Jak zaplanować wysyłkę emaila w Gmailu
Niezależnie od tego, czy chodzi o marketing, czy komunikację z uczniami bądź współpracownikami, czasami musimy wysłać email w określonym czasie. Wygodna pora dla Ciebie może być niewłaściwa dla odbiorcy emaila. I odwrotnie. Wiedza o tym, jak zaplanować wysyłkę emaila w Gmailu, może być niezwykle przydatna w codziennych operacjach emailowych.
Planowanie e-maili przyniesie potrzebną wygodę, dzięki czemu Twoje wiadomości mogą być dostarczane nawet wtedy, gdy nie jesteś dostępny. Twój odbiorca również otrzyma Twojego e-maila w czasie, w którym najprawdopodobniej go otworzy, co zwiększa szanse na uzyskanie pozytywnej odpowiedzi.
Planowanie e-maili okazało się wybawieniem dla zapracowanych ludzi. Zrozumienie korzyści z planowania e-maili oraz tego, jak to zrobić w Gmailu - niewątpliwie najpopularniejszej usłudze e-mailowej - pomoże Ci zmienić sposób, w jaki dzielisz się informacjami za pomocą e-maili.
Korzyści z planowania e-maili
Istnieje kilka powodów, dla których warto rozważyć korzystanie z funkcji planowania e-maili w Gmailu. Skupimy się na czterech, które wyróżniają się najbardziej i co prawdopodobnie pomoże Ci osiągnąć:
1. Dotrzyj na szczyt czyjeś skrzynki odbiorczej
Przewiduje się, że do 2021 roku, liczba elektronicznych wiadomości wysyłanych, przekazywanych i odbieranych na całym świecie w ciągu dnia osiągnie 320 miliardów. Ta statystyka rzuca trochę światła na ogromną liczbę wiadomości, które Twój odbiorca prawdopodobnie otrzymuje codziennie — i dlaczego Twoja wiadomość jest prawdopodobnie zagubiona w tłumie i nie zauważona. Planowanie i wysyłanie e-maili w czasie, kiedy są najbardziej prawdopodobne, aby trafić na szczyt skrzynki odbiorczej osoby to najlepszy sposób na zapewnienie, że Twoja wiadomość zostanie przeczytana, przyswojona i na nią zareagowane.
2. Śledź później
Nawet jeśli wyślesz e-mail w odpowiednim czasie, istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że zostanie on zauważony. Planowanie pomoże Ci w śledzeniu i ponownym wysyłaniu wiadomości, jeśli odbiorca jeszcze nie odpowiedział. Niektóre z sytuacji, w których może być potrzebne śledzenie, obejmują czas po spotkaniu, po wydarzeniu networkingowym, po wysłaniu kilku follow-upów oraz po wysłaniu wiadomości głosowej.
3. Przestań się martwić, czy to odpowiedni czas na kliknięcie "wyślij"
Jeśli zastanawiasz się, czy to odpowiedni czas na wysłanie e-maila, prawdopodobnie tak nie jest. Jest haczyk, gdy chodzi o odpowiedź na pytanie, "Kiedy jest odpowiedni czas?" Możesz nie być pewny, czy będziesz dostępny, gdy będziesz musiał wysłać, powiedzmy, swój raport. Planowanie sprawi, że to będzie najmniejszy z Twoich zmartwień, a Ty zajmiesz się innymi zobowiązaniami, nie musząc wysyłać wiadomości w pośpiechu w czasie, gdy jest mało prawdopodobne, że zostanie zobaczona.
4. Poprawa morale
Jest dwa sposoby, w jakie ten typ planowania poprawia morale. Jednym z nich jest koniec odbiorcy, a drugim Twój. Pracownicy są bardziej skłonni odpowiedzieć na Twoje e-maile, jeśli są dostarczane w godzinach pracy. Dlatego wysyłanie wiadomości e-mail w odpowiednim czasie zmotywuje ich do odpowiedzi.
Z drugiej strony, może być demotywujące, jeśli nikt nigdy nie odpowiada na Twoje e-maile. Główną przyczyną może być to, że wysyłasz je w niewłaściwym czasie. Planowanie i wysyłanie swoich e-listów w okresach wysokiej odpowiedzi przyniesie lepsze i szybsze odpowiedzi. Może to być motywujące z Twojej strony, niezależnie od powodów, dla których wysłałeś wiadomość.
Jak działa planowanie e-maili?
Zauważ, że istnieje wiele aplikacji, które możesz użyć do wysyłania e-maili, a planowanie może się nieco różnić między nimi. Niemniej jednak ogólnie rzecz biorąc, istnieje sposób, w jaki tego typu automatyzacja działa. Wszystko zaczyna się od stworzenia wiadomości, którą zamierzasz wysłać. Gdy będzie gotowa, ustawiasz czas, o którym chcesz, aby została dostarczona. Wybór czasu na wysyłkę wiadomości powinien być dokonany przed kliknięciem "wyślij".
