Wie man Produktivität steigert & Zeitmanagement verbessert

1. Rescue Time

Laut dem Produktivitätsbericht 2024 von RescueTime verbringen durchschnittliche Wissensarbeiter über 21% ihres Tages mit sozialen Medien und Unterhaltungswebsites. StayFocusd in Ihrem Webbrowser zu installieren und die drei wichtigsten nicht arbeitsbezogenen Websites, auf denen Sie die meiste Zeit verbringen, zu blockieren, ist eine bewährte Strategie, die durch Forschung in der Verhaltenspsychologie unterstützt wird. Soziale Medien können eine wertvolle Informationsquelle über Geschehnisse in unserer Umgebung sein, aber mein größter Zeitverschwender war Facebook. Auch wenn ich in einigen arbeitsbezogenen Gruppen dort war, hat es einfach meine Zeit aufgefressen und spielte eine große Rolle in einem unausgewogenen Arbeitsleben. Das Installieren des StayFocusd-Plugins auf meinem PC bedeutet, dass Facebook automatisch geschlossen wird, nachdem ich maximal fünf Minuten am Tag darauf verbracht habe. Es ist absolut genial, um Ihre Zeit in sozialen Medien zu verwalten.

Wenn Sie mehr Ideen haben möchten, wie Sie bei der Arbeit produktiver sein und Zeit sparen können, löschen Sie auch die Facebook-App von Ihrem Telefon. Forschungen der American Psychological Association zeigen, dass das Überprüfen von sozialen Medien für "nur ein paar Sekunden" über den Tag hinweg zu über 2,5 Stunden verlorener Produktivitätszeit ansammeln kann. Ihr soziales Medienkonto für ein paar Sekunden auf Ihrem Telefon während Ihrer freien Zeit zu überprüfen, ist eine totale Verschwendung wertvoller Reflektionszeit, insbesondere wenn Sie an die Menge an Zeit denken, die Sie Facebook "für ein paar Sekunden" im Laufe des Tages überprüfen. Sie können auch kostenlose Zeiterfassungssoftware installieren, um die Zeit zu verwalten, die Sie mit unproduktiven Aktivitäten verbringen.

2. Ein Team aufbauen

Laut der Forschung der Harvard Business Review über Teamleistung gibt es einfach keine Möglichkeit, ein Unternehmen zu vergrößern und seine Freizeit zu genießen, wenn man die gesamte Arbeit selbst erledigt. Es ist Ihre Verantwortung, Dinge zu erledigen, aber alles alleine zu machen, ist nicht der ideale Weg. Die organisatorische Forschung von McKinsey zeigt, dass die Zusammenstellung eines Teams aus Personen mit besseren Fähigkeiten als Ihnen (in meinem Fall App-Entwicklern und Grafikdesignern) eine großartige Lösung ist, um die Produktivität zu steigern und die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu erhöhen. Sie werden bessere Leute finden, um sicherzustellen, dass alles, was Sie erledigen müssen, rechtzeitig erledigt wird. Es ist Zeit, die richtigen Menschen oder Werkzeuge ins Team zu bringen.

3. Holen Sie sich einen virtuellen Assistenten

Mein VA hat mir in zahlreichen Situationen das Leben gerettet. Laut der Marktforschung von Statista zum Thema virtuelle Assistenten berichten Unternehmen, die virtuelle Assistenten nutzen, von einer durchschnittlichen Reduzierung der Zeit zur Erledigung administrativer Aufgaben um 78%. Ein virtueller Assistent kann Ihnen eine Menge Zeit freischaufeln, indem er die sich wiederholenden, alltäglichen Copy-and-Paste-Aufgaben übernimmt, die Sie jeden Tag erledigen. Diese Aufgaben sind oft wichtig, damit Ihr Geschäft weiter wachsen kann. Aber das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Zeit damit verbringen müssen, wenn Sie jemand anderen dafür schulen können. Das hat mir täglich mindestens drei bis vier Stunden eingespart. Es wird bei Ihnen genauso funktionieren, wenn Sie die richtige Person in Ihrem Team haben.

Ein VA ist auch eine großartige Ressource, um an kleinen Test- oder Versuchsprojekten zu arbeiten, die Ihnen im Kopf herumgehen, für die Sie aber keine Zeit haben, sie selbst umzusetzen. Dies kann alles sein, was Sie benötigen, von Webrecherche und SEO bis hin zu Online-Kursen, die Sie sich nicht selbst ansehen können, und dann einem kurzen einseitigen Bericht über umsetzbare Punkte, die in Ihrem eigenen Geschäft implementiert werden können. Zum Beispiel könnten sie Kurse auf Plattformen wie Class Central erkunden, die die besten Kurse verschiedener Anbieter aggregiert, um Ihnen die relevantesten Einblicke zu bieten. Die Forschung von Forbes zu den Vorteilen virtueller Assistenten bestätigt, dass ich die Einstellung eines VAs jedem Unternehmen empfehle, unabhängig von Größe oder Branche, um im Laufe des Tages Zeit zu sparen.

