Jak udostępnić Kalendarz Google: Przewodnik
Kalendarz Google to twój codzienny planer, ale nie wiesz jak go udostępnić innym? W takim razie ten artykuł jest dla ciebie.
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak bardzo łatwiejsza byłaby komunikacja, gdybyś mógł udostępnić swój harmonogram w chmurze? Ludzie mogliby sprawdzić twoją agendę przed wykonaniem telefonu lub wysłaniem wiadomości. To łatwo przekłada się na mniej rozmów, takich jak: "Hej, Jane, czy będziesz miała wolny czas, aby omówić to zadanie ze mną w tym tygodniu?" a następnie: "Och, ale Joe, nie mogę o tej porze." Zaoszczędzony czas to wartościowy czas w kontekście zawodowym.
Według CakeHR, firmy na całym świecie odkryły, że korzystanie z kalendarzy współdzielonych to najłatwiejszy sposób na zapobieganie nieporozumieniom i utratom wydajności. Uwierz lub nie, ale tak proste narzędzie może zapewnić efektywność, poprawić organizację i prowadzić do płynnej pracy zespołowej. I wiele firm wybiera Google Calendar jako to narzędzie.
Dlaczego warto korzystać z kalendarza współdzielonego?
To narzędzie to w zasadzie jeden główny kalendarz, który łączy wiele indywidualnych kalendarzy. Jeśli jest to plan zespołowy, każdy użytkownik może wybrać kolor swojego kalendarza, aby poprawić widoczność. Jeśli mówimy o twoim osobistym planie produktywności, posiadanie folderów lub etykiet pomoże w organizacji różnych typów wydarzeń. Możesz nawet prowadzić prywatny kalendarz do spraw osobistych oraz kalendarz roboczy, do którego dajesz dostęp do wyświetlania — i możesz je oba przeglądać w jednym zintegrowanym kalendarzu.
Wciąż nie jesteś pewien, czy korzystanie z kalendarza współdzielonego to mądra strategia? Sprawdź te niesamowite korzyści, które zmienią twoje zdanie!
1. Pomaga tobie i twojemu zespołowi spędzać czas bardziej produktywnie
Łatwiej jest zaplanować dzień lub tydzień, znając agendę wszystkich. Integracja planów całego zespołu w jednej aplikacji zapewnia, że wszyscy będą informowani o codziennych zadaniach i spotkaniach swoich kolegów, co redukuje potrzebę ciągłego sprawdzania konkretnej daty lub terminu. W rezultacie twój zespół może skupić się bardziej na swoich zadaniach i wykazywać lepsze tygodniowe KPI.
2. Równoważy przydziały
Kiedy członkowie twojego zespołu przyzwyczają się do korzystania z kalendarza współdzielonego, znacznie łatwiej będzie zrównoważyć ich obciążenie pracą. Wszyscy liderzy zespołów będą mieli wgląd w dostępność, zadania i spotkania swoich kolegów. W ten sposób mogą planować swoje przyszłe zadania lub ułatwiać pracę tym, którzy mają dużo na głowie.
3. Pomaga w ustalaniu planów krótkoterminowych i długoterminowych
Kalendarz G-Suite może być także wykorzystywany jako planista projektów zespołowych do mapowania obciążenia, zadań i działań potrzebnych do osiągnięcia przewidywalnych i przyszłych celów. Oznacza to, że każdy zespół nie tylko będzie mógł łatwo koordynować tygodniowe zadania, ale także planować coś na miesiąc lub dwa do przodu.
Google Calendar ma cztery różne widoki: lista, tydzień, miesiąc i oś czasu, pozwalając wszystkim członkom zespołu śledzić swoje krótkoterminowe i długoterminowe działania.
4. Informuje wszystkich, co robią inni
Może być niezwykle przydatne wiedzieć, co robią twoi koledzy, nie tylko gdy są w biurze, ale także gdy są poza biurem na wakacjach lub dniu wolnym. Współdzielenie kalendarza może w tym pomóc.
Dodatkowo, znajomość obowiązków i spotkań twoich współpracowników może być ogromną zaletą. W ten sposób każdy członektwojego zespołu może efektywniej rozdzielać zadania, a nawet szybciej umawiać spotkania.
5. Pomaga dzielić się ważnymi wydarzeniami z przyjaciółmi i rodziną
Podczas gdy dzielisz się kalendarzem Google z kolegami z pracy, dlaczego nie stworzyć także jednego dla swojego najbliższego kręgu, gdzie możecie dzielić się urodzinami, planami na kolację i innymi cennymi wydarzeniami? Dzięki powiadomieniom nigdy więcej nie opuścisz rodzinnej kolacji ani nie zapomnisz o występie teatralnym swojej siostrzenicy.
To niesamowite, jak takie proste narzędzie może mieć tak wiele korzyści, prawda? Jedyną rzeczą, którą teraz należy zrobić, jest po prostu podzielić się kalendarzem Google z innymi.
