti quando hai 100 piccole cose da migliorare nelle tue abitudini email. Guarda questo, per esempio. In nessun modo posso implementare tutto ciò. Ho rinunciato anche prima di iniziare a leggere.
Non voglio renderlo controintuitivo, quindi facciamo piccoli passi e iniziamo con sette dei metodi più semplici che puoi implementare nelle tue abitudini email quotidiane che ridurranno il tempo nella tua casella di posta della metà.
#1 - Il Misterioso Mondo delle Linee Oggetto
Le linee oggetto sono come le frasi di approccio nella comunicazione email efficace. Possono far sentire a proprio agio gli altri o guadagnarti l'etichetta di "strano".
C'è un modo semplice per rendere le tue linee oggetto utili - menzionare esplicitamente l'obiettivo finale della tua email. Questo dà al destinatario un'idea chiara di cosa deve fare semplicemente guardando la linea oggetto. Può decidere di rispondere immediatamente con un messaggio email o contrassegnarla per rispondere più tardi.
Vediamo alcuni esempi di linee oggetto efficaci:
- Note della riunione + bisogno di feedback sui mock-up
- [Informativo] Aggiornamento sulle vendite per la settimana del 27 aprile
- [Urgente] Rilascia il nuovo beta oggi!
- [Bassa Priorità] Per favore, correggi questo errore sul sito web
Nota due cose importanti:
- L'uso di aggettivi tra parentesi quadre può migliorare significativamente la comprensione di ciò che deve essere fatto semplicemente leggendo la linea oggetto dell'email.
- Non preoccuparti se la tua linea oggetto è un po' più lunga. Se spiega chiaramente cosa deve essere fatto senza aprire l'email, stai facendo bene.
#2 - Segui la politica NNTR/NRN e EOM
NNTR = Nessun bisogno di rispondere
NRN = Nessuna risposta necessaria
EOM = Fine del messaggio
Queste tre semplici frasi o i loro acronimi possono ridurre significativamente il volume delle tue email.
La maggior parte delle volte, quando invii l'ultima email in una conversazione con tutte le informazioni utili, il destinatario risponderà con una nota di ringraziamento o un breve riconoscimento, il che aggiunge solo alla tua pila di email.
Se sei sicuro che questa sarà la tua ultima email nella conversazione, puoi aggiungere NNTR/NRN alla fine di un'email per far sapere agli altri che non è necessario rispondere. In alcuni casi potrebbe sembrare scortese o intimidire i dipendenti a non rispondere al loro capo, anche se hanno una domanda. Per evitare ciò puoi scrivere: "Nessun bisogno di rispondere a meno che tu non abbia una domanda" o una variazione di questo.
A volte hai un messaggio molto breve che può rientrare nell'oggetto stesso. In quel caso, aggiungere EOM o [EOM] o [Fine del messaggio] può far risparmiare tempo al destinatario, poiché non è necessario aprire l'email.
Aiuta te stesso e gli altri a diventare più efficienti.
#3 - Usa il pulsante "Invia e archivia"
La maggior parte delle persone non conosce queste utili funzioni che possono ridurre lo stress legato all'email o la riluttanza a gestire la comunicazione via email.
Quando rispondi a un'email e clicchi sul pulsante "Invi e archivia", l'email viene inviata e archiviata dalla tua casella di posta contemporaneamente. Questo non solo ti fa risparmiare tempo nell'archiviare l'email separatamente, ma riduce anche il disordine nella tua casella di posta, dandoti una sensazione di potere di essere in controllo e di eliminare le email rapidamente.
Attivalo in Gmail
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Clicca sull'icona delle Impostazioni nella tua casella di posta Gmail e seleziona l'opzione Impostazioni dal menu a discesa.
- Sotto la scheda Generale, scorri verso il basso fino alla sezione "Invia e archivia" e seleziona Mostra il pulsante "Invia e archivia" nella risposta.
- Clicca su Salva modifiche in fondo alla pagina.
Vedrai quindi un pulsante "Invia e archivia" insieme al pulsante "Invia" in questo modo:
Attivalo in Mailbird
Questa funzione è integrata e attivata automaticamente quando installi Mailbird e appare così:
Altri programmi di email per la comunicazione aziendale sembrano al momento non averla.
