Reduza o Tempo com Emails: 7 Truques Fáceis
Não sou a primeira nem a última a reconhecer que o problema de sobrecarga de emails está fora de controle. As consequências, embora não pareçam prejudiciais, só aumentarão as horas improdutivas e a perda de receita como impacto direto.
Existem múltiplos problemas na forma como o e-mail é utilizado todos os dias, mas o principal surge na forma de "tragédia dos comuns", que significa que as pessoas agem no seu próprio interesse para alcançar os seus objetivos, mesmo que isso não seja do melhor interesse do grupo ao qual pertencem.
Ao compor uma mensagem de e-mail, todos nós pensamos no que queremos da outra pessoa, e não o contrário, o que explica a tragédia dos comuns e o problema fundamental de porque a sobrecarga de e-mails está a afundar-nos no mar de hábitos de e-mail improdutivos.
Há muitos conselhos por aí, e é fácil sentir-se sobrecarregado quando tem 100 pequenas coisas para melhorar nos seus hábitos de e-mail. Veja isto, por exemplo. De forma alguma consigo implementar tudo isso. Desisti mesmo antes de começar a ler.
Não quero que isso pareça contraintuitivo, então vamos dar passos de bebé e começar com sete dos métodos mais simples que pode implementar nos seus hábitos diários de e-mail que vão cortar o tempo na sua caixa de entrada pela metade.
#1 - O Mundo Misterioso dos Assuntos
Linhas de assunto são como as frases de abordagem da comunicação eficaz por e-mail. Elas podem fazer com que as outras pessoas se sintam confortáveis ou te dar o selo de esquisito.
Existe uma maneira simples de tornar suas linhas de assunto úteis - mencione explicitamente o objetivo final do seu e-mail. Isso dá ao destinatário uma ideia clara do que ele precisa fazer apenas olhando para a linha de assunto. Eles podem decidir responder imediatamente com uma mensagem de e-mail ou marcá-la para responder mais tarde.
Vamos olhar para alguns exemplos eficazes de linhas de assunto:
- Notas da reunião + necessidade de feedback sobre os mock-ups
- [Informativo] Atualização sobre vendas para a semana de 27 de abril
- [Urgente] Lance o novo beta hoje!
- [Baixa Prioridade] Por favor, conserte este erro no site
Note duas coisas importantes:
- O uso de adjetivos entre colchetes pode melhorar significativamente a compreensão de o que precisa ser feito apenas lendo a linha de assunto do e-mail.
- Não se preocupe se a sua linha de assunto for um pouco mais longa. Se explicar claramente o que precisa ser feito sem abrir o e-mail, você está fazendo isso certo.
#2 - Siga a Política NNTR/NRN e EOM
NNTR = Não é necessário responder
NRN = Resposta não necessária
EOM = Fim da mensagem
Estas três frases simples ou os seus acrónimos podem reduzir significativamente o volume dos seus e-mails.
Na maioria das vezes, quando você envia o último e-mail de um tópico com todas as informações úteis, o destinatário responderá com uma nota de agradecimento ou um breve reconhecimento, o que só aumenta a sua pilha de e-mails.
Se tiver certeza de que este será o seu último e-mail no tópico, você pode adicionar NNTR/NRN no final do e-mail para avisar as outras pessoas de que não precisam responder. Em alguns casos, isso pode soar rude ou intimidar os funcionários a não responderem ao seu chefe, mesmo que tenham uma pergunta. Para evitar isso, você pode escrever: "Não é necessário responder a menos que tenha uma pergunta" ou uma variação disso.
Às vezes, você tem uma mensagem muito curta que pode caber na linha de assunto. Nesse caso, adicionar EOM ou [EOM] ou [Fim da mensagem] pode economizar tempo do destinatário, já que ele não precisa abrir o e-mail.
Ajude-se a si mesmo e aos outros a tornar-se mais eficientes.
#3 - Use o Botão "Enviar & Arquivar"
A maioria das pessoas não conhece estes recursos úteis que podem reduzir o seu stress em relação ao email ou a relutância em lidar com a comunicação por email.
Quando você responde a um email e clica no botão "Enviar & Arquivar", ele envia o email e o arquiva da sua caixa de entrada ao mesmo tempo. Isso não só economiza seu tempo ao arquivar o email separadamente, mas também reduz a desordem na sua caixa de entrada, dando-lhe uma sensação de controle e rapidez na eliminação de emails.
Ative no Gmail
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Clique no ícone de Configurações na sua caixa de entrada do Gmail e, no menu suspenso, selecione a opção Configurações.
- Na aba Geral, role para baixo até a seção "Enviar e arquivar" e selecione Mostrar botão "Enviar & Arquivar" na resposta.
- Clique em Salvar Alterações na parte inferior da página.
Você verá então um botão "Enviar e arquivar" juntamente com o botão "Enviar", assim:
Ative no Mailbird
Este recurso vem embutido e ativado quando você instala o Mailbird e é assim que ele se apresenta:
Outros programas de email para comunicação empresarial parecem estar carentes deste recurso no momento.
#4 - Formatação de Email da Forma Certa
Deve sempre evitar escrever mensagens de email longas, mas se for escrever parágrafos de texto, pelo menos faça com que pareçam melhores para que as outras pessoas não o odeiem por isso. Use os seguintes três elementos de forma generosa:
Headings em negrito
Use títulos e coloque-os em negrito. Também pode destacar as partes importantes do email tornando-as em negrito. Mas o truque é usar atalhos de teclado para eficiência. Se selecionar o texto usando um rato, precisa mover o cursor, o que muitas vezes seleciona o texto errado, depois mover o cursor para a barra de formatação e clicar na opção de Negrito. Isso leva tempo adicional.
Use as teclas shift + setas para selecionar texto e use Ctrl + B ou Command + B no seu teclado para colocá-lo em negrito. Vamos analisar a matemática:
Se usar negrito dez vezes em um email, pode economizar 15 a 20 segundos ao não usar o rato.
Se usar email com frequência e enviar pelo menos cinco desses emails todos os dias, a economia de 75 a 100 segundos por dia = 37,5 a 50 minutos todos os meses.
Pontos de bala
Os pontos de bala tornam a leitura de um email mais simples. Isso também faz o email parecer limpo enquanto permite que os destinatários façam respostas em linha.
Caso não esteja familiarizado com as respostas em linha, veja como é fácil responder a um email com respostas em linha.
Espaçamento
Dividir longos parágrafos em grupos de duas a três linhas torna a leitura mais fácil. Tente não fazer um parágrafo com mais de três linhas.
#5 - Diga Não a Perguntas Abertas
Pergunte sempre uma questão específica no final do e-mail e evite fazer perguntas como:
- Quais são as suas opiniões sobre isto?
- Algum feedback?
Perguntas específicas facilitam a vida do destinatário e mostram que você valoriza o tempo deles. Em vez de uma pergunta vaga, ofereça ao seu destinatário opções para escolher, o que lhes dará um ponto de partida para pensar. Aqui estão alguns exemplos:
- Preferiria avançar com isso agora ou devemos adiá para mais tarde?
- Pode enviar-me o seu feedback sobre qual campanha é a melhor e porquê?
#6 - Use CC e BCC da Maneira Certa
A maioria das pessoas não sabe a utilização correta de CC e BCC quando várias pessoas estão envolvidas no email. Aqui estão algumas dicas simples:
- Use o campo Para para adicionar os endereços de email das pessoas que estão diretamente afetadas pelo email ou que se espera que respondam.
- Use CC para manter as pessoas informadas e quando não espera uma resposta delas.
- Use BCC quando apenas quiser deixar uma cópia de um email na caixa de entrada de alguém e não quiser que estejam envolvidos em conversas futuras.
- Quando alguém o apresentar por email, leve a conversa adiante com a nova pessoa, mas adicione o apresentador a BCC para que possa agradecê-lo sem o envolver em conversas futuras.
- Se estiver a enviar o mesmo email a 20 pessoas importantes, envie-o uma a uma ao invés de adicionar todos a BCC. Isso apenas demonstra a sua preguiça e falta de respeito pela outra pessoa. E pode esquecer uma resposta deles.
- Pode adicionar quantas pessoas quiser no campo Para. Não mantenha apenas uma pessoa no campo Para e o resto em CC; isso é uma prática errada.
#7 - Resolva com a Regra dos Dois Minutos
Na correspondência por email, a regra dos dois minutos significa que você deve lidar com um email (responder, reenviar, deletar, etc.) se levar menos de dois minutos. Caso contrário, você o marca e lida com ele mais tarde.
Existem várias maneiras de armazená-lo para depois:
- Você pode marcá-lo como favorito.
- Você pode movê-lo para uma pasta diferente.
- Você pode convertê-los em tarefas.
Mais do que isso, é melhor aprender sobre a regra dos dois minutos com o cara que a inventou.
Agora você está preparado e pronto para entrar na batalha da caixa de entrada. Vá vencer.
