Skróć Czas Emaili o Połowę: 7 Łatwych Sztuczek
Nie jestem pierwszą ani ostatnią osobą, która przyznaje, że problem z nadmiarem emaili wymyka się spod kontroli. Niepozorne skutki zwiększają nieproduktywne godziny i straty finansowe jako bezpośredni efekt.
Istnieje wiele problemów w sposobie korzystania z e-maila na co dzień, ale główny z nich pojawia się w formie "tragedii wspólnego dobra", co oznacza, że ludzie działają w swoim własnym interesie, aby osiągnąć swoje cele, nawet jeśli nie jest to w najlepszym interesie grupy, do której należą.
Podczas pisania wiadomości e-mail wszyscy myślimy o tym, czego chcemy od drugiej osoby, a nie odwrotnie, co wyjaśnia tragedię wspólnego dobra i fundamentalny problem, dlaczego przeciążenie e-mailami topi nas w morzu nieproduktywnych nawyków e-mailowych.
Jest mnóstwo porad, a łatwo się przytłoczyć, gdy masz 100 drobnych rzeczy do poprawy w swoich nawykach e-mailowych. Zobacz to, na przykład. Nie sposób mogę wdrożyć wszystkich z nich. Poddałem się, nawet zanim zacząłem czytać.
Nie chcę, żeby to było sprzeczne z intuicją, więc zróbmy małe kroki i zacznijmy od siedmiu najprostszych metod, które możesz wdrożyć w swoich codziennych nawykach e-mailowych, które skrócą czas spędzany na przeglądaniu skrzynki odbiorczej o połowę.
#1 - Tajemniczy świat linii tematycznych
Linie tematyczne są jak teksty zaproszeń do skutecznej komunikacji e-mailowej. Mogą sprawić, że inni poczują się komfortowo lub zyskać ci łatkę dziwaka.
Istnieje prosty sposób na to, aby Twoje linie tematyczne były pomocne - wyraźnie określ cel swojego e-maila. Daje to odbiorcy jasny obraz tego, co musi zrobić, tylko patrząc na linię tematyczną. Mogą zdecydować, czy odpowiedzieć od razu wiadomością e-mail, czy oznaczyć ją do późniejszej odpowiedzi.
Zobaczmy kilka przykładów skutecznych linii tematycznych:
- Notatki z spotkania + potrzebna opinia na temat makiet
- [Informacyjny] Aktualizacja sprzedaży za tydzień 27 kwietnia
- [Pilne] Wypuść nową wersję beta dzisiaj!
- [Niski priorytet] Proszę naprawić ten błąd na stronie internetowej
Zauważ dwie ważne rzeczy:
- Użycie przymiotników w kwadratowych nawiasach może znacząco poprawić zrozumienie czego należy dokonać, tylko czytając linię tematyczną e-maila.
- Nie martw się, jeśli Twoja linia tematyczna jest nieco dłuższa. Jeśli jasno wyjaśnia, co należy zrobić bez otwierania e-maila, robisz to dobrze.
#2 - Przestrzegaj polityki NNTR/NRN oraz EOM
NNTR = Nie ma potrzeby odpowiadać
NRN = Odpowiedź niepotrzebna
EOM = Koniec wiadomości
Te trzy proste wyrażenia lub ich akronimy mogą znacznie zmniejszyć ilość Twoich e-maili.
Najczęściej, gdy wysyłasz ostatniego e-maila w wątku z całkowicie użytecznymi informacjami, odbiorca odpowiada krótkim podziękowaniem lub potwierdzeniem, co tylko zwiększa ilość Twojej wiadomości e-mail.
Jeśli jesteś pewien, że to będzie Twój ostatni e-mail w wątku, możesz dodać NNTR/NRN na końcu wiadomości, aby poinformować innych, że nie muszą odpowiadać. W niektórych przypadkach może to brzmieć niegrzecznie lub zniechęcać pracowników do nieodpowiadania swojemu szefowi, nawet jeśli mają pytanie. Aby tego uniknąć, możesz napisać: "Nie ma potrzeby odpowiadać, chyba że masz pytanie" lub jego wariant.
Czasami masz bardzo krótką wiadomość, która może zmieścić się w temacie wiadomości. W takim przypadku dodanie EOM lub [EOM] lub [Koniec wiadomości] może zaoszczędzić czas odbiorcy, ponieważ nie musi otwierać e-maila.
Pomóż sobie i innym w stawaniu się bardziej efektywnym.
#3 - Użyj przycisku "Wyślij i zarchiwizuj"
Większość ludzi nie zna tych sprytnych funkcji, które mogą zmniejszyć stres związany z e-mailem lub niechęć do zajmowania się komunikacją e-mailową.
Kiedy odpowiadasz na e-mail i klikasz przycisk "Wyślij i zarchiwizuj", wiadomość jest wysyłana i archiwizowana z Twojej skrzynki odbiorczej w tym samym czasie. To nie tylko oszczędza Twój czas na oddzielne archiwizowanie e-maila, ale również zmniejsza bałagan w Twojej skrzynce odbiorczej, dając Ci poczucie kontroli i szybkiego pozbywania się e-maili.
Aktywuj to w Gmailu
-
Kliknij ikonę Ustawień w swojej skrzynce odbiorczej Gmaila, a z rozwijanego menu wybierz opcję Ustawienia.
