Outlook Mails zurückrufen: Eine Vollständige Anleitung

Es ist wieder passiert - Sie haben auf Senden geklickt, bevor Sie es wollten.
Jeden Tag werden Tausende von unvollendeten Nachrichten, E-Mails mit verlorenen Anhängen und andere fehlerhafte Nachrichten gesendet. Dann folgen Tausende von E-Mails mit Entschuldigungen.
Die gute Nachricht ist, dass die meisten E-Mail-Programme die Funktion "E-Mail zurückrufen" unterstützen. In diesem Artikel werden wir herausfinden, wie man Outlook Mails zurückruft, die häufigsten Probleme beheben und erfahren, wie der Mailbird E-Mail-Client Ihnen helfen kann, den Prozess noch weiter zu verbessern.
Wie man eine E-Mail in Outlook zurückruft
Der Prozess des Zurückholens einer E-Mail in Outlook ist nicht ganz einfach und umfasst die folgenden Schritte:
Schritt 1. Gehen Sie zu Gesendete Mails und suchen Sie die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten. Doppelklicken Sie dann auf die E-Mail, um sie zu öffnen.
Ordner Gesendete Mails
Schritt 2. Klicken Sie oben in der Menüleiste von Microsoft Outlook auf Nachricht. Suchen Sie dann den Abschnitt Verschieben und wählen Sie Weitere Verschiebeaktionen.
Optionen zum Verschieben von Nachrichten
Schritt 3. Klicken Sie auf Diese Nachricht erneut aufrufen.
Wiederaufrufen einer Nachricht in Outlook
Hinweis: In der vereinfachten Version des Outlook-Menüs können Sie den Befehl Weitere Aktionen über die drei Punkte in der Nachrichtenleiste aufrufen.
Vereinfachtes Menüband zum Abrufen einer Outlook-Nachricht
Nachdem Sie die beschriebenen Schritte ausgeführt haben, öffnet sich ein neues Fenster mit zwei Optionen: Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen und Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen.
So rufen Sie eine E-Mail in Outlook ab
Wählen Sie die gewünschte Option.
Klicken Sie anschließend für jeden Empfänger, der diese Benachrichtigung in Ihrem Posteingang erhalten soll, auf das Kästchen "Sag mir, ob der Rückruf erfolgreich war oder nicht".
Schritt 5. Wenn Sie sich entschieden haben, die ursprüngliche Nachricht zu ändern, werden Sie aufgefordert, die Nachricht zu ändern. Korrigieren Sie Ihre ursprüngliche Nachricht und bestätigen Sie die Änderungen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Danach ersetzt die neue Nachricht die ursprüngliche Nachricht.
Sie können also eine E-Mail zurückrufen (das Senden rückgängig machen) oder für die Empfänger löschen, wie Sie es bei einer Chat-Nachricht tun würden. Schauen wir uns den Vorgang genauer an und wählen Sie die für Sie am besten geeignete Vorgehensweise.
Wie funktioniert der Rückruf in Outlook?
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail in Outlook zurückzurufen.
1. Löschen der ursprünglichen Nachricht.
Wenn Sie diese Option wählen, kann der Empfänger die ursprüngliche Nachricht nicht mehr lesen, es sei denn, er hat sie vor Ihrer Rückrufanfrage geöffnet.
2. Ändern einer bereits gesendeten Nachricht.
Die andere Option ermöglicht es Ihnen, die Nachricht zu ändern und sie erneut zu senden.
Wenn Sie die E-Mail ändern, hat der Empfänger zwei E-Mails in seinem Posteingang - die ursprüngliche und die geänderte. Die ursprüngliche Nachricht wird automatisch gelöscht, sobald der Empfänger die neue Nachricht öffnet. Ihr Rückruf wird jedoch nicht erfolgreich sein, wenn der Empfänger die ursprüngliche Nachricht zuerst öffnet.
