Como Organizar Emails no Outlook

Como organizar emails no Outlook

1. Escolha um mapa de pastas pequeno antes de clicar em qualquer coisa. Anote apenas as pastas que você usará realmente todas as semanas. Uma configuração inicial eficaz é Ação, Aguardando, Ler Depois, Recibos, Newsletters e Arquivo. Se duas pastas contiverem o mesmo tipo de mensagem, una-as antes de criar qualquer coisa. Verificar: cada mensagem recebida ficará na Caixa de Entrada ou será claramente encaixada numa das suas pastas.
2. Crie as pastas e adicione as suas pastas diárias aos favoritos. No Outlook, clique com o botão direito na sua caixa de correio ou Caixa de Entrada, crie as pastas e coloque as suas pastas principais onde seja fácil aceder. Nas versões que suportam Favoritos, adicione as suas pastas diárias lá para que fiquem perto do topo. Mantenha as subpastas superficiais, salvo se realmente precisar delas. ³ Verificar: as suas pastas de ação são visíveis sem precisar explorar uma longa árvore de pastas.
3. Limpe a Caixa de Entrada atual rapidamente. Ordene por remetente ou data. Mova newsletters, recibos, notificações e conversas concluídas para fora da Caixa de Entrada e arquive mensagens que possa precisar mais tarde mas que não precisa ver hoje. Elimine lixo óbvio. ⁵ Verificar: a contagem da sua Caixa de Entrada diminui e as mensagens que permanecem à vista são as que ainda precisam de atenção.
4. Crie algumas regras simples para remetentes frequentes. Clique com o botão direito numa mensagem de um remetente repetido e escolha Regras > Criar regra , ou abra Regras nas Configurações e adicione uma manualmente. Comece com emails de baixo risco, como alertas, recibos, newsletters ou atualizações automáticas, depois aplique a regra a mensagens existentes se a sua versão permitir. ⁴ Verificar: a próxima mensagem desse remetente chega à pasta correta.
5. Use o Varredura quando o padrão do remetente for óbvio. Se usar o novo Outlook ou Outlook na web, selecione uma mensagem, escolha Varredura e indique ao Outlook para onde deve enviar os emails desse remetente. Isto é mais rápido do que criar uma regra personalizada quando o objetivo é simplesmente "mover tudo para lá". ⁵ Verificar: os emails desse remetente seguem a ação selecionada.
6. Use categorias para o estado, não para armazenamento. Crie algumas categorias que respondam "E agora?" como Hoje, Aguardando, Lido e VIP. Aplique-as a mensagens que ainda precisam de visibilidade, e renomeie as cores para que o rótulo — não a cor — faça o trabalho real. ^{6 7} Verificar: pode analisar a lista de mensagens e dizer rapidamente o que precisa de ação primeiro.
7. Marque acompanhamentos em vez de criar pastas extras. Marque tudo com um próximo passo, data de vencimento ou lembrete. Use pastas para decidir onde o correio fica e marcas para decidir o que ainda precisa de trabalho. ^{7 5} Verificar: as mensagens que precisam de acompanhamento são fáceis de identificar sem abrir cada pasta.
8. Adicione Pastas de Pesquisa para as vistas que reutiliza. Configure Não Lidas, Marcadas, Emails com anexos e uma Pasta de Pesquisa baseada numa pessoa ou categoria. Pastas de Pesquisa são virtuais, mostram mensagens correspondentes sem mover ou duplicar os originais; no novo Outlook, a Microsoft expandiu os tipos de Pastas de Pesquisa e os resultados limitados a pastas, enquanto o Outlook clássico ainda suporta Pastas de Pesquisa avançadas personalizadas. ^{8 1 2} Verificar: uma mensagem aparece na Pasta de Pesquisa enquanto permanece na sua pasta original.
9. Reduza o ruído das conversas antes que enterre o seu trabalho real. Use Limpar Conversação em longas cadeias de respostas para eliminar mensagens redundantes, e use Ignorar em conversas que nunca quer que voltem. Na primeira vez que fizer isto, abra Itens Eliminados depois para ver exatamente o que o Outlook moveu. ^{10 11} Verificar: mantém a resposta mais recente e útil e perde a confusão.
10. Reorganize a lista de pastas e torne a manutenção aborrecida. Arraste as suas pastas personalizadas para uma ordem sensata e agende uma breve revisão semanal para eliminar, arquivar ou corrigir regras desatualizadas. O Outlook funciona melhor quando a Caixa de Entrada é uma área de preparação, não um armazém de longo prazo. ^{12 14} Verificar: pode processar o correio novo sem andar à procura numa longa árvore de pastas.