Come organizzare le email in Outlook

Come organizzare le email in Outlook

1. Scegli una piccola mappa di cartelle prima di cliccare qualsiasi cosa. Annota solo le cartelle che effettivamente userai ogni settimana. Una configurazione iniziale efficace è Azione, In attesa, Leggi dopo, Ricevute, Newsletter e Archivio. Se due cartelle conterranno lo stesso tipo di messaggio, uniscile prima di costruire qualcosa. Controlla: ogni messaggio in arrivo rimane nella Posta in arrivo o si inserisce chiaramente in una delle tue cartelle.
2. Crea le cartelle e aggiungi ai preferiti quelle usate quotidianamente. In Outlook, clicca con il tasto destro sulla tua casella o sulla Posta in arrivo, crea le cartelle e posiziona le cartelle principali dove sono facilmente raggiungibili. Nelle versioni che supportano i Preferiti, aggiungi le cartelle quotidiane lì in modo che restino in cima. Mantieni i sottocartelle poco profonde a meno che non siano davvero necessarie. ³ Controlla: le tue cartelle di azione sono visibili senza dover cercare in un lungo albero di cartelle.
3. Pulisci la Posta in arrivo attuale in una sola passata veloce. Ordina per mittente o data. Sposta newsletter, ricevute, notifiche e conversazioni concluse fuori dalla Posta in arrivo e archivia i messaggi che potresti dover consultare in seguito ma che oggi non devi vedere. Elimina la posta indesiderata ovvia. ⁵ Controlla: il conteggio della Posta in arrivo diminuisce e i messaggi rimasti in vista sono quelli che necessitano ancora attenzione.
4. Crea alcune semplici regole per i mittenti ripetitivi. Clicca con il tasto destro su un messaggio di un mittente abituale e scegli Regole > Crea regola , oppure apri Regole nelle Impostazioni e aggiungine una manualmente. Inizia con posta a basso rischio come avvisi, ricevute, newsletter o aggiornamenti automatici, quindi applica la regola ai messaggi esistenti se la tua versione offre questa opzione. ⁴ Controlla: il prossimo messaggio da quel mittente si posiziona nella cartella corretta.
5. Usa Sweep quando il modello del mittente è ovvio. Se usi il nuovo Outlook o Outlook sul web, seleziona un messaggio, scegli Sweep e indica a Outlook dove far andare la posta da quel mittente. È più veloce che creare una regola personalizzata quando il tuo obiettivo è semplicemente "sposta tutto questo lì". ⁵ Controlla: la posta di quel mittente segue l'azione che hai selezionato.
6. Usa le categorie per lo stato, non per l'archiviazione. Crea alcune categorie che rispondano a "Cosa fare dopo?", come Oggi, In attesa, Letto e VIP. Applicale ai messaggi che meritano ancora visibilità, e rinomina i colori affinché la etichetta — non il colore — svolga il lavoro vero. ^{6 7} Controlla: puoi scorrere la tua lista di messaggi e capire rapidamente cosa richiede azione per primo.
7. Segnala i follow-up anziché creare cartelle extra. Segnala tutto ciò che ha un passo successivo, una data di scadenza o un promemoria. Usa le cartelle per decidere dove vive la posta e le segnalazioni per decidere cosa richiede ancora lavoro. ^{7 5} Controlla: i messaggi che richiedono follow-up sono facili da individuare senza aprire ogni cartella.
8. Aggiungi cartelle di ricerca per le visualizzazioni che usi spesso. Imposta Non letti, Segnalati, Posta con allegati e una Cartella di ricerca basata su una persona o categoria. Le Cartelle di ricerca sono virtuali, quindi mostrano i messaggi corrispondenti senza spostare o duplicare gli originali; nel nuovo Outlook, Microsoft ha ampliato i tipi di Cartelle di ricerca e i risultati limitati alle cartelle, mentre il classico Outlook supporta ancora le Cartelle di ricerca avanzate personalizzate. ^{8 1 2} Controlla: un messaggio appare nella Cartella di ricerca rimanendo nella cartella originale.
9. Riduci il rumore dei thread prima che seppellisca il tuo vero lavoro. Usa Pulizia conversazioni su lunghe catene di risposte per rimuovere messaggi ridondanti, e usa Ignora su discussioni che non vuoi più vedere. La prima volta che fai questo, apri poi Elementi eliminati per vedere esattamente cosa ha spostato Outlook. ^{10 11} Controlla: conservi la risposta più utile e nuova e perdi l'ingombro.
10. Riordina la lista delle cartelle e rendi la manutenzione noiosa. Trascina le tue cartelle personalizzate in un ordine sensato e programma una breve revisione settimanale per eliminare, archiviare o correggere regole obsolete. Outlook funziona meglio quando la Posta in arrivo diventa un'area di staging, non un magazzino a lungo termine. ^{12 14} Controlla: puoi gestire mail nuove senza dover cercare in un lungo albero di cartelle.