Niech ludzie widzą: Kompletny przewodnik
Istnieje kilka opcji, aby podzielić się kalendarzem Google w zależności od używanych narzędzi. Niektóre opcje są prostsze niż inne, ale zacznijmy od samej aplikacji Kalendarz Google.
Opcja #1: Jak podzielić się swoim kalendarzem Google poprzez Ustawienia
Najpierw uzyskaj dostęp do kalendarza przez swoją przeglądarkę. Znajdź sekcję Moje kalendarze; domyślnie powinna znajdować się po lewej stronie. To także miejsce, gdzie możesz dodać nowe kalendarze. W tym przypadku znajdziesz tam menu, które konfiguruje uprawnienia do wyświetlania.
Znajdziesz Ustawienia udostępniania, gdy najedziesz kursorem na kalendarz — pojawi się strzałka, jak widać na poniższym obrazku, a menu, którego potrzebujesz, otworzy się po kliknięciu w strzałkę:
Źródło obrazu: Android Authority
Po wykonaniu tej czynności pojawi się mały przycisk Dodaj osoby tuż pod sekcją Udostępnij ze specificznymi osobami. Wpisz adresy e-mail swoich współpracowników, a następnie wybierz ich poziomy dostępu (edycja, tylko do widoku itp.).
Źródło obrazu: Android Authority
Drugą opcją jest użycie przycisku Uzyskaj link do udostępniania. Strona internetowa wygeneruje specjalny link, który możesz wysłać do każdego, tak jak w aplikacjach Google Drive. Gdy ktoś otworzy ten link, natychmiast uzyskuje dostęp do twojego kalendarza.
Dodatkowo, możesz zaznaczyć pole Udostępnij publicznie i pozwolić komukolwiek w Internecie znaleźć i uzyskać dostęp do twojego kalendarza (co nie jest zalecane w przypadku użytkowania prywatnego). Ta ostatnia opcja jest bardziej odpowiednia dla publicznych przestrzeni coworkingowych lub klubów, gdzie jedyną informacją jest harmonogram dostępności.
Na zdjęciu: Android Authority
Pamiętaj, że tego kroku można dokonać tylko z przeglądarki na komputerze.
Opcja #2: Udostępnij swój kalendarz Gmail na iPhone lub Androidzie
Udostępnianie kalendarza Google na swoim smartfonie z Androidem lub iOS jest nieco skomplikowane, ponieważ możesz udostępniać tylko pojedyncze wydarzenia w aplikacji mobilnej. Ale jeśli musisz coś udostępnić w drodze, oto jak to zrobić:
Odblokuj smartfon, znajdź aplikację Kalendarz Google i kliknij ikonę. Jest ona preinstalowana na prawie wszystkich telefonach z Androidem. Jeśli masz urządzenie iOS, może być konieczne przejście do App Store.
Jeśli wydarzenie, które chcesz udostępnić, zostało utworzone wcześniej, znajdź je i kliknij przycisk Edytuj. W przeciwnym razie możesz wysłać zaproszenia do przeglądania zaplanowanego wydarzenia podczas tworzenia nowego. Po prostu przewiń w dół, kliknij tekst Dodaj osoby i wpisz odpowiednie adresy. Nie zapomnij zapisać wydarzenia po zakończeniu edytowania!
Źródło obrazu: Wiki How
Opcja #3: Jak podzielić się kalendarzem Google poprzez Mailbird
Mailbird to klient poczty elektronicznej dla Windows, który łączy wszystkie twoje konta e-mail z różnych dostawców w jednym miejscu. Klient jest inteligentny, łatwy w użyciu i świetnie poprawia wydajność, współpracę i komunikację w pracy dzięki natywnym funkcjom i integracjom. Oczywiście, Kalendarz Google jest jednym z wielu integracji Mailbird.
Aby podzielić się kalendarzem Google w Mailbird, najpierw otwórz program na swoim komputerze. Następnie poszukaj opcji Aplikacje znajdującej się w lewym dolnym rogu. Gdy to zrobisz, wyszukaj Kalendarz Google i zaznacz pole wyboru.
Po zaznaczeniu przycisk Kalendarz Google również pojawi się w lewym dolnym rogu, tuż nad Aplikacjami. Kliknij go, a następnie wprowadź dane swojego konta Gmail.
Voilà! To takie proste. Najlepsze w synchronizacji Mailbird i Kalendarza Google jest to, że nie tylko będziesz miał dostęp do swojego kalendarza. Będziesz mógł go również otworzyć podczas czytania swoich e-maili i nie będziesz musiał przełączać się między kartami.
Ten klient e-mailowy nie tylko pomoże Ci łatwo podzielić się kalendarzem Google, ale także bardzo przydaje się w zarządzaniu wieloma kontami e-mail.