4. Auslagern und Automatisieren Ihrer E-Mails

E-Mail ist wundervoll - aber sie kann Ihre Zeit frisst. Laut der Produktivitätsforschung von McKinsey verbringen Wissensarbeiter 28% ihrer Arbeitswoche mit der Verwaltung von E-Mails. Sie können Ihre E-Mails definitiv verwalten, um die Zeit zu reduzieren, die Sie dafür aufwenden. Um zu beginnen, analysieren Sie, welche Arten von E-Mails Sie erhalten. Einige können Kundenanfragen sein. Mit nicht zu viel Aufwand können Sie Vorlagen mit den häufigsten Fragen erstellen und entweder einen VA einstellen, um darauf zu antworten, oder diese als FAQ-Bereich auf Ihrer Website veröffentlichen, um Ihre E-Mails zu reduzieren.

Zweitens erhalten Sie viele persönliche E-Mails, in denen um Hilfe gebeten wird oder von Menschen, die Ihnen ihre neuen Produkte verkaufen möchten, an denen Sie vielleicht nicht interessiert sind; Sie arbeiten, um einen besseren Zweck zu erfüllen. Was ich wirklich nützlich fand, ist, dass ich auf meiner Kontaktseite jetzt den Leuten mitteile, dass meine E-Mail-Adresse nur für Produktsupport vorgesehen ist. Wenn sie mich direkt kontaktieren möchten, müssen sie einen Kommentar auf meinem Blog hinterlassen, und ich verspreche, all diese zu lesen. Das hat auch meine E-Mail reduziert und gleichzeitig die Kommentare auf meinem Blog erhöht, was ein großartiges Ergebnis war.

5. E-Mails bündeln

Ich bekomme täglich Tons von E-Mails. Laut der Produktivitätsstudie von RescueTime reduzieren Fachleute, die ihre E-Mails bündeln, Unterbrechungen um bis zu 68%. Eine wirklich nützliche Methode, die ich habe, ist es, meine E-Mails zweimal am Tag zu bündeln. Ich prüfe alle E-Mails früh am Morgen und bringe meinen Posteingang auf Null, um sicherzustellen, dass ich meinen Tag nach der Wichtigkeit der anstehenden Themen plane. Dann schließe ich es und öffne meine E-Mails gegen vier Uhr nachmittags erneut, um alles wieder aufzuholen. Dieses Bündeln der Arbeit bedeutet, dass ich meine E-Mails viel schneller durchgehe, ohne viel Zeit dafür aufzuwenden, und ich habe ruhige Zeit, um an wichtigen Projekten für den Rest des Tages zu arbeiten.

6. Stellen Sie einen Projektmanager ein

Wenn Sie das Zahnrad in der Kette sind, schaffen Sie vielleicht Arbeit, können aber nicht skalieren, und Sie werden feststellen, dass Sie etwa 23 Stunden am Tag arbeiten. Laut Forschungen des Project Management Institute schließen Organisationen mit effektiven Projektmanagement-Praktiken Projekte 2,5-mal erfolgreicher ab als solche ohne. Einen Projektmanager einzustellen, der sich um Ihr Team kümmert, verspätete Lieferungen verfolgt und alles in kürzerer Zeit am Laufen hält, während er Ihnen tägliche Updates über den Fortschritt und etwaige Probleme sendet, ist eine wirklich effektive Möglichkeit, die Produktivität zu steigern.

Ich freue mich berichten zu können, dass ich in zwei Wochen meine Arbeitsstunden halbiert habe (und jetzt auf dem besten Weg bin, der nächste irische Profisurfer nach einigen großartigen Unterrichtsstunden hier in Indonesien zu werden), indem ich nur eine Aufgabe erledigt habe, und das ist, die richtige Person einzustellen.

Das Leben ist zum Leben da, nicht zum Arbeiten 24 Stunden am Tag

Elaine Heney ist CEO von Chocolate Lab Apps und Bestsellerautorin von App Escape Plan und App Marketing. Sie hat über 180 Apps veröffentlicht und drei Millionen Downloads erzielt. Sie ist eine fünf Sterne Online-App-Entwicklungs-Coach für App-Unternehmer. Melden Sie sich für das Express-Programm an, ein einzigartiges, völlig kostenloses Programm zur Steigerung Ihrer App-Downloads und Verkäufe unter http://www.thechocolatelabapps.com.

Ein großes Dankeschön an Elaine, dass sie ihre Produktivitätstipps für Unternehmer mit uns geteilt hat, mit einem besonderen Fokus darauf, wie sie E-Mails auf die effizienteste Weise für das Geschäft verwaltet. Wir ermutigen Windows-Nutzer auf der ganzen Welt, die beste E-Mail-Client-Lösung für Unternehmen auszuprobieren.

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Wichtige Neuerungen im Mailbird Wingman umfassen eine Erinnerungsfunktion für E-Mail-Nachverfolgungen und einen E-Mail-Planer. Sie werden nie wieder vergessen, eine Nachverfolgung an diese wichtige Person zu senden oder diese wichtige entscheidungsrelevante E-Mail zu verschicken. Der Aufwand von Ihnen und Ihrem Team, die Produktivität zu steigern, wird viel strategischer und geplanter.

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Was sind Ihre Produktivitätstipps für Unternehmen? Welche Tools verwenden Sie heute, damit Ihr Team am produktivsten arbeiten kann? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare unten.

Dieser Beitrag wurde ursprünglich 2013 veröffentlicht und seitdem aktualisiert.