Author: Alexis Dollé
Gepubliceerd op
•
Laatst bijgewerkt op
Ongeveer een maand geleden zijn we begonnen met de serie - '10 Techneuten Onthullen Hoe Zij Hun E-mail Beheren' waarin we effectieve tips en trucs onthullen die techneuten dagelijks gebruiken om hun inbox te beheren.
Deze experts ontvangen iedere dag een enorme hoeveelheid e-mails en hebben hun eigen strategieën ontwikkeld om hiermee om te gaan. Aangezien er geen enkele beste manier is om je e-mail te beheren, kies je favoriete tips en begin efficiënt om te gaan met je binnenkomende e-mails.
Brian Balfour is een seriële ondernemer en heeft meerdere door VC gefinancierde bedrijven opgericht. Hij is expert in gebruikersgroei en is momenteel de VP van Groei bij Hubspot, waar hij werkt aan nieuwe producten zoals Sidekick.
Zijn blog Coelevate wordt beschouwd als een van de beste blogs om te leren over Groei Marketing. Je kunt hem tweeten @bbalfour.
Ik ben een Gmail-gebruiker (zowel persoonlijk als werk) op web en mobiel (iOS). Hier zijn enkele tips die ik gebruik:
Batchen
Ik neig ernaar om al mijn e-mails in batch te verwerken, twee keer per dag. Gewoonlijk tussen 11 en 12 en opnieuw aan het eind van de dag rond 17.00 uur of 18.00 uur.
Ik probeer niet op e-mails te reageren op mobiel. Ik kijk alleen op mobiel om te controleren of er niets belangrijks is dat mijn onmiddellijke aandacht nodig heeft.
Ik probeer echt hard om niet op e-mail te kijken op mijn telefoon als ik net wakker word. Ik vind dat het me meer stress bezorgt dan wat dan ook.
Geen uitstel
Wanneer ik in de e-mailmodus ben, probeer ik meteen actie te ondernemen. Ofwel reageren, archiveren, of plannen om later behandeld te worden met behulp van Sidekick. Ik probeer doorgaans in mijn inbox op nul te komen. Alleen e-mails die ik in mijn inbox laat staan zijn de e-mails waarvan ik weet dat ik ze binnen de 24 - 48 uur moet behandelen en die ik op dat moment niet kan beantwoorden (omdat ik tijd nodig heb of eerst iets anders moet afronden).
E-mails die echt lange doordachte antwoorden vereisen, doe ik meestal op zaterdagochtenden als ik de tijd heb om de juiste inspanning erin te steken.
Opsommingstekens
Elke e-mail die ik schrijf die langer is dan een of twee zinnen, zal ik opmaken met kopjes en opsommingstekens. Dit helpt me om na te denken en gestructureerder te communiceren. Het maakt het ook gemakkelijker voor iemand om te reageren op specifieke punten.
Dingen die ik later moet vinden
Ik maak veel gebruik van de zoekfunctie in e-mail, daarom gebruik ik exclusief Gmail op web en mobiel. Andere e-mailclients hebben naar mijn mening een verschrikkelijke zoekfunctie.
Dingen waarvan ik weet dat ik ze vaak later wil vinden, label of schuif ik in mappen. Maar dit komt niet vaak voor.
Context
Ik gebruik ook Sidekick om ervoor te zorgen dat ik de werkgeschiedenis en sociale informatie van de persoon naast de e-mail heb. Dit bespaart me de tijd om op Twitter/LinkedIn/Google te zoeken.
Chris is een zeer gewilde spreker en New York Times bestsellerauteur van acht boeken en het aantal groeit. Forbes heeft hem genoemd als een van de Must Follow Marketing Minds van 2014 en zijn website als een van de 100 beste websites voor ondernemers.
Ik lees e-mails wanneer ik een moment heb tussen belangrijkere taken en doe mijn best om snel, simpel en met iets beknopts te antwoorden. Help waar ik kan.
Ik besteed slechts een uur of zo per dag aan antwoorden, tenzij ik het snel kan doen. Op die manier rek ik niets te lang en kan ik behulpzaam zijn zonder echt veel tijd te nemen.
Simpel gezegd, Ryan is een productpersoon. Zijn passie voor startups, productontwerp en persoonlijke groei is te zien aan de artikelen die hij heeft geschreven (meer dan 150). Vervolgens richtte hij Product Hunt op, dat in een paar maanden tijd een populaire plek werd voor ondernemers, VC's en productliefhebbers over de hele wereld.
Ik ontvang verschillende e-mails per dag van mensen die dezelfde vraag stellen. In plaats van mijn antwoord meerdere keren opnieuw te typen, gebruik ik tekstsnippetten en sneltoetsen met behulp van Streak om snel te reageren. Hoewel het een handige productiviteitshack is, is het ook belangrijk om niet als een robot over te komen, dus voeg ik meestal een beetje persoonlijke aandacht aan elke e-mail toe.
