Comment organiser les e-mails dans Outlook

Comment organiser les emails dans Outlook

1. Choisissez une petite carte des dossiers avant de cliquer sur quoi que ce soit. Notez seulement les dossiers que vous utiliserez réellement chaque semaine. Une configuration de départ solide est Action, En attente, Lire plus tard, Reçus, Bulletins d’information, et Archive. Si deux dossiers contiennent le même type de message, fusionnez-les avant de créer quoi que ce soit. Vérifiez : chaque message entrant doit soit rester dans la Boîte de réception, soit s’insérer clairement dans l’un de vos dossiers.
2. Créez les dossiers et mettez en favoris ceux que vous utilisez quotidiennement. Dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur votre boîte aux lettres ou Boîte de réception, créez les dossiers, et placez vos dossiers principaux à portée de main. Dans les versions qui supportent les Favoris, ajoutez vos dossiers quotidiens pour qu’ils restent en haut. Gardez les sous-dossiers peu profonds à moins que vous en ayez vraiment besoin. ³ Vérifiez : vos dossiers d’action sont visibles sans avoir à fouiller dans un long arbre de dossiers.
3. Nettoyez la Boîte de réception actuelle en une seule passe rapide. Triez par expéditeur ou date. Déplacez les bulletins d’information, reçus, notifications, et conversations terminées hors de la Boîte de réception, et archivez les messages dont vous pourriez avoir besoin plus tard mais que vous n’avez pas besoin de voir immédiatement. Supprimez les indésirables évidents. ⁵ Vérifiez : le nombre de messages dans la Boîte de réception diminue et les messages visibles sont ceux qui nécessitent encore de l’attention.
4. Créez quelques règles simples pour les expéditeurs répétitifs. Faites un clic droit sur un message d’un expéditeur répétitif et choisissez Règles > Créer une règle , ou ouvrez les Règles dans Paramètres et ajoutez-en une manuellement. Commencez par des mails à faible risque comme alertes, reçus, bulletins d’information, ou mises à jour automatisées, puis appliquez la règle aux messages existants si votre version le permet. ⁴ Vérifiez : le message suivant de cet expéditeur arrive dans le bon dossier.
5. Utilisez la fonction Balayer lorsque le modèle d’expéditeur est évident. Si vous utilisez le nouveau Outlook ou Outlook sur le web, sélectionnez un message, choisissez Balayer , et indiquez où Outlook doit placer le courrier de cet expéditeur. C’est plus rapide que de créer une règle personnalisée lorsque votre objectif est simplement « déplacer tout cela là-bas ». ⁵ Vérifiez : le courrier de cet expéditeur suit l’action que vous avez sélectionnée.
6. Utilisez les catégories pour le statut, pas pour le stockage. Créez quelques catégories qui répondent à « Quelle est la prochaine étape ? » comme Aujourd’hui, En attente, Lu, et VIP. Appliquez-les aux messages qui méritent encore d’être visibles, et renommez les couleurs pour que l’étiquette — pas la couleur — fasse le vrai travail. ^{6 7} Vérifiez : vous pouvez parcourir votre liste de messages et rapidement repérer ce qui doit être traité en priorité.
7. Marquez les suivis au lieu de créer des dossiers supplémentaires. Marquez tout ce qui a une étape suivante, une date d’échéance, ou un rappel. Utilisez les dossiers pour décider où le courrier doit vivre et les marques pour décider ce qui nécessite encore du travail. ^{7 5} Vérifiez : les messages nécessitant un suivi sont faciles à repérer sans ouvrir chaque dossier.
8. Ajoutez des dossiers de recherche pour les vues que vous réutilisez. Configurez Non lus, Marqués, Courrier avec pièces jointes, et un dossier de recherche basé sur une personne ou une catégorie. Les dossiers de recherche sont virtuels, ils affichent les messages correspondants sans déplacer ni dupliquer les originaux ; dans le nouveau Outlook, Microsoft a élargi les types de dossiers de recherche et les résultats en fonction des dossiers, alors que le Outlook classique supporte encore les dossiers de recherche personnalisés avancés. ^{8 1 2} Vérifiez : un message apparaît dans le dossier de recherche tout en restant dans son dossier d’origine.
9. Réduisez le bruit des conversations avant qu’il ne noie votre vrai travail. Utilisez Nettoyer la conversation sur les longues chaînes de réponses pour supprimer les messages redondants, et ignorez les fils de discussion que vous ne voulez jamais revoir. La première fois que vous faites cela, ouvrez ensuite Éléments supprimés pour voir exactement ce qu’Outlook a déplacé. ^{10 11} Vérifiez : vous conservez la réponse la plus récente et utile et perdez le désordre.
10. Réorganisez la liste des dossiers et rendez la maintenance ennuyeuse. Glissez vos dossiers personnalisés dans un ordre logique et planifiez une brève revue hebdomadaire pour supprimer, archiver, ou corriger les règles obsolètes. Outlook fonctionne mieux lorsque la Boîte de réception devient une zone de préparation, pas un entrepôt à long terme. ^{12 14} Vérifiez : vous pouvez traiter les nouveaux mails sans chercher à travers un long arbre de dossiers.