10 Especialistas em Tecnologia Partilham Dicas de Gestão de Email
10 Especialistas em Tecnologia Partilham Dicas de Gestão de Email
Author: Alexis Dollé
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Última atualização em
Há cerca de um mês, iniciámos a série - '10 Influenciadores de Tecnologia Revelam Como Gerem o Seu Email', onde damos a conhecer dicas e truques eficazes usados por estes influenciadores tecnológicos na gestão diária da sua caixa de entrada.
Estes especialistas recebem uma tonelada de e-mails todos os dias e desenvolveram as suas próprias estratégias para lidar com isso. Como não existe uma única melhor forma de gerir o seu e-mail, escolha as suas dicas favoritas e comece a combater os seus e-mails recebidos de forma eficiente.
Brian Balfour é um empreendedor em série e fundou várias empresas apoiadas por capital de risco. Ele é um especialista em crescimento de usuários e atualmente é VP de Crescimento na Hubspot, onde trabalha em novos produtos como Sidekick.
Seu blog Coelevate é considerado um dos melhores blogs para aprender Marketing de Crescimento. Você pode tweetar para ele @bbalfour.
Sou um usuário do Gmail (tanto pessoal quanto profissional) na web e no móvel (iOS). Aqui estão algumas dicas que uso:
Agrupamento
Tendo a agrupar todos os e-mails, duas vezes por dia. Normalmente entre 11 e 12 e novamente no final do dia por volta das 17h ou 18h.
Não tento responder a e-mails no móvel. Eu só verifico no móvel para ter certeza de que não há nada importante que precise da minha atenção imediata.
Faço um esforço real para não verificar e-mails no meu telefone quando acordo. Acho que isso me causa mais estresse do que qualquer coisa.
Sem Atrasos
Quando estou no modo e-mail, tento agir imediatamente. Seja responder, arquivar ou agendar para resolver mais tarde usando Sidekick. Geralmente tento chegar a zero na caixa de entrada. Apenas os e-mails que deixo na minha caixa de entrada são aqueles que sei que preciso tratar nas próximas 24 - 48 horas e não posso responder no momento (seja por falta de tempo ou precisar completar algo primeiro).
Aqueles que requerem respostas longas e pensativas normalmente faço nas manhãs de fim de semana, quando tenho tempo para dedicar o esforço apropriado.
Pontos-Chave
Qualquer e-mail que escrevo que seja mais longo do que uma ou duas frases, eu formato com cabeçalho e pontos-chave. Isso me faz pensar e comunicar de uma forma mais estruturada. Também torna mais fácil para a pessoa responder a pontos específicos.
Coisas que Preciso Encontrar Depois
Sou um usuário pesado da busca por e-mails, razão pela qual uso exclusivamente o Gmail na web e no móvel. Outros clientes de e-mail têm pesquisas terríveis, na minha opinião.
As coisas que sei que vou querer encontrar muito depois eu uso tags/pastas. Mas isso não acontece com muita frequência.
Contexto
Eu também uso o Sidekick para garantir que tenho o histórico profissional e informações de redes sociais da pessoa bem ao lado do e-mail. Isso me economiza de ter que sair e pesquisar no Twitter/LinkedIn/Google, o que desperdiça muito tempo.
Chris é um palestrante muito requisitado e autor de oito livros, todos bestsellers do New York Times. A Forbes listou-o como uma das Mentes de Marketing que Deve Seguir em 2014 e o seu site como um dos 100 melhores sites para empreendedores.
Leio os emails quando tenho um momento entre tarefas mais importantes e faço o meu melhor para responder rapidamente, de forma simples e concisa. Ajudo sempre que posso.
Dedico apenas uma hora ou mais por dia para responder, a menos que consiga fazê-lo rapidamente. Dessa forma, não me estendo muito tempo e posso ser útil sem realmente levar muito tempo.
De forma simples, Ryan é um homem de produto. A sua paixão por startups, design de produtos e crescimento pessoal é evidente nos artigos que escreveu (mais de 150 deles). Ele fundou então a Product Hunt, que se tornou um local de referência para empreendedores, capitalistas de risco e amantes de produtos em todo o mundo em questão de alguns meses.
Recebo vários e-mails por dia de pessoas a fazer a mesma pergunta. Em vez de reescrever a minha resposta várias vezes, uso snippets de texto e teclas de atalho com o Streak para responder rapidamente. Embora seja um truque útil de produtividade, também é importante não soar como um robô, por isso costumo adicionar um toque de personalização a cada e-mail.