Welche Option ist also die Beste für Sie? Schauen wir uns die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen an.
Löschen einer Nachricht | Rückrufen und Ändern einer Nachricht |
---|---|
- Ihre
ursprüngliche Nachricht wird dauerhaft gelöscht - Dies ist die schnellste Art des Rückrufs von E-Mails |
- Sie können fehlende Anhänge hinzufügen oder den E-Mail-Inhalt ändern, ohne die E-Mail zweimal senden zu müssen |
- Sie
müssen eine neue E-Mail erstellen, wenn Sie sie an
den Empfänger senden möchten - Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung über das Löschen der Nachricht |
- Der
Empfänger erhält eine Benachrichtigung über
eine Aktualisierung der Nachricht - Das Ändern einer Nachricht nimmt mehr Zeit in Anspruch |
Woher wissen Sie, ob eine zurückgerufene Nachricht erfolgreich war?
Sie sollten eine Benachrichtigung über den Erfolg des E-Mail-Rückrufs erhalten, wenn Sie für jeden Empfänger das Kästchen Tell me if the recall succeeded or failed angeklickt haben. Aber wenn Sie dies vergessen haben, wie können Sie dann den Status des Rückrufs erfahren?
Zum Glück gibt es eine andere Möglichkeit, dies zu verfolgen.
Gehen Sie zum Ordner Gesendet und wählen Sie die E-Mail aus, die Sie gerade zurückgerufen haben. Klicken Sie dann auf Verfolgen, um den Status zu überprüfen.
Nachverfolgung in Outlook
Jedes Mal, wenn Sie die Nachverfolgungsoption für den Rückruf nutzen möchten, müssen Sie diese Funktion aktivieren.
Voraussetzungen für den Rückruf einer E-Mail in Outlook
Manchmal kann der Rückruf einer Nachricht fehlschlagen. Der häufigste Grund dafür ist, dass Sie diese grundlegenden Anforderungen nicht erfüllen, um eine Outlook-E-Mail erfolgreich aus dem Posteingang des Empfängers zurückzuziehen.
Dies sind die Voraussetzungen:
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Der Empfänger hat die Nachricht noch nicht gelesen. Wenn Sie die Rückrufnachricht gesendet haben, nachdem der Empfänger die ursprüngliche Nachricht geöffnet hat, wird Ihr Rückruf nicht erfolgreich sein.
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Der Empfänger gehört zur gleichen Organisation. Dies ist eine wesentliche Einschränkung des Outlook-Rückrufs, die verhindert, dass Sie Rückrufnachrichten an Empfänger aus anderen Unternehmen oder an Privatpersonen senden können.
-
Sie verwenden beide Outlook. Der E-Mail-Rückruf funktioniert nur bei E-Mails, die von einer Outlook-E-Mail-Adresse an eine andere Outlook-E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn Sie Outlook verwenden, aber eine E-Mail an ein Google Mail-Konto senden, funktioniert der Rückruf nicht.
-
Sie verwenden Outlook auf Windows. Der Rückruf ist in keiner Outlook-Version auf dem Mac verfügbar. Sie können diese Funktion nur mit dem Windows-Betriebssystem verwenden.
-
Ein Empfänger leitet die Nachrichten nicht weiter. Ihr Empfänger kann eine bestimmte Regel einrichten, um bestimmte E-Mails in einen anderen Ordner zu verschieben. Wenn Ihre ursprüngliche E-Mail in einen Ordner verschoben wird, Ihre Rückrufnachricht aber im Posteingang des Empfängers verbleibt, wird Ihr Rückruf wahrscheinlich fehlschlagen.
Was tun, wenn Ihr E-Mail-Rückruf nicht funktioniert hat?
Was tun, wenn Ihr Rückruf aus irgendeinem Grund fehlgeschlagen ist? Schauen wir uns Ihre Möglichkeiten an.
