Author: Alexis Dollé
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Vor etwa einem Monat haben wir die Serie '10 Tech-Influencers zeigen, wie sie ihre E-Mails verwalten' gestartet, in der wir effektive Tipps und Tricks von Tech-Influencern für das tägliche Verwalten ihres Posteingangs präsentieren.
Diese Experten erhalten jeden Tag eine Menge E-Mails und haben ihre eigenen Strategien entwickelt, um damit umzugehen. Da es keinen einzigen besten Weg gibt, um Ihre E-Mails zu verwalten, wählen Sie Ihre bevorzugten Tipps aus und beginnen Sie, Ihre eingehenden E-Mails effizient zu bekämpfen.
Brian Balfour ist ein serieller Unternehmer und hat mehrere von Wagniskapital unterstützte Unternehmen gegründet. Er ist ein Experte für Nutzerwachstum und derzeit VP für Wachstum bei Hubspot, wo er an neuen Produkten wie Sidekick arbeitet.
Sein Blog Coelevate gilt als einer der besten Blogs, um Wachstum Marketing zu lernen. Du kannst ihm auf Twitter schreiben @bbalfour.
Ich bin ein Gmail-Nutzer (sowohl privat als auch beruflich) auf dem Web und Mobilgeräten (iOS). Hier sind einige Tipps, die ich benutze:
Batching
Ich tendiere dazu, alle E-Mails zweimal am Tag zu bündeln. Üblicherweise zwischen 11 und 12 Uhr und dann am Ende des Tages gegen 17 Uhr oder 18 Uhr.
Ich versuche nicht, E-Mails mobil zu beantworten. Ich überprüfe nur mobil, um sicherzustellen, dass es nichts Wichtiges gibt, das meine sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
Ich bemühe mich wirklich, E-Mails nicht auf meinem Handy zu überprüfen, wenn ich zuerst aufwache. Ich finde, dass es mir mehr Stress bereitet als alles andere.
Keine Verzögerung
Wenn ich im E-Mail-Modus bin, versuche ich, sofort zu handeln. Entweder antworten, archivieren oder für später planen mit Sidekick. Ich versuche generell, Inbox Null zu erreichen. Die einzigen E-Mails, die ich in meinem Posteingang lasse, sind solche, die ich innerhalb der nächsten 24 bis 48 Stunden bearbeiten muss und momentan nicht beantworten kann (entweder wegen Zeitmangel oder weil ich zuerst etwas anderes erledigen muss).
Antworten, die wirklich lange und durchdachte Antworten erfordern, erledige ich normalerweise am Wochenende morgens, wenn ich die Zeit habe, den entsprechenden Aufwand zu investieren.
Aufzählungspunkte
Alle E-Mails, die ich schreibe und die länger als ein oder zwei Sätze sind, formatiere ich mit Überschrift und Aufzählungspunkten. Das hilft mir, strukturierter zu denken und zu kommunizieren. Es erleichtert es auch einer Person, auf einen bestimmten Punkt zu antworten.
Dinge, die ich später finden muss
Ich bin ein intensiver Nutzer der Suche in E-Mails, weshalb ich ausschließlich Gmail im Web und auf Mobilgeräten benutze. Andere E-Mail-Clients haben meiner Meinung nach eine schreckliche Suchfunktion.
Dinge, von denen ich weiß, dass ich sie später oft suchen möchte, ordne ich mit Tags/Ordnern. Aber das kommt nicht sehr oft vor.
Kontext
Ich nutze auch Sidekick, um sicherzustellen, dass ich die berufliche Geschichte der Person und soziale Informationen direkt neben der E-Mail habe. Das erspart mir die Suche bei Twitter/LinkedIn/Google und spart viel Zeit.
Chris ist ein sehr gefragter Redner und Bestsellerautor der New York Times mit acht Büchern und mehr. Forbes hat ihn als einen der Must Follow Marketing Minds von 2014 gelistet und seine Website als eine der 100 besten Websites für Unternehmer.
