Wie man E-Mails in Outlook organisiert

Wie man E-Mails in Outlook organisiert

1. Wählen Sie eine kleine Ordnerstruktur bevor Sie irgendetwas anklicken. Schreiben Sie nur die Ordner auf, die Sie tatsächlich jede Woche verwenden werden. Eine gute Startstruktur umfasst Aktion, Warten, Später lesen, Belege, Newsletter und Archiv. Wenn zwei Ordner dieselbe Art Nachricht aufnehmen würden, fassen Sie diese zusammen, bevor Sie etwas erstellen. Prüfen: jede eingehende Nachricht bleibt entweder im Posteingang oder passt klar in einen Ihrer Ordner.
2. Erstellen Sie die Ordner und markieren Sie Ihre täglichen Favoriten. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach oder den Posteingang, erstellen Sie die Ordner und platzieren Sie Ihre Kernordner so, dass sie leicht erreichbar sind. In Versionen, die Favoriten unterstützen, fügen Sie Ihre täglichen Ordner dort hinzu, damit sie oben bleiben. Halten Sie Unterordner flach, außer Sie benötigen sie wirklich. ³ Prüfen: Ihre Aktionsordner sind sichtbar, ohne sich durch einen langen Ordnerbaum zu graben.
3. Bereinigen Sie den aktuellen Posteingang in einem schnellen Durchgang. Sortieren Sie nach Absender oder Datum. Verschieben Sie Newsletter, Belege, Benachrichtigungen und abgeschlossene Gespräche aus dem Posteingang, und archivieren Sie Nachrichten, die Sie später eventuell brauchen, heute aber nicht sehen möchten. Löschen Sie offensichtlichen Spam. ⁵ Prüfen: Ihre Posteingangszahl sinkt und die Nachrichten, die sichtbar bleiben, sind diejenigen, die noch Aufmerksamkeit benötigen.
4. Erstellen Sie einige einfache Regeln für wiederkehrende Absender. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht von einem wiederkehrenden Absender und wählen Sie Regeln > Regel erstellen , oder öffnen Sie Regeln in den Einstellungen und fügen Sie manuell eine hinzu. Beginnen Sie mit risikoarmen Mails wie Benachrichtigungen, Belegen, Newslettern oder automatischen Updates und führen Sie die Regel auf vorhandene Nachrichten aus, wenn Ihre Version diese Option bietet. ⁴ Prüfen: die nächste Nachricht dieses Absenders landet in dem richtigen Ordner.
5. Verwenden Sie Sweep, wenn das Absendermuster offensichtlich ist. Wenn Sie das neue Outlook oder Outlook im Web verwenden, wählen Sie eine Nachricht aus, wählen Sie Sweep , und sagen Sie Outlook, wohin die Mails von diesem Absender gehen sollen. Das ist schneller als eine benutzerdefinierte Regel zu erstellen, wenn Ihr Ziel einfach „verschiebe alles dorthin“ ist. ⁵ Prüfen: die Mails dieses Absenders folgen der gewählten Aktion.
6. Verwenden Sie Kategorien für den Status, nicht für die Speicherung. Erstellen Sie einige Kategorien, die die Frage „Was als nächstes?“ beantworten, wie Heute, Warten, Gelesen und VIP. Wenden Sie sie auf Nachrichten an, die weiterhin sichtbar sein sollen, und benennen Sie die Farben um, so dass das Label – nicht die Farbe – die eigentliche Arbeit erledigt. ^{6 7} Prüfen: Sie können Ihre Nachrichtenliste überfliegen und schnell erkennen, was zuerst bearbeitet werden muss.
7. Markieren Sie Nachverfolgungen, anstatt zusätzliche Ordner zu erstellen. Markieren Sie alles mit einem nächsten Schritt, Fälligkeitsdatum oder Erinnerung. Verwenden Sie Ordner, um zu entscheiden, wo Mails abgelegt werden, und Markierungen, um zu entscheiden, was noch zu erledigen ist. ^{7 5} Prüfen: die Nachrichten, die Nachverfolgung benötigen, sind leicht zu erkennen, ohne alle Ordner öffnen zu müssen.
8. Fügen Sie Suchordner für die Ansichten hinzu, die Sie wiederverwenden. Richten Sie Ungelesen, Markiert, Mail mit Anlagen und einen Suchordner basierend auf einer Person oder Kategorie ein. Suchordner sind virtuell, zeigen also passende Nachrichten an, ohne die Originale zu verschieben oder zu duplizieren; im neuen Outlook hat Microsoft die Suchordnertypen und ordnerbezogene Ergebnisse erweitert, während das klassische Outlook weiterhin erweiterte benutzerdefinierte Suchordner unterstützt. ^{8 1 2} Prüfen: eine Nachricht erscheint im Suchordner, während sie im ursprünglichen Ordner bleibt.
9. Reduzieren Sie Thread-Lärm, bevor er Ihre echte Arbeit begräbt. Verwenden Sie „Unterhaltungsbereinigung“ bei langen Antwortketten, um überflüssige Nachrichten zu entfernen, und „Ignorieren“ bei Threads, die Sie nie wiedersehen möchten. Öffnen Sie beim ersten Mal danach den Ordner Gelöschte Elemente, damit Sie genau sehen können, was Outlook verschoben hat. ^{10 11} Prüfen: Sie behalten die neueste nützliche Antwort und verlieren den Ballast.
10. Ordnen Sie die Ordnerliste neu an und machen Sie die Pflege langweilig. Ziehen Sie Ihre benutzerdefinierten Ordner in eine sinnvolle Reihenfolge und planen Sie eine kurze wöchentliche Durchsicht ein, um veraltete Regeln zu löschen, archivieren oder zu korrigieren. Outlook funktioniert am besten, wenn der Posteingang zur Vorbereitungsfläche wird und nicht zum Langzeitlager. ^{12 14} Prüfen: Sie können neue Mails bearbeiten, ohne sich durch einen langen Ordnerbaum zu suchen.