Hoe e-mails in Outlook te organiseren

Hoe Outlook e-mails organiseren

1. Kies een klein mappenoverzicht voordat je ergens op klikt. Schrijf alleen de mappen op die je elke week daadwerkelijk gaat gebruiken. Een sterke startopzet is Actie, Wachten, Later Lezen, Ontvangsten, Nieuwsbrieven en Archief. Als twee mappen hetzelfde soort bericht zouden bevatten, voeg ze dan samen voordat je iets opzet. Check: elk binnenkomend bericht blijft ofwel in de Inbox of past duidelijk in een van je mappen.
2. Maak de mappen aan en markeer je dagelijkse favorieten. Klik in Outlook met de rechtermuisknop op je mailbox of Inbox, maak de mappen aan, en plaats je kernmappen waar ze makkelijk bereikbaar zijn. In versies die Favorieten ondersteunen, voeg je daar je dagelijkse mappen toe zodat ze bovenaan blijven. Houd submappen oppervlakkig tenzij je ze echt nodig hebt. ³ Check: je actiemappen zijn zichtbaar zonder te hoeven zoeken in een lange mappenstructuur.
3. Maak de huidige Inbox snel schoon in één keer. Sorteer op afzender of datum. Verplaats nieuwsbrieven, ontvangstbewijzen, meldingen en afgeronde gesprekken uit de Inbox, en archiveer berichten die je later misschien nodig hebt maar vandaag niet hoeft te bekijken. Verwijder voor de hand liggende rommel. ⁵ Check: het aantal berichten in je Inbox daalt en de overgebleven berichten zijn degene die nog aandacht nodig hebben.
4. Maak een paar eenvoudige regels voor terugkerende afzenders. Klik met de rechtermuisknop op een bericht van een terugkerende afzender en kies Regels > Regel maken , of open Regels in Instellingen en voeg er handmatig een toe. Begin met risicoloze mail zoals waarschuwingen, ontvangstbewijzen, nieuwsbrieven of automatische updates, en voer de regel uit op bestaande berichten als je versie die optie biedt. ⁴ Check: het volgende bericht van die afzender belandt in de juiste map.
5. Gebruik Sweep als het patroon van de afzender duidelijk is. Gebruik je de nieuwe Outlook of Outlook op het web, selecteer dan een bericht, kies Sweep , en geef aan waar mail van die afzender naartoe moet. Dit is sneller dan het maken van een aangepaste regel als je doel simpelweg is “verplaats alles daar naartoe.” ⁵ Check: de mail van die afzender volgt de geselecteerde actie.
6. Gebruik categorieën voor status, niet voor opslag. Maak een paar categorieën aan die antwoord geven op “Wat nu?” zoals Vandaag, Wachten, Gelesen, en VIP. Pas ze toe op berichten die nog zichtbaarheid verdienen, en hernoem de kleuren zodat het label - niet de kleur - het echte werk doet. ^{6 7} Check: je kunt je berichtenlijst scannen en snel zien wat eerst actie nodig heeft.
7. Markeer follow-ups in plaats van extra mappen te maken. Markeer alles met een volgende stap, vervaldatum of herinnering. Gebruik mappen om te bepalen waar mail bewaard wordt en vlaggen om te bepalen wat nog werk nodig heeft. ^{7 5} Check: de berichten die follow-up nodig hebben zijn makkelijk te vinden zonder elke map te openen.
8. Voeg Zoekmappen toe voor de weergaven die je hergebruikt. Stel Ongelezen, Gemarkeerd, Mail met bijlagen in, en een Zoekmap gebaseerd op een persoon of categorie in. Zoekmappen zijn virtueel, dus ze tonen overeenkomende berichten zonder de originele te verplaatsen of te dupliceren; in de nieuwe Outlook heeft Microsoft het aantal Soorten Zoekmappen en de resultaten op mapniveau uitgebreid, terwijl klassieke Outlook nog steeds geavanceerde aangepaste Zoekmappen ondersteunt. ^{8 1 2} Check: een bericht verschijnt in de Zoekmap terwijl het in de originele map blijft.
9. Verminder draadruis voordat het je echte werk ondergraaft. Gebruik Conversatie Opschonen op lange antwoordketens om dubbele berichten te verwijderen, en gebruik Negeer voor threads die je nooit meer terug wilt. De eerste keer dat je dit doet, open je daarna Verwijderde Items zodat je precies kunt zien wat Outlook heeft verplaatst. ^{10 11} Check: je houdt het nieuwste nuttige antwoord en verliest de rommel.
10. Herorganiseer de mappenlijst en maak onderhoud saai. Sleep je aangepaste mappen in een logische volgorde en plan een korte wekelijkse review om regels te verwijderen, archiveren of verouderde regels te repareren. Outlook werkt het beste als de Inbox een tussenstation wordt, geen opslagplaats voor de lange termijn. ^{12 14} Check: je kunt nieuwe mail verwerken zonder te zoeken door een lange mappenstructuur.