Nir Eyal schrijft, adviseert en lesgeeft over de kruising van psychologie, technologie en business. Hij is de auteur van het best verkochte boek, Hooked: How to Build Habit-Forming Products. Nir heeft sinds 2003 twee technologiebedrijven opgericht en heeft lesgegeven aan de Stanford Graduate School of Business en het Hasso Plattner Institute of Design aan Stanford.
Nir is ook adviseur voor verschillende start-ups in de Bay Area, durfkapitalisten en incubators. Je kunt hem tweeten @nireyal.
Ik zorg ervoor dat ik e-mail beheer in plaats van dat e-mail mij beheert. Ten eerste plan ik tijd in om e-mail te controleren in plaats van het een taak te laten zijn die de hele dag gedaan wordt. "E-mails controleren" heeft elke dag een plek op mijn agenda en over het algemeen houd ik me aan die tijd.
Een andere truc die ik gebruik is om sjablonen te hebben voor veelvoorkomende reacties. Ten slotte, in reactie op de nachtmerrie die het plannen van een vergadering is, zet ik mijn agenda online voor iedereen die tijd met mij wil inplannen, zie: nirandfar.com/schedule
John is de oprichter en host van EntrepreneursOnFire waar hij succesvolle en inspirerende ondernemers interviewt, 7 dagen per week. EntrepreneursOnFire werd in 2013 bekroond met Beste van iTunes en wordt gedownload door miljoenen mensen over de hele wereld.
Ik hou ervan om in de wereld van inbox zero te leven. Ik wil ook geen e-mailcorrespondentie behandelen als instant messaging, dus gebruik ik Boomerang om berichten 2 dagen na het verzenden te bezorgen. Op die manier weet ik dat het wordt afgeleverd, maar weet ik ook dat het niet de indruk wekt dat we een e-mailgesprek beginnen. HEEL handig!
Chad is de VP van Audience en mede-oprichter van Relevance.com. Hij was lid van een Forbes Top 100 lijst, benoemd als een van de top vijf thought leaders in content marketing door Onalytica en een van de top 20 CMO influencers door Nice. Hij heeft ook het boek geschreven "51 Dingen die je moeder je heeft geleerd over Inbound Marketing."
Een wijze man vertelde me ooit dat e-mail de Duivel is. Hij had gelijk. Als het niet goed georganiseerd is, kan het je dag verpesten. Ik ben een inbox-zero type en het blokkeren en beheren van e-mail is een must als ik iets gedaan wil krijgen.
Ik gebruik twee verschillende e-mailaccounts - één voor werk en één voor privé. Dat organiseren automatisch de hogere prioriteit e-mails voor mij. In mijn zakelijke account gebruik ik drie mappen - inbox, leads, out of office. Aangezien ik een dagelijkse en wekelijkse nieuwsbrief verstuur, kan ik honderden out of office antwoorden krijgen. Ik wil niet dat ze mijn inbox verstoppen. Ik kan ook tot 100 leadmeldingen per dag ontvangen. Ook die wil ik niet dat ze mijn inbox verstoppen.
Wat in mijn inbox komt, is allemaal geprioriteerd. Als het een antwoord of actie vereist, houd ik het als ongelezen en gemarkeerd totdat het compleet is. Alles wat anders is, gaat onmiddellijk de prullenbak in. Als het super belangrijk is, sleep ik de e-mail daadwerkelijk naar mijn desktop om het ASAP aan te pakken. Mijn proces is geen raketwetenschap, maar het is mijn proces en het helpt me de Duivel, bekend als e-mail, te temmen.
Ryan Holiday is een media-strateeg en prominente schrijver op het gebied van strategie en business. Hij was jarenlang marketingdirecteur bij American Apparel, waar zijn campagnes zijn gebruikt als casestudy's door Twitter, YouTube en Google en waarover is geschreven in AdAge, de New York Times en Fast Company.
Zijn eerste boek, Trust Me I'm Lying, was een debuutbestseller en wordt op hogescholen wereldwijd onderwezen. Hij is de auteur van twee andere boeken en is nu in 16 talen gepubliceerd.
Ik doe al mijn belangrijke dingen vroeg op de dag (of de meeste) zoals schrijven. Pas daarna open ik mijn e-mail. Sterker nog, ik heb een nieuwe regel: ik kijk niet eens hoe veel e-mails ik heb of doe iets gerelateerd aan e-mail, totdat ik één ding in de ochtend heb gedaan—zoals hardlopen, ontbijt koken, douchen, etc. (Ik werk vanuit huis, weet je).
Hoe dan ook, het tweede deel van het systeem is dit: Ik beantwoord e-mails terwijl ze binnenkomen, zo beknopt mogelijk. Als ze geen dringende reactie vereisen, 'sterren' ik ze in Gmail en beantwoord ze later, terwijl ik offline ben—zoals in een vlucht. Sterker nog, dat is hoe ik dit antwoord nu aan jou schrijf. Het houdt mijn inbox op ongeveer nul op elk moment. Oh ja, en ik reageer niet op alles waar ik geen zin in heb en ik 'verliezen' of verwijder per ongeluk dingen waarvan ik denk dat ze me van streek maken.
