Сократите время на электронную почту вдвое: 7 простых приемов
Я не первый и не последний, кто признает, что проблема перегрузки электронной почты выходит из-под контроля. Пагубные последствия, которые кажутся незначительными, только увеличат количество непродуктивных часов и потерянных доходов как прямое влияние.
Существует множество проблем в том, как каждый день используется электронная почта, но основная заключается в "трагедии общин", что означает, что люди действуют в своих интересах для достижения своих целей, даже если это не является лучшим вариантом для группы, к которой они принадлежат.
При составлении электронного сообщения мы все думаем о том, что хотим от другого человека, а не наоборот, что объясняет трагедию общин и основную проблему, почему избыток электронной почты засыпает нас морем непродуктивных привычек в email.
Существует множество советов, и легко может возникнуть ощущение перегруженности, когда у вас есть 100 мелочей, которые нужно улучшить в ваших привычках по работе с электронной почтой. Посмотрите на это, например. Я никак не смогу реализовать все это. Я сдался еще до того, как начал читать.
Я не хочу, чтобы это было противоинтуитивно, поэтому давайте действовать маленькими шагами и начнем с семи самых простых методов, которые вы можете внедрить в свои ежедневные привычки по работе с электронной почтой, которые сократят ваше время в почтовом ящике вдвое.
#1 - Загадочный мир тем сообщений
Темы сообщений — это как фразы для знакомств в эффективной электронной переписке. Они могут сделать других людей комфортными или присвоить вам ярлык «странный».
Есть простой способ сделать ваши темы сообщений полезными - явно укажите конечную цель вашего письма. Это дает получателю четкое представление о том, что ему нужно сделать, просто взглянув на тему сообщения. Он может решить ответить сразу же электронным сообщением или пометить его, чтобы ответить позже.
Давайте посмотрим на некоторые эффективные примеры тем сообщений:
- Записки с собрания + нужна обратная связь по макетам
- [Информационно] Обновление по продажам за неделю с 27 апреля
- [Срочно] Выпустите новую бета-версию сегодня!
- [Низкий приоритет] Пожалуйста, исправьте эту ошибку на сайте
Обратите внимание на две важные вещи:
- Использование прилагательных в квадратных скобках может существенно улучшить понимание того, что нужно сделать, просто прочитав тему электронного письма.
- Не переживайте, если ваша тема немного длиннее. Если она четко объясняет, что нужно сделать, не открывая письмо, значит, вы на правильном пути.
#2 - Соблюдайте политику NNTR/NRN и EOM
NNTR = Нет необходимости отвечать
NRN = Ответ не нужен
EOM = Конец сообщения
Эти три простых фразы или их аббревиатуры могут значительно сократить объем вашей электронной почты.
Чаще всего, когда вы отправляете последнее письмо в переписке со всей полезной информацией, получатель отвечает благодарственным письмом или кратким подтверждением, что только добавляет к вашей куче электронной почты.
Если вы уверены, что это будет ваше последнее письмо в переписке, вы можете добавить NNTR/NRN в конце письма, чтобы уведомить других людей о том, что они не обязаны отвечать. В некоторых случаях это может показаться грубым или удалить сотрудников от необходимости отвечать своему начальнику, даже если у них есть вопрос. Чтобы избежать этого, вы можете написать: "Нет необходимости отвечать, если у вас нет вопроса" или его вариант.
Иногда у вас есть очень короткое сообщение, которое можно разместить в самой строке темы. В этом случае добавление EOM или [EOM] или [Конец сообщения] может сэкономить время получателя, так как им не нужно открывать электронное письмо.
Помогите себе и другим стать более эффективными.
#3 - Используйте кнопку "Отправить и Архивировать"
Большинство людей не знают об этих замечательных функциях, которые могут уменьшить стресс от работы с электронной почтой или нежелание иметь дело с электронным общением.
Когда вы отвечаете на электронное письмо и нажимаете кнопку "Отправить и Архивировать", письмо отправляется и одновременно архивируется из вашего входящего потока. Это не только экономит ваше время на архивирование письма отдельно, но и уменьшает беспорядок в вашем почтовом ящике, давая вам ощущение контроля и быстро избавляясь от писем.
Активируйте в Gmail
-
Нажмите на значок Настроек в вашем почтовом ящике Gmail, и в выпадающем меню выберите пункт Настройки.
- В разделе Общие прокрутите вниз до секции "Отправить и архивировать" и выберите Показать кнопку "Отправить и Архивировать" в ответе.
- Нажмите на Сохранить изменения внизу страницы.
После этого вы увидите кнопку "Отправить и архивировать" рядом с кнопкой "Отправить" вот так:
Активируйте в Mailbird
Эта функция встроена и активирована при установке Mailbird и выглядит так:
Другие программы для электронной почты для делового общения, похоже, в данный момент не имеют этой функции.
#4 - Правильное оформление электронной почты
Всегда избегайте написания длинных сообщений по электронной почте, но если вы собираетесь писать абзацы текста, сделайте его хотя бы немного лучше, чтобы другие люди не ненавидели вас за это. Используйте следующие три элемента щедро:
Заголовки жирным шрифтом
Используйте заголовки и выделяйте их жирным шрифтом. Вы также можете подчеркнуть важные части письма, выделив их жирным шрифтом. Но секрет заключается в использовании сочетаний клавиш для повышения эффективности. Если вы выбираете текст с помощью мыши, вам нужно передвигать курсор, что часто приводит к выбору неправильно текста, затем перемещать курсор на панель форматирования и нажимать опцию Жирный. Это занимает дополнительное время.
Используйте shift + стрелки для выбора текста и используйте Ctrl + B или Command + B на клавиатуре, чтобы выделить его жирным. Давайте рассмотрим математику:
Если вы используете жирный шрифт десять раз в электронном письме, вы можете сэкономить 15-20 секунд, не используя мышь.
Если вы часто пользуетесь электронной почтой и отправляете как минимум пять таких писем каждый день, экономия 75-100 секунд в день = 37,5-50 минут каждый месяц.
Маркированные списки
Маркированные списки упрощают сканирование электронной почты. Это также делает электронную почту более аккуратной, позволяя получателям писать ответы на месте.
Если вы не знакомы с ответами на месте, посмотрите, насколько легко ответить на электронное письмо, используя ответы на месте.
Пробелы
Разбивание длинных абзацев на группы из двух-трех строк упрощает чтение. Старайтесь не делать абзац длинее трех строк.
#5 - Скажите нет открытым вопросам
Всегда задавайте конкретный вопрос в конце письма и воздержитесь от вопросов, таких как:
- Что вы об этом думаете?
- Есть ли какие-либо отзывы?
Конкретные вопросы упрощают жизнь получателю и показывают, что вы цените его время. Вместо расплывчатого вопроса дайте вашему получателю выбор/варианты, из которых он сможет выбрать, что даст ему точку отсчета для размышлений. Вот несколько примеров:
- Вы предпочли бы продолжить сейчас или нам следует отложить это на потом?
- Можете ли вы прислать мне свой отзыв о том, какая кампания лучше и почему?
#6 - Используйте CC и BCC правильно
Большинство людей не знают правильное использование CC и BCC, когда в письме участвует несколько человек. Вот несколько простых советов:
- Используйте поле "Кому", чтобы добавить адреса электронной почты людей, непосредственно затронутых письмом, или тех, кто должен ответить.
- Используйте CC, чтобы держать людей в курсе и когда вы не ожидаете от них ответа.
- Используйте BCC, когда вы просто хотите оставить копию письма в почтовом ящике другого человека, и он не будет участвовать в дальнейших обсуждениях.
- Когда кто-то представляет вас по электронной почте, продолжайте разговор с новым человеком, но добавьте того, кто вас представил, в BCC, чтобы вы могли поблагодарить его, не вовлекая в дальнейшие обсуждения.
- Если вы отправляете одно и то же письмо 20 важным людям, отправляйте его по одному, а не добавляйте всех в BCC. Это лишь показывает вашу лень и неуважение к другим людям. И вы можете забыть о ответе от них.
- Вы можете добавить столько людей в поле "Кому", сколько хотите. Не оставляйте только одного человека в поле "Кому", а остальных в CC; это плохая практика.
#7 - Убейте это с помощью правила двух минут
В электронной переписке правило двух минут означает, что вы занимаетесь электронным письмом (отвечаете, пересылаете, удаляете и т. д.), если это займет менее двух минут. В противном случае вы помечаете его и разбираетесь позже.
Существует несколько способов сохранить его на потом:
- Вы можете отметить его звездочкой.
- Вы можете переместить его в другую папку.
- Вы можете превратить их в задачи.
Более того, лучше узнать о правиле двух минут у того, кто его изобрел.
Теперь вы готовы к битве за входящие письма. Побеждайте.