1. Senden Sie eine entschuldigende E-Mail
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit den folgenden Sätzen: "Es tut mir leid ..." oder "Ich entschuldige mich ...." Kommen Sie dann direkt auf den Punkt und schweifen Sie nicht ab, indem Sie auf andere Fakten verweisen (z. B. auf Ihr vorheriges Gespräch oder Treffen).
Erwähnen Sie als Nächstes, dass Sie einen Fehler gemacht haben, indem Sie eine E-Mail an die falsche Adresse geschickt haben, oder dass der Inhalt nicht stimmt und Sie dies bedauern. Fassen Sie sich kurz, machen Sie sie nicht länger als ein paar Sätze und schicken Sie Ihre E-Mail gleich nachdem Sie den Fehler entdeckt haben.
Eine Entschuldigungs-E-Mail von Grund auf neu zu verfassen, kann anstrengend sein und geht nicht so schnell. Mit den E-Mail-Vorlagen von Parakeet können Sie dies beschleunigen. Bei der Erstellung einer E-Mail können Sie zwischen Dutzenden von Situationen und Tonfällen wählen.
E-Mail-Vorlagen-Generator
2. Verwenden Sie Mailbird für ein besseres E-Mail-Zurückrufen
Die Funktion zum Zurückrufen von E-Mails ist in der Outlook-Oberfläche nicht leicht zu finden. Außerdem hat sie Einschränkungen - nicht jede Nachricht kann zurückgeholt werden. Ehrlich gesagt, die meisten können das nicht.
Aber es gibt einen einfacheren und schnelleren Weg, Ihre E-Mails zurückzurufen.
Mit Mailbird können Sie jede Nachricht in Sekundenschnelle zurückrufen, ohne sich durch eine unübersichtliche Oberfläche wühlen zu müssen. Nur ein Klick und Ihre E-Mail ist ungesendet!
Das aktualisierte Mailbird 3.0 mit seinem neuen Design hilft Ihnen, Ihre E-Mail-Erfahrung so reibungslos wie möglich zu gestalten und alle Ihre E-Mail-Konten von einem Ort aus zu verwalten.
Sie können mehrere E-Mail-Konten zu Ihrem Mailbird hinzufügen - private und geschäftliche, die auf verschiedenen Diensten erstellt wurden - und von den fantastischen Funktionen profitieren:
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Überprüfen Sie alle Ihre E-Mails und Kalender in der gleichen App
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Genießen Sie eine schöne und einfache Schnittstelle
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Rufen Sie E-Mails in Sekundenschnelle und ohne Einschränkungen ab
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Verfolgen Sie den Öffnungsstatus Ihrer gesendeten Emails
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Schnelles Lesen Ihrer Nachrichten
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Schlummern Sie E-Mails und planen Sie sie für später
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Verbessern Sie Ihre E-Mail-Verwaltung mit weiteren coolen Funktionen
Wie man eine E-Mail in Mailbird zurücknimmt
Es ist ganz einfach!
Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie die Registerkarte Verfassen. Bewegen Sie dann im Abschnitt Senden den Kippschalter, um die gewünschte Zeitspanne einzustellen, in der Sie Nachrichten verzögern möchten.
Sendezeitraum in Mailbird rückgängig machen
Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail zurückrufen möchten, haben Sie bis zu 30 Sekunden Zeit, dies zu tun, indem Sie auf die Schaltfläche Senden rückgängig machen klicken.
Nachricht senden Rückgängig machen
3. Verzögern Sie Ihre E-Mail
Das Verzögern von E-Mails hilft, unangenehme Situationen in Zukunft zu vermeiden. Das heißt, jedes Mal, wenn Sie auf Senden klicken, sendet Outlook Ihre Nachricht nicht sofort, sondern erst nach einiger Zeit.
In den Outlook-Einstellungen können Sie eine spezielle Regel für eine solche Verzögerung erstellen und festlegen, wie viel Zeit vergehen soll, bevor eine E-Mail gesendet wird. So können Sie den E-Mail-Inhalt ändern oder den Versand rückgängig machen, bevor Ihre E-Mail versendet wird.
