Co Oznacza Oflagowanie E-maila?

Co oznacza oznaczenie e-maila flagą?

Krótka odpowiedź: oznaczanie e-maila flagą zwykle oznacza, że oznaczasz go, aby wyróżnić i łatwo do niego wrócić. Na poziomie protokołu IMAP zawiera wbudowany stan „flaga” dla wiadomości wymagających szczególnej uwagi. Apple Mail grupuje oznaczone flagą wiadomości w skrzynce Flagged, a Outlook może przekształcić flagę w zadanie do wykonania z datami, przypomnieniami i widokami zadań. ^{2 , 3 , 4}

Jeśli oznaczysz wiadomość, którą otrzymałeś, ta flaga zwykle służy do własnego oznaczania e-maili do śledzenia, a nie dla nadawcy. Apple traktuje oznaczanie jako oddzielne od blokowania, a Outlook traktuje oznaczanie do śledzenia jako osobną opcję, którą dodajesz podczas wysyłania wiadomości. ^{3 , 5}

Co się dzieje, gdy oznaczysz e-mail?

Krótka odpowiedź: kiedy oznaczasz e-mail, wiadomość zostaje oznaczona, aby łatwiej ją było znaleźć później. W zależności od aplikacji, może się również pojawić w skrzynce oznaczonych wiadomości, widoku do śledzenia lub liście zadań, a niektóre aplikacje mogą dodać przypomnienia lub terminy wykonania. ^{2 , 3 , 4 , 5}

Oznaczanie vs. archiwizacja vs. usuwanie

Jak oznaczyć e-mail do śledzenia i prawidłowo go zarchiwizować

Dlaczego oznaczanie i archiwizacja dobrze ze sobą współgrają

Flaga zmienia status; archiwum zmienia lokalizację. IMAP definiuje oznaczony stan wiadomości, podczas gdy Apple i Microsoft traktują archiwizację jako osobną czynność przenoszącą wiadomość z skrzynki odbiorczej bez jej usuwania. Rozdzielenie tych dwóch opcji znacznie ułatwia decyzję, które e-maile wymagają działania, a które po prostu trzeba zachować. ^{2 , 4 , 6 , 7}

Rozwiązywanie problemów

• Objaw: Oznaczyłeś wiadomość, ale nie możesz jej później znaleźć.
  Prawdopodobna przyczyna: Twój widok oznaczonych jest ukryty.
  Rozwiązanie: Włącz skrzynkę oznaczonych w Apple Mail lub otwórz Zakładkę Do śledzenia, Do wykonania lub Zadania w Outlook, zanim oznaczysz kolejne wiadomości. ^{3 , 4 , 5}
• Objaw: Nie możesz dodać przypomnienia ani terminu wykonania.
  Prawdopodobna przyczyna: Twoje konto obsługuje tylko prostą flagę lub Outlook ogranicza dodatkowe opcje na tym typie połączenia.
  Rozwiązanie: Zachowaj prostą flagę i dodaj osobne przypomnienie w kalendarzu. ³
• Objaw: Nadawca nie został powiadomiony.
  Prawdopodobna przyczyna: Zwykła flaga jest zazwyczaj przeznaczona do własnego oznaczania do śledzenia, a nie dla nadawcy.
  Rozwiązanie: Wyślij prawdziwą wiadomość do śledzenia lub użyj klienta, który obsługuje flagi odbiorcy podczas wysyłania. ³
• Objaw: Wiadomość zniknęła po odpowiedzi.
  Prawdopodobna przyczyna: Włączona jest funkcja Wyślij + Archiwizuj.
  Rozwiązanie: Najpierw sprawdź Archiwum, a następnie wyłącz Wyślij + Archiwizuj, jeśli nie chcesz takiego zachowania. ¹⁰
• Objaw: Archiwalna wiadomość wydaje się zagubiona.
  Prawdopodobna przyczyna: Archiwum przeniosło ją poza skrzynkę odbiorczą zgodnie z założeniem.
  Rozwiązanie: Otwórz Archiwum, znajdź wiadomość i przenieś ją z powrotem do Skrzynki odbiorczej, jeśli nadal chcesz mieć ją na widoku. ^{4 , 6 , 7}
• Objaw: Flaga wygląda inaczej na innym urządzeniu.
  Prawdopodobna przyczyna: Używasz innej aplikacji, innego konta lub innego widoku.
  Rozwiązanie: Potwierdź, że jesteś na tym samym koncie i otwórz widok oznaczonych zamiast specjalnego widoku skrzynki pocztowej. Apple twierdzi, że oznaczone wiadomości pokazują tę samą ikonę flagi na urządzeniach, na których jesteś zalogowany tym samym kontem Apple. ^{1 , 5}
• Objaw: Nie możesz oznaczyć niektórych e-maili z iPhone'a z poziomu listy, na której jesteś.
  Prawdopodobna przyczyna: Jesteś w specjalnym widoku skrzynki pocztowej, a nie w zwykłej liście wiadomości.
  Rozwiązanie: Otwórz wiadomość lub przełącz się na zwykły widok skrzynki pocztowej, a następnie oznacz ją stamtąd. ^{1 , 5}
• Objaw: Czyszczenie flagi usunęło także historię przypomnień.
  Prawdopodobna przyczyna: Tak działa funkcja Usuń flagę w Outlook.
  Rozwiązanie: Użyj Zaznacz jako zakończone, gdy chcesz zachować widoczny zapis zakończonych oznaczeń do śledzenia. ³

Proste ustawienia oznaczania

• Minimalistyczny system: Jeden znacznik oznacza jedną niezakończoną następną czynność. Wszystko inne jest czytane, przenoszone, archiwizowane lub usuwane.
• System oczekiwania: Używaj znaczników na wysłanych e-mailach, które wymagają odpowiedzi. Outlook może przypominać o konieczności follow-up i może również dodać znacznik odbiorcy podczas wysyłania wiadomości. ³
• System kolorów: Jeśli Twoja aplikacja obsługuje kolorowe lub zmienione nazwy znaczników, zarezerwuj jeden kolor lub nazwę wyłącznie dla pilnych elementów. Apple dokumentuje kolorowe znaczniki na iPhonie oraz zmienione nazwy znaczników na Macu. ^{4 , 5}
• System archiwizacji najpierw: Odpowiedz, a następnie zarchiwizuj wiadomość, gdy skrzynka odbiorcza nie wymaga jej już. Zachowuj oznaczenie tylko prawdziwie otwartych elementów. ^{4 , 6 , 7}

Wskazówki dotyczące przygotowania, przechowywania i skalowania

• Przygotowanie: Włącz teraz swoją skrzynkę z oznaczonymi wiadomościami lub ulubiony widok do oznaczania e-maili do śledzenia, zanim będziesz go potrzebować w pośpiechu.
• Przechowywanie: Archiwizuj zakończone wiadomości referencyjne zamiast pozostawiać je w swojej skrzynce odbiorczej. Zarówno Apple, jak i Microsoft traktują archiwum jako oddzielone od kosza. ^{4 , 6 , 7}
• Skalowanie: Jeśli zarządzasz więcej niż jedną skrzynką odbiorczą, przeglądaj je z jednego widoku na pulpicie. Unified Inbox Mailbird umożliwia łączenie skrzynki odbiorczej, wysłanych, archiwum i innych folderów z podłączonych kont w jednym miejscu. ⁹

Prostszy wieloplatformowy workflow archiwizacji

Jeśli zarządzasz więcej niż jednym kontem, trudność zwykle nie polega na kliknięciu flagi; chodzi o ponowne znalezienie wiadomości po zarchiwizowaniu lub przełączeniu skrzynek. Klient desktopowy Mailbird to wieloplatformowy klient desktopowy dla Windows i Mac. Jego Unified Inbox może pobierać skrzynkę odbiorczą, wysłane, archiwum i inne foldery z połączonych kont do jednego widoku, a jego opcja Wyślij + Archiwizuj pasuje do prostego rytuału „odpowiedz, a następnie zarchiwizuj”. ^{8 , 9 , 10}

Dlaczego Twój ekran może wyglądać inaczej

Aplikacje e-mail ciągle zmieniają sposób działania flag w różnych widokach skrzynek, wersjach i typach kont. Apple dokumentuje zachowania flag specyficzne dla widoku na iPhonie i iPadzie, a strona porównawcza Microsoft Outlook pokazuje funkcje specyficzne dla wersji, dostępne częściowo lub wciąż wdrażane. Jeśli Twój ekran wygląda inaczej niż w tym przewodniku, najpierw przetestuj jedną wiadomość, a następnie sprawdź stronę pomocy swojej aplikacji. ^{1 , 5 , 11}

Jak sprawdzić, czy działa w Twojej aplikacji

1. Oznacz jeden testowy e-mail do śledzenia.

2. Otwórz widok Oznaczone lub Do śledzenia i potwierdź, że tam się pojawia.

3. Zarchiwizuj ten sam e-mail i potwierdź, że nadal możesz go znaleźć.

4. Wyczyść lub zakończ oznaczenie, aby zobaczyć, jak Twoja aplikacja kończy proces.

Najczęściej zadawane pytania

Źródła

1. Apple Support — Użyj skrzynek pocztowych do organizowania wiadomości e-mail na iPhonie lub iPadzie
2. IETF — RFC 9051: Internet Message Access Protocol (IMAP) Wersja 4rev2
3. Microsoft Support — Oznaczanie e-maili do śledzenia
4. Apple Support — Oznaczanie e-maili do ponownego przejrzenia później w Mail na Macu
5. Apple Support — Oznaczanie lub blokowanie e-maili w Mail na iPhonie
6. Microsoft Support — Jaka jest różnica między usuwaniem a archiwizacją?
7. Microsoft Support — Archiwizacja w Outlook dla Windows
8. Mailbird — Najlepszy klient poczty dla Windows i Mac
9. Mailbird Support — Skrzynka odbiorcza zjednoczona
10. Mailbird Support — Wysyłaj i archiwizuj e-maile
11. Microsoft Support — Porównanie funkcji między nowym Outlookiem a klasycznym Outlookiem