10 Esperti di Tecnologia Condividono Consigli su Gestione Email
10 Esperti di Tecnologia Condividono Consigli su Gestione Email
Author: Alexis Dollé
Pubblicato su
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Ultimo aggiornamento il
Circa un mese fa abbiamo iniziato la serie - '10 Influencer Tecnologici Svelano Come Gestiscono le Loro Email' dove riveliamo consigli e trucchi efficaci utilizzati dagli influencer tecnologici per gestire quotidianamente la loro casella di posta.
Questi esperti ricevono una miriade di email ogni giorno e hanno ideato le proprie strategie per affrontarle. Poiché non esiste un modo univoco e migliore per gestire le email, scegli i tuoi consigli preferiti e inizia a combattere le tue email in arrivo in modo efficiente.
Brian Balfour è un imprenditore seriale e ha fondato diverse aziende sostenute da VC. È un esperto nella crescita degli utenti ed è attualmente il VP della Crescita di Hubspot, dove lavora su nuovi prodotti come Sidekick.
Il suo blog Coelevate è considerato uno dei migliori blog per apprendere il Marketing della Crescita. Puoi twittargli @bbalfour.
Sono un utente di Gmail (sia personale che lavorativo) su web e mobile (iOS). Ecco alcuni consigli che utilizzo:
Raggruppamento
Tendo a raggruppare tutte le email, due volte al giorno. Di solito tra le 11 e le 12 e di nuovo alla fine della giornata intorno alle 17 o 18.
Non cerco di rispondere alle email su mobile. Controllo solo su mobile per assicurarmi che non ci sia nulla di importante che richiede la mia attenzione immediata.
Faccio del mio meglio per non controllare le email sul mio telefono quando mi sveglio. Trovo che mi causi più stress che altro.
Nessun Ritardo
Quando sono in modalità email cerco di agire immediatamente. O rispondo, archivio, o pianifico per affrontare in seguito usando Sidekick. Cerco generalmente di arrivare a zero nella Posta in arrivo. Le uniche email che lascio nella mia posta in arrivo sono quelle di cui so che devo occuparmi nelle prossime 24 - 48 ore e non posso rispondere nel momento (o per mancanza di tempo o perché devo completare qualcos'altro prima).
Quelli che richiedono risposte molto lunghe e ponderate di solito li scrivo nelle mattine di fine settimana quando ho tempo per dedicarvi lo sforzo appropriato.
Punti Elencati
Qualsiasi email io scriva che sia più lunga di una o due frasi la formatto con intestazione e punti elenco. Questo mi fa pensare e comunicare in modo più strutturato. Rende anche più facile per una persona rispondere a punti specifici.
Cose Che Devo Trovare In Seguito
Sono un grande utilizzatore della ricerca nella email, motivo per cui utilizzo esclusivamente Gmail su web e mobile. Altri client di posta hanno una ricerca terribile, a mio avviso.
Cose di cui so che vorrò trovare molto in seguito utilizzo tag/cartelle. Ma questo non accade molto spesso.
Contesto
Utilizzo anche Sidekick per assicurarmi di avere la storia lavorativa della persona e le informazioni sociali accanto all'email. Questo mi risparmia di dover cercare su Twitter/LinkedIn/Google, il che fa perdere molto tempo.
Chris è un relatore molto richiesto e autore di bestseller del New York Times con otto libri e contando. Forbes lo ha inserito tra le menti di marketing da seguire nel 2014 e il suo sito web è stato classificato tra i 100 migliori siti web per imprenditori.
Leggo le email quando ho un momento tra compiti più importanti e faccio del mio meglio per rispondere velocemente, semplicemente, e con qualcosa di conciso. Aiuto dove posso.
Dedico solo un'ora al giorno per rispondere, a meno che non riesca a farlo rapidamente. In questo modo, non allungo nulla troppo a lungo e posso essere utile senza realmente prendere molto tempo.
In parole semplici, Ryan è un esperto di prodotti. La sua passione per le startup, il design del prodotto e la crescita personale è evidente dagli articoli che ha scritto (oltre 150). Ha poi fondato Product Hunt, che è diventato un luogo di riferimento per imprenditori, VC e appassionati di prodotti in tutto il mondo in pochi mesi.
Ricevo diverse email al giorno da persone che pongono la stessa domanda. Invece di riscrivere la mia risposta più volte, utilizzo frammenti di testo e tasti di scelta rapida con Streak per rispondere rapidamente. Sebbene sia un utile trucco di produttività, è anche importante non sembrare un robot, quindi di solito aggiungo un po' di personalizzazione a ciascuna email.