Nir Eyal escreve, consulta e ensina sobre a interseção da psicologia, tecnologia e negócios. Ele é o autor do livro best-seller, Hooked: Como Construir Produtos que Criam Hábitos. Nir fundou duas empresas de tecnologia desde 2003 e ensinou na Stanford Graduate School of Business e no Hasso Plattner Institute of Design em Stanford.
Nir também é consultor de várias startups da Bay Area, capitalistas de risco e incubadoras. Você pode twittar para ele @nireyal.
Eu me certifico de controlar o e-mail ao invés de deixar o e-mail me controlar. Para começar, eu agendo um tempo para verificar o e-mail em vez de deixá-lo ser uma tarefa que é feita o dia todo. "Verificar e-mails" tem um espaço na minha agenda todos os dias e, na maior parte do tempo, eu respeito esse horário.
Outro truque que uso é ter modelos para respostas frequentes. Finalmente, em resposta ao pesadelo que é agendar uma reunião, coloco meu calendário online para quem quiser marcar um horário comigo, veja: nirandfar.com/schedule
John é o fundador e apresentador de EntrepreneursOnFire, onde entrevista empreendedores bem-sucedidos e inspiradores 7 dias por semana. EntrepreneursOnFire foi premiado como o Melhor do iTunes em 2013 e é baixado por milhões de pessoas em todo o mundo.
Adoro viver no mundo do zero na caixa de entrada. Também não quero tratar a correspondência por e-mail como mensagens instantâneas, por isso uso Boomerang para entregar mensagens 2 dias após eu clicar no botão de enviar. Assim, sei que está sendo entregue, mas também sei que não está dando a impressão de que estamos iniciando uma conversa por e-mail. MUITO útil!
Chad é o VP de Audiência e Co-fundador da Relevance.com. Ele foi membro da lista dos 100 melhores da Forbes, nomeado como um dos cinco principais líderes de pensamento em marketing de conteúdo pela Onalytica e um dos 20 principais influenciadores de CMO pela Nice. Ele também é autor de "51 Coisas que Sua Mãe Te Ensinou sobre Marketing de Relacionamento."
Um homem sábio uma vez me disse que e-mail é o Diabo. Ele estava certo. Se não for devidamente organizado, pode arruinar o seu dia. Sou do tipo inbox-zero e bloquear e enfrentar e-mails é imprescindível se eu quero fazer algo.
Eu uso duas contas de e-mail diferentes - uma para negócios e outra para uso pessoal. Isso organiza automaticamente os e-mails de maior prioridade para mim. Na minha conta de negócios, eu uso três pastas - caixa de entrada, leads, fora do escritório. Como envio um boletim diário e semanal, posso receber centenas de respostas fora do escritório. Eu não quero que elas ocupem minha caixa de entrada. Também posso receber até 100 notificações de leads em um dia. Eu não quero que elas ocupem minha caixa de entrada também.
O que vai para a minha caixa de entrada é tudo priorizado. Se requer uma resposta ou ação, mantenho marcado como não lido e sinalizado até que esteja completo. Tudo o mais é imediatamente excluído. Se for super importante, eu arrasto o e-mail para a minha área de trabalho para tratar o mais rápido possível. Meu processo não é ciência espacial, mas é meu processo e me ajuda a domar o Diabo conhecido como e-mail.
Ryan Holiday é um estrategista de mídia e um escritor proeminente sobre estratégia e negócios. Ele atuou como diretor de marketing na American Apparel durante muitos anos, onde suas campanhas foram usadas como estudos de caso pelo Twitter, YouTube e Google e mencionadas em AdAge, The New York Times, e Fast Company.
Seu primeiro livro, Trust Me I'm Lying, foi um bestseller de estreia e é ensinado em faculdades ao redor do mundo. Ele é autor de outros dois livros e agora está publicado em 16 idiomas.
Eu faço todas as minhas coisas importantes cedo no dia (ou a maioria delas) como escrever. Só então eu abro meu email. Na verdade, eu tenho uma nova regra: eu nem olho para ver quantos emails eu tenho ou faço qualquer coisa relacionada a email, até que eu tenha feito uma coisa pela manhã—como correr, preparar o almoço, tomar banho, etc (eu trabalho de casa, você sabe).