Hier erfahren Sie, wie Sie es einrichten können
Schritt 1. Gehen Sie zu Startseite > Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.
Schritt 2. Klicken Sie auf Neue Regel. Wählen Sie Regel auf gesendete Nachrichten anwenden und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Schritt 3. Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster die Bedingungen an, unter denen die Verzögerung funktionieren soll, und geben Sie die Zeit ein, die Ihre E-Mails verzögert werden sollen. Klicken Sie dann auf OK.
Schritt 4. Zum Schluss geben Sie Ihrer Regel einen Namen, und schon ist sie einsatzbereit.
Schlusswort
Jetzt wissen Sie, wie Sie eine E-Mail in Outlook mit den integrierten Funktionen dieses E-Mail-Clients abrufen können. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass diese Funktion viele Einschränkungen hat und nicht immer perfekt funktioniert.
Denken Sie daran, dass Outlook eine einmalige Lösung für Notsituationen sein kann, aber nicht die richtige langfristige Lösung ist.
Ergreifen Sie Vorsichtsmaßnahmen, damit Sie sich nie wieder Gedanken über einen Outlook-E-Mail-Rückruf machen müssen. Richten Sie zunächst Ihren einheitlichen Posteingang ein, um alle E-Mails an einem Ort zu verwalten, den Sendevorgang mit nur einem Klick rückgängig zu machen und Erinnerungen zu erhalten, wenn Sie vergessen haben, E-Mail-Anhänge hinzuzufügen.
FAQ
Was bedeutet es, eine E-Mail zurückzurufen?
Indem Sie eine E-Mail zurückrufen, entfernen Sie die E-Mail, die in den Posteingang des Empfängers zugestellt wurde. Sie können auch den Inhalt der E-Mail ersetzen oder einen fehlenden Anhang hinzufügen. Ein E-Mail-Rückruf ist nur möglich, wenn der Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat.
Wie können Sie eine E-Mail in Outlook zurückrufen, ohne dass der Empfänger davon erfährt?
Suchen Sie die E-Mail in den Gesendeten Objekten und doppelklicken Sie auf sie. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Nachricht, und wählen Sie Weitere Verschiebeaktionen. Klicken Sie auf Diese Nachricht zurückrufen. Wählen Sie im Popup-Fenster die Optionen aus, die Ihnen am besten gefallen, löschen Sie die ursprüngliche Nachricht oder ersetzen Sie sie durch eine neue und klicken Sie auf das Kästchen, um eine Benachrichtigung über den Rückrufstatus zu erhalten. Bestätigen Sie die Änderungen.
Wie lange dauert es, eine E-Mail in Outlook abzurufen?
Nachdem Sie die Schritte zum Rückruf einer E-Mail in Outlook ausgeführt haben, verschwindet Ihre E-Mail sofort aus dem Posteingang des Empfängers.
Wie können Sie eine E-Mail in Outlook außerhalb Ihrer Organisation zurückrufen?
Sie können E-Mails in Outlook nur innerhalb Ihrer Organisation zurückrufen. Sie können keine E-Mails zurückrufen, wenn der Empfänger zu einer anderen Organisation gehört.
Wie kann ich eine E-Mail in Outlook nach einer Stunde zurückrufen?
Gehen Sie folgendermaßen vor:Schritt 1. Gehen Sie zu Gesendete Objekte und suchen Sie die E-Mail, die Sie abrufen möchten. Doppelklicken Sie dann auf die E-Mail, um sie zu öffnen.Schritt 2. Klicken Sie oben in der Outlook-Menüleiste auf Nachricht. Suchen Sie dann den Abschnitt Verschieben und wählen Sie Weitere Verschiebeaktionen. Schritt 3. Klicken Sie auf Diese Nachricht abrufen.