Czy możesz zobaczyć, jakie e-maile masz zaplanowane? Aplikacja, której używasz, powinna mieć folder Zaplanowane, i tam trafi cała taka korespondencja po kliknięciu "wyślij". Ten folder zawiera wszystkie informacje na jej temat, a Twoje wiadomości będą przechowywane tutaj aż do ich zaplanowanego czasu wysyłki.
Jak zaplanować e-mail w Gmailu: Trzy sposoby
Istnieją różne metody wysyłania opóźnionych wiadomości Gmail: za pomocą funkcji Zaplanuj e-mail w Gmailu lub przy użyciu klienta poczty elektronicznej według własnego wyboru. Omówimy klienta poczty internetowej Gmail oraz aplikacje mobilne, a także Mailbird i Outlook 365.
#1. Jak "opóźnić wysyłkę" e-maili w aplikacji Gmail
Gmail oferuje użytkownikom wiele opcji, jeśli chodzi o urządzenia, które można wykorzystać do wysyłania poczty elektronicznej. E-maile w Gmailu można wysyłać z opóźnieniem na komputerach, urządzeniach z Androidem i iPhone'ach.
#1.1 Planowanie e-maili w Gmailu za pomocą komputera
- Otwórz swoją aplikację internetową Gmail i kliknij Utwórz. Napisz treść wiadomości i dodaj wszystkie niezbędne załączniki.
- Zamiast klikać Wyślij, znajdź strzałkę rozwijaną obok, kliknij przycisk strzałki, a następnie kliknij "Zaplanuj wysyłkę." Wybierz datę i godzinę, kiedy chcesz, aby została dostarczona.
- Teraz, gdy ustawiłeś wymagany czas, możesz skorzystać z funkcji Gmail "opóźnij wysyłkę", klikając ponownie przycisk "Zaplanuj wysyłkę", aby zakończyć planowanie.
#1.2 Planowanie e-maili w Gmailu na Androidzie lub iPhone'ie
- Kliknij plusa lub Utwórz w prawym dolnym rogu ekranu, aby utworzyć nowy e-mail.
- Poświęć czas na słowa i napisz dobrze przemyślaną treść.
- Znajdź trzy kropki w prawym górnym rogu ekranu, stuknij w nie, a następnie wybierz "Zaplanuj wysyłkę" aby skorzystać z opcji Gmail "wyślij później".
- Wybierz datę i godzinę, kiedy chcesz, aby e-mail został dostarczony, a następnie kliknij "Zaplanuj wysyłkę" ponownie.
#2. Jak zaplanować wiadomości Gmail w Mailbird
Wielką zaletą Mailbird jest to, że jest klientem pocztowym. Oznacza to, że możesz połączyć go nie tylko z kontem Gmail, ale także z kontem praktycznie z każdego innego dostawcy poczty e-mail, a także możesz planować e-maile na tych kontach.
Pierwszym krokiem będzie oczywiście pobranie Mailbird i dodanie swojego konta Gmail, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Następnie możesz łatwo korzystać z funkcji Zaplanuj wysyłkę w Mailbird.
1. Napisz swój e-mail
Jak zwykle, zaczniesz od napisania wszystkiego, co należy powiedzieć w nowym oknie utworzenia. Napisz tekst swojego e-maila i dołącz dokumenty, jeśli jest to wymagane. Mailbird przypomni ci o załączeniu dokumentów, jeśli napisałeś słowo "załącz" w jakiejkolwiek formie, ale zapomniałeś faktycznie dodać pliki.
Zanim klikniesz Wyślij, spójrz na prawą stronę przycisku Wyślij, a zobaczysz zegar.
2. Zaplanuj swój e-mail
Kliknij na zegar i wybierz datę oraz godzinę, kiedy wolisz, aby Mailbird dostarczył wiadomość do odbiorcy, a tak po prostu, czujesz to. Mailbird ma również folder Zaplanowane, gdzie możesz sprawdzić, czy masz właściwy e-mail na zaplanowaniu lub nawet anulować wysyłanie wiadomości.
#3. Jak wysłać zaplanuj wiadomość Gmail w Outlook 365
Wszystko wydaje się być bardziej skomplikowane i trudniejsze, jeśli chodzi o korzystanie z Outlook 365. Ale nie możemy zostawić użytkowników Outlook bez wskazówek. Tak więc przejdźmy krok po kroku przez to, co musisz zrobić, aby opóźnić wysyłanie w kliencie poczty elektronicznej Microsoftu.
