10 Айтишников делятся советами по управлению электронной почтой
10 Айтишников делятся советами по управлению электронной почтой
Author: Alexis Dollé
Опубликовано на
•
Последнее обновление на
Примерно месяц назад мы начали серию статей '10 Айти-влиятельных лиц раскрывают, как они управляют своей электронной почтой', в которой мы раскрываем эффективные советы и приемы, используемые айти-влиятельными лицами для ежедневного управления своим почтовым ящиком.
Эти эксперты получают огромное количество электронных писем каждый день и разработали свои собственные стратегии для их обработки. Поскольку не существует единственно верного способа управления электронной почтой, выберите свои любимые советы и начните эффективно справляться с входящими письмами.
Брайан Балфур — серийный предприниматель и основатель нескольких компаний с поддержкой венчурного капитала. Он является экспертом в области роста пользователей и в настоящее время занимает должность вице-президента по развитию в Hubspot, где работает над новыми продуктами, такими как Sidekick.
Его блог Coelevate считается одним из лучших блогов для изучения маркетинга роста. Вы можете написать ему в твиттер @bbalfour.
Я пользователь Gmail (как личного, так и рабочего) на вебе и мобильном (iOS). Вот несколько советов, которыми я пользуюсь:
Группировка
Я стараюсь группировать все письма, дважды в день. Обычно это происходит между 11 и 12 часами и снова в конце дня около 17:00 или 18:00.
Я не пытаюсь отвечать на письма с мобильного. Я только проверяю на мобильном, чтобы убедиться, что нет ничего важного, что требует моего немедленного внимания.
Я очень стараюсь не проверять почту на телефоне, когда только просыпаюсь. Я обнаруживаю, что это вызывает у меня больше стресса, чем что-либо другое.
Без задержек
Когда я в режиме работы с электронной почтой, я стараюсь сразу принимать меры. Либо отвечаю, архивирую или планирую, чтобы решить позже с помощью Sidekick. В основном стараюсь достичь нуля в почтовом ящике. Единственные письма, которые остаются в моем почтовом ящике, это те, которые я знаю, что нужно решить в течение следующих 24 - 48 часов, и на которые не могу ответить в данный момент (либо из-за времени, либо из-за необходимости сначала завершить что-то другое).
На те, которые требуют очень долгих вдумчивых ответов, я обычно отвожу время на утренние часы выходных, когда у меня есть возможность положить соответствующие усилия в них.
Пункты
Любые письма, которые я пишу, если они длиннее одного-двух предложений, я форматирую с заголовком и маркированными пунктами. Это заставляет меня думать и общаться более структурированным образом. Это также облегчает человеку ответить на конкретный пункт.
Вещи, которые нужно найти позже
Я активно пользуюсь поиском в электронной почте, поэтому я исключительно использую Gmail на вебе и мобильном. Другие почтовые клиенты, по моему мнению, имеют ужасный поиск.
Вещи, которые я знаю, что мне нужно будет искать много раз позже, я помечаю тегами/папками. Но это случается не очень часто.
Контекст
Я также использую Sidekick, чтобы убедиться, что у меня есть информация о рабочем опыте человека и социальных профилях прямо рядом с электронной почтой. Это избавляет меня от необходимости выходить и искать в Twitter/LinkedIn/Google, что экономит много времени.
Крист является востребованным спикером и автором eight книг, ставших бестселлерами New York Times, и их количество продолжает расти. Forbes назвал его одним из Must Follow Marketing Minds 2014 года, а его сайт — одним из 100 лучших сайтов для предпринимателей.
Я читаю электронные письма, когда у меня есть минутка между более важными задачами, и стараюсь отвечать быстро, просто и лаконично. Помогаю, где могу.
Я выделяю всего около часа в день на ответы, если только не могу сделать это быстро. Таким образом, я не затягиваю это слишком долго и могу быть полезным, не тратя на это много времени.
Проще говоря, Райан — человек продукта. Его увлечение стартапами, разработкой продуктов и личностным ростом видно из статей, которые он написал (более 150 из них). Затем он основал Product Hunt, который стал местом встречи для предпринимателей, венчурных капиталистов и любителей продуктов по всему миру всего за несколько месяцев.
Я получаю несколько писем в день от людей с одинаковым вопросом. Вместо того чтобы многократно перепечатывать свой ответ, я использую текстовые фрагменты и горячие клавиши с помощью Streak, чтобы быстро отвечать. Хотя это полезный хак повышения продуктивности, также важно не звучать как робот, поэтому я обычно добавляю немного персонализации в каждое письмо.