- W zakładce Ogólne przewiń w dół do sekcji "Wyślij i zarchiwizuj" i wybierz Pokaż przycisk "Wyślij i zarchiwizuj" w odpowiedzi.
- Kliknij Zapisz zmiany na dole strony.
Wówczas zobaczysz przycisk "Wyślij i zarchiwizuj" obok przycisku "Wyślij", jak poniżej:
Aktywuj to w Mailbird
Ta funkcja jest wbudowana i aktywowana podczas instalacji Mailbird i wygląda tak:
Inne programy do e-mailowej komunikacji biznesowej wydają się tego w tej chwili nie mieć.
#4 - Formatowanie e-maila w odpowiedni sposób
Zawsze powinieneś unikać pisania długich wiadomości e-mail, ale jeśli zamierzasz pisać akapity tekstu, przynajmniej postaw na lepszą estetykę, aby inni cię za to nie nienawidzili. Użyj hojnie poniższych trzech elementów:
Wyróżnione nagłówki
Używaj nagłówków i pogrubiaj je. Możesz także podkreślić ważne części e-maila, pogrubiając je. Jednak sztuczka polega na używaniu skrótów klawiaturowych dla zwiększenia efektywności. Jeśli zaznaczasz tekst używając myszy, musisz przesuwać kursor, co często prowadzi do zaznaczenia niewłaściwego tekstu, a następnie przesunąć kursor do paska formatowania i kliknąć opcję Pogrubienie. To zajmuje dodatkowy czas.
Użyj klawiszy shift + strzałki, aby zaznaczyć tekst, i użyj Ctrl + B lub Command + B na swojej klawiaturze, aby go pogrubić. Przyjrzyjmy się matematyce:
Jeśli używasz pogrubienia dziesięć razy w e-mailu, możesz zaoszczędzić 15 do 20 sekund, nie używając myszy.
Jeśli intensywnie korzystasz z e-maila i wysyłasz przynajmniej pięć takich e-maili każdego dnia, oszczędności 75 do 100 sekund dziennie = 37,5 do 50 minut każdego miesiąca.
Wypunktowania
Wypunktowania ułatwiają przeszukiwanie e-maila. Dodatkowo sprawia, że e-mail wygląda schludnie, umożliwiając jednocześnie odbiorcom pisanie odpowiedzi w treści.
W przypadku, gdy nie znasz odpowiedzi w treści, zobacz, jak łatwo jest odpowiedzieć na e-mail za pomocą odpowiedzi w treści.
Odstępy
Podzielenie długich akapitów na klastery dwóch do trzech linii ułatwia czytanie. Staraj się nie tworzyć akapitu dłuższego niż trzy linie.
#5 - Powiedz nie pytaniom otwartym
Zawsze zadawaj konkretne pytanie na końcu e-maila i powstrzymuj się od zadawania pytań takich jak:
- Jakie masz zdanie na ten temat?
- Jakie masz uwagi?
Konkretne pytania ułatwiają życie odbiorcy i pokazują, że cenisz ich czas. Zamiast niejasnego pytania, daj swojemu odbiorcy możliwości wyboru, co da im punkt wyjścia do myślenia. Oto kilka przykładów:
- Czy wolisz pójść dalej z tym teraz, czy powinniśmy to przełożyć na później?
- Czy możesz przesłać mi swoją opinię na temat, która kampania jest najlepsza i dlaczego?
#6 - Używaj CC i BCC w odpowiedni sposób
Większość ludzi nie zna poprawnego użycia CC i BCC, gdy w e-mailu bierze udział wiele osób. Oto kilka prostych porad dotyczących komunikacji e-mailowej:
- Użyj pola Do, aby dodać adresy e-mail osób, które są bezpośrednio dotknięte e-mailem lub które mają odpowiedzieć.
- Użyj CC, aby informować innych i gdy nie oczekujesz od nich odpowiedzi.
- Użyj BCC, gdy chcesz tylko zostawić kopię e-maila w skrzynce odbiorczej kogoś i nie będą oni zaangażowani w dalsze rozmowy.
- Gdy ktoś przedstawia Cię w e-mailu, kontynuuj rozmowę z nową osobą, ale dodaj osobę przedstawiającą do BCC, aby móc im podziękować, nie angażując ich w dalsze rozmowy.
- Jeśli wysyłasz ten sam e-mail do 20 ważnych osób, wysyłaj go po jednym, zamiast dodawać wszystkich do BCC. To tylko pokazuje Twoją leniwą postawę i brak szacunku dla drugiej osoby. I możesz zapomnieć o odpowiedzi od nich.
- Możesz dodać tylu ludzi do pola Do, ile chcesz. Nie trzymaj tylko jednej osoby w polu Do, a resztę w CC; to zła praktyka.
#7 - Zastosuj zasady dwóch minut
W korespondencji e-mailowej zasada dwóch minut oznacza, że zajmujesz się e-mailem (odpowiadając, przekazując, usuwając itp.), jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty. W przeciwnym razie oznaczasz go i zajmujesz się nim później.
Istnieje wiele sposobów na przechowanie go na później:
- Możesz go oznaczyć.
- Możesz przenieść go do innego folderu.
- Możesz zamienić je w zadania.
Więcej niż to, lepiej jest dowiedzieć się o zasadzie dwóch minut od faceta, który ją wymyślił.
Jesteś teraz uzbrojony i gotowy do stoczenia walki w skrzynce odbiorczej. Wygraj to.