Ich lese E-Mails, wenn ich einen Moment zwischen wichtigeren Aufgaben habe, und gebe mein Bestes, um schnell, einfach und präzise zu antworten. Ich helfe, wo ich kann.
Ich plane täglich nur etwa eine Stunde für Antworten ein, es sei denn, ich kann es schnell erledigen. So ziehe ich nichts zu lange in die Länge und kann hilfreich sein, ohne wirklich viel Zeit in Anspruch zu nehmen.
Einfach gesagt, Ryan ist ein Produktmensch. Seine Leidenschaft für Startups, Produktdesign und persönliches Wachstum zeigt sich in den Artikeln, die er geschrieben hat (über 150 davon). Danach gründete er Product Hunt, das innerhalb weniger Monate zu einem Anlaufpunkt für Unternehmer, VC und Produktliebhaber auf der ganzen Welt wurde.
Ich erhalte täglich mehrere E-Mails von Leuten, die dieselbe Frage stellen. Anstatt meine Antwort mehrfach neu zu tippen, nutze ich Textschnipsel und Hotkeys mit Streak, um schnell zu antworten. Obwohl es ein nützlicher Produktivitätstrick ist, ist es auch wichtig, nicht wie ein Roboter zu klingen, deshalb füge ich normalerweise eine kleine Personalisierung zu jeder E-Mail hinzu.
Nir Eyal schreibt, berät und lehrt über die Schnittstelle von Psychologie, Technologie und Wirtschaft. Er ist der Autor des Bestsellers Hooked: How to Build Habit-Forming Products. Nir hat seit 2003 zwei Tech-Unternehmen gegründet und hat an der Stanford Graduate School of Business sowie am Hasso Plattner Institute of Design an der Stanford unterrichtet.
Nir ist außerdem Berater für mehrere Start-ups im Bay Area, Risikokapitalgeber und Inkubatoren. Du kannst ihm auf Twitter schreiben @nireyal.
Ich sorge dafür, die E-Mails zu kontrollieren, anstatt mich von ihnen kontrollieren zu lassen. Zum einen plane ich Zeit ein, um E-Mails zu überprüfen, anstatt sie als Aufgabe den ganzen Tag über zu erledigen. "E-Mails überprüfen" hat jeden Tag seinen Platz in meinem Kalender und größtenteils halte ich mich an diese Zeit.
Ein weiterer Trick, den ich benutze, ist, Vorlagen für häufige Antworten zu erstellen. Schließlich, als Antwort auf den Albtraum, ein Meeting zu planen, stelle ich meinen Kalender online für jeden, der Zeit mit mir buchen möchte, siehe: nirandfar.com/schedule
Karikatur von John Lee Dumas, erstellt von Mailbird
John ist der Gründer und Moderator von EntrepreneursOnFire, wo er erfolgreiche und inspirierende Unternehmer sieben Tage die Woche interviewt. EntrepreneursOnFire wurde 2013 mit dem Best of iTunes ausgezeichnet und wird von Millionen von Menschen auf der ganzen Welt heruntergeladen.
Ich liebe es, in der Welt von Inbox Zero zu leben. Ich möchte die E-Mail-Korrespondenz auch nicht wie Instant Messaging behandeln, deshalb benutze ich Boomerang, um Nachrichten zwei Tage nach dem Klicken auf den Senden-Button zu versenden. So weiß ich, dass sie zugestellt wird, und ich weiß auch, dass es nicht den Eindruck erweckt, als würden wir eine E-Mail-Konversation beginnen. SEHR hilfreich!
Chad ist der VP für Publikum und Mitbegründer von Relevance.com. Er war Mitglied einer Forbes Top 100-Liste, wurde von Onalytica als einer der fünf wichtigsten Thought Leader im Content-Marketing benannt und als einer der 20 einflussreichsten CMOs von Nice. Außerdem hat er "51 Dinge, die deine Mutter dir über Inbound-Marketing beigebracht hat." verfasst.
Du kannst ihn auf Twitter anschreiben @ChadPollitt.