Нир Эял пишет, консультирует и обучает на пересечении психологии, технологий и бизнеса. Он является автором бестселлера Hooked: Как создавать продукты, формирующие привычки. Нир основал две технологические компании с 2003 года и преподавал в Стэнфордской высшей школе бизнеса и Институте дизайна Хассо Платтнера в Стэнфорде.
Нир также является консультантом для нескольких стартапов в районе залива, венчурных капиталистов и инкубаторов. Вы можете написать ему в Twitter @nireyal.
Я контролирую электронную почту, а не позволяю электронной почте контролировать меня. Во-первых, я планирую время для проверки почты, а не позволяю этому быть задачей, которую нужно выполнять целый день. "Проверка почты" имеет место в моем календаре каждый день, и в большинстве случаев я придерживаюсь этого времени.
Другой трюк, который я использую, это наличие шаблонов для частых ответов. Наконец, в ответ на кошмар, связанный с назначением встречи, я размещаю свой календарь в интернете для тех, кто хочет записаться на встречу со мной, см. nirandfar.com/schedule
Джон является основателем и ведущим EntrepreneursOnFire, где он проводит интервью с успешными и вдохновляющими предпринимателями 7 дней в неделю. EntrepreneursOnFire был удостоен награды Best of iTunes в 2013 году и скачан миллионами людей по всему миру.
Мне нравится жить в мире нулевого входящего потока. Я также не хочу рассматривать электронную почту как мгновенные сообщения, поэтому я использую Boomerang, чтобы отправить сообщения через 2 дня после нажатия кнопки отправки. Таким образом, я знаю, что сообщение доставлено, но также понимаю, что это не создает впечатление, что мы начинаем электронное переписку. Это очень полезно!
Чад является вице-президентом по работе с аудиторией и одним из соучредителей Relevance.com. Он был членом списка Forbes Top 100, признан пятью лучшими лидерами мысли в области контентного маркетинга по версии Onalytica и одним из 20 лучших влиятельных СМО по версии Nice. Он также автор книги "51 вещей, которые ваша мать научила вас о входящем маркетинге."
Однажды мудрый человек сказал мне, что электронная почта - это дьявол. Он был прав. Если не организовать ее должным образом, она может испортить ваш день. Я человек, который стремится к нулю в почтовом ящике, и блокировка и управление электронной почтой - это необходимость, если я хочу что-то сделать.
Я использую две разные почтовые учетные записи - одну для бизнеса и одну для личных целей. Это автоматически организует более приоритетные письма для меня. В своем бизнес-аккаунте я использую три папки - входящие, потенциальные клиенты, вне офиса. Поскольку я отправляю ежедневную и еженедельную рассылки, я могу получать сотни ответов "вне офиса". Я не хочу, чтобы они забивали мой почтовый ящик. Я также могу получать до 100 уведомлений о потенциальных клиентах в день. Я тоже не хочу, чтобы они забивали мой почтовый ящик.
В мой почтовый ящик попадает только все приоритизированное. Если требуется ответ или действие, я оставляю его непрочитанным и с флажком, пока не закончу. Все остальное сразу отправляется в корзину. Если это очень важно, я фактически перетаскиваю письмо на свой рабочий стол, чтобы исправить это как можно быстрее. Мой процесс не требует специальных знаний, но это мой процесс, и он помогает мне укротить дьявола, известного как электронная почта.
Риан Холидей — медиастратег и известный автор по вопросам стратегии и бизнеса. На протяжении многих лет он занимал должность директора по маркетингу в American Apparel, где его кампании использовались в качестве примеров в Twitter, YouTube и Google, а также о них писали в AdAge, New York Times и Fast Company.
Его первая книга, Trust Me I'm Lying, стала дебютным бестселлером и изучается в колледжах по всему миру. Он автор двух других книг и в настоящее время его книги опубликованы на 16 языках.
Я выполняю все важные дела рано утром (или почти все), такие как письма. Только потом я открываю свою почту. На самом деле, у меня есть новое правило: я даже не смотрю, сколько у меня письма, или делаю что-либо, связанное с электронной почтой, пока не сделаю что-то утром — например, пробегусь, приготовлю завтрак, приму душ и т.д. (Я работаю из дома, знаете ли).
В любом случае, вторая часть системы такова: я отвечаю на письма по мере их поступления, как можно короче. Если на них не требуется срочный ответ, я «звездю» их в Gmail и отвечаю позже, когда я офлайн — например, во время полета. На самом деле, именно так я пишу этот ответ вам прямо сейчас. Это помогает мне поддерживать мой почтовый ящик в состоянии примерно ноль в любое время. О да, и я не отвечаю на то, на что не хочу отвечать, и «случайно» теряю или удаляю вещи, которые, как я думаю, могут меня расстроить.