Nir Eyal scrive, consiglia e insegna sull'intersezione tra psicologia, tecnologia e business. È l'autore del bestseller, Hooked: Come costruire prodotti che creano abitudine. Nir ha fondato due aziende tecnologiche dal 2003 e ha insegnato alla Stanford Graduate School of Business e all'Hasso Plattner Institute of Design di Stanford.
Nir è anche advisor per diverse start-up della Bay Area, investitori di venture capital e incubatori. Puoi twittargli @nireyal.
Mi assicuro di controllare le email invece di lasciarle controllare me. Per prima cosa, programmo del tempo per controllare le email invece di lasciarle diventare un compito da svolgere per tutto il giorno. "Controlla le email" ha un posto nel mio calendario ogni giorno e, per la maggior parte, mi attengo a quel tempo.
Un altro trucco che utilizzo è avere modelli per risposte frequenti. Infine, in risposta al dolore che significa programmare un incontro, metto il mio calendario online per chiunque voglia prenotare un tempo con me, vedi: nirandfar.com/schedule
John è il fondatore e presentatore di EntrepreneursOnFire, dove intervista imprenditori di successo e ispiratori 7 giorni a settimana. EntrepreneursOnFire è stato premiato come miglior podcast su iTunes nel 2013 ed è scaricato da milioni di persone in tutto il mondo.
Adoro vivere nel mondo della casella di posta zero. Non voglio nemmeno trattare la corrispondenza email come un messaggio istantaneo, quindi utilizzo Boomerang per inviare messaggi 2 giorni dopo aver cliccato il pulsante di invio. In questo modo so che viene consegnato, ma so anche che non dà l'impressione di avviare una conversazione email. Molto utile!
Chad è il VP dell'Audience e Co-fondatore di Relevance.com. È stato membro della lista Forbes Top 100, nominato come uno dei primi cinque leader di pensiero nel content marketing da Onalytica e un influente CMO tra i primi 20 da Nice. Ha anche scritto "51 cose che tua madre ti ha insegnato sul marketing inbound."
Un uomo saggio una volta mi ha detto che l'email è il Diavolo. Aveva ragione. Se non è organizzata correttamente può rovinarti la giornata. Io sono un tipo che punta a zero nella posta in arrivo e bloccando e gestendo le email è un must se voglio portare a termine qualcosa.
Utilizzo due diversi account email - uno per il lavoro e uno per personale. Questo organizza automaticamente le email di maggiore priorità per me. Nel mio account aziendale utilizzo tre cartelle - posta in arrivo, lead, assente dall'ufficio. Poiché invio una newsletter quotidiana e settimanale, posso ricevere centinaia di risposte di assenza dall'ufficio. Non voglio che intasino la mia posta in arrivo. Posso anche ricevere fino a 100 notifiche di lead in un giorno. Non voglio nemmeno che intasino la mia posta in arrivo.
Ciò che va nella mia posta in arrivo è tutto prioritizzato. Se richiede una risposta o un'azione lo tengo contrassegnato come non letto e contrassegnato fino a quando non è completato. Tutto il resto viene immediatamente cestinato. Se è super importante, trascino effettivamente l'email sul mio desktop per affrontarla il prima possibile. Il mio processo non è scienza razionale, ma è il mio processo e mi aiuta a domare il Diavolo noto come email.
Ryan Holiday è un stratega dei media e un autore prominente su strategia e business. È stato direttore marketing di American Apparel per molti anni, dove le sue campagne sono state utilizzate come casi studio da Twitter, YouTube e Google e sono state scritte in AdAge, il New York Times e Fast Company.
Il suo primo libro, Trust Me I'm Lying, è stato un best seller all'esordio ed è insegnato nelle università di tutto il mondo. È l'autore di altri due libri ed è ora pubblicato in 16 lingue.
Faccio tutte le mie cose importanti presto nella giornata (o la maggior parte di esse) come scrivere. Solo allora apro le mie email. In effetti, ho una nuova regola: non guardo nemmeno quanti email ho o faccio qualsiasi cosa relativa alle email, fino a quando non ho fatto una cosa al mattino—come andare a correre, preparare colazione, fare la doccia, ecc (lavoro da casa, sai).
