E-mailtijd Halveren: 7 Eenvoudige Tips
Ik ben niet de eerste en zal ook niet de laatste zijn die erkent dat de e-mailoverload uit de hand loopt. De schijnbaar onschuldige gevolgen zullen alleen maar leiden tot meer onproductieve uren en direct inkomstverlies.
Er zijn meerdere problemen in hoe e-mail dagelijks wordt gebruikt, maar het grootste probleem doet zich voor in de vorm van de "tragedy of the commons," wat betekent dat mensen handelen in hun eigen belang om hun doelen te bereiken, ook al is dat niet in het beste belang van de groep waar ze deel van uitmaken.
Terwijl we een e-mailbericht opstellen, denken we allemaal na over wat we van de andere persoon willen, niet andersom, wat de tragedie van de commons en het fundamentele probleem verklaart van waarom e-mailoverload ons verdrinkt in de zee van onproductieve e-mailgewoonten.
Er is veel advies beschikbaar, en het is gemakkelijk overweldigd te raken wanneer je 100 kleine dingen hebt om je e-mailgewoonten te verbeteren. Bekijk dit bijvoorbeeld. Er is geen manier waarop ik al die dingen kan implementeren. Ik gaf op voordat ik zelfs maar begon te lezen.
Ik wil het niet contraproductief maken, dus laten we baby stappen nemen en beginnen met zeven van de eenvoudigste methoden die je kunt implementeren in je dagelijkse e-mailgewoonten die je inbox-tijd met de helft zullen verminderen.
#1 - De Mysterieuze Wereld van Onderwerpen
Onderwerpen zijn als de openingszinnen van effectieve e-mailcommunicatie. Ze kunnen andere mensen op hun gemak stellen of ervoor zorgen dat je als een creep wordt gezien.
Er is een eenvoudige manier om je onderwerpen nuttig te maken - vermeld expliciet het einddoel van je e-mail. Dit geeft de ontvanger een duidelijk idee van wat ze moeten doen, alleen al door naar de onderwerpregel te kijken. Ze kunnen besluiten om onmiddellijk te reageren met een e-mailbericht of het markeren om later te antwoorden.
Laten we kijken naar enkele effectieve voorbeelden van onderwerpregels:
- Vergadernotities + feedback nodig over mock-ups
- [Informatief] Update over verkopen voor de week van 27 april
- [Dringend] Breng de nieuwe beta vandaag uit!
- [Lage Prioriteit] Gelieve deze fout op de website te verhelpen
Let op twee belangrijke dingen:
- Het gebruik van bijvoeglijke naamwoorden in vierkante haken kan de begrip van wat gedaan moet worden aanzienlijk verbeteren, alleen al door de onderwerpregel van de e-mail te lezen.
- Maak je geen zorgen als je onderwerpregel iets langer is. Als het duidelijk uitlegt wat er gedaan moet worden zonder de e-mail te openen, doe je het goed.
#2 - Volg het NNTR/NRN en EOM Beleid
NNTR = Geen reden om te antwoorden
NRN = Geen antwoord nodig
EOM = Einde van het bericht
Deze drie eenvoudige zinnen of hun afkortingen kunnen uw e-mailvolume aanzienlijk verminderen.
Meestal, wanneer u de laatste e-mail in een conversatie met alle nuttige informatie verstuurt, zal de ontvanger antwoorden met een bedankje of een korte erkenning, wat alleen maar bijdraagt aan uw e-mailstapel.
Als u zeker weet dat dit uw laatste e-mail in de conversatie zal zijn, kunt u NNTR/NRN aan het einde van een e-mail toevoegen om andere mensen te laten weten dat zij niet hoeven te antwoorden. In sommige gevallen kan het onbeschoft klinken of werknemers intimideren om niet te antwoorden tegen hun baas, zelfs als ze een vraag hebben. Om dat te vermijden kunt u schrijven: "Geen reden om te antwoorden tenzij je een vraag hebt" of een variant daarvan.
Soms heeft u een zeer kort bericht dat in de onderwerpregel zelf past. In dat geval kan het toevoegen van EOM of [EOM] of [Einde van het bericht] de tijd van de ontvanger besparen, aangezien ze de e-mail niet hoeven te openen.
Help uzelf en anderen om efficiënt te worden.
#3 - Gebruik de knop "Verstuur & Archiveer"
De meerderheid van de mensen weet niet van deze handige functies die je e-mailstress kunnen verminderen of je onwil om met e-mailcommunicatie om te gaan.
Wanneer je op een e-mail antwoordt en op de knop "Verstuur & Archiveer" klikt, wordt de e-mail verzonden en tegelijkertijd uit je inbox gearchiveerd. Het bespaart niet alleen tijd bij het archiveren van de e-mail afzonderlijk, maar vermindert ook de rommel in je inbox, waardoor je een gevoel van controle krijgt en snel van e-mails afkomt.
Activeer het in Gmail
-
Klik op het instellingenpictogram in je Gmail-inbox, en selecteer de optie Instellingen in het dropdown-menu.