Брайан — эксперт по SEO и автор знаменитого SEO блога Backlinko. Он также часто выступает по темам SEO, Link Building и стратегий контентного маркетинга.
Избегайте проверки электронной почты до конца дня. Вы можете постоянно управлять своей электронной почтой с помощью тегов и систем. Но лучший способ увеличить свою продуктивность в электронной почте — это избегать ее проверки до конца дня. Вы не только быстрее очистите свой почтовый ящик, но и сделаете больше за день. Я не проверяю свою электронную почту до 16:00, и это отлично работает.
Фредерик является директором по росту в Jawbone. Он является экспертом по увеличению числа пользователей, работал в Swipp и также был первым членом команды австрийской телекоммуникационной компании Jajah, возглавляя ее маркетинговые и PR-усилия с момента основания в 2005 году до приобретения в 2009 году.
Честно говоря, я не думаю, что понял, как эффективно справляться с электронной почтой, я нахожу это крайне неэффективным, и это нужно переделывать с нуля.
Но вот что я делаю, чтобы попытаться управлять 60+ электронными письмами в день:
Я стараюсь не читать/проверять электронную почту, когда работаю над важной задачей (выбирая время для проверки почты, а не позволяя себе отвлекаться и выбрасываться из рабочего ритма все время).
Когда я просматриваю непрочитанные письма (на своем телефоне или компьютере), я сразу архивирую все, что не требует моего ответа. Письма, на которые нужно ответить при минимальных усилиях, я стараюсь ответить сразу. Письмо, на которое мне нужно ответить и на которое я не могу ответить в течение 5 минут, помечается, и я создаю задачу для него в Any.do.
Я поддерживаю 10 папок, чтобы впоследствии легче находить письма (поиск не всегда самый лучший способ найти старые письма). Одна из папок предназначена для холодных писем - те я обычно кратко проверяю их предложение и в большинстве случаев отклоняю без ответа, на некоторые я отвечаю "Мне не интересно/не по теме/неудачное время", а на некоторые я отвечаю, чтобы запросить дополнительную информацию/назначить встречу, это действительно зависит от того, могут ли они донести свою мысль за предложение или два и имеет ли это отношение к моей работе в данный момент.
Я использую множество фильтров Gmail для автоматической сортировки/архивирования писем (например, автоматические еженедельные отчеты и т.д.). Еще один момент: активно использую "отписаться", что бы ни была рассылка, которую я не стал читать 3 раза подряд, на которую я не подписывался или которая не интересует, нужно отписаться.
Пип — специалист по оптимизации конверсий и основатель Markitekt - уникального агентства, основанного на данных, которое помогает компаниям увеличивать онлайн-продажи и лиды. Он популярный тренер и лицо за ConversionXL, которое считается одним из лучших блогов по оптимизации конверсий.
Я безжалостно расставляю приоритеты. Я использую обширную цветовую кодировку и фильтрацию в Gmail. Неважные письма просто не получают ответа. Тот факт, что кто-то отправил мне письмо, не обязывает меня отвечать — иначе другие люди будут управлять моей жизнью.
Письма, которые действительно требуют ответа - я обычно отвечаю как можно быстрее, кратко и по существу. Письма, которые требуют более долгого ответа / времени на размышления, я помечаю в Gmail и возвращаюсь к ним в назначенное время.
Поделитесь с нами, какие из этих советов вам понравились больше всего, или любыми другими советами, которые вы лично используете в своем почтовом ящике. Комментарии полностью ваши.
Head of Growth
Alexis Dollé is the Head of Growth at Mailbird, where he has played a pivotal role in transforming the email client into a leading productivity platform. With a background in industrial engineering and early entrepreneurial ventures, he brings a data-driven approach to user experience and growth strategy. Alexis is widely recognized for his expertise in email client optimization and productivity tools, regularly sharing insights on streamlining digital workflows. His leadership has been instrumental in Mailbird's expansion, including the launch of Mailbird 3.0 and its extension to Mac users.
Mailbird for Mac
Mailbird для Mac уже на подходе!
Наша программа раннего доступа переполнена. Следите за новостями, официальный запуск уже не за горами.
Поиск по блогу
Just purchased
0человек (-а)только что скачали Mailbird
Присоединяйтесь к+4,000,000пользователи, которые доверяют нам решение всех проблем электронной почты
⚡ Лучший опыт работы с электронной почтой, которому доверяют миллионы людей, чтобы упростить свой почтовый ящик. Начните использовать Mailbird уже сегодня.