Ein weiser Mann hat mir einmal gesagt, dass E-Mail der Teufel ist. Er hatte Recht. Wenn sie nicht richtig organisiert ist, kann sie deinen Tag ruinieren. Ich bin ein Typ für Inbox Zero und E-Mails blockieren und bearbeiten ist ein Muss, wenn ich irgendetwas erledigen will.
Ich benutze zwei verschiedene E-Mail-Konten - eines für geschäftliche Zwecke und eines für private. Das organisiert automatisch die E-Mails mit höherer Priorität für mich. In meinem Geschäftskonto benutze ich drei Ordner - Posteingang, Leads, Abwesenheit. Da ich täglich und wöchentlich einen Newsletter versende, kann ich Hunderte von Abwesenheitsantworten bekommen. Ich möchte nicht, dass sie meinen Posteingang verstopfen. Ich kann auch bis zu 100 Lead-Benachrichtigungen an einem Tag erhalten. Ich möchte auch nicht, dass sie meinen Posteingang verstopfen.
Was in meinen Posteingang kommt, ist alles priorisiert. Wenn es eine Antwort oder Handlung erfordert, lasse ich es ungelesen und markiert, bis es erledigt ist. Alles andere wird sofort gelöscht. Wenn es super wichtig ist, ziehe ich die E-Mail tatsächlich auf meinen Desktop, um sie so schnell wie möglich zu bearbeiten. Mein Prozess ist keine Raketenwissenschaft, aber es ist mein Prozess und hilft mir, den Teufel namens E-Mail zu zähmen.
Ryan Holiday ist ein Medienstratege und prominenter Autor über Strategie und Geschäft. Er war viele Jahre Direktor für Marketing bei American Apparel, wo seine Kampagnen von Twitter, YouTube und Google als Fallstudien verwendet und in AdAge, der New York Times und Fast Company beschrieben wurden.
Sein erstes Buch, Trust Me I'm Lying, war ein Debüt-Bestseller und wird an Colleges weltweit gelehrt. Er ist der Autor von zwei weiteren Büchern und ist nun in 16 Sprachen veröffentlicht.
Ich erledige alle wichtigen Dinge früh am Tag (oder die meisten davon), wie das Schreiben. Erst danach öffne ich meine E-Mails. Tatsächlich habe ich eine neue Regel: Ich schaue nicht einmal, wie viele E-Mails ich habe oder mache etwas, das mit E-Mails zu tun hat, bis ich eine Sache am Morgen erledigt habe – wie joggen gehen, Frühstück kochen, duschen usw. (Ich arbeite von zu Hause, weißt du).
Anyway, der zweite Teil des Systems ist dieser: Ich beantworte E-Mails, sobald sie eingehen, so kurz wie möglich. Wenn sie keine dringende Antwort erfordern, „sterne“ ich sie in Gmail und beantworte sie später, während ich offline bin – z.B. im Flugzeug. Tatsächlich schreibe ich gerade diese Antwort an dich. Es hält mein Postfach fast immer bei null. Oh ja, und ich reagiere nicht auf Dinge, auf die ich keine Lust habe, und ich „verliere“ oder lösche aus Versehen Sachen, von denen ich denke, dass sie mich aufregen werden.
Brian ist ein SEO-Experte und der Autor des berühmten SEO-Blogs Backlinko. Er ist auch ein häufiges Referat über die Themen SEO, Linkaufbau und Content-Marketing-Strategien.
Vermeide es, deine E-Mails bis zum Ende des Tages zu überprüfen. Du kannst deine E-Mails den ganzen Tag über mit Tags und Systemen micromanagen. Aber der beste Weg, deine E-Mail-Produktivität zu steigern, besteht darin, sie bis zum Ende des Tages nicht zu überprüfen. So wirst du nicht nur deine Inbox schneller abarbeiten, sondern auch am Tag mehr erledigen. Ich überprüfe meine E-Mails nicht vor 16 Uhr und es funktioniert großartig.
