Come programmare un'email in Gmail
Che si tratti di marketing o di comunicazione con studenti o colleghi, ci sono occasioni in cui dobbiamo inviare email a un orario specifico. Un momento conveniente per te potrebbe non esserlo per il destinatario dell'email. Anche il contrario è vero. Quindi sapere come programmare un'email in Gmail può essere estremamente utile nelle operazioni quotidiane di posta elettronica.
Programmare le tue email porterà una comodità tanto necessaria, in modo che le tue email possano essere consegnate anche quando non sei subito disponibile. Il tuo destinatario riceverà anche la tua email in un momento in cui è più probabile che la apra, aumentando le tue possibilità di ricevere una risposta positiva.
Programmare le email è stata una salvezza per le persone impegnate. Comprendere i vantaggi della programmazione delle email e come farlo in Gmail — senza dubbio il servizio email più popolare — ti aiuterà a cambiare il modo in cui condividi informazioni tramite email.
Vantaggi della programmazione delle email
Ci sono diversi motivi per cui dovresti considerare di utilizzare la funzione di programmazione delle tue email in Gmail. Ci concentreremo sui quattro che si distinguono maggiormente e su ciò che potresti probabilmente ottenere:
1. Arrivare in cima alla casella di posta di qualcuno
Si prevede che entro il 2021, il volume di corrispondenza elettronica inviata, inoltrata e ricevuta a livello globale in un giorno raggiungerà 320 miliardi. Questa statistica fa luce sull'enorme quantità di messaggi che il tuo destinatario probabilmente riceve quotidianamente — e sul motivo per cui il tuo è destinato a perdersi nella massa e a passare inosservato. Programmando e inviando email nei momenti in cui sono più probabili di arrivare in cima alla casella di posta di una persona, hai le maggiori possibilità che il tuo messaggio venga letto, assorbito e a cui venga data risposta.
2. Seguire in un secondo momento
Anche se invi un'email al momento giusto, c'è una leggera possibilità che possa passare inosservata. La programmazione ti aiuterà con i follow-up e con l'invio del messaggio se il destinatario non ha ancora risposto. Alcuni dei casi in cui può essere necessario un follow-up includono dopo una riunione, dopo un evento di networking, dopo aver inviato diversi follow-up e dopo aver inviato un messaggio vocale.
3. Smettere di preoccuparsi se è il momento giusto per cliccare "invia"
Se ti stai chiedendo se è il momento giusto per inviare un'email, probabilmente non lo è. C'è un problema quando si tratta di rispondere alla domanda: "Quando è il momento giusto?" Potresti non essere sicuro di essere disponibile quando dovrai inviare, ad esempio, il tuo rapporto. La programmazione renderà questo l'ultima delle tue preoccupazioni e potrai occuparti degli altri impegni senza dover inviare il messaggio in fretta in un momento in cui è improbabile che venga visto.
4. Migliorare il morale
Ci sono due modi in cui questo tipo di programmazione migliora il morale. Uno è per il destinatario, e l'altro è dalla tua parte. I dipendenti sono più propensi a rispondere alle tue email se vengono consegnate durante l'orario lavorativo. Pertanto, inviare le email al momento giusto li motiverà a rispondere.
D'altra parte, può essere demotivante se nessuno risponde mai alle tue email. La causa principale potrebbe essere che le stai inviando al momento sbagliato. Programmando e inviando le tue e-mail durante un periodo di alta risposta, otterrai risposte migliori e più rapide. Questo può essere motivante per te, indipendentemente dai motivi per cui invii un messaggio.
Come Funziona la Programmazione delle Email?
Nota che ci sono diverse applicazioni che puoi usare per inviare email e la programmazione può differire solo leggermente tra di esse. Tuttavia, c'è un modo generale in cui questo tipo di automazione funziona. Tutto inizia con la creazione del messaggio che intendi inviare. Una volta che è pronto, imposti l'ora in cui vuoi che venga consegnato. La selezione dell'orario per l'invio del messaggio dovrebbe essere effettuata prima di cliccare su "invia."
Puoi vedere quali email hai programmato? L'applicazione che stai usando dovrebbe avere una cartella Programmati, ed è lì che tutta questa corrispondenza andrà dopo aver cliccato su "invia." Questa cartella contiene tutte le informazioni e i tuoi messaggi saranno memorizzati qui fino al loro orario di invio programmato.
Come programmare un'email in Gmail: Tre modi
Ci sono diversi modi per inviare messaggi Gmail programmati: attraverso la funzione Programma Email di Gmail o con un client di posta a tua scelta. Discuteremo del client web di Gmail e delle app mobili, così come Mailbird e Outlook 365.
#1. Come "ritardare l'invio" delle email nell'app Gmail
Gmail offre agli utenti diversi opzioni riguardo ai dispositivi che possono essere usati per inviare email. Le email di Gmail possono essere inviate con ritardo su computer, dispositivi Android e iPhone.
#1.1 Programmando le email in Gmail utilizzando un computer
- Apri l'app web Gmail e fai clic su Scrivi. Scrivi il contenuto del tuo messaggio e aggiungi tutti gli allegati necessari.
- Invece di fare clic su Invia, trova la freccia a discesa accanto, fai clic sul pulsante della freccia e seleziona "Programma invio." Scegli la data e l'ora in cui vuoi che venga consegnato.
- Ora che hai impostato il momento necessario, puoi utilizzare la funzione "ritardo invio" di Gmail facendo clic nuovamente sul pulsante "Programma invio" per finalizzare la programmazione.
#1.2 Programmando le email in Gmail su Android o iPhone
- Fai clic sul segno più o su Scrivi in basso a destra dello schermo per creare una nuova email.
- Prenditi il tuo tempo con le parole e scrivi contenuti ben pensati.
- Trova i tre puntini in alto a destra dello schermo, toccali e seleziona "Programma invio" per utilizzare l'opzione "invia dopo" di Gmail.
- Scegli la data e l'ora in cui vuoi che l'email venga consegnata e fai clic di nuovo su "Programma invio".
#2. Come programmare i messaggi Gmail in Mailbird
La cosa fantastica di Mailbird è che è un client di posta. Questo significa che puoi collegarlo non solo a un'account Gmail ma anche a qualsiasi account di praticamente qualsiasi altro fornitore di email, e puoi programmare email su quegli account anch'essi.
Il primo passo sarebbe, ovviamente, scaricare Mailbird e aggiungere il tuo account Gmail, se non lo hai già fatto. Successivamente, puoi facilmente utilizzare la funzione di Programma Invio in Mailbird.
1. Scrivi la tua email
Come al solito, inizierai scrivendo tutto ciò che deve essere detto in una nuova finestra di composizione. Digita il testo della tua email e allega documenti se necessario. Mailbird ti ricorderà di caricare documenti se hai scritto la parola "allega" in qualsiasi forma ma hai dimenticato di aggiungere effettivamente i file.
Prima di fare clic su Invia, guarda sul lato destro del pulsante Invia e vedrai un orologio.
2. Programma la tua email
Fai clic sull'orologio e seleziona la data e l'ora in cui preferisci che Mailbird consegni il messaggio al destinatario, e così è fatto. Mailbird ha anche una cartella Programmata dove puoi controllare se hai l'email giusta in programma o persino annullare l'invio di un messaggio.
#3. Come inviare una email programmata in Gmail in Outlook 365
Tutto sembra essere più coinvolto e complicato quando si tratta di utilizzare Outlook 365. Ma non possiamo lasciare gli utenti di Outlook senza suggerimenti. Quindi, vediamo, passo dopo passo, cosa devi fare per ritardare l'invio nel client di posta di Microsoft.
1. Componi l'email
Come al solito, il primo passo sarà creare un nuovo messaggio e allegare documenti se necessario.
2. Scegli "Altre opzioni"
Una volta che il testo del tuo messaggio è pronto, fai clic su Altre opzioni e cerca quella che dice "Non consegnare prima di." Qui, ti verrà data l'opzione di scegliere la data e l'ora. Scegli il tuo orario di consegna preferito, quindi chiudi la finestra delle opzioni e fai clic su Invia. Nel frattempo hai anche la possibilità di annullare l'email.
Perché scegliere il client email Mailbird per gestire le tue email?
La cattiva gestione delle email è stata un fattore significativo di stress sul lavoro. Tuttavia, con lo strumento giusto, puoi porre fine a questo problema. Dovresti considerare Mailbird per gestire la tua corrispondenza elettronica per i seguenti motivi.
1. Gestione di più account
Attraverso un'unica casella di posta, puoi gestire più account email e applicare ogni singola funzionalità disponibile. Questo porta a una maggiore comodità nella gestione del tuo lavoro e previene errori. Ciò garantisce anche la sicurezza personale e ti consente di filtrare i tuoi messaggi e thread durante la ricerca.
2. Funzionalità che aumentano la produttività
Le funzionalità di Mailbird fanno risparmiare tempo e aumentano la produttività. Le funzionalità includono il rinvio, tracciamento delle email, un calendario, firme automatiche e la possibilità di spostare email tra i tuoi molteplici account.
3. Integrazione facile con altre applicazioni
Mailbird si integra facilmente con le app aziendali più popolari. Questo include G Suite, Messengers (Facebook, WhatsApp), app di Google, e così via. L'integrazione consente comunicazioni unite in un'unica applicazione.
4. Interfaccia personalizzata
Per la migliore esperienza di comunicazione, Mailbird ti consente di personalizzare la tua interfaccia secondo il tema più preferito. Stiamo parlando di una vasta gamma di colori e sfondi, firme personalizzate e layout personalizzati, per citarne alcuni.
Conclusione
Per efficienza e produttività, la comunicazione sul posto di lavoro deve essere semplificata. La tecnologia digitale gioca un ruolo significativo nell'assicurare che ci sia un flusso di informazioni fluido. Sapere come programmare un'email in Gmail è uno dei modi per eliminare i colli di bottiglia nella comunicazione delle tue operazioni. Questo garantirà che tu non dimentichi di inviare email importanti e, soprattutto, ti aiuterà a inviarle al momento giusto.
Lavorare con applicazioni come Mailbird contribuirà notevolmente a migliorare la comunicazione sul posto di lavoro e anche per i tuoi progetti personali. Scarica e prova Mailbird e rimarrai colpito dalla miriade di funzionalità che offre. Gestire le tue email sarà semplificato — potrai concentrarti sui tuoi diversi account e risparmiare significativamente tempo.
FAQ
È possibile programmare l'invio di un'email in Gmail?
Sì, puoi scegliere un'ora e una data specifiche in cui un'email deve essere consegnata dal tuo account Gmail al destinatario. Puoi anche utilizzare un client di posta elettronica con questa funzione, come Mailbird, e programmare l'invio di un'email dal tuo account Gmail connesso.
Come posso programmare un'email sull'app mobile di Gmail?
Puoi programmare un'email sull'app mobile di Gmail scegliendo "Programma invio" nel menu della finestra di composizione. Una volta cliccato su quell'elemento del menu, puoi scegliere una data preimpostata o una personalizzata.
È possibile programmare un'email?
Sì, è possibile programmare un'email, ed è, infatti, molto facile farlo. Puoi impostare un'ora e una data specifiche lavorando da un account Gmail, ad esempio. Puoi anche farlo da qualsiasi account in un client di posta elettronica come Mailbird. Non dimenticare di cliccare sul pulsante "Programma invio", che di solito ha la forma di una freccia, invece di premere il normale Invio.
Come posso creare un'email automatica in Gmail?
Puoi creare un'email automatica in Gmail programmando la sua consegna a un'ora specifica. Per farlo, trova il pulsante "Programma invio" dal menu a discesa accanto al normale Invia e scegli la tua ora.