Brian is een SEO-expert en de auteur van de beroemde SEO-blog Backlinko. Hij is ook een veelgevraagd spreker over de onderwerpen SEO, Linkbuilding en Contentmarketingstrategieën.
Vermijd het controleren van e-mail totdat het einde van de dag. Je kunt de hele dag door je e-mail micromanagen met labels en systemen. Maar de beste manier om je e-mailproductiviteit te verhogen, is om het controleren tot het einde van de dag uit te stellen. Niet alleen ga je sneller door je inbox, maar je kunt ook meer gedaan krijgen gedurende de dag. Ik kijk niet naar mijn e-mail tot 16.00 uur en het werkt geweldig.
Frederik is de Director of Growth bij Jawbone. Hij is een expert in gebruikersgroei, heeft gewerkt bij Swipp en was ook het eerste teamlid van een Oostenrijks telecommunicatiebedrijf Jajah, waar hij vanaf de oprichting in 2005 tot de overname in 2009 de marketing- en public relationsinspanningen leidde.
Om eerlijk te zijn, ik denk niet dat ik de code heb gekraakt om efficiënt met e-mails om te gaan, ik vind het over het algemeen zeer inefficiënt en het zou vanaf de grond af opnieuw ontworpen moeten worden.
Maar dit is wat ik doe om te proberen 60+ e-mails per dag te beheren:
Ik probeer e-mails niet te lezen/controleren terwijl ik aan een belangrijke taak werk (de tijd kiezen om e-mails te controleren in plaats van steeds onderbroken te worden en uit mijn flow gehaald te worden).
Wanneer ik ongelezen e-mails doorloop (op mijn telefoon of desktop) archiveer ik alles meteen dat geen reactie van mij nodig heeft. E-mails die weinig moeite kosten om op te lossen probeer ik meteen te beantwoorden. Een e-mail die wel mijn reactie nodig heeft en die ik binnen 5 minuten niet kan beantwoorden wordt gemarkeerd en ik maak een taak aan voor deze in Any.do.
Ik houd 10 mappen bij om e-mails later gemakkelijker te vinden (zoeken is niet altijd de beste manier om oudere e-mails te vinden). Een van de mappen is gewijd aan koude e-mails - daarbij controleer ik meestal kort hun aanbod en moet ik het in de meeste gevallen zonder reactie afwijzen, sommige beantwoord ik met "ik ben niet geïnteresseerd/niet het juiste onderwerp/timing" en sommige neem ik weer op om verdere informatie op te vragen/een vergadering te plannen, het hangt er echt vanaf of ze hun punt in één of twee zinnen kunnen verwoorden en of het relevant is voor mijn werk op dat moment.
Ik gebruik ook een paar Gmail-filters om e-mails automatisch te archiveren (zoals geautomatiseerde wekelijkse rapporten, etc.). Nog een, "afmelden" religieus gebruiken, welke nieuwsbrief ik drie keer achter elkaar niet heb gelezen, waar ik me niet voor heb aangemeld of die niet interessant is, moet ik me van afmelden.
Peep is een verslaafde aan Conversieoptimalisatie en de oprichter van Markitekt - een unieke data-gedreven bureaus die bedrijven helpt bij het verhogen van hun online verkopen en leads. Hij is een populaire trainer en het gezicht achter ConversionXL dat wordt beschouwd als een van de beste blogs voor Conversieoptimalisatie.
Ik prioriteer genadeloos. Ik gebruik uitgebreide kleurcodering en filtering in Gmail. Niet-belangrijke e-mails krijgen gewoon geen antwoord. Het feit dat iemand me een e-mail stuurt verplicht me niet om te reageren - anders zouden andere mensen mijn leven leiden.
E-mails die wel een antwoord verdienen / nodig hebben, beantwoord ik doorgaans ASAP, kort en krachtig, to the point. E-mails die een langer antwoord / tijd om over na te denken vereisen, markeer ik in Gmail en kom er op een later moment op terug.
Head of Growth
Alexis Dollé is the Head of Growth at Mailbird, where he has played a pivotal role in transforming the email client into a leading productivity platform. With a background in industrial engineering and early entrepreneurial ventures, he brings a data-driven approach to user experience and growth strategy. Alexis is widely recognized for his expertise in email client optimization and productivity tools, regularly sharing insights on streamlining digital workflows. His leadership has been instrumental in Mailbird's expansion, including the launch of Mailbird 3.0 and its extension to Mac users.
Mailbird for Mac
Mailbird voor Mac komt eraan!
Ons Early Access-programma is vol. Blijf op de hoogte; de officiële lancering komt eraan.
Doorzoek de blog
Just purchased
0iemandnet Mailbird gedownload
Aanmelden+4,000,000gebruikers die hun e-mailbehoeften aan ons toevertrouwen
⚡ Een betere e-mailervaring - vertrouwd door miljoenen mensen om hun inbox te vereenvoudigen. Gebruik Mailbird vandaag nog.