Frederik ist der Wachstumsdirektor bei Jawbone. Er ist ein Experte für Nutzerwachstum, hat bei Swipp gearbeitet und war auch das erste Teammitglied des österreichischen Telekommunikationsunternehmens Jajah, wo er von der Gründung im Jahr 2005 bis zur Übernahme im Jahr 2009 die Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit leitete.
Um ehrlich zu sein, ich glaube nicht, dass ich den Code geknackt habe, wie man E-Mails effizient bearbeitet, ich finde es größtenteils ineffizient und es sollte von Grund auf neu überarbeitet werden.
Aber das mache ich, um 60+ E-Mails pro Tag zu verwalten:
Ich versuche, E-Mails nicht zu lesen/prüfen, während ich an einer wichtigen Aufgabe arbeite (die Zeit zum Prüfen von E-Mails zu wählen, anstatt ständig unterbrochen zu werden und aus meinem Flow gerissen zu werden).
Wenn ich ungelesene E-Mails durchgehe (auf meinem Handy oder Desktop), archiviere ich alles sofort, was keine Antwort von mir benötigt. E-Mails, die wenig Aufwand erfordern, versuche ich sofort zu beantworten. Eine E-Mail, die meine Antwort benötigt und die ich nicht innerhalb von 5 Minuten beantworten kann, wird markiert und ich erstelle eine Aufgabe dafür in Any.do.
Ich pflege 10 Ordner, um E-Mails später leichter zu finden (Suche ist nicht immer der beste Weg, um ältere E-Mails zu finden). Einer der Ordner ist für Kaltakquise-E-Mails - bei denen schaue ich in der Regel kurz ihr Angebot an und muss in den meisten Fällen ohne Antwort ablehnen, einige beantworte ich mit "Ich bin nicht interessiert/nicht das richtige Thema/Timing" und einige kontakte ich, um weitere Informationen anzufordern/ein Treffen zu vereinbaren, es hängt wirklich davon ab, ob sie ihren Punkt in einem oder zwei Sätzen klar rüberbringen können und ob es zu meinem aktuellen Arbeitsbereich relevant ist.
Ich benutze auch eine Reihe von Gmail-Filtern, um E-Mails automatisch zu sortieren/archivieren (wie automatisierte wöchentliche Berichte usw.). Noch eine Sache: Ich verwende "abmelden" gewissenhaft, jedes Newsletter, das ich dreimal hintereinander nicht gelesen habe, für das ich mich nicht angemeldet habe oder das mich nicht interessiert, muss abgemeldet werden.
Peep ist ein Experte für Conversion-Optimierung und der Gründer von Markitekt - einer einzigartigen, datengetriebenen Agentur, die Unternehmen hilft, ihre Online-Verkäufe und Leads zu steigern. Er ist ein beliebter Trainer und das Gesicht hinter ConversionXL, das als einer der besten Blogs für Conversion-Optimierung gilt.
Ich priorisiere ruthless. Ich verwende umfangreiche Farbcodierung und Filterung in Gmail. Unwichtigere E-Mails erhalten einfach keine Antwort. Die Tatsache, dass mir jemand eine E-Mail sendet, verpflichtet mich nicht zu antworten - sonst würden andere Menschen mein Leben bestimmen.
E-Mails, die eine Antwort verdienen / benötigen, beantworte ich in der Regel ASAP, kurz und prägnant, auf den Punkt. E-Mails, die eine längere Antwort / Zeit zum Nachdenken benötigen, markiere ich in Gmail und melde mich zu einem bestimmten Zeitpunkt zurück.
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Head of Growth
Alexis Dollé is the Head of Growth at Mailbird, where he has played a pivotal role in transforming the email client into a leading productivity platform. With a background in industrial engineering and early entrepreneurial ventures, he brings a data-driven approach to user experience and growth strategy. Alexis is widely recognized for his expertise in email client optimization and productivity tools, regularly sharing insights on streamlining digital workflows. His leadership has been instrumental in Mailbird's expansion, including the launch of Mailbird 3.0 and its extension to Mac users.
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