De qualquer forma, a segunda parte do sistema é esta: eu respondo emails à medida que chegam, o mais brevemente possível. Se não requerem uma resposta urgente, eu "marco" eles no Gmail e depois os respondo mais tarde, enquanto estou offline—como durante um voo. Na verdade, é assim que estou escrevendo esta resposta para você agora. Isso mantém minha caixa de entrada em praticamente zero o tempo todo. Ah, e eu não respondo a nada que não sinto vontade de responder e eu 'acidentalmente' perco ou deleto coisas que acho que me deixarão chateado.
Brian é um especialista em SEO e o autor do famoso blog de SEO Backlinko. Ele também é um palestrante frequente sobre os tópicos de SEO, Construção de Links e estratégias de Marketing de Conteúdo.
Evite verificar o e-mail até o final do dia. Você pode micromanagear seu e-mail com tags e sistemas o dia todo. Mas a melhor maneira de aumentar sua produtividade com e-mails é evitar checá-los até o final do dia. Não só você vai passar rapidamente pela sua caixa de entrada, como também vai fazer mais durante o dia. Eu não verifico meu e-mail até às 16h e isso funciona muito bem.
Frederik é o Diretor de Crescimento na Jawbone. Ele é um especialista em crescimento de usuários, trabalhou na Swipp e também foi um dos membros iniciais da empresa de telecomunicações austríaca Jajah, liderando seus esforços de marketing e relações públicas desde sua criação em 2005 até sua aquisição em 2009.
Francamente, não acho que tenha descoberto a fórmula de como lidar com e-mails de forma eficiente, acho que é majoritariamente ineficiente e deveria ser refeito desde o início.
Mas aqui está o que eu faço para tentar gerenciar mais de 60 e-mails por dia:
Tento não ler/verificar e-mails enquanto trabalho em uma tarefa importante (escolhendo o momento para verificar os e-mails ao invés de ser interrompido e tirado do seu fluxo o tempo todo).
Quando passo pelos e-mails não lidos (no meu celular ou desktop), arquivamos tudo imediatamente que não precisa da minha resposta. E-mails que requerem pouco esforço para resolver eu tento responder imediatamente. Um e-mail que precisa da minha resposta e que não posso responder dentro de 5 minutos é sinalizado e crio uma tarefa para ele em Any.do.
Mantenho 10 pastas para encontrar e-mails mais facilmente depois (a pesquisa nem sempre é a melhor maneira de encontrar e-mails antigos). Uma das pastas é dedicada a e-mails frios - com esses eu geralmente verifico brevemente a oferta e tenho que dispensar sem resposta na maioria dos casos, alguns eu respondo com "Não estou interessado/não é o assunto/timing correto" e alguns eu retorno para solicitar mais informações/agendar uma reunião, realmente depende se conseguem transmitir seu ponto em uma ou duas frases e se é relevante para o meu trabalho no momento.
Eu uso um monte de filtros do Gmail também para arquivar/e-mails automaticamente (como relatórios semanais automatizados, etc). Mais um, usando "cancelar inscrição" religiosamente, qualquer boletim informativo que eu não me incomodei em ler 3 vezes seguidas, que não me inscrevi ou não é de interesse, precisa ser cancelado.
Peep é um viciado em Otimização de Conversão e o fundador da Markitekt - uma agência única orientada por dados que ajuda as empresas a aumentar suas vendas e leads online. Ele é um formador popular e a cara por trás da ConversionXL, que é considerada um dos melhores blogs sobre Otimização de Conversão.
Prioritizo de forma implacável. Uso uma extensa codificação de cores e filtragem no Gmail. Emails não importantes simplesmente não recebem resposta. O fato de alguém me enviar um email não me obriga a responder - ou outras pessoas acabariam por controlar a minha vida.
Emails que merecem / precisam de resposta - eu normalmente respondo o mais rápido possível, de forma curta e direta. Emails que precisam de uma resposta mais longa / tempo para pensar, eu marco no Gmail e retorno a eles em um momento dedicado.
Compartilhe conosco qual dessas dicas você mais gostou ou qualquer outra dica que você usa pessoalmente na sua caixa de entrada. O campo de comentários é todo seu.
Head of Growth
Alexis Dollé is the Head of Growth at Mailbird, where he has played a pivotal role in transforming the email client into a leading productivity platform. With a background in industrial engineering and early entrepreneurial ventures, he brings a data-driven approach to user experience and growth strategy. Alexis is widely recognized for his expertise in email client optimization and productivity tools, regularly sharing insights on streamlining digital workflows. His leadership has been instrumental in Mailbird's expansion, including the launch of Mailbird 3.0 and its extension to Mac users.
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