#4 - Formattare le Email nel Modo Giusto
Dovresti sempre evitare di scrivere messaggi email lunghi, ma se devi scrivere paragrafi di testo, almeno rendili più leggibili in modo che le altre persone non ti odino per questo. Usa generosamente i seguenti tre elementi:
Intestazioni in grassetto
Usa intestazioni e rendile in grassetto. Puoi anche evidenziare le parti importanti dell'email mettendole in grassetto. Ma il trucco è utilizzare le scorciatoie da tastiera per efficienza. Se selezioni il testo usando il mouse, devi muovere il cursore, il che spesso seleziona il testo sbagliato, poi muovere il cursore fino alla barra di formattazione e cliccare sull'opzione Grassetto. Richiede tempo aggiuntivo.
Usa i tasti shift + frecce per selezionare il testo e usa Ctrl + B o Command + B sulla tua tastiera per renderlo in grassetto. Facciamo i conti:
Se usi il grassetto dieci volte in un'email, puoi risparmiare 15-20 secondi non usando il mouse.
Se usi molto le email e invii almeno cinque di queste email ogni giorno, il risparmio di 75-100 secondi al giorno = 37,5-50 minuti ogni mese.
Punti elenco
I punti elenco rendono più semplice la lettura di un'email. Inoltre rende l'email più pulita e consente ai destinatari di scrivere risposte in-line.
Nel caso tu non sia familiare con le risposte in-line, dai un'occhiata a quanto sia facile rispondere a un'email con le risposte in-line.
Spaziatura
Spezzare lunghi paragrafi in gruppi di due o tre righe rende più facile la lettura. Cerca di non creare un paragrafo di più di tre righe.
#5 - Dì di No alle Domande Aperte
Fai sempre una domanda specifica alla fine dell'email ed evita di porre domande come:
- Quali sono le tue opinioni su questo?
- Hai dei feedback?
Le domande specifiche rendono la vita del destinatario più facile e dimostrano che apprezzi il suo tempo. Invece di una domanda vaga, dai al tuo destinatario delle scelte/opzioni tra cui scegliere, che gli forniranno un punto di partenza per riflettere. Ecco alcuni esempi:
- Preferisci procedere ora, o dobbiamo rimandare a dopo?
- Puoi inviarmi il tuo feedback su quale campagna è la migliore e perché?
#6 - Usa correttamente CC e BCC
La maggior parte delle persone non conosce l'uso corretto di CC e BCC quando sono coinvolte più persone nella email. Ecco alcuni semplici consigli:
- Utilizza il campo A per aggiungere gli indirizzi email delle persone che sono direttamente interessate dall'email o che si prevede rispondano.
- Utilizza CC per tenere informate le persone e quando non ti aspetti una risposta da loro.
- Utilizza BCC quando vuoi semplicemente lasciare una copia di un'email nella casella di posta di qualcuno e non saranno coinvolti in ulteriori conversazioni.
- Quando qualcuno ti presenta via email, porta avanti la conversazione con la nuova persona, ma aggiungi l'introduttore in BCC così puoi ringraziarli senza coinvolgerli in ulteriori conversazioni.
- Se stai inviando la stessa email a 20 persone importanti, inviala una alla volta piuttosto che aggiungerle tutte in BCC. Mostra solo pigrizia e mancanza di rispetto per l'altra persona. E puoi scordare una risposta da parte loro.
- Puoi aggiungere quante più persone vuoi nel campo A. Non tenere solo una persona nel campo A e le altre in CC; è una pratica scorretta.
#7 - Affrontalo con la Regola dei Due Minuti
Nella corrispondenza via email, la regola dei due minuti significa che ti occupi di un'email (rispondi, inoltra, elimina, ecc.) se richiede meno di due minuti. Altrimenti, la segni e ti occupi di essa più tardi.
Ci sono diversi modi per conservarla per dopo:
- Puoi metterla tra i preferiti.
- Puoi spostarla in un'altra cartella.
- Puoi trasformarla in attività.
Oltre a questo, è meglio imparare la regola dei due minuti da chi l'ha inventata.
Adesso sei pronto e armato per affrontare la battaglia della casella di posta in arrivo. Vai a vincere.