- Onder het tabblad Algemeen, scrol omlaag naar de sectie "Verstuur en archiveer" en selecteer Toon de knop "Verstuur & Archiveer" in antwoord.
- Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
Je ziet dan een knop "Verstuur en archiveer" naast de knop "Verstuur" zoals deze:
Activeer het in Mailbird
Deze functie is ingebouwd en geactiveerd wanneer je Mailbird installeert en ziet eruit als volgt:
Andere e-mailprogramma's voor zakelijke communicatie lijken het momenteel te missen.
#4 - E-mails op de juiste manier opmaken
Je moet altijd vermijden lange e-mailberichten te schrijven, maar als je al paragrafen tekst gaat schrijven, zorg er dan in ieder geval voor dat het er beter uitziet zodat anderen je daar niet om haten. Gebruik de volgende drie elementen royaal:
Vette koppen
Gebruik koppen en maak ze vet. Je kunt ook de belangrijke delen van de e-mail benadrukken door ze vet te maken. Maar de truc is om sneltoetsen te gebruiken voor efficiëntie. Als je de tekst met een muis selecteert, moet je de cursor verplaatsen, wat vaak de verkeerde tekst selecteert, en dan de cursor naar de opmaakbalk verplaatsen en op de knop Vet klikken. Dat kost extra tijd.
Gebruik de shift + pijltoetsen om tekst te selecteren en gebruik Ctrl + B of Command + B op je toetsenbord om het vet te maken. Laten we eens naar de cijfers kijken:
Als je vet tien keer in een e-mail gebruikt, kun je 15 tot 20 seconden besparen door geen muis te gebruiken.
Als je veel e-mail gebruikt en minstens vijf van dergelijke e-mails elke dag verstuurt, heb je een besparing van 75 tot 100 seconden per dag = 37,5 tot 50 minuten elke maand.
Opsommingstekens
Opsommingstekens maken het scannen van een e-mail eenvoudiger. Het maakt e-mail er ook schoon uitzien terwijl het mogelijk maakt voor ontvangers om inline-antwoorden te geven.
Voor het geval je niet bekend bent met inline-antwoorden, kijk eens hoe gemakkelijk het is om een e-mail met inline-antwoorden te beantwoorden.
Ruimte
Het opdelen van lange paragrafen in clusters van twee tot drie regels maakt het gemakkelijker te lezen. Probeer niet meer dan drie regels in een alinea te maken.
#5 - Zeg Nee tegen Open-Einde Vragen
Stel altijd een specifieke vraag aan het einde van de e-mail en vermijd vragen zoals:
- Wat zijn je gedachten hierover?
- Heb je feedback?
Specifieke vragen maken het leven van de ontvanger gemakkelijker en tonen dat je hun tijd waardeert. In plaats van een vage vraag, geef je ontvanger keuzes/opties om uit te kiezen, wat hen een punt van waaruit te denken geeft. Een paar voorbeelden:
- Heb je liever dat we nu verdergaan, of moeten we het uitstellen voor later?
- Kun je me je feedback sturen over welke campagne het beste is en waarom?
#6 - Gebruik CC en BCC op de Juiste Manier
De meeste mensen weten niet hoe ze CC en BCC correct moeten gebruiken wanneer meerdere mensen bij de e-mail betrokken zijn. Hier zijn een paar simpele tips:
- Gebruik het To-veld om de e-mailadressen toe te voegen van mensen die direct door de e-mail zijn beïnvloed of waarvan je verwacht dat ze zullen antwoorden.
- Gebruik CC om mensen op de hoogte te houden en wanneer je geen antwoord van hen verwacht.
- Gebruik BCC wanneer je gewoon een kopie van een e-mail in iemands inbox wilt achterlaten en zij niet betrokken zullen zijn bij verdere gesprekken.
- Wanneer iemand je per e-mail introduceert, ga dan verder met het gesprek met de nieuwe persoon, maar voeg de introducer in BCC toe zodat je hen kunt bedanken zonder hen in verdere gesprekken te betrekken.
- Als je dezelfde e-mail naar 20 belangrijke mensen stuurt, verstuur deze dan één voor één in plaats van ze allemaal in BCC toe te voegen. Het toont alleen je luiheid en gebrek aan respect voor de andere persoon. En je kunt hun antwoord vergeten.
- Je kunt zoveel mensen aan het To-veld toevoegen als je wilt. Houd niet maar één persoon in het To-veld en de rest in CC; dat is een verkeerde praktijk.
#7 - Maak het af met de Twee Minuten Regel
Bij e-mailcorrespondentie betekent de twee minuten regel dat je een e-mail ( beantwoorden, doorsturen, verwijderen, enz.) behandelt als het minder dan twee minuten zou duren. Anders markeer je het en ga je er later mee aan de slag.
Er zijn meerdere manieren om het voor later op te slaan:
- Je kunt het sterretje geven.
- Je kunt het naar een andere map verplaatsen.
- Je kunt ze omzetten in taken.
Meer dan dit, is het beter om te leren over de twee minuten regel van de man die het heeft uitgevonden.
Je bent nu gewapend en klaar om de inboxstrijd aan te gaan. Ga winnen.
