Как упорядочить электронные письма в Outlook

Как организовать электронные письма в Outlook

1. Выберите компактную схему папок, прежде чем что-либо нажимать. Запишите только те папки, которые вы действительно будете использовать каждую неделю. Хороший стартовый набор — это Действия, Ожидание, Прочитать позже, Квитанции, Рассылки и Архив. Если две папки будут содержать один и тот же тип сообщений, объедините их перед тем, как что-то создавать. Проверьте: каждое входящее сообщение либо останется во Входящих, либо явно поместится в одну из ваших папок.
2. Создайте папки и добавьте в избранное те, что используете ежедневно. В Outlook щелкните правой кнопкой мыши по почтовому ящику или Входящим, создайте папки и разместите основные папки там, где до них легко добраться. В версиях с поддержкой Избранного добавьте туда свои ежедневные папки, чтобы они оставались наверху. Старайтесь делать вложенные папки не слишком глубокими, если в этом нет реальной необходимости. ³ Проверьте: ваши папки с действиями видны без необходимости просматривать длинное дерево папок.
3. Быстро очистите текущие Входящие. Отсортируйте по отправителю или дате. Переместите рассылки, квитанции, уведомления и завершённые переписки из Входящих и заархивируйте сообщения, которые могут понадобиться позже, но не требуют вашего внимания сегодня. Удалите явный спам. ⁵ Проверьте: количество писем во Входящих уменьшилось, а оставшиеся сообщения требуют внимания.
4. Создайте простые правила для повторяющихся отправителей. Щелкните правой кнопкой на сообщении от повторяющегося отправителя и выберите Правила > Создать правило , или откройте Правила в настройках и добавьте правило вручную. Начните с несложной почты, такой как оповещения, квитанции, рассылки или автоматические обновления, а затем примените правило к существующим сообщениям, если ваша версия Outlook это поддерживает. ⁴ Проверьте: следующее сообщение от этого отправителя попадает в правильную папку.
5. Используйте функцию "Sweep", когда шаблон отправителя очевиден. Если вы используете новый Outlook или Outlook в вебе, выберите сообщение, выберите Очистить и укажите, куда Outlook должен перемещать письма от этого отправителя. Это быстрее, чем создавать отдельное правило, если ваша цель — просто "переместить все это туда". ⁵ Проверьте: почта этого отправителя следует выбранному вами действию.
6. Используйте категории для статуса, а не для хранения. Создайте несколько категорий, отвечающих на вопрос "Что дальше?", таких как Сегодня, Ожидание, Прочитано и ВИП. Применяйте их к сообщениям, которые ещё требуют внимания, и переименуйте цвета так, чтобы метка, а не цвет выполняла главную функцию. ^{6 7} Проверьте: вы можете быстро просмотреть список сообщений и понять, что надо выполнить в первую очередь.
7. Помечайте флагами для последующих действий вместо создания дополнительных папок. Помечайте флагами всё, что требует следующего шага, даты выполнения или напоминания. Используйте папки для определения места хранения почты, а флаги — для обозначения того, что ещё нужно сделать. ^{7 5} Проверьте: письма, требующие последующих действий, легко заметить, не открывая каждую папку.
8. Добавьте Поисковые папки для часто используемых просмотров. Настройте папки для непрочитанных, помеченных флагом, писем с вложениями и одну Поисковую папку на основе человека или категории. Поисковые папки виртуальные — они показывают подходящие сообщения, не перемещая и не дублируя оригиналы; в новом Outlook расширен набор типов Поисковых папок и возможности поиска в контексте папок, в классическом Outlook поддерживаются продвинутые пользовательские Поисковые папки. ^{8 1 2} Проверьте: сообщение появляется в Поисковой папке, оставаясь в своей оригинальной папке.
9. Уменьшите шум от веток переписки, чтобы он не скрывал вашу настоящую работу. Используйте Очистку переписки на длинных цепочках ответов, чтобы убрать избыточные сообщения, и функцию Игнорировать для тем, к которым вы не хотите возвращаться. При первом применении этой функции откройте позже удалённые элементы, чтобы точно видеть, что Outlook переместил. ^{10 11} Проверьте: вы сохраняете самый новый полезный ответ и избавляетесь от мусора.
10. Переставьте список папок и сделайте обслуживание рутинным. Перетащите свои пользовательские папки в логичном порядке и запланируйте краткий еженедельный обзор для удаления, архивирования или исправления устаревших правил. Outlook работает лучше всего, когда Входящие служат зоной обработки, а не долговременным хранилищем. ^{12 14} Проверьте: вы можете обрабатывать новую почту, не ища её в длинном дереве папок.