Réduisez de moitié le temps passé sur les e-mails: 7 astuces faciles
Je ne suis ni le premier ni le dernier à admettre que le problème de surcharge d'e-mails devient incontrôlable. Les conséquences dévastatrices, qui ne semblent pas nuisibles, ne feront qu'augmenter les heures improductives et les pertes de revenu en tant qu'impact direct.
Il existe de nombreux problèmes dans la façon dont nous utilisons l'email chaque jour, mais le principal se manifeste sous la forme de la "tragédie des communs", ce qui signifie que les gens agissent dans leur propre intérêt pour atteindre leurs objectifs, même si ce n'est pas dans le meilleur intérêt du groupe auquel ils appartiennent.
Lors de la rédaction d'un message email, nous pensons tous à ce que nous voulons de l'autre personne, et non l'inverse, ce qui explique la tragédie des communs et le problème fondamental de la surcharge d'emails qui nous noie dans un océan d'habitudes email peu productives.
Il y a beaucoup de conseils là-bas, et il est facile de se sentir submergé lorsque vous avez 100 petites choses à améliorer dans vos habitudes email. Regardez ceci, par exemple. Il est impossible pour moi de mettre en œuvre tout cela. J'ai abandonné même avant de commencer à lire.
Je ne veux pas que ce soit contre-intuitif, alors prenons des petites étapes et commençons par sept des méthodes les plus simples que vous pouvez mettre en œuvre dans vos habitudes email quotidiennes qui réduiront votre temps passé dans votre boîte de réception de moitié.
#1 - Le monde mystérieux des lignes d'objet
Les lignes d'objet sont comme des phrases d'accroche pour une communication par e-mail efficace. Elles peuvent soit mettre les autres à l'aise, soit vous faire gagner l'étiquette de personne étrange.
Il existe un moyen simple de rendre vos lignes d'objet utiles - mentionnez explicitement l'objectif final de votre e-mail. Cela donne au destinataire une idée claire de ce qu'il doit faire rien qu'en regardant la ligne d'objet. Il peut décider de répondre immédiatement par un message e-mail ou de le marquer pour y répondre plus tard.
Voyons quelques exemples de lignes d'objet efficaces :
- Notes de réunion + besoin de retour sur les maquettes
- [Informatif] Mise à jour sur les ventes pour la semaine du 27 avril
- [Urgent] Publiez la nouvelle version bêta aujourd'hui !
- [Priorité basse] Veuillez corriger cette erreur sur le site web
Remarquez deux choses importantes :
- L'utilisation de adjectifs entre crochets peut considérablement améliorer la compréhension de ce qui doit être fait rien qu'en lisant la ligne d'objet de l'e-mail.
- Ne vous inquiétez pas si votre ligne d'objet est un peu longue. Si elle explique clairement ce qui doit être fait sans ouvrir l'e-mail, vous êtes sur la bonne voie.
#2 - Suivez la politique NNTR/NRN et EOM
NNTR = Pas besoin de répondre
NRN = Pas de réponse nécessaire
EOM = Fin du message
Ces trois phrases simples ou leurs acronymes peuvent réduire considérablement le volume de vos e-mails.
La plupart du temps, lorsque vous envoyez le dernier e-mail d'un fil de discussion avec toutes les informations utiles, le destinataire répondra par une note de remerciement ou un bref accusé de réception, ce qui s'ajoute simplement à votre pile d'e-mails.
Si vous êtes sûr que ce sera votre dernier e-mail dans le fil, vous pouvez ajouter NNTR/NRN à la fin d'un e-mail pour faire savoir aux autres qu'ils n'ont pas besoin de répondre. Dans certains cas, cela peut sembler impoli ou intimider les employés de ne pas répondre à leur patron, même s'ils ont une question. Pour éviter cela, vous pouvez écrire : "Pas besoin de répondre sauf si vous avez une question" ou une variation de cela.
Parfois, vous avez un message très court qui peut tenir dans le sujet lui-même. Dans ce cas, ajouter EOM ou [EOM] ou [Fin du message] peut faire gagner du temps au destinataire, car il n'a pas besoin d'ouvrir l'e-mail.
Aidez-vous et aidez les autres à devenir efficaces.
#3 - Utilisez le bouton "Envoyer et archiver"
La majorité des gens ne connaissent pas ces fonctionnalités pratiques qui peuvent réduire votre stress lié aux e-mails ou votre réticence à traiter la communication par e-mail.
Lorsque vous répondez à un e-mail et que vous cliquez sur le bouton "Envoyer et archiver", cela envoie l'e-mail et l'archive de votre boîte de réception en même temps. Cela vous fait gagner du temps pour archiver l'e-mail séparément, mais cela réduit également le désordre dans votre boîte de réception, vous donnant un sentiment de pouvoir et vous permettant de vous débarrasser rapidement des e-mails.
Activez-le dans Gmail
-
Cliquez sur l'icône des Paramètres dans votre boîte de réception Gmail, et dans le menu déroulant, sélectionnez l'option Paramètres.
- Sous l'onglet Général, faites défiler vers le bas jusqu'à la section "Envoyer et archiver" et sélectionnez Afficher le bouton "Envoyer et archiver" dans la réponse.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page.
Vous verrez alors un bouton "Envoyer et archiver" avec le bouton "Envoyer" comme ceci :
Activez-le dans Mailbird
Cette fonctionnalité est intégrée et activée lorsque vous installez Mailbird et ressemble à ceci :
D'autres programmes de messagerie pour la communication professionnelle semblent à l'heure actuelle en manquer.
#4 - Formater un e-mail de la bonne manière
Vous devriez toujours éviter d'écrire des messages e-mails trop longs, mais si vous allez rédiger des paragraphes de texte, au moins faites-le pour que cela ait meilleure allure afin que les autres ne vous détestent pas pour cela. Utilisez les trois éléments suivants généreusement :
En-têtes en gras
Utilisez des en-têtes et mettez-les en gras. Vous pouvez également mettre en valeur les parties importantes de l'e-mail en les mettant en gras. Mais l'astuce est d'utiliser des raccourcis clavier pour plus d'efficacité. Si vous sélectionnez le texte avec une souris, vous devez déplacer le curseur, ce qui sélectionne souvent le mauvais texte, puis déplacer le curseur vers la barre de formatage et cliquer sur l'option Gras. Cela prend plus de temps.
Utilisez les touches shift + flèches pour sélectionner du texte et utilisez Ctrl + B ou Command + B sur votre clavier pour le mettre en gras. Voyons les mathématiques :
Si vous utilisez le gras dix fois dans un e-mail, vous pouvez économiser 15 à 20 secondes en ne utilisant pas de souris.
Si vous utilisez beaucoup l'e-mail et envoyez au moins cinq de ces e-mails chaque jour, les économies de 75 à 100 secondes par jour = 37,5 à 50 minutes par mois.
Points de balle
Les points de balle facilitent la lecture d'un e-mail. Cela rend l'e-mail plus propre tout en permettant aux destinataires d'écrire des réponses en ligne.
Au cas où vous ne seriez pas familier avec les réponses en ligne, regardez comme il est facile de répondre à un e-mail avec des réponses en ligne.
Espacement
Décomposer les longs paragraphes en grappes de deux à trois lignes facilite la lecture. Essayez de ne pas faire un paragraphe de plus de trois lignes.
#5 - Dites Non aux Questions Ouvertes
Posez toujours une question spécifique à la fin de l'e-mail et évitez de poser des questions comme :
- Qu'en pensez-vous ?
- Des retours ?
Les questions spécifiques facilitent la vie du destinataire et montrent que vous valorisez son temps. Au lieu d'une question vague, donnez à votre destinataire des choix/options parmi lesquels il peut choisir, ce qui lui donnera un point de départ pour réfléchir. Quelques exemples :
- Préférez-vous procéder maintenant, ou devrions-nous le reporter pour plus tard ?
- Pouvez-vous m'envoyer vos retours sur quelle campagne est la meilleure et pourquoi ?
#6 - Utilisez CC et BCC de la Bonne Façon
La plupart des gens ne connaissent pas l'utilisation correcte de CC et BCC lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans l'e-mail. Voici quelques conseils simples :
- Utilisez le champ À pour ajouter les adresses e-mail des personnes directement concernées par l'e-mail ou qui sont censées répondre.
- Utilisez CC pour tenir les personnes informées lorsque vous n'attendez pas de réponse de leur part.
- Utilisez BCC lorsque vous souhaitez simplement laisser une copie d'un e-mail dans la boîte de réception de quelqu'un et qu'il ne participera pas aux conversations suivantes.
- Lorsque quelqu'un vous présente par e-mail, poursuivez la conversation avec la nouvelle personne, mais ajoutez l'introducteur en BCC afin de pouvoir le remercier sans l'impliquer dans les conversations suivantes.
- Si vous envoyez le même e-mail à 20 personnes importantes, envoyez-le un par un plutôt que de les ajouter tous en BCC. Cela ne montre que votre paresse et votre manque de respect pour l'autre personne. Et vous pouvez oublier une réponse de leur part.
- Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous le souhaitez dans le champ À. Ne gardez pas juste une personne dans le champ À et le reste en CC ; c'est une mauvaise pratique.
#7 - Tuez-le avec la règle des deux minutes
Dans la correspondance par e-mail, la règle des deux minutes signifie que vous vous occupez d'un e-mail (répondre, transférer, supprimer, etc.) si cela prend moins de deux minutes. Sinon, vous le marquez et vous vous en occupez plus tard.
Il existe plusieurs façons de le conserver pour plus tard :
- Vous pouvez l'étoiler.
- Vous pouvez le déplacer dans un autre dossier.
- Vous pouvez les convertir en tâches.
De plus, il est préférable de découvrir la règle des deux minutes auprès de celui qui l'a inventée.
Vous êtes maintenant armé et prêt à entrer dans la bataille de la boîte de réception. Allez-y, gagnez-la.