Comunque, la seconda parte del sistema è questa: rispondo alle email man mano che arrivano, il più brevemente possibile. Se non richiedono risposta urgente, le "stelle" in Gmail e poi rispondo più tardi, mentre sono offline—come su un volo. Infatti, è così che sto scrivendo questa risposta a te proprio ora. Tenga la mia posta in arrivo a zero in ogni momento. Oh sì, e non rispondo a nulla a cui non mi va di rispondere e 'per sbaglio' perdo o elimino cose che penso mi faranno arrabbiare.
Brian è un esperto di SEO e l'autore del famoso blog SEO Backlinko. È anche un relatore frequente su argomenti di SEO, link building e strategie di content marketing.
Evita di controllare le email fino alla fine della giornata. Puoi microgestire la tua email con etichette e sistemi per tutto il giorno. Ma il modo migliore per aumentare la produttività della tua email è evitare di controllarla fino alla fine della giornata. Non solo passerai più velocemente attraverso la tua casella di posta, ma otterrai anche di più durante il giorno. Non controllo la mia email fino alle 16:00 e funziona alla grande.
Frederik è il Direttore della Crescita presso Jawbone. È un esperto nella crescita degli utenti, ha lavorato presso Swipp ed è stato anche il membro iniziale di una compagnia austriaca di telecomunicazioni, Jajah, guidando i suoi sforzi di marketing e relazioni pubbliche dalla sua fondazione nel 2005 fino all'acquisizione nel 2009.
Francamente, non penso di aver trovato il metodo giusto per gestire le email in modo efficiente, lo trovo molto inefficace e dovrebbe essere ristrutturato da zero.
Ma ecco cosa faccio per cercare di gestire oltre 60 email al giorno:
Cerco di non leggere/verificare le email mentre lavoro su un compito importante (scegliendo il momento per controllare le email piuttosto che essere interrotto e uscire dal proprio flusso tutto il tempo).
Quando scorrono le email non lette (sul mio telefono o desktop) archivio subito tutto ciò che non necessita di una mia risposta. Le email che richiedono poco sforzo per essere risolte cerco di rispondere subito. Un'email che necessita di una mia risposta e non posso rispondere entro 5 minuti viene contrassegnata e creo un'attività per essa in Any.do.
Mantenendo 10 cartelle per trovare le email più facilmente in seguito (la ricerca non è sempre il modo migliore per trovare email più vecchie). Una delle cartelle è dedicata alle email fredde - con queste di solito controllo brevemente la loro offerta e devo scartare senza risposta nella maggior parte dei casi, alcune rispondo con "Non sono interessato/tema non pertinente/temporizzazione non giusta" e alcune rispondo per richiedere ulteriori informazioni/prenotare una riunione, dipende davvero da se possono esprimere il loro punto in una o due frasi e se è rilevante per il mio lavoro al momento.
Utilizzo anche un insieme di filtri di Gmail per archiviare automaticamente le email (come report settimanali automatizzati, ecc.). Un'altra cosa, usando "disiscriversi" religiosamente, qualsiasi newsletter che non mi va di leggere per 3 volte di seguito, a cui non mi sono iscritto o che non mi interessa deve essere disiscritta.
Peep è un appassionato di ottimizzazione delle conversioni e il fondatore di Markitekt - un'agenzia unica basata sui dati che aiuta le aziende a far crescere le loro vendite e i contatti online. È un formatore popolare e il volto dietro ConversionXL, considerato uno dei migliori blog per l'ottimizzazione delle conversioni.
Prioritizzo spietatamente. Uso un'ampia codifica dei colori e filtri in Gmail. Le email non importanti non ricevono risposta. Il fatto che qualcuno mi invii un'email non mi obbliga a rispondere - altrimenti gli altri finirebbero per gestire la mia vita.
Le email che meritano / necessitano di una risposta - di solito rispondo il prima possibile, brevemente e in modo diretto. Le email che necessitano di una risposta più lunga / tempo per riflettere, le contrassegno in Gmail e ritorno a rispondere a loro in un momento dedicato.
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Head of Growth
Alexis Dollé is the Head of Growth at Mailbird, where he has played a pivotal role in transforming the email client into a leading productivity platform. With a background in industrial engineering and early entrepreneurial ventures, he brings a data-driven approach to user experience and growth strategy. Alexis is widely recognized for his expertise in email client optimization and productivity tools, regularly sharing insights on streamlining digital workflows. His leadership has been instrumental in Mailbird's expansion, including the launch of Mailbird 3.0 and its extension to Mac users.
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