Dodatkowo korzystanie z Mailbird jest proste, nawet jeśli nie jesteś obeznany z technologią. Posiada intuicyjny interfejs użytkownika, więc nie będziesz miał żadnych problemów z zrozumieniem jego funkcji. Korzystanie z klienta Mailbird może pomóc Ci zwiększyć swoją wydajność, a także ma wiele funkcji, które ułatwią zarządzanie e-mailami i kalendarzami jak nigdy dotąd. Otrzymasz również dostęp do kalendarza natywnego — zintegrowanego kalendarza dla wszystkich Twoich różnych kont.
Opcja #4: Jak podzielić się kalendarzem Google poprzez Outlook
Jeśli korzystasz z Outlook, udostępnianie kalendarza Google jest również opcją, choć nieco bardziej skomplikowaną. Wynika to z faktu, że kalendarz nie jest dostępny jako integracja w Outlook.
Importowanie kalendarza do Outlook
Najpierw wykonaj wszystkie kroki z pierwszej opcji do momentu, gdy dojdziesz do menu kalendarza. Następnie kliknij Ustawienia i udostępnianie.
Źródło obrazu: Android Authority
Przewiń na sam dół, aż zobaczysz Tajny adres w formacie iCal. Kliknij link, zaznacz go, a następnie skopiuj.
Teraz otwórz klienta e-mail Outlook i znajdź natywny kalendarz wewnątrz aplikacji. Następnie poszukaj opcji Kalendarze udostępnione, kliknij Dodaj kalendarz i wybierz opcję Z internetu.
Źródło obrazu: How to Geek
Pojawi się nowe okno. Upewnij się, że wklejasz tam link i kliknij OK.
Źródło obrazu: How to Geek
Udostępnianie kalendarza w Outlook
Przechodząc do trudnej części: wysyłanie zaproszeń kalendarza za pomocą Outlook. Oto jak to łatwo zrobić:
- Kliknij "Kalendarz", a następnie wybierz "Udostępnij kalendarz".
- Wybierz swój Kalendarz Gmail.
- Znajdź przycisk "Dodaj" i wybierz wszystkich swoich Kontaktów Outlook, z którymi chcesz udostępnić kalendarz.
- Kliknij "OK", a wszyscy ludzie zostaną dodani.
- Możesz ręcznie zmienić poziom dostępu każdej osoby, jeśli domyślna opcja nie odpowiada Twoim potrzebom.
Podsumowanie
Korzystanie z kalendarzy to doskonały sposób na poprawę produktywności zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Dzielenie się kalendarzem z zespołem może pomóc w bardziej efektywnej pracy jako zespół. W końcu nie musisz cały czas sprawdzać z innymi ich lub swojego harmonogramu; wystarczy, że spojrzysz na kalendarz.
Istnieje kilka różnych opcji, aby podzielić się kalendarzem Google ze swoimi znajomymi, niezależnie od tego, czy to współpracownicy, czy bliscy. Możesz to zrobić za pośrednictwem przeglądarki internetowej, wybierając konkretny kalendarz, a następnie dzieląc się nim z ustawień. Inną opcją jest użycie klienta e-mail i podzielenie się kalendarzem za pośrednictwem Mailbird lub zaimportowanie go do swojego konta Outlook, a następnie wysłanie go do swoich kontaktów. Jeśli wolisz korzystać z urządzenia z systemem Android lub iOS, możesz otworzyć aplikację Kalendarz Google i udostępnić konkretne wydarzenie.
Teraz, gdy wiesz jak dzielić się kalendarzem Google, możesz zacząć pracować bardziej produktywnie w zespole. A przy okazji, czemu nie poprawić również swojej efektywności e-mailowej testując Mailbird, klienta e-mail?
FAQ
Dlaczego nie mogę udostępnić swojego Kalendarza Google?
Jeśli próbujesz udostępnić cały kalendarz za pomocą smartfona, niestety ta opcja nie jest jeszcze dostępna. Możesz udostępnić swój kalendarz Google za pomocą przeglądarki lub aplikacji na komputerze, takiej jak Mailbird. W aplikacji na smartfona możesz udostępniać tylko poszczególne wydarzenia.
Jak mogę poprosić o udostępnienie Kalendarza Google?
Jeśli otrzymałeś adres Kalendarza Google, ale nie masz uprawnień do przeglądania, zostaniesz przekierowany na stronę z komunikatem o błędzie z przyciskiem do żądania dostępu. Kliknij przycisk, a właściciel kalendarza otrzyma powiadomienie z prośbą o dodanie Cię do listy przeglądania.
Jak dodać kogoś do swojego Kalendarza Google?
1) Otwórz swój Kalendarz Google w przeglądarce lub w aplikacji, która ma integrację z Kalendarzem Google, takiej jak Mailbird. 2) Najedź kursorem na kalendarz, który chcesz udostępnić, i kliknij strzałkę menu obok nazwy kalendarza. 3) Otwórz ustawienia udostępniania i dodaj adresy e-mail osób, z którymi chcesz udostępnić kalendarz. 4) Kliknij „Gotowe”, gdy skończysz.