1. Napisz e-mail
Jak zwykle, pierwszym krokiem będzie utworzenie nowej wiadomości i dołączenie dokumentów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
2. Wybierz "Więcej opcji"
Gdy treść Twojej wiadomości jest gotowa, kliknij Więcej opcji i znajdź tę, która mówi "Nie dostarczaj przed.". Tutaj będziesz miał możliwość wyboru daty i godziny. Wybierz preferowany czas dostawy, a następnie zamknij okno opcji i kliknij Wyślij. W międzyczasie masz również możliwość anulowania wysyłki e-maila.
Dlaczego warto wybrać klienta pocztowego Mailbird do zarządzania swoimi e-mailami?
Nieprawidłowe zarządzanie e-mailami przyczynia się do znacznego stresu w miejscu pracy. Jednakże, dzięki odpowiedniemu narzędziu, możesz to zmienić. Powinieneś rozważyć korzystanie z Mailbird do zarządzania swoją korespondencją elektroniczną z następujących powodów.
1. Zarządzanie wieloma kontami
Dzięki zintegrowanej skrzynce odbiorczej możesz zarządzać kilkoma kontami e-mailowymi i korzystać ze wszystkich dostępnych funkcji. To zapewnia wygodę w obsłudze pracy i zapobiega błędom. Daje to także osobiste bezpieczeństwo i pozwala filtrować wiadomości oraz wątki podczas wyszukiwania.
2. Funkcje zwiększające produktywność
Funkcje Mailbird oszczędzają czas i zwiększają produktywność. Obejmują one drzemkę, śledzenie e-maili, kalendarz, automatyczne podpisy oraz możliwość przenoszenia e-maili między różnymi kontami.
3. Łatwa integracja z innymi aplikacjami
Mailbird łatwo integruje się z popularnymi aplikacjami biznesowymi. Obejmuje to G Suite, komunikatory (Facebook, WhatsApp), aplikacje Google i inne. Integracja pozwala na zjednoczoną komunikację w jednej aplikacji.
4. Spersonalizowany interfejs
Aby uzyskać najlepsze doświadczenia komunikacyjne, Mailbird pozwala dostosować interfejs do swoich ulubionych motywów. Mówimy tutaj o szerokiej gamie kolorów i tła, spersonalizowanych podpisach oraz niestandardowych układach, na przykład niektórych.
Podsumowanie
Aby zwiększyć wydajność i produktywność, komunikacja w miejscu pracy musi być uproszczona. Technologia cyfrowa odgrywa znaczącą rolę w zapewnieniu płynności przepływu informacji. Wiedza o tym, jak zaplanować e-mail w Gmailu, jest jednym ze sposobów na eliminowanie wąskich gardeł w komunikacji w Twoich operacjach. Dzięki temu nie zapomnisz o wysłaniu ważnych e-maili, a co najważniejsze, pomoże Ci to wysłać je we właściwym czasie.
Praca z aplikacjami takimi jak Mailbird znacznie poprawi komunikację w miejscu pracy, a nawet w Twoich projektach osobistych. Pobierz i przetestuj Mailbird, a będziesz pod wrażeniem mnóstwa funkcji, które oferuje. Zarządzanie swoimi e-mailami stanie się prostsze — będziesz mógł skupić się na różnych kontach i znacznie zaoszczędzić czas.
FAQ
Czy możesz zaplanować wysyłkę e-maila w Gmailu?
Tak, możesz wybrać konkretną datę i godzinę, kiedy e-mail powinien być dostarczony z Twojego konta Gmail do odbiorcy. Możesz także użyć klienta e-mail z tą funkcją, takiego jak Mailbird, i zaplanować wysyłkę e-maila z połączonego konta Gmail.
Jak zaplanować e-maila w aplikacji Gmail na telefonie?
Możesz zaplanować e-maila w aplikacji Gmail na telefonie, wybierając "Zaplanuj wysyłkę" w menu okna Kompozycji. Po kliknięciu tego elementu w menu możesz wybrać datę z predefiniowanej listy lub ustawić własną.
Czy można zaplanować e-maila?
Tak, można zaplanować e-maila, co w rzeczywistości jest bardzo łatwe do zrobienia. Możesz ustawić konkretną datę i godzinę, pracując na przykład z konta Gmail. Możesz to również zrobić z dowolnego konta w kliencie e-mail, takim jak Mailbird. Nie zapomnij tylko kliknąć przycisku "Zaplanuj wysyłkę", który zazwyczaj ma kształt strzałki, zamiast klikać zwykły Wyślij.
Jak utworzyć automatycznego e-maila w Gmailu?
Możesz utworzyć automatyczny e-mail w Gmailu, planując jego dostarczenie na konkretną godzinę. Aby to zrobić, znajdź przycisk "Zaplanuj wysyłkę" z menu rozwijanego obok zwykłego przycisku Wyślij i wybierz